ACCORD

« PLEDGE TO FLEX »

Entre

Concur France, SAS, Société par actions simplifiée au capital scocial de 300 000 euros dont le siège social est situé 35, rue d’Alsace, 92300 Levallois Perret, inscrite au RCS de Nanterre sous le n° 424811099, représentée par Madame XXX XXX, agissant en sa qualité de DRH.

Ci-après dénommée « SAP Concur France »

D’une part

Et

Le Comité Social Economique, représenté par ses membres titulaires :

Ci-après dénommé « CSE »

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Depuis plusieurs années, la Direction et les partenaires sociaux de SAP Concur France discutent et négocient régulièrement les modalités d’organisation du travail, afin de favoriser celles qui sont compatibles avec les besoins de l’entreprise et les attentes des collaborateurs.

Dans ce cadre a déjà été mis en place un accord collectif relatif au télétravail :

• L’accord du 11 Avril 2019 sur la possibilité de télétravailler au sein de SAP Concur France ;

Depuis 2020, les modes de travail ont considérablement évolué. La pandémie mondiale de Covid 19 a imposé la mise en place du télétravail exceptionnel à 100% pendant de longues périodes. L’expérience généralisée de télétravail, éprouvée lors de plusieurs périodes de confinements plus ou moins stricts entre 2020 et 2021, a constitué une expérimentation solide et pertinente pour venir interroger tant du point de vue individuel, qu’organisationnel au niveau des entreprises, ce qu’il fallait entendre par « lieu de travail » dans un monde connecté et numérique.

Dans ce contexte général confronté à ces bouleversements et débats touchant au rapport au travail mais d’abord pour protéger la santé et la sécurité de ses salariés, le Groupe SAP a choisi d’étendre la période de télétravail exceptionnel jusqu’au 30 juin 2022. En parallèle, pour approfondir la réflexion du Groupe au sujet de l’organisation du travail pour l’avenir, un dispositif pilote, nommé «FlexWork» puis «Pledge to Flex», a été lancé en septembre 2021 afin de tester une organisation de travail hybride et flexible laissant aux collaborateurs la possibilité de travailler au bureau ou à distance à leur initiative, en accord avec leur management, en assurant le bon déroulement de leur activité.

Du point de vue des collaborateurs, ces modalités d’organisation temporaires ont été reçues positivement et rapidement adoptées, notamment grâce aux technologies et outils existants au sein de l’entreprise. En effet, en sus du télétravail choisi à la demande, les enquêtes menées auprès des collaborateurs et des équipes ayant participé au dispositif pilote ont confirmé leur souhait de maintenir un lieu de travail flexible, c’est-à-dire non figé sur le site de travail et révélé celui de certains salariés de maintenir le principe d’une plus grande autonomie dans la gestion de l’organisation de leur temps et lieu de travail.

Du côté de l’entreprise, les résultats de l’expérimentation de ce pilote ont été également positivement reçus. Les modalités de travail ainsi fixées entre les collaborateurs et leurs managers n’ont nullement pesé sur la conduite des projets ou sur les travaux quotidiens qui ont été réalisés avec autant d’efficacité que sous le régime antérieur. Le principe de confiance, contrepartie à l’accroissement de l’autonomie et de la liberté consentis aux collaborateurs, s’est révélé correspondre aux attentes des équipes tout comme à celles de l’entreprise.

Fortes de ces constats, les parties se sont rencontrées à plusieurs reprises en vue de réfléchir à l’instauration d’un mode d’organisation du travail novateur, conciliant les intérêts de l’entreprise avec les nouvelles attentes des salariés.

Après de nombreux échanges, les parties se sont accordées pour proposer aux salariés une expérience de travail nouvelle, nommée «Pledge to Flex», poursuivant les objectifs suivants :

• offrir davantage de souplesse et de flexibilité aux collaborateurs tout en garantissant la culture de l’entreprise, sa cohésion, son développement et sa performance ;

• améliorer la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) des salariés et favoriser une articulation fluide entre vie personnelle et vie professionnelle ;

• préserver la santé et la sécurité des salariés, en offrant la possibilité de limiter les trajets domicile lieu de travail ainsi que la fatigue et le stress en résultant, tout en favorisant une venue sur site régulière pour éviter le risque d’isolement ;

• promouvoir une nouvelle expérience de travail pour tous les salariés et futurs salariés qui aspirent à davantage d’autonomie dans la gestion de l’organisation de leur travail.

Plus précisément, le « Pledge to flex » est une organisation de travail flexible dont le succès repose sur la confiance mutuelle entre les salariés et les membres du management et sur la responsabilisation de tous.

Elle est composée de 3 éléments :

• Le « Flex Location » qui donne la possibilité de travailler sur site ou à distance (en télétravail) dans le respect du bon déroulement de l’activité du salarié et de son équipe. Ainsi, il ne s’agit pas d’un modèle permettant de télétravailler à 100% mais qui offre la faculté aux salariés de télétravailler sur des périodes continues plus ou moins longues lorsque leur activité le permet. Dans ce cadre, les salariés sont tenus d’exercer leur activité en présentiel dès que cela apparait pertinent pour l’activité ou le travail d’équipe ou encore sur demande de leur management.

• Le « Flex Time » qui permet aux salariés éligibles de bénéficier d’une certaine souplesse et autonomie dans la gestion de leur temps de travail dans le respect des amplitudes légales de la journée de travail, du droit à la déconnexion et des impératifs professionnels.

• Le « Flex Workspace » qui instaure un usage plus fluide des espaces de travail disponibles dans les locaux de SAP Concur France, en mettant à disposition des endroits conçus spécifiquement pour les différentes activités exercées sur site, allant du travail en équipe à la concentration individuelle.

Les parties ont pleinement conscience que ce nouveau modèle de travail, qui certes laisse plus de liberté d’organisation aux collaborateurs, doit naturellement avoir pour objectif de maintenir et développer le lien social au sein de l’entreprise ainsi que l’innovation collaborative, qui constituent des facteurs de richesse interne et un ciment de cohésion sociale. Aussi, une attention particulière sera portée à la préservation des liens sociaux et du collectif de travail ainsi qu’à la prévention des risques, notamment liés à l’isolement. Il est attendu des collaborateurs un esprit de responsabilité impliquant que le choix du lieu de travail soit en adéquation avec l’activité à mener et amène à travailler sur site ou chez le client dès lors que cela est plus efficace.

Les parties estiment que la présente négociation, conduite au plus près du terrain grâce aux enseignements et aux retours positifs du dispositif pilote, répond avec objectivité aux attentes professionnelles, sociétales et environnementales actuelles et qu’en outre, ce dispositif permet d’attirer et fidéliser de nouveaux talents.

Afin de mesurer l’adaptation de ce nouveau dispositif aux attentes individuelles et collectives et son impact environnemental, un bilan sur sa mise en œuvre sera réalisé et analysé dans le cadre d’une commission de suivi mise en place à cette fin par le présent Accord.

Il est précisé que le présent accord se substitue à l’ensemble des dispositions de l’accord relatif au télétravail en date du 11 Avril 2019. Ainsi, toutes les dispositions relatives à cet accord de télétravail dont les salariés pouvaient bénéficier ne sont désormais plus applicables.

