UES SERGIC

Accord sur le Télétravail

Avenant de révision n°1

Entre les soussignés,

• La Société SERGIC INVEST SAS, immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 344 870 753, au capital de 2 845 272 euros et dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SERGIC SAS, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 428 748 909, au capital de 24 346 456 euros et dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SERGIC ENTREPRISES SAS, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro
  377 956 636, au capital de 877 256 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SYNDIC ONE SASU, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 820 918 258, au capital de 4 150 000 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société KLEVALTO SASU, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 790 608 715, au capital de 31 610 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société MAGELLAN IMMOBILIER CONSEILS SASU, immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 841 833 387, au capital de 600 000 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SERGIC RESIDENCES HOLDING SAS, anciennement Magellan Immobilier puis Sergic Corporate, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 407 671 460, au capital de 1 500 000 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SERGIC RESIDENCES SERVICES SAS, anciennement S.E.R.S.E., immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 410 634 620, au capital de 1 500 000 euros dont le siège social est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société CCGA SAS, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro 326 625 290, au capital de 41 000 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société INVESTAS PATRIMOINE & IMMOBILIER SASU, immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 492 844 683, au capital de 409 918 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

• La Société SERGIC SERVICES HOTELIERS SAS, immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 804 042 299, au capital de 10 000 euros dont le siège est à WASQUEHAL (59290), 6 rue Konrad Adenauer,

Sociétés de l’Unité Economique et Sociale SERGIC (ci-après désignée UES SERGIC), représentées à la signature des présentes par ***, agissant en qualité de ***,

d’une part,

ET

• Le Syndicat FO, représenté à la signature des présentes par ***, agissant ès qualité de délégué syndical ;

• Le Syndicat CFDT, représenté à la signature des présentes par ***, agissant ès qualité de délégué syndical ;

d’autre part,

A – Principes généraux 3

Article 1 – Objet – Champ d’application 3

Article 2 – Durée de l'accord 4

Article 3 – Interprétation 4

Article 4 – Suivi et révision de l’accord 4

Article 5 – Dénonciation 4

Article 6 – Publicité 4

B – Critères d’éligibilité au télétravail 5

Article 1 – Expérience et autonomie du salarié 5

Article 2 – Nature du poste 5

Article 3 – Conditions matérielles 5

C – Modalités d’organisation collective du télétravail 7

Article 1 – Gestion des effectifs en télétravail 7

Article 2 – Gestion des tâches télétravaillables 8

D – Mise en place et suivi du télétravail 10

Article 1 – Procédure de mise en place 10

Article 2 – Période d’adaptation 11

Article 3 – Positionnement des jours de télétravail 11

Article 4 – Suivi du télétravail par le supérieur hiérarchique 11

Article 5 – Réversibilité 12

ETANT EXPOSE AU PREALABLE

Le télétravail doit permettre dans une certaine mesure d’apporter plus de flexibilité des conditions de travail grâce aux technologies de l’information et de la communication, tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et le service apporté au client.

Afin de mettre en place ce dispositif à titre expérimental durant la période du 1^er octobre 2018 au
31 mars 2019, un accord à durée déterminée a été conclu le 26 octobre 2018. Cette période a été l’occasion d’initier un déploiement du télétravail au sein de l’UES SERGIC de manière équitable et homogène à toutes les entités juridiques du Groupe.

Un bilan a été dressé à l’issue de cette période pour décider de prolonger ou non cette nouvelle organisation et pour en déterminer ses conditions. Un accord signé le 15 janvier 2020 a eu pour vocation de mettre en place le télétravail de façon pérenne au sein de l’UES SERGIC.

A compter de mars 2020, la crise sanitaire liée au COVID-19 a imposé de nouvelles organisations du travail reposant sur une maximisation du télétravail parfois subie par les collaborateurs. Les parties signataires conviennent ainsi, à la sortie de la crise sanitaire, de réviser les conditions de mise en place et de poursuite du télétravail au sein de l’UES SERGIC.

En conséquence, le présent accord a pour objet de réviser l’accord sur le télétravail signé le 15 janvier 2020. Pour une plus grande lisibilité, sont reprises dans le présent accord aussi bien les dispositions révisées que les dispositions non révisées.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT

A – Principes généraux

Article 1 – Objet – Champ d’application

Le présent accord définit les principes généraux du télétravail pour l’ensemble des salariés de l’UES SERGIC.

