UES KYRIBA & KYRIBA SEMEA

ACCORD RELATIF À L’AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

___________________________________________________________________

Entre les soussignés :

• La société par actions simplifiée KYRIBA SEMEA dont le siège social est situé 247 Bureaux de la Colline, SAINT-CLOUD 92210, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 483 518 692

Représentée par XXX

• La société par actions simplifiée KYRIBA, dont le siège social est situé à 247 Bureaux de la Colline SAINT-CLOUD 92210, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 429 336 597

Représentée par XXX

Ci-après désignées « l’UES »,

D'une part

Et :

XXX, dûment mandatée par la CFDT,

D'autre part,

Ci-après collectivement désignées « les Parties »,

Après avoir rappelé que :

Un accord collectif relatif au temps de travail était en vigueur au sein de la société KYRIBA SEMEA depuis le 31 juillet 2013.

Cet accord, constituant pour l’essentiel une déclinaison de l’accord de branche des bureaux d’études techniques du 22 juin 1999, s’est révélé avec le temps et l’évolution de l’activité, inadapté à la fois à l’organisation de KYRIBA en France et à son marché.

Pour rappel en effet, la société KYRIBA SEMEA regroupe les activités de la force de vente (marketing, vente, implémentation, satisfaction et support clients) et doit en conséquence s’adapter aux besoins de la clientèle en dehors des horaires usuels d’ouverture des entreprises ou selon un rythme propre.

La société KYRIBA, qui bénéficiait pour sa part d’un accord collectif identique mais distinct, regroupe les fonctions supports (finance, juridique, ressources humaines) ainsi que l’activité dite technique et produit (soit les activités IT) et doit suivre une organisation de travail adaptée à son secteur métier et à l’activité de la société KYRIBA SEMEA.

De surcroit, ces deux sociétés formant une UES depuis le jugement du Tribunal d’Instance de Boulogne Billancourt du 2 novembre 2015, il est apparu essentiel de revoir plus globalement l’organisation et l’aménagement du temps de travail au sein de celle-ci.

Il est rappelé que la convention collective actuellement applicable à l’activité de l’UES est la Convention Collective des Bureaux d’Etude et des Cabinets d’Ingénieurs Conseil (SYNTEC) (ci-après la « Convention Collective »).

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord est issu de la volonté commune des Parties de définir un cadre juridique harmonisé du temps de travail pour le personnel de l’UES, par la négociation collective.

Les Parties ont souhaité prendre en compte les spécificités de l’activité de l’UES. En effet, l’activité de l’UES fonctionne en lien étroit avec le reste des entités du groupe dans le monde et notamment avec les Etats-Unis où se situe sa maison mère.

Le déploiement de son métier et l’augmentation sensible de l’effectif depuis plusieurs années consécutives militent pour repenser, avec ses partenaires sociaux, un outil d’aménagement et organisation du temps de travail qui réponde aux besoins de l’activité en permettant plus de flexibilité tout en demeurant attractif pour les salariés de l’UES.

Cette évolution a nécessité de clarifier les règles applicables au sein de l’UES, en construisant un modèle d’organisation du travail qui permette à la fois de fluidifier les procédures existantes et d’homogénéiser les pratiques.

Tels sont les enjeux du nouvel accord dont il est question.

Dans ces perspectives, les principes fondamentaux qui ont guidé les négociations engagées sur le thème de l’aménagement et de l’organisation du temps de travail ont été les suivants :

• Aboutir à une simplification des normes par la conclusion d’un accord d’entreprise unique et homogène pour l’ensemble des salariés de l’UES,

• Poursuivre le développement de KYRIBA en France, l’accroissement de son niveau d’expertise, et de la qualité de service à ses clients,

• Adapter les organisations du travail à la nouvelle réglementation, dans le respect de la conciliation des intérêts de l’entreprise et de ceux des salariés, en maintenant un environnement de travail sain et motivant.