Table des matières

Préambule 3

Titre 1 : « Flex Location » 8

Article 1 : Salariés éligibles au « Flex Location » 8

Article 2 : Principes du « Flex Location » 8

2.1. Lieux de travail hybride 8

2.1.1. Travail sur site 8

2.1.2. Télétravail 9

2.2. Respect du bon déroulement de l’activité 10

Article 3 : Modalités de passage en « Flex Location » 11

3.1. Remise d’un courrier d’information 11

3.2. Communication de justificatifs garantissant la conformité des lieux de télétravail 11

3.3. Attestation 12

Article 4 : Utilisation des équipements mis à disposition dans le cadre du « Flex Location » 12

Article 5 : Frais professionnels 13

5.1. Frais de transport 13

5.1.1. Frais de transport pour se rendre sur le lieu de travail habituel 13

5.1.2. Autres frais de transport 13

5.2. Frais liés au télétravail 13

Article 6 : Egalité de traitement 14

Article 7 : Exceptions au « Flex Location » 14

7.1. Télétravail lié à des raisons médicales 14

7.2. Télétravail pour salariés en situation de handicap 15

7.3. Télétravail exceptionnel 15

Titre 2 : « Flex Time » 15

Article 8 : Salariés éligibles au « Flex Time » 16

Article 9 : Principes du « Flex Time » 16

9.1. Respect du bon déroulement de l’activité 17

9.2. Respect des temps de repos 17

Article 10 : Modalités de passage en « Flex Time » 17

Titre 3 : « Flex Workspace » 18

Titre 4 : Santé, sécurité et prévention des risques 18

Article 11 : Accident du travail 18

Article 12 : Suivi médical 18

Article 13 : Ergonomie du poste de travail 19

Article 14 : Droit à la déconnexion 19

Article 15 : Préservation du collectif de travail et lutte contre l’isolement 20

Titre 5 : Dispositions finales 22

Article 16 : Mesures d’information/communication et de sensibilisation 22

Article 17 : Commission de suivi de l’accord 22

Article 18 : Durée de l’accord 22

Article 19 : Révision – Dénonciation de l’accord 22

Article 20 : Dépôt et publicité de l’accord 23

Annexe 1 : Guide workshop d’équipe - aborder la mise en place du Pledge to Flex 25

Annexe 2 : Guide d’auto diagnostic de l’installation électrique 32

Titre 1 : « Flex Location »

Le « Flex Location » donne la possibilité de travailler sur site ou à distance (en télétravail) dans le respect du bon déroulement de l’activité du salarié et de son équipe. Ainsi, il ne s’agit pas d’un modèle permettant de télétravailler à 100% mais de la faculté de télétravailler sur des périodes continues plus ou moins longues lorsque leur activité le permet. Dans ce cadre, les salariés sont tenus d’exercer leur activité en présentiel dès que cela apparait pertinent pour l’activité ou le travail d’équipe ou encore sur demande de leur Management.

Article 1 : Salariés éligibles au « Flex Location »

L’ensemble des salariés de SAP Concur France et les stagiaires¹ sont éligibles au « Flex Location » sans condition d’ancienneté sous réserve de pouvoir communiquer à la Direction les justificatifs garantissant la conformité des lieux de télétravail (cf article 3).

Les parties notent que les alternants, stagiaires et nouveaux collaborateurs feront l’objet d’un suivi spécifique de la part de leur Management, afin d’assurer leur bonne intégration au sein de l’entreprise et du Groupe. A cet égard, un accompagnement particulier pourra être mis en place. Le Manager aura à apprécier le niveau de proximité nécessaire et sa concrétisation :

- la régularité des échanges, leur planification, leur moment dans la journée,

- le temps en présentiel sur site ou en télétravail,

- la présence physique ponctuelle d’autres membres de l’équipe,

- les contacts à initier au sein de l’équipe ou au dehors…

Le nouveau collaborateur sera amené à suivre le plan d’action préparé par son Manager. Les mêmes dispositions pourront être appliquées aux collaborateurs faisant l’objet d’une mobilité interne.

Les stagiaires et alternants devront caler leur présence sur site à l’organisation du buddy² et/ou du tuteur.

Article 2 : Principes du « Flex Location »

Le « Flex Location » donne la possibilité de choisir son lieu de travail en « bonne intelligence », dans le respect du bon déroulement de l’activité du salarié, de son équipe et son écosystème.

Dans ce cadre, les salariés peuvent être amenés à travailler de manière hybride sur site ou en télétravail, étant précisé qu’un panachage de différents lieux de travail est possible au cours d’une même journée. En aucune façon, le choix du lieu de travail par le salarié ne peut justifier une impossibilité à se rendre sur site pour l’exécution de ses missions.

2.1. Lieux de travail hybride

2.1.1. Travail sur site

Tout salarié dispose du droit de travailler dans les locaux de l’entreprise sans limitation de durée sous réserve du respect des temps de repos.

Dans ce cadre, les salariés peuvent se rendre quand ils le souhaitent dans les bureaux mis à disposition par SAP Concur France. Ces locaux sont aménagés de manière à offrir aux collaborateurs des bureaux modernes et innovants, conçus pour favoriser la concentration, préserver la confidentialité et développer la collaboration et le travail en équipe (cf titre 3 relatif au Flex Workspace pour plus de détails).

Les parties encouragent les salariés à se rendre régulièrement dans les locaux de l’entreprise pour favoriser la collaboration, le lien avec l’entreprise et les moments d’échange informels. Par ailleurs, la présence sur site est fortement recommandée au moment de l’intégration de nouveaux collaborateurs et pendant toute la période de tutorat d’alternant(s) et/ou stagiaire(s).

Les parties notent que, dans le cadre du travail sur site, les salariés peuvent également être amenés à exercer leur activité en dehors des locaux mis à disposition par l’entreprise (exemples : locaux de clients, locaux du Groupe SAP situés à l’étranger en cas de déplacement professionnel...) sans pour autant être en télétravail. En outre, les salariés peuvent se rendre dans les locaux d’autres entités du Groupe SAP situées en France dans le respect des règles d’accès aux sites.

2.1.2. Télétravail

Définition du télétravail

Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Nombre de jours télétravaillés

Dans le cadre du « Flex Location », les salariés disposent de la possibilité de télétravailler de 0 à 5 jours par semaine en accord avec leur Manager et dans le respect du bon déroulement de leur activité.

Il est précisé que les jours télétravaillés et leur nombre peuvent varier chaque semaine en fonction des besoins (cf paragraphe 2.2). Ainsi, le « Pledge to Flex » n’est pas un modèle de télétravail à 100% mais la faculté pour le salarié de télétravailler lorsque son activité le lui permet.

Les parties rappellent que le télétravail revêt un caractère volontaire. Par conséquent, il ne saurait être imposé ou demandé aux salariés dans le cadre du « Flex Location ».

Lieu de télétravail

Compte tenu des règles de couverture sociale applicables au jour de signature du présent accord, les parties conviennent que le télétravail pourra uniquement s’exercer en France.

Plus précisément, le télétravail s’exerce en principe au domicile du salarié, c’est-à-dire dans la résidence principale déclarée auprès des services Ressources Humaines. Il est précisé que le domicile doit obligatoirement disposer d’un environnement de travail adapté permettant de garantir la santé et la sécurité du salarié (poste de travail adapté, système électrique conforme et télétravail déclaré auprès de l’assureur).