1.1 Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par le salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Aux termes du même article, « est qualifié de télétravailleur (…) tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, une prestation de télétravail. »

1.2 Existence du travail délocalisé

Le travail délocalisé se définit comme un travail qui s’effectue dans les locaux de l’entreprise en dehors du lieu de travail habituel du salarié.

Cette pratique est habituelle dans l’entreprise dans la mesure où elle évite des déplacements inutiles et favorise l’organisation de l’activité.

Le collaborateur souhaitant effectuer un travail délocalisé devra s’assurer, après obtention de l’accord de sa hiérarchie, que l’établissement dans lequel il souhaite se rendre est en capacité de l’accueillir et lui fournir un lieu où s’installer.

Article 2 – Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du jour qui suit les formalités de publicité.

Article 3 – Interprétation

Pour tout différend concernant l’application de l’accord, les collaborateurs auront la possibilité de saisir la Direction des Ressources Humaines qui organisera alors des entretiens avec le collaborateur d’une part et le responsable hiérarchique concerné d’autre part.

Après ces entretiens, la Direction des Ressources Humaines se positionnera sur la solution à donner au différend.

Article 4 – Suivi et révision de l’accord

Chaque année, lors des négociations annuelles obligatoires, les partenaires sociaux se réuniront afin d’échanger sur l’application du présent accord.

Le présent accord pourra ainsi faire l’objet d’une révision par voie d’avenant conclu entre la Direction et une ou plusieurs organisations syndicales de l’entreprise, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 5 – Dénonciation

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis d’une durée de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la Direccte compétente.

Pendant la durée du préavis, la Direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 6 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail par l’employeur.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Roubaix.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

B – Critères d’éligibilité au télétravail

Article 1 – Expérience et autonomie du salarié

Est éligible au télétravail le salarié ayant :

• au moins 6 mois d’expérience au sein de l’entreprise pour maîtriser les outils et le contexte de l’entreprise, s’il a déjà de l’expérience préalable sur le même métier

ou

• au moins 1 an d’expérience au sein de l’entreprise pour maîtriser le métier, les outils et le contexte de l’entreprise, s’il n’avait pas d’expérience préalable sur le même métier.

Comme le niveau d’autonomie et de maîtrise d’un salarié dans son organisation n’est pas qu’une question d’expérience dans l’entreprise, cette règle peut-être adaptée par le supérieur hiérarchique pour des cas particuliers en fonction du suivi qui est fait lors des entretiens de pilotage.

A titre informatif, le collaborateur pourra être considéré comme autonome dès lors qu’il :

• sait traiter les différents sujets de son périmètre sans devoir faire appel au support de ses collègues ou de son supérieur hiérarchique pour la réalisation des activités qui lui incombent,

• peut répondre sans support aux demandes et aux sollicitations de son environnement,

• sait analyser en dehors de son périmètre de responsabilité les situations et fournir à sa hiérarchie les éléments utiles à la prise de décision.

Article 2 – Nature du poste

L’exercice des missions en télétravail ne doit pas nécessiter une présence permanente sur le lieu de travail (par exemple, exclusion des fonctions d’hôte d’accueil h/f et responsable de site h/f SERGIC RESIDENCES SERVICES, des salariés assurant l’entretien des locaux) ou l’utilisation d’équipements dans les locaux de l’entreprise.

Article 3 – Conditions matérielles

Les conditions matérielles exigées pour prétendre à la mise en place du télétravail sont les suivantes :

• avoir du matériel mis à disposition par l’entreprise : ordinateur portable, téléphone, VPN. En aucun cas, le salarié ne pourra exiger la mise à disposition de matériels en dehors d’une situation médicale le justifiant. Le salarié ne pourra en aucun cas utiliser ses matériels personnels (ordinateur, téléphone, …).

• apporter la preuve d’une connexion internet à haut débit au domicile,

• bénéficier d’un lieu propice pour travailler, à domicile obligatoirement avec le respect des prescriptions suivantes : absence de nuisances extraprofessionnelles, conformité aux règles d’hygiène et de sécurité, possibilité d’installer les outils informatiques et de communication,

• bénéficier d’une assurance habitation couvrant le télétravail. Pour ce faire, le collaborateur devra informer son assurance habitation de la mise en place du télétravail au domicile et pouvoir si nécessaire fournir une attestation de son assurance,

• bénéficier d’une installation électrique conforme. Le collaborateur devra pouvoir être en mesure de fournir une attestation sur l’honneur certifiant de la conformité de son installation électrique permettant notamment le télétravail par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.
  