Aussi, le présent accord est fondé sur une solution globale et équilibrée tenant compte des différents métiers existants au sein de l’UES. Il entend mettre en avant la souplesse accordée aux collaborateurs dans leur capacité à gérer utilement leur temps de travail, notamment parce que KYRIBA regroupe, au jour des présentes, plus de 90% de salariés cadres qui recherchent avant tout, dans leur mission quotidienne, l’accomplissement d’un résultat défini par les projets qu’ils gèrent.

Les parties signataires déterminent, par le présent accord, les modalités de durée, d’organisation et d’aménagement du temps de travail applicables au sein des sociétés de l’UES.

Le présent accord se substitue aux dispositions des accords conclus au sein de KYRIBA et KYRIBA SEMEA en matière de temps de travail, quelles que soient leurs sources juridiques, et en particulier aux précédents accords collectifs signés au sein desdites sociétés.

Champ d’application du présent accord :

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’UES, qu’il soit embauché sous contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, à temps plein comme à temps partiel, à l’exception :

• des collaborateurs temporairement présents au sein de l’UES mais qui restent salariés de leur employeur d’origine (dont notamment le personnel en régie, les salariés de sous-traitants, le personnel détaché en France).

• des cadres dirigeants, tels que définis par le Code du travail. Au jour des présentes, sont considérés comme cadres dirigeants les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome.

A ce titre, ils participent effectivement à la direction de l’entreprise, à la définition de ses orientations stratégiques, à sa politique sociale, économique et financière à travers la participation à un organe exécutif et perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des rémunérations versées dans l’entreprise.

Ainsi, il est précisé que lorsque le présent accord se réfère au personnel de l’UES, cela exclut les catégories de personnes mentionnées ci-dessus.

Il est expressément convenu que l’intégration dans l’UES d’une nouvelle société ne rendra pas automatique son adhésion au présent accord mais nécessitera une procédure d’adhésion formelle de celle-ci.

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES RELATIVES À LA DURÉE DU TRAVAIL

Les définitions rappelées ci-après sont données à titre purement informatif, conformément aux dispositions légales en vigueur à la date de signature du présent accord.

Article 1 : Définition du temps de travail effectif

1.1 Temps de travail effectif

Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Certaines périodes non travaillées sont assimilées à du travail effectif, par la loi ou la Convention Collective comme par exemples les heures de délégation des représentants du personnel, le temps consacré aux visites et examens médicaux obligatoires et à la formation professionnelle organisée par l’entreprise.

1.2 Temps de pause

Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié doit bénéficier d’un temps de pause d’une durée de 20 minutes.

Ce temps de pause n’est pas compté comme du temps de travail effectif et n’est pas rémunéré par l’employeur. Ainsi, il est rappelé que le temps de pause n’est pas pris en compte pour la détermination des heures supplémentaires accomplies par le salarié.

1.3 Temps de trajet

Le temps de trajet pour se rendre, depuis son domicile, sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas un temps de travail effectif.

Au cours d’une même journée, le temps de trajet passé entre deux lieux d’exécution du travail (deux missions, deux clients…) est pour sa part considéré comme du temps de travail effectif et comptabilisé comme tel.

Article 2 : Limites à la durée du travail

2.1 Durées maximales de travail

Le personnel (hors cadres en forfait jours qui font l’objet de dispositions spécifiques), doit observer, sauf circonstances exceptionnelles :

• Une durée quotidienne de travail effectif de 10 heures maximum.

• Une durée du travail hebdomadaire maximum de 48 heures, sauf dérogations légales prévues en cas de circonstances exceptionnelles.

• Une durée du travail hebdomadaire, sur une période de 12 semaines, de 44 heures maximum.

2.2 Repos quotidien minimal et repos hebdomadaire

L’ensemble du personnel doit respecter un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre la fin d’une journée de travail et le début de la suivante. L’ensemble du personnel de l’UES doit veiller au respect de cette règle, pour lui-même, comme pour ses collaborateurs s’il a un rôle de manager.