Par exception, le salarié peut également télétravailler depuis d’autres lieux que son domicile à condition de s’assurer que ces autres lieux :

• garantissent la sécurité du salarié et celle des équipements mis à sa disposition par l’entreprise ;

• permettent d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations, documents et données auxquels le salarié a accès pour l’exercice de son activité professionnelle ;

• disposent d’une connexion internet ayant un débit suffisant pour l’exercice de l’activité professionnelle.

Les parties notent qu’à ce jour le télétravail depuis l’étranger n’est pas possible, les textes légaux et règlementaires ne permettant pas le maintien à l’identique de la couverture sociale des salariés hors de France. Ce point pourra éventuellement faire l’objet d’une modification à venir. En cas d’évolution de la situation, la Direction s’engage à renégocier le présent paragraphe avec les représentants du personnel sur la base des conditions en vigueur dans le groupe SAP, à date de signature du présent accord et sous réserve de respecter la législation française.

Protection des données

Le salarié en télétravail s’engage à ce que le lieu choisi soit compatible avec le respect des règles de sécurité informatique en vigueur au sein du Groupe et à prendre toutes les précautions pour garantir et assurer la confidentialité et l’intégrité des travaux, documents, systèmes d’information et matériels qui lui sont confiés dans l’exercice de ses fonctions conformément aux règles de protection des données en vigueur au sein du Groupe.

Temps de travail

Les parties rappellent que le salarié en situation de télétravail reste soumis aux mêmes règles de durée et temps de travail que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, son temps de travail est identique à celui qu’il aurait réalisé s’il était présent sur site. Par ailleurs, il appartient aux salariés en télétravail de respecter les obligations déclaratives relatives au temps de travail, jours de travail et de repos.

2.2. Respect du bon déroulement de l’activité

Afin de permettre le bon déroulement de l’activité du salarié et de l’entreprise, les parties conviennent que les modalités de travail (sur site ou en télétravail) sont définies en tenant compte des contraintes et besoins liés à l’activité du salarié, de son équipe, de son organisation et des écosystèmes avec lesquels il travaille.

Dans ce cadre, il est attendu que les collaborateurs viennent sur site pour répondre aux besoins business ou besoins liés à leur activité et/ou à celle de leur équipe et organisation.

Dès lors que le présentiel bénéficie à la relation client, cette modalité doit être privilégiée.

A titre d’exemples, les salariés doivent venir sur site dans les cas suivants :

• impératif business (ex: mission ou réunion clients, période de closing) ou autre besoin spécifique lié à l'activité ;

• réunions organisées en présentiel avec des clients / partenaires ou internes ;

• formation, workshop ou atelier de design thinking en présentiel ;

• remise ou entretien du matériel IT ;

• session de « on boarding » ;

• convocation à une visite médicale.

Les salariés sont également invités à venir régulièrement sur site pour la création et l’entretien de leur réseau professionnel (ex: réunion d'équipe / de tribu, SAP Talk, all hands, arrivée d’un nouvel entrant…) ;

Les parties notent que chaque salarié est responsable de l’organisation de son travail et peut solliciter son Management en cas de besoin.

De leur côté, les managers échangeront sur les besoins collectifs de l’équipe et l’organisation pouvant être mise en place en vue de favoriser la venue sur site de tous, de façon à favoriser la bonne coordination et le maintien du lien social. Le management et les salariés pourront s’appuyer sur le workshop conçu et actuellement mis à disposition par le Groupe («Flex Team Workshop» ou se référer au workshop proposé par SAP Concur France (annexe 1)).

En cas de changement d’organisation du modèle de « Flex Location », l’équipe disposera d’un délai d’adaptation d’un mois pour s’y conformer.

Si besoin, le Management, le responsable de l’organisation, chef de projet, de tribu, de SCRUM, VAT, SWAT team ou toute autre personne en charge de la gestion d’un projet pourra demander aux salariés de se déplacer sur site, sans avoir nécessairement besoin de justifier sa demande par un évènement particulier, ou imposer des jours de venue sur site. Le cas échéant, les managers informeront les salariés concernés au moins une demi-journée ouvrée à l’avance en vue de permettre une bonne articulation entre vie privée et vie professionnelle et de laisser aux collaborateurs le temps de préparer leur déplacement.

Les parties notent également que le manager a le droit de limiter le travail à distance pour faire face à une difficulté rencontrée par un salarié dont l’accompagnement nécessiterait une présence sur site. Cette demande de limitation sera formalisée, justifiée par écrit et transmise au service RH.

Les salariés qui ne se conformeraient pas aux demandes définies dans le présent article pourront faire l’objet de sanctions disciplinaires.

En cas de difficulté d’application du présent article, les salariés sot invités à se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines.

Article 3 : Modalités de passage en « Flex Location »

3.1. Remise d’un courrier d’information

Un courrier d’information sera remis à l’ensemble des salariés afin de les informer de leur éligibilité au « Flex Location » et à chaque nouvel embauché.

Ce courrier rappellera la nécessité de communiquer certains justificatifs pour pouvoir bénéficier de manière effective du « Flex Location » (cf article suivant) et sera accompagné :

• D’une synthèse des règles applicables dans le cadre du Flex Location ;

• D’un rappel des règles de sécurité en télétravail ;

• D’un rappel de la procédure d’information en cas d’accident du travail ;

• D’un rappel du droit à la déconnexion et des mesures permettant de lutter contre l’isolement.

3.2. Communication de justificatifs garantissant la conformité des lieux de télétravail

Pour bénéficier du « Flex Location », les salariés devront obligatoirement attester:

• De la conformité des installations électriques de leur domicile. Il est précisé qu’un guide d’auto diagnostic est mis à la disposition des salariés en annexe du présent accord (cf annexe 2) ;

• Être couvert par l’assurance habitation de leur domicile pour l’activité exercée en télétravail ;

• ne télétravailler que dans des lieux conformes garantissant la sécurité et la confidentialité.

Afin de s’assurer que les salariés télétravaillent dans de bonnes conditions, les parties conviennent que la Direction pourra demander la mise à jour de ces éléments.

En cas de déménagement du domicile, les salariés seront tenus d’informer la Direction des Ressources Humaines et devront fournir les nouveaux justificatifs afférents.

En l’absence de communication des pièces demandées dans les délais fixés par la Direction le salarié ne pourra plus bénéficier du « Flex Location », jusqu’à réception des documents.

De même, la Direction se réserve le droit de suspendre le « Flex Location » des salariés dont le domicile serait manifestement non conforme (ex : diagnostic des installations électriques alertant) ou en cas de non-respect constaté des règles de Flex Location.

3.3. Attestation

Les salariés remplissant les conditions fixées au précédent paragraphe pourront obtenir une attestation de « Flex Location » après avoir formulé une demande auprès de HRdirect.

Cette attestation rappellera les principes du « Flex Location » et n’aura donc pas vocation à garantir que le salarié est en capacité de télétravailler à 100%.

Article 4 : Utilisation des équipements mis à disposition dans le cadre du « Flex Location »

La Direction fournit le matériel informatique nécessaire au salarié pour effectuer son activité sur site et à distance, c’est à dire un ordinateur portable. D’autres outils tels qu’un outil d’identification de type carte « secure ID » et un smartphone, peuvent également être fournis en fonction des besoins identifiés sur le poste.