C – Modalités d’organisation collective du télétravail

Article 1 – Gestion des effectifs en télétravail

1.1 Lors de la mise en place du télétravail dans une agence ou un service, le responsable hiérarchique doit s’assurer de la continuité de l’activité. Par exemple :

• En agence, pour l’équipe copropriété, il faut qu’il y ait toujours au moins un des membres du binôme présent pour l’accueil client.

• En agence, pour l’équipe gestion / location, il faut qu’il y ait toujours une présence minimum pour les périodes de location.

• Dans les services du siège, il faut qu’il y ait toujours un nombre minimum de membres de l’équipe présent.

• Dans des activités nécessitant des déplacements et des visites de clients ou de chantiers, les déplacements doivent être privilégiés (et ne sont pas incompatibles avec du télétravail).

Cette garantie de continuité de l’activité permet au responsable hiérarchique de fixer un cadre sur le nombre maximum de jours de télétravail que chacun peut prendre dans son agence ou son service.

2. Les absences pour tout motif au cours de la semaine (jour férié, congé payé, absence maladie, RTT, journée de repos forfait, …) ainsi que le temps de travail du salarié vont impacter son nombre de journées de télétravail par semaine.

Ainsi, de manière générale, un salarié à temps plein doit être présent au moins 3 jours sur site. Par exemple, si un jour de congé payé est posé au cours de la semaine, le salarié pourra réaliser un jour de télétravail dans la même semaine.

Le nombre de journées de télétravail est proraté pour les salariés à temps partiel. Un salarié dont le temps de travail l’amène à travailler 4 jours par semaine pourra réaliser un jour de télétravail par semaine.

Afin de permettre d’organiser les réunions d’agence, de service ou toute autre manifestation nécessitant la présence de l’ensemble des collaborateurs, le responsable hiérarchique pourra imposer une journée de présence obligatoire dans la semaine.

• En agence, pour l’équipe copropriété, pour qu’il y ait toujours au moins un des membres du binôme présent pour l’accueil client, si nous tenons compte des visites sur site et du fait qu’il faille au moins un jour où les deux membres du binôme soient présents ensemble pour la synchronisation, il n’est pas réaliste de permettre plus d’une journée de télétravail par semaine à chacun.

• Dans certains services du siège, pour qu’il y ait toujours un nombre minimum de membres de l’équipe présent en particulier à certaines périodes (par exemple, l’équipe comptabilité générale durant les semaines de clôture), si la majorité des membres de l’équipe ont déjà 2 jours de RTT par mois, il n’est pas réaliste de permettre plus d’une journée de télétravail par semaine.

  3. Enfin, cette continuité de service doit être adaptée à la saisonnalité de certaines de nos activités. Il sera donc de façon évidente plus adapté de prendre des jours de télétravail à certaines périodes qu’à d’autres telles que les périodes de location, les périodes d’entrées et de sorties des étudiants…

Article 2 – Gestion des tâches télétravaillables

Les salariés en situation de télétravail respectent le règlement intérieur ainsi que la charte informatique et notamment les précisions développées dans le présent article.

1. Anticipation des tâches et des ressources utiles

Afin de s’assurer de l’efficacité du télétravail, chaque collaborateur devra anticiper les tâches qu’il souhaite effectuer et les outils et documents dont il aura besoin.

• Priorisation des tâches

Afin de s’assurer de l’efficacité des travaux réalisés pendant le télétravail, la définition des tâches qui pourront ou non être effectuées devra faire l’objet d’un entretien avec le responsable hiérarchique.

Certaines tâches sont par nature incompatibles avec le télétravail et ne pourront donc être planifiées lors de ces journées (par exemple l’accueil des clients, la distribution/réception des clés, la gestion des chèques, ...).

• Dématérialisation des documents

Sauf contrainte technique excessive, l’ensemble des documents papier destinés à être utilisés durant le télétravail devront être numérisés et classés selon une méthode définie par le supérieur hiérarchique. Dans la mesure du possible, cette méthode sera homogène à toutes les équipes d’une même activité.

Outre le fait pour le collaborateur en télétravail d’avoir les ressources nécessaires à l’accomplissement de ses tâches, cela permettra également à ses collègues d’avoir facilement accès à ces documents.