Il est précisé qu’il ne sera fourni aucun matériel supplémentaire au salarié pour la réalisation du télétravail, sauf en cas de préconisations par la médecine du travail.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à en assurer la bonne conservation. Il est responsable de l’intégralité du matériel mis à disposition et des données qui y sont stockées. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le salarié devra en informer immédiatement le service support informatique de SAP et suivre la procédure qui lui sera indiquée conformément à la politique globale relative à la gestion des ressources IT.

Dès lors qu’un équipement nécessitera une mise en service ou une opération de maintenance, les salariés devront se rendre auprès du service support informatique conformément aux process en vigueur dans le Groupe.

Les frais de déplacement seront pris en charge selon les règles internes en vigueur. Aucune livraison à domicile ne sera effectuée par le service support informatique, sauf en cas de situation exceptionnelles (ex : pandémie).

Article 5 : Frais professionnels

5.1. Frais de transport

5.1.1. Frais de transport pour se rendre sur le lieu de travail habituel

Conformément aux règles en vigueur au sein de SAP Concur France, les frais de transports pour se rendre du domicile au lieu de travail habituel du collaborateur, c’est à dire son lieu de rattachement³, sont pris en charge dans les conditions suivantes :

• Pour les salariés éligibles à un véhicule de fonction : l’entreprise couvre les frais via la mise à disposition d’une voiture de fonction ou le versement d’une indemnité forfaitaire voiture conformément à la politique voiture en vigueur.

• Pour les salariés non éligibles à un véhicule de fonction : l’entreprise prend en charge 50% des frais d'abonnements de transports publics⁴ ou de services publics de location de vélos nécessaires pour se rendre sur le lieu de travail habituel conformément à l’article L. 3261-2 du Code du travail.

Il est précisé qu’aucune autre prise en charge n’est prévue, notamment pour les salariés décidant de leur propre initiative d’habiter loin de leur lieu de travail (ex : non prise en charge des frais d’hôtel ou de restauration éventuellement exposés pour se rendre sur le lieu de travail habituel).

5.1.2. Autres frais de transport

Les frais de transports supplémentaires, exposés dans le cadre de déplacements professionnels, sont indemnisés dans les conditions définies par la politique de l’entreprise.

5.2. Frais liés au télétravail

Les parties conviennent que les salariés en « Flex Location » exerçant tout ou partie de leur activité en télétravail percevront une indemnité forfaitaire journalière compensant les dépenses engendrées par le télétravail.

Il est expressément convenu que cette indemnité couvrira la prise en charge de tous les frais fixes et variables liés au télétravail (électricité, chauffage, abonnement internet, assurance habitation, …). A cet égard, les parties notent qu’aucun remboursement de frais supplémentaire ne sera réalisé en faveur des salariés qui décideraient de travailler dans des espaces de coworking.

L’indemnité forfaitaire sera d’un montant de 2,50 € par jour télétravaillé dans la limite de 40 € par mois. Elle sera calculée sur la base du nombre de jours télétravaillés complets (demi-journées télétravaillées exclues) déclarés par les salariés dans l’outil prévu à cet effet et versée dans le mois suivant la déclaration.

A défaut de déclaration des jours télétravaillés faite dans les délais communiqués par la direction, aucune indemnité forfaitaire ne pourra être versée conformément aux règles URSSAF en vigueur.

Enfin, les parties notent que les salariés en télétravail bénéficient également de l’attribution de titres restaurant pour chaque journée télétravaillée.

Article 6 : Egalité de traitement

Les parties réaffirment leur attachement au principe d’égalité de traitement dans le cadre du « Flex Location ».

A ce titre, il est rappelé que le travail hybride implique les mêmes droits et avantages légaux et conventionnels pour les salariés quel que soit le rythme « travail sur site / télétravail » adopté conformément aux principes énoncés dans le présent accord. Il en est de même concernant l’accès à la formation professionnelle et les possibilités de déroulement de carrière qui sont les mêmes pour tous.

Les parties notent qu’en application de ce principe les managers devront également veiller à traiter de manière similaire les salariés de leur équipe soumis aux mêmes contraintes afin de leur garantir, s’ils le souhaitent, un même rythme « travail sur site / télétravail ».

En cas d’éventuelles difficultés, les salariés et/ou Managers pourront solliciter les Ressources Humaines via HRdirect.

Article 7 : Exceptions au « Flex Location »

Les parties conviennent que le « Flex Location », qui permet d’avoir un mode de travail hybride en accord avec le Manager, peut être écarté au profit d’une organisation en télétravail à titre exclusif dans certaines situations spécifiques ou situations d’urgence. Dans ces situations, le télétravail est alors le principe.

Il est également à noter que certains salariés de SAP Concur France, peuvent disposer de clauses contractuelles anciennes les autorisant à télétravailler à 100% depuis leur domicile. Conformément à la législation en vigueur, ces clauses contractuelles de télétravail restent applicables. Il est rappelé que le télétravail à 100% ne doit pas faire obstacle au bon déroulement de l’activité du salarié qui se doit d’effectuer tout déplacement, incluant ceux sur site, en cas de besoin ou de demande de la Direction conformément au pouvoir de direction de l’employeur (ex : déplacement clients, visite médicale, formations, réunions d’équipe). En l’absence d’indemnité forfaitaire fixée par avenant, les salariés disposant de clauses contractuelles les autorisant à télétravailler à temps plein se verront appliquer l’indemnité prévue au présent accord, soit une indemnité forfaitaire de 40 € par mois, sans qu’il soit nécessaire de rentrer leurs jours télétravaillés dans l’outil dédié.

Les salariés concernés seront informés par courrier des présentes modalités.

7.1. Télétravail lié à des raisons médicales

Les salariés ont la possibilité de solliciter une période de télétravail à temps plein pour une durée déterminée lorsque, pour des raisons médicales, la suppression temporaire des déplacements domicile-lieu de travail constitue une mesure permettant d’éviter des déplacements qui sont rendus plus difficiles pour le salarié.

Le recours, pour une durée déterminée, au télétravail à temps plein, s’applique de droit dans les situations suivantes :

• préconisation thérapeutique à la demande du médecin du travail selon la durée prescrite ;

• difficulté temporaire de se déplacer pour le salarié pour des raisons médicales justifiées;

• à compter du 5^ème mois de grossesse, avant le démarrage du congé de maternité pour une durée de 4 semaines renouvelables ;

Il est précisé que tout autre motif de demande de télétravail à durée déterminée n’entrant pas dans les cas de recours énoncés ci-dessus, pourra être étudié par le responsable hiérarchique ainsi que par les Ressources Humaines.

7.2. Télétravail pour salariés en situation de handicap

Le télétravail étant l’une des solutions pouvant favoriser le maintien au poste de travail, les parties conviennent par conséquent de favoriser ce dispositif.

Au-delà du dispositif de flexibilité prévu au présent accord, les salariés reconnus travailleurs handicapés pourront bénéficier de 2 jours de télétravail par semaine sans que l’accord du Manager soit nécessaire. En revanche, les jours de télétravail seront définis et fixés en accord avec le Manager, pour la bonne organisation de l’équipe.

Sur demande justifiée par un avis de la médecine du travail, ils pourront bénéficier d’un nombre de jours de télétravail plus important que celui prévu dans l’organisation de l’équipe.

Ces conditions seront applicables tant que le salarié sera bénéficiaire de l’obligation d’emploi, sauf avis médical contraire.

7.3. Télétravail exceptionnel

Conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, il pourra être recouru au télétravail dans certains cas exceptionnels ou dans des situations d’urgence comme en cas d’épidémie ou de conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, pics de pollution…).

Ce recours ponctuel et occasionnel au télétravail, qui permet la continuité de l’activité et la protection des salariés, constitue un simple aménagement du poste de travail pouvant être mis en œuvre de manière unilatérale par la Direction.

En cas de déclenchement de ce dispositif, la Direction informera le Comité Social et Economique de SAP Concur France par tout moyen et une communication spécifique, précisant la date de début et la date de fin prévisionnelle de la période exceptionnelle, sera envoyée aux salariés.

La mise en œuvre de ce dispositif exceptionnel et temporaire s’imposera aux salariés. Par ailleurs, il est entendu que les salariés en télétravail exceptionnel ne bénéficient d’aucune autre disposition particulière que celles visées au présent article.

Titre 2 : « Flex Time »

Le « Flex Time » permet aux salariés éligibles de bénéficier d’une certaine souplesse et autonomie dans la gestion de leur temps de travail dans le respect des amplitudes légales de la journée de travail, du droit à la déconnexion et des impératifs professionnels.

A titre d’information, il est rappelé ci-dessous les modalités actuelles de l’accord temps de travail en vigueur dans l’entreprise :

• Les non cadres et les cadres dit « standard » travaillent sur la base de 35h00 hebdomadaires sans jour de repos, et sur la base de 37h00 hebdomadaires par an dans le respect de la limite de 1607 heures par an.

• Les cadres dit « en mission » travaillent sur la base de 38h30 hebdomadaires sur 218 jours par an sous réserve du respect des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

• Les cadres dit « en mission avec autonomie complète », au forfait jours, travaillent sur la base sur 218 jours par an sans référence horaire sous réserve du respect des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Article 8 : Salariés éligibles au « Flex Time »

Les parties rappellent qu’à la date de signature du présent accord la flexibilité dans l’organisation de l’emploi du temps et du temps de travail n’est ouverte qu’aux salariés en forfait jours conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail.

Ainsi, seuls les salariés cadres en mission et les cadres en mission avec autonomie complète, disposant d’un forfait jours conformément à l’accord temps de travail en vigueur au sein de SAP Concur France, bénéficient du dispositif de « Flex Time ». Les salariés ayant un autre régime de temps de travail en sont exclus.

Salariés éligibles au « Flex Time »	Salariés non éligibles au « Flex Time »
Cadres en mission* Cadres en mission avec Autonomie complète*	Cadres standards* Alternants** Stagiaires
* Cf accord temps de travail en vigueur au sein de Concur France pour plus de détails ** Salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation

Afin de favoriser l’accès au « Flex Time », les parties s’accordent pour que les salariés relevant à la date de signature du présent Accord de la catégorie des cadres standards, mais dont les conditions d’exécution de leur activité les conduisent désormais à remplir les critères fixés à L. 3121-58 du Code du travail et de l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail en vigueur, puissent faire une demande de passage au statut cadres en mission. La Direction s’engage à étudier les demandes reçues.

Il est précisé que les salariés non éligibles au « Flex Time » restent éligibles au « Flex Location » conformément à l’article 1 du présent accord.

Article 9 : Principes du « Flex Time »

Le « Flex Time » permet aux salariés éligibles de bénéficier de souplesse dans la gestion de leur temps de travail. Cette dernière se matérialise par la possibilité de définir leurs horaires de travail en toute autonomie, en prenant en compte leurs contraintes personnelles et professionnelles, dans le respect des deux limites suivantes :

• Avoir des horaires de travail compatibles avec le bon déroulement de l’activité ;

• Respecter les temps de repos prévus par la législation.

Ainsi, les journées de travail peuvent commencer et se terminer à des heures différentes en fonction des contraintes personnelles et professionnelles des salariés dès lors qu’ils respectent les limites prévues au présent accord.

9.1. Respect du bon déroulement de l’activité

Afin de permettre le bon déroulement de l’activité du salarié et de l’entreprise, les parties conviennent que les horaires de travail des salariés éligibles sont définis en tenant compte des contraintes et besoins liés à l’activité des salariés, de leur équipe et des écosystèmes avec lesquels ils travaillent. Par conséquent, le business doit être prioritaire sur l’organisation personnelle pendant le temps de travail. Ainsi, si les activités personnelles récurrentes (ex : pratique sportive ou activité culturelle) étaient organisées sur le temps de travail, elles ne pourraient pas prévaloir sur le business.

Dans ce cadre, les salariés en « Flex Time » doivent être en mesure de participer aux réunions où leur présence est requise.

Par ailleurs, afin d’optimiser et de faciliter le travail avec leurs collègues, il est recommandé aux salariés de mettre à jour leur statut de disponibilité sur les logiciels de communication qu’ils utilisent (messagerie instantanée, messagerie professionnelle) en fonction de leur degré de disponibilité tout au long de la journée.

Pour faciliter l’organisation au sein des équipes, le Management pourra proposer de privilégier une plage commune de travail, visant à permettre aux membres d’une même équipe de travailler de manière concomitante.

La définition de ces plages, qui visent à favoriser les échanges et le maintien du lien social, fera l’objet d’une discussion en équipe de manière à favoriser les créneaux convenant à la majorité des salariés. En outre, le manager veillera à ce que la plage définie soit compatible avec les horaires de travail des salariés non éligibles au « Flex Time ». Les managers pourront s’appuyer sur le workshop mis à disposition en annexe 1 pour échanger avec leur équipe.

9.2. Respect des temps de repos

Les salariés en « Flex Time » restent soumis au respect des temps de repos imposés par la législation.

Ainsi, chaque salarié est tenu de respecter :

• Un repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;

• Un repos hebdomadaire de 35 heures.

Les parties rappellent que les salariés éligibles au « Flex Time » restent soumis aux dispositions de l’accord temps de travail applicable au sein de SAP Concur France. Dans ce cadre, les collaborateurs sont tenus de réaliser les obligations déclaratives liées aux jours de travail et jours de repos.

Article 10 : Modalités de passage en « Flex Time »

Les salariés ayant les statuts de cadre en réalisation de mission et cadre en autonomie complète bénéficient d’ores et déjà du « Flex Time ». Le présent accord ne fait qu’en préciser le cadre.

Titre 3 : « Flex Workspace »

Le « Flex Workspace » vise à repenser l’utilisation des locaux SAP Concur France en passant d’une logique statique de bureaux attitrés à une logique de mobilité adaptée aux différents modes de travail présents dans l’entreprise.

Cette logique s’accompagne d’un réaménagement partiel des locaux de SAP Concur France qui n’était pas encore passé en Flex Workspace (Desk), comprenant notamment :

• des bureaux modernes et innovants, conçus pour favoriser la concentration et préserver la confidentialité ;

• des espaces de réunion et de convivialité visant à développer la collaboration et le travail en équipe.

Les parties rappellent que les locaux de travail mis à disposition par SAP sont librement accessibles à l’ensemble des collaborateurs et encouragent les salariés à s’y déplacer régulièrement pour favoriser la collaboration, le lien avec l’entreprise et les moments d’échange informels. Les salariés peuvent également y trouver des services supplémentaires disponibles au sein des locaux (ex : restaurant d’entreprise, espace IT, infirmerie, Comité Social et Economique…).