Les documents numérisés devront, selon leur nature, être stockés en priorité sur le support multimédia, à défaut sur le disque agence ou service.

Il est formellement interdit de stocker ces éléments sur des supports amovibles de type disque dur externe ou clé USB non sécurisés.

• Extractions volumineuses

Afin de limiter l’utilisation des ressources du VPN et d’optimiser les délais de traitement, les extractions volumineuses issues des outils informatiques devront être effectuées sur le lieu de travail et non à domicile.

• Vérifications techniques

Chaque collaborateur devra impérativement veiller à ce que les ressources techniques nécessaires à l’accomplissement des tâches soient opérationnelles. Cela implique notamment la connexion au VPN (pour l’accès à Maya, Multimédia ou aux lecteurs réseau, …), l’accès aux disques serveur et aux logiciels ou encore la validité du mot de passe.

En cas de dysfonctionnement, un ticket à Maya Assistance devra être rapidement effectué afin que le problème soit résolu avant le départ en télétravail. Si le collaborateur fait face à des soucis techniques en télétravail, il doit revenir travailler sur site le temps que ces problèmes soient résolus.

2. Précisions selon la nature et le format des documents

• Définition des documents et données papier autorisés

Par principe, les documents papier doivent être dématérialisés avant la journée de télétravail. Lorsque cela n’est pas possible, chaque collaborateur sera autorisé à emmener sous sa responsabilité des documents au format papier.

A l’exception des factures de fournisseurs, il est strictement interdit d’emporter des documents contenant des données personnelles ou des données confidentielles.

• Sont considérées comme données personnelles les informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique (nom, prénom, coordonnées). Ces données sont considérées comme sensibles si elles concernent les informations bancaires, financières, matrimoniales ainsi que le NIR (numéro de sécurité sociale).

• Sont considérées comme données confidentielles toutes les informations dont la perte ou le vol risque de nuire aux intérêts stratégiques, à la sécurité ou à l'existence même de l'entreprise (par exemple, bilan, rapport sur les comptes annuels, projet d’acquisition externe).

• Echange de données pendant le télétravail

La réalisation d’une tâche peut nécessiter un transfert de données ou de documents pendant le télétravail.

Si le transfert contient des données personnelles sensibles ou des données confidentielles, l’utilisation d’un mail ou d’un support type Google Drive doit être évitée. Il conviendra de privilégier l’utilisation d’un moyen sécurisé (cryptage par 7-zip ou transfert via Paprwork).

D – Mise en place et suivi du télétravail

Le télétravail s’inscrit nécessairement sur la base du volontariat du collaborateur.

Le télétravail doit être validé par le supérieur hiérarchique en tenant compte des critères définis par le présent accord. Aucun supérieur hiérarchique ne pourra être contraint d'accepter, aucun salarié ne pourra l'imposer à la Direction.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance mutuelle et également sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats au regard des objectifs fixés.

Article 1 – Procédure de mise en place

1. Demande du salarié

L’initiative de la demande de télétravail appartient au collaborateur qui formule sa demande par mail à son responsable hiérarchique.

1.2 Entretien avec le responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique reçoit le collaborateur afin d’étudier la possibilité de mettre en place le télétravail au regard des critères d’éligibilité et des modalités d’organisation.

En cas de refus d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié, le responsable hiérarchique motive sa réponse dans un délai d’un mois maximum.

1.3 Accord sur la mise en place du télétravail

Le supérieur hiérarchique confirme par mail la mise en place du télétravail, le nombre de jours de télétravail maximal possible par semaine voire la période dans l’année ou le télétravail est le mieux adapté à l’activité.

Le mail précisera également les horaires de travail conjointement arrêtés avec le salarié ainsi que les plages horaires de disponibilité fixées, c’est-à-dire les périodes pendant lesquelles l’entreprise et les partenaires de l’entreprise peuvent joindre le salarié. Ces plages horaires pourront être modifiées en fonction des besoins de l’activité.

En télétravail, il est entendu que le salarié respectera :

- les règles relatives aux durées maximales de travail (quotidiennes, hebdomadaires et trimestrielles), aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire et le recours exceptionnel au travail de nuit et des samedis, dimanches et jours fériés.

- le principe selon lequel, pour toute heure supplémentaire effectuée, le salarié en a reçu l’autorisation écrite de son supérieur hiérarchique.