Le dispositif de « Flex Worspace » était déjà largement pratiqué par la majorité des salariés de SAP Concur France, il sera simplement étendu à l’ensemble des salariés.

Titre 4 : Santé, sécurité et prévention des risques

Les parties rappellent que conformément aux dispositions de l’article L. 4122-1 du Code du travail, tout collaborateur est tenu de prendre soin de sa santé et sécurité et de celles des autres personnes avec lesquelles il travaille. Dans ce cadre, les parties encouragent l’ensemble des salariés à agir de manière responsable et proactive afin de prévenir les éventuels risques auxquels eux-mêmes ou leurs collègues pourraient être confrontés dans le cadre du « Pledge to Flex », et plus particulièrement du « Flex Location » et du « Flex Time ».

Article 11 : Accident du travail

Les parties relèvent que des accidents de travail peuvent survenir dans le cadre du « Pledge to Flex » et notamment lors de l’activité exercée en télétravail.

Conformément à la législation en vigueur, est présumé être un accident de travail tout accident ayant lieu pendant le temps de travail et pour lequel l’activité effectuée au moment de l’accident est en lien avec le travail, peu importe que l’accident ait eu lieu ou non dans les locaux de l’entreprise.

En cas d’accident de travail, les salariés doivent informer SAP Concur France immédiatement et au plus tard dans les 24 heures suivant l’accident et faire constater les éventuelles blessures par un médecin.

Article 12 : Suivi médical

Les parties rappellent que l’ensemble des salariés a l’obligation de se rendre aux visites médicales, et ce quel que soit le rythme « travail sur site / télétravail » adopté. Les salariés ont également la possibilité de demander l’organisation de visites médicales facultatives auprès de la médecine du travail (visite de pré-reprise ou visite spécifiques à la demande du salarié), notamment en cas de difficultés rencontrées dans le cadre du « Flex Location » et/ou du « Flex Time ».

Les visites médicales, qui participent à la prévention des risques, doivent en principe être réalisées auprès du centre médical du travail du site de rattachement et ce quelle que soit l’adresse du domicile du salarié.

Article 13 : Ergonomie du poste de travail

Conscientes que dans le cadre du « Flex Location » les salariés seront amenés à travailler dans différents espaces, les parties conviennent de l’importance de sensibiliser les salariés à la bonne installation au poste de travail et à la bonne ergonomie de celui-ci.

Dans ce cadre, la Direction s’engage à poursuivre ses actions de sensibilisation sur l’ergonomie suite à la signature du présent l’accord. De plus, la Direction continuera à communiquer régulièrement sur la possibilité de bénéficier d’ateliers de prévention individuels « Ergonomie au poste de travail » réalisés par les infirmières sur demande des collaborateurs.

Il est également rappelé que les salariés peuvent solliciter la médecine du travail pour demander la mise à disposition de matériel ergonomique si besoin.

Enfin, les parties notent que des actions de prévention sont mises en place chaque année pour réduire les risques liés aux troubles visuels.

Article 14 : Droit à la déconnexion

Il est rappelé que le droit à la déconnexion est applicable à l’ensemble des salariés de SAP Concur France.

A ce titre, les salariés ne sont pas tenus de se connecter, pendant leur temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, aux outils numériques professionnels mis à leur disposition ni de se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.

En outre, tout salarié peut aménager pendant ses horaires de travail des « temps de déconnexion » aux outils informatiques tout en respectant les besoins liés à l’activité professionnelle. Pour faciliter la communication au sein de l’entreprise et rendre efficient ce temps de déconnexion, les salariés sont invités à le préciser sur leur agenda « Outlook » ou bien sur l’application « Teams ». Les salariés sont également invités à faire des pauses au cours de la journée.

Afin d’aider les salariés à prendre conscience de leur temps de connexion, les parties conviennent que la direction informera les salariés de la possibilité de télécharger certaines applications, validées par l’IT, permettant de connaitre le temps passé sur l’ordinateur professionnel mis à disposition par SAP Concur France.

Pour plus d’informations, les salariés sont invités à consulter les mentions sur le droit à la déconnexion inséré dans notre accord sur la durée du temps de travail, disponible sur notre page RH (SAP Concur France Work Zone et bientôt sur le nouveau sharepoint RH), qui présente les bonnes pratiques à adopter pour se déconnecter et limiter les risques associés à la surconnexion.

Article 15 : Préservation du collectif de travail et lutte contre l’isolement

Les parties soulignent l’importance du collectif de travail, qui suppose la création et le maintien du lien social entre collaborateurs, mais également de la lutte contre l’isolement en vue de prévenir les risques psychosociaux (RPS). A cet égard, il est rappelé que l’ensemble des acteurs de l’entreprise a un rôle à jouer en matière de prévention des RPS :

• Direction des Ressources Humaines :

  • La DRH définit chaque année la politique de prévention des risques en lien avec les différents acteurs et est garante de sa mise en oeuvre. Elle communique régulièrement sur les actions de prévention mises en place et veille à ce que des évènements soient organisés au sein des locaux de travail afin d’inciter les salariés à revenir sur site. La DRH veille par ailleurs à ce que des sensibilisations et formations relatives à la santé mentale, la prévention de l’isolement et les RPS soient proposées régulièrement aux collaborateurs et managers.

La DRH suit l’évolution des indicateurs d’alerte, recueille les éventuels signalements et/ou identifie les situations à risque en lien avec le management et les représentants du personnel. En cas de besoin, elle accompagne les collaborateurs via la mise en place de plans d'actions visant à réduire les risques identifiés, notamment en matière d’isolement. Les membres de l’équipe RH en France ont été formés aux premiers secours en santé mentale.

• Managers :

  • Les Managers veillent à assurer un contact régulier avec chaque salarié et à organiser des moments d’échange conviviaux et si possible informels. En particulier, les Managers peuvent exiger que les membres de leurs équipes reviennent sur site pour créer et entretenir le lien social. Une plage de travail commune, visant à permettre aux membres d’une même équipe de travailler de manière concomitante, peut également être instaurée à l’initiative du Manager. Une attention particulière est portée aux nouveaux collaborateurs ainsi qu’aux alternants et stagiaires qui nécessitent un suivi renforcé. Les Managers seront accompagnés sur ces aspects, notamment via la proposition de formations relatives au management à distance, et la mise à disposition par le Groupe de contenus pour favoriser les « Moment Together Onsite » (MOTO). Par ailleurs, des sensibilisations et formations relatives à la santé mentale et à la détection et prévention des RPS et de l’isolement seront régulièrement proposées aux Managers.

  • Les Managers échangent chaque année avec les membres de leur équipe sur l’organisation Pledge to Flex lors de l’entretien annuel portant sur la charge de travail, l’organisation ainsi que l'articulation entre vie professionnelle et vie personnelle. A cet occasion, le Manager vérifie avec le salarié qu’il n’est pas en situation d’isolement.

  • S’il y a lieu, les Managers identifient les salariés placés dans une situation à risque et alertent la médecine du travail et/ou les membres de la DRH pour qu’un accompagnement puisse être mis en place. A cet égard, la Direction s’engage à sensibiliser les Managers sur les risques psychosociaux et la détection des signaux d’alerte.