1.4 Mise en place exceptionnelle du télétravail

Le salarié peut à tout moment solliciter son supérieur hiérarchique pour mettre en place le télétravail de façon exceptionnelle. Il s’agit par exemple des cas exceptionnels et spécifiques tels que des perturbations climatiques ou des perturbations dans les transports ou encore suite à des préconisations du médecin du travail.

Le supérieur hiérarchique devra répondre à la demande de son salarié dans un délai raisonnable et dans la mesure du possible avant la date de mise en place du télétravail demandée par le salarié.

Article 2 – Période d’adaptation

2.1 Lors de la première mise en place du télétravail, afin de permettre au manager et au salarié d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, les parties bénéficient d’une période d’adaptation au télétravail, dès le premier jour de télétravail, et pendant une durée de 3 mois.

Cette période de 3 mois devra correspondre à une période de travail effectif et sera donc suspendue en cas d’absence du salarié, pour quelque raison que ce soit.

2.2 A tout moment durant cette période d’adaptation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail par l’une ou l’autre des parties, à condition que cette décision soit notifiée par écrit et qu’un délai de prévenance de 15 jours soit respectée. Le salarié retrouvera les conditions de travail similaires à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.

2.3 En tout état de cause, avant la fin de la période d’adaptation, les parties se rencontreront afin de dresser un bilan au regard de la situation de télétravail et de valider la poursuite ou non de cette forme d’organisation du travail.

2.4 Il est entendu que les salariés déjà en situation de télétravail à la date de signature du présent accord ne bénéficieront pas d’une période d’adaptation.

Article 3 – Positionnement des jours de télétravail

Les journées de télétravail pourront être positionnées du lundi au vendredi.

Le collaborateur planifie un mois à l’avance ses journées de télétravail compte tenu des règles établies par son supérieur hiérarchique. Il saisit le positionnement des journées de télétravail sur le logiciel de paie, ADP, via le portail accessible aux collaborateurs ainsi que sur son agenda professionnel pour favoriser l’information en interne.

Le collaborateur est autorisé à exercer le télétravail après accord de son supérieur hiérarchique sur le positionnement des jours de télétravail proposé.

En cas de désaccord ou de changement de planning, le supérieur hiérarchique communiquera sa réponse dans un délai raisonnable (et au moins 48h avant le jour souhaité sauf cas de force majeure) pour permettre au collaborateur de s’organiser en conséquence.

Le collaborateur pourra être amené, sur demande de son responsable hiérarchique, à annuler ou à modifier le positionnement d’une journée de télétravail.

Article 4 – Suivi du télétravail par le supérieur hiérarchique

Régulièrement, le télétravail sera évalué au cours d’entretiens de pilotage fixés par le responsable hiérarchique. Ces entretiens aborderont notamment la charge de travail réelle et la charge ressentie, l’autonomie du salarié dans ses missions et l’organisation du service.

Article 5 – Réversibilité

5.1 Commun accord

A l’issue de la période d’adaptation, les parties pourront décider d’un commun accord de mettre fin au télétravail à une date qu’ils détermineront ensemble.

2. A l’initiative du supérieur hiérarchique

Il pourra être mis fin à la situation de télétravail de manière immédiate et unilatérale par le supérieur hiérarchique, notamment à la suite d’un entretien de pilotage au cours duquel sera évalué le télétravail, en cas de :

• objectifs opérationnels non atteints et manque d’autonomie,

• modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail,

• non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

  3. A l’initiative du collaborateur

Le collaborateur peut demander par écrit à son supérieur hiérarchique à mettre fin au télétravail unilatéralement sans devoir justifier pour cela d’un quelconque motif.

La date de fin du télétravail sera déterminée conjointement par le salarié et son supérieur hiérarchique.

4. Suspension du télétravail

Le télétravail peut être suspendu en cas de changement de poste du collaborateur. Dans ce cadre, une étude de faisabilité serait réalisée pour vérifier la compatibilité des nouvelles fonctions avec le télétravail.

A Wasquehal, le 10 septembre 2021

En 4 exemplaires originaux

Pour les sociétés de l’UES SERGIC

*** (*)

Pour le Syndicat FO,

*** (*)

Pour le Syndicat CFDT,

*** (*)

(*) Paraphe sur chaque page et signature précédée le la mention « lu et approuvé ».