• Salariés :

  • Les salariés sont encouragés à se rendre régulièrement sur site pour favoriser la collaboration, les moments d’échange informels et la bonne intégration des nouveaux collaborateurs, qui implique l’engagement de tous. Les parties indiquent aux salariés qu’ils peuvent utiliser l’application « Flex Connect » qui permet au sein d’une même équipe de donner de la visibilité sur les jours de présences au bureau.

  • Les salariés sont invités à utiliser fréquemment les outils collaboratifs mis à leur disposition (Teams, téléphonie) pour échanger ensemble, surtout lorsque l’activité est exercée à distance.

  • Les salariés qui constateraient qu’eux-mêmes ou qu’un collègue est placé dans une situation à risque doivent alerter leur Management, la médecine du travail et/ou les membres de la DRH. La Direction s’engage à sensibiliser les salariés via l’organisation de conférences ou formations relatives à la santé mentale et la mise à disposition d’outils relatifs aux signaux d’alerte.

• Représentants du personnel :

  • Les représentants du personnel participent à la définition de la politique de prévention des risques, émettent un avis sur la politique retenue et veillent à sa bonne mise en œuvre. Ils relaient les actions de prévention mises en place auprès de l’ensemble des salariés.

  • Les représentants du personnel sont à disposition des salariés pour recueillir d’ éventuels signalements et alerter les acteurs compétents en cas de suspicion de situation à risque.

• Services de santé au travail (médecin du travail, psychologue du travail, infirmiers, assistants sociaux) :

  • Les membres des services de santé au travail accompagnent l’entreprise dans la définition de la politique de prévention des risques, veillent à sa bonne mise en oeuvre et communiquent sur les actions de prévention mises en place, notamment lors des visites médicales du travail.

  • Ils suivent l’évolution des indicateurs d’alerte relevant de leur champs de compétences, recueillent les signalements et/ou identifient les situations à risque. Le cas échéant, ils sont à l’écoute des collaborateurs et conseillent sur les actions à mettre en place.

Il est également rappelé que l’entreprise dispose :

• d’un dispositif d’écoute, nommé Employee Assistance Program (« EAP »), disponible 24h/24 et 7jours/7 permettant aux salariés qui le souhaitent d’échanger en toute confidentialité avec des professionnels de l’accompagnement.

Les parties notent que les nombreuses mesures de prévention des risques mises en place au sein de SAP Concur France sont librement consultables par les salariés et les managers sur notre page RH (SAP Concur France Work Zone et bientôt sur le nouveau sharepoint RH).

Titre 5 : Dispositions finales

Article 16 : Mesures d’information/communication et de sensibilisation

La Direction s’engage à informer les salariés des mesures prévues par le présent accord via :

• L’organisation d’un coffee corner dédié et de Teams calls pour les managers en français et anglais suite à la signature de l’accord ;

• La mise à disposition d’un espace dédié sur le portail SAP.

Conformément aux articles 2.2 et 8.1 du présent accord, les managers seront invités à échanger avec leur équipe sur l’organisation de travail souhaitée suite à l’entrée en vigueur de l’accord.

Un courrier d’information sera remis à l’ensemble des salariés afin de les informer de leur éligibilité au « Flex Location ».

Article 17 : Commission de suivi de l’accord

Les parties conviennent de mettre en œuvre un suivi efficient de cet accord en instaurant une Commission de suivi composée de 4 membres du CSE désignés par le CSE et d’un représentant de la Direction.

La Commission de suivi se réunira à l’initiative de la Direction à l’issue des 6 et 12 premiers mois après la mise en œuvre de l’accord, puis annuellement, afin de :

• Veiller à la bonne appropriation et au bon fonctionnement des règles de « Pledge to Flex », notamment par la revue des difficultés ou succès remontés par les salariés ou les parties prenantes ;

• Etre force de proposition sur toute modification qu’elle jugerait utile s’agissant de la mise en œuvre ou de l’évolution de cet accord.

Il est entendu que la Commission pourra être réunie à titre exceptionnel à la demande de la Direction ou du Secretaire du CSE en cas de difficulté d’interprétation ou d’application du présent accord.

Article 18 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminé. Il entrera en vigueur le 1^er janvier 2023.

Article 19 : Révision – Dénonciation de l’accord

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par l’article D. 3313-5 du Code du travail : il ne peut être révisé que par l’ensemble des parties signataires dans les mêmes formes que sa conclusion.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Le présent Accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des Parties signataires dans les conditions et selon les modalités prévues par les dispositions légales en vigueur et moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Article 20 : Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera déposé auprès de l'administration du travail via la plateforme « Téléaccords », à l'initiative de la Direction. Un exemplaire de cet accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes, par un représentant de la Direction.

Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble du personnel sur les emplacements réservés à la communication du personnel ou par tout moyen y compris électronique.

Fait à Levallois-Perret, le 20/12/2022

Pour la Société : Pour le CSE :

____________________________ XXX XXX DRH SAP Concur France	____________________________ XXXXX
	____________________________ XXXXX ____________________________ XXXX ____________________________ XXXX ____________________________ XXXXXX ____________________________ XXXXXXX ____________________________ XXXXXX ____________________________ XXXXXX

Annexe 1 : Guide workshop d’équipe - aborder la mise en place du Pledge to Flex

Work: Your Work, Your Way.

Workshop d’équipe : aborder la mise en place du Pledge to Flex

A propos de ce document

La trame ci-dessous a vocation à aider les managers à échanger avec les membres de leur équipe dans le cadre de la mise en place du Pledge to Flex.

Pour cela, 6 thématiques seront abordées dans ce document :

1. Flex Work : Vision d’équipe

2. Flex Location : Coordination entre présence sur site et travail à distance

3. Flex Time : Coordination des temps de présence

4. Flex Work : Communication en équipe

5. Flex Work : Suivi managérial

6. Flex Work : Synergie d’équipe

Les questions référencées dans ce document ne sont ni obligatoires, ni limitatives. Il appartient à chaque manager d’évoquer librement le sujet avec son équipe.

1. Pledge to Flex : Vision d’équipe

Quels sont les bénéfices du Pledge to Flex pour notre équipe (à classer du plus au moins important)?

• Souplesse dans l’aménagement des horaires de travail

• Gain de temps (pas de temps de transport)

• Meilleur équilibre vie professionnel vie personnel

• Meilleure concentration

• Travail en autonomie

• Plus de responsabilités

• Autre : précisez :…………………………………………………………………………

Quels sont les points d’attention du Pledge to Flex pour notre équipe dans la conduite du changement?

• Baisse de motivation

• Charge de travail

• Difficulté à maintenir la cohésion / l’esprit d’équipe

• Difficulté de collaborer en interne

• Manque de lien social à distance

• L’équipement

• Autre : précisez :…………………………………………………………………………

2. Flex Location : Coordination entre présence sur site et travail à distance

Pourquoi avons-nous besoin de venir sur site ?

• Pour travailler sur des projets communs ou brainstormer à plusieurs

• Pour des besoins inhérents à l’activité (ex : envoi/réception de courriers, impression de documents…)

• Pour faire des one-to-one

• Pour les réunions d’équipe

• Pour échanger de manière informelle avec des collègues

• Pour maintenir son réseau / le lien social

• Autre : précisez :…………………………………………………………………………

A quelle fréquence avons-nous besoin idéalement de nous retrouver sur site en équipe?

• 1 jour par semaine

• 2 jours par semaine

• 3 jours par semaine

• 4 jours par semaine

• 5 jours par semaine

• Autre : précisez :…………………………………………………………………………

Quel(s) jour(s) privilégier pour nous retrouver sur site en équipe ?

• Lundi

• Mardi

• Mercredi

• Jeudi

• Vendredi

3. Flex Time : Coordination des temps de présence

Dans le cadre du Flex Time, comment pouvons-nous nous tenir informés de nos organisations afin de maintenir le bon fonctionnement de l’équipe ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Pledge to Flex : Communication en équipe

La mise en place du Pledge to Flex nécessiterait-elle de changer la fréquence, la durée ou le format de nos réunions d’équipe ?

• Non.

• Oui. Pour quelles raisons :……………………………………………………………..

Préfèreriez-vous organiser les réunions d’équipe :

• En présentiel

• A distance

• De manière mixte (présentiel et distance)

• Peu importe

Quelles mesures pourrions-nous mettre en place pour que nos réunions d’équipe soient efficaces lorsque certains sont à distance ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Quel outils doit-on privilégier au sein de l’équipe pour communiquer efficacement au quotidien dans le cadre du Flex Work ?

• Les e-mails

• La messagerie instantanée

• Les appels téléphoniques

• Les appels visio

• Un groupe JAM / teams

• Autre : précisez :………………………

Quelles sont les activités pour lesquels notre présence individuelle ou en équipe sur site est impérative ou souhaitable ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Flex Work : Suivi managérial

Avec la mise en place du Flex Work, devons-nous revoir le rythme de suivi individuel du travail (ex : besoin d’augmenter la fréquence / durée des-one to-one) ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Dans quel cadre souhaitez-vous que nos one-to-one soient organisés :

• En présentiel

• A distance

• De manière mixte (présentiel et distance)

• Peu importe

Quels outils utiliser en priorité pour communiquer efficacement entre le manager et le salarié au quotidien ?

• Les emails

• La messagerie instantanée

• Les appels téléphoniques

• Les appels visio

• Autre : précisez :………………………

6. Flex Work : Synergie d’équipe

Quelles mesures pouvons-nous mettre en place pour maintenir le lien et créer une synergie d’équipe à distance (ex : café virtuel, moment de brainstorming à plusieurs…) ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Comment continuer à collaborer de manière optimale avec notre écosystème interne ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Quelles autres actions envisageons nous de mettre en place pour que le Flex Work fonctionne au mieux au sein de l’équipe et convienne à tous?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Annexe 2 : Guide d’auto diagnostic de l’installation électrique

Réalisation de votre diagnostic en 5 étapes :

1. Préparer le diagnostic

2. Etablir la liste des installations à vérifier

3. Identifier visuellement les anomalies

4. Déterminer le caractère inadapté ou non des installations, décrire les risques encourus suivant les anomalies détectées

5. Faire la synthèse de l'état de l'installation

1. Préparer le travail

• De quoi parle-t-on ?

Il s'agit d'un diagnostic qui permet de vérifier l'état de l'installation intérieure. Ainsi, la personne qui le réalise doit évaluer les défauts susceptibles de nuire au bien-être des occupants du logement. Vous pouvez rédiger votre rapport sur un cahier simple ou sur une feuille de papier libre.

• Quand faut-il diagnostiquer votre installation électrique ?

Depuis janvier 2009, la loi ordonne un diagnostic certifié pour chaque vente d'un logement utilisant une installation de plus de 15 ans. Mais, en dehors de l'obligation juridique, un diagnostic électrique est conseillé tous les 3 ans.

• Quelles précautions devez-vous prendre ?

Pour éviter d'endommager certains appareils, il est préférable de débrancher ceux qui sont sensibles à une mise hors tension (chauffage, matériel programmable...).

2. Etablir la liste des installations à vérifier

Des bornes d'alimentation aux socles des prises de courant et aux interrupteurs, repérer les installations d'électricité visibles et visitables.

3. Identifier visuellement les anomalies :

• les conducteurs non protégés mécaniquement. C'est-à-dire sans profilé plastique, sans conduit, etc., qui préviennent des chocs électriques ;

• les matériels inadaptés à l'usage ou présentant des risques de contacts directs avec l'électricité : un défaut d'isolement, par exemple, peut entraîner une électrocution ou une électrisation.

Dans le cas de l'identification des anomalies d'une prise, il faut s'assurer que :

• L'équipement soit bien entretenu. Pour limiter le vieillissement prématuré de la prise et de ses fils, il est conseillé de ne pas :

  • faire de surcharge de branchements

  • laisser traîner les fils sur le sol. Ils risquent d'être piétinés et donc abîmés.

Aussi, le socle de la prise doit être en parfait état.

Attention : Une prise mal entretenue accélère le vieillissement des fils. Concernant les socles, n'attendez pas trop longtemps pour les changer : dès les premières fissures, dévissez-les et posez du matériel neuf.

• Le câblage soit en bon état :

  • pas de défaut de connexion (une vis mal serrée, par exemple). Cette anomalie provoque généralement un grésillement de l'appareil branché à la prise. (Voir illustration 4)

  • pas de surcharge du circuit (le diamètre insuffisant des fils chauffe la prise)

  • Si l'installation est ancienne, il convient de démonter les prises pour s'assurer que les fils et les isolants ne sont abîmés (Voir illustrations A et B)

Attention : Une prise mal installée peut entraîner un défaut de connexion au niveau des câbles. Pensez à rapidement revisser le socle.

Une prise peut cacher des fils qui ont (mal) vieilli. Dans ce cas, les filaments conducteurs s'affaiblissent et les isolants risquent de s'abimer.

4. Déterminer le caractère inadapté ou non des installations, décrire les risques encourus suivant les anomalies détectées

Il faut à ce stade préciser par écrit tous les points défectueux (précédemment repérés) de l'installation électrique. A partir de ces anomalies, déterminer les risques qu'elles peuvent engendrer pour les occupants.
Sur une feuille de papier, consigner comme suit sur ces deux exemples :

• Appareil général de commande et de protection : dispositif inadapté ne permettant pas d'assurer la fonction de coupure électrique en cas de danger ou d'intervention.

• Prises du salon : l'installation n’étant pas raccordée à la terre, elle est susceptible de provoquer une électrocution.

5. Faire la synthèse de l'état de l'installation

Pour conclure le rapport, il y a deux options :

1. L'installation électrique ne comporte pas d'anomalie.

2. L'installation électrique comporte une ou plusieurs anomalies. Dans ce cas, il faut préciser quelles sont les installations qui fonctionnent mal ou pas du tout : les équipements défectueux devront être réparés.

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1. Sous réserve d’accord de l’établissement d'enseignement ou de l’organisme de formation↩

2. Conformément aux bonnes pratiques d’intégration en vigueur, le buddy est le salarié en charge d’aider un nouvel entrant à mieux connaitre l’entreprise, son environnement de travail et ses collègues.↩

3. Le lieu de rattachement du collaborateur est celui inscrit dans son contrat de travail.↩

4. A la date de signature du présent accord, l’avion ne constitue pas un moyen de transport public éligible à la prise en charge de 50% des frais d’abonnement.↩