De surcroit, tout salarié doit bénéficier d’un repos hebdomadaire d’une durée minimum de 24 heures consécutives à laquelle s’ajoute le repos quotidien de 11 heures (soit un repos hebdomadaire minimal de 35 heures consécutives).

En principe, le repos hebdomadaire est donné le dimanche, sauf dans les cas de dérogation prévus par la Loi.

2.3 Amplitude horaire

L’amplitude journalière se définit comme l'étendue de la journée de travail englobant les heures de travail effectif et les temps de repos. C’est le temps séparant la prise de poste de sa fin.

L'amplitude se distingue ainsi de la durée du travail effectif et doit être calculée sur une même journée de 0 heure à 24 heures.

Afin de respecter le temps de repos quotidien obligatoire, l’amplitude journalière maximale est de 13 heures.

CHAPITRE 2 : MODALITÉS D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL AU SEIN DE L’UES

La nécessaire corrélation qui doit exister entre l’activité de l’UES et l’organisation du temps de travail du personnel, ont conduit les Parties à retenir les trois modalités d’organisation du temps de travail suivantes :

1. 35 heures hebdomadaires ;

2. 37 heures hebdomadaires ;

3. Convention de forfait annuel en jours.

Ces modalités d’organisation du temps de travail sont parfaitement autonomes par rapport aux dispositions prévues par la Convention Collective.

Les Parties conviennent que ces modalités ne sont pas exclusives de modalités différentes qui pourraient être conclues, au cas par cas, avec les salariés de l’UES, en fonction des besoins de l’activité.

Des dispositions particulières relatives au temps partiel sont prévues au terme de cet article.

Article 3 : Modalités d’organisation du temps de travail en heures

3.1 Durée hebdomadaire de travail de 35 heures

Cette modalité est en réalité l’application de la durée légale du travail prévue par le Code du Travail.

Compte tenu de l’activité de l’UES, cette modalité est peu utilisée. Elle s’applique principalement aux salariés en contrats professionnels, aux apprentis et aux stagiaires.

L’horaire de travail effectif correspond à la durée légale du travail soit 35 heures par semaine réparties sur 5 jours pour un emploi à temps plein et ne donne pas lieu à l’octroi de jours de RTT. 

3.2 Durée hebdomadaire de travail de 37 heures

• Personnel concerné 

Cette modalité concerne les salariés cadres ou non cadres disposant d’une autonomie limitée dans l’accomplissement de leur fonction et/ou devant respecter des horaires prédéterminés selon un planning établi chaque mois par leur management, et dont la durée du travail effective ne peut pas être limitée à 35 heures hebdomadaires pour des raisons de service.

Cette modalité concerne par exemple le personnel dans les services suivants :

• Support Clients,

• Connectivité.

Le personnel concerné par cette modalité doit bénéficier d’une rémunération au moins égale aux minima conventionnels prévus pour le personnel soumis à la durée légale du travail.

• Acquisition de JRTT 

L’horaire de travail effectif est de 37 heures par semaine (soit 7 heures et 24 minutes par jour), pour un emploi à temps plein, réparties sur 5 jours .

En contrepartie de cet horaire de travail, les Parties conviennent que le personnel concerné bénéficie d’une journée de repos par mois travaillé (« JRTT »), soit 12 JRTT par année complète de travail.

La période d’appréciation pour connaître le nombre de jours de repos acquis s’étend du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année civile, quelle que soit la date d’entrée ou de départ du salarié concerné. Un calcul au prorata sera opéré pour retrancher la période d’absence de l’année en cours pour les arrivées en cours d’année.

• Modalités de prise des JRTT 

Les JRTT pourront être pris par journée ou par demi-journées. Ils devront être pris au cours de la période d’acquisition (année N). Aucune anticipation ne sera possible dans la prise de ces JRTT.

Une tolérance permet la prise des JRTT non pris jusqu’au 31 mars de l’année N+1. A l’issue de cette période de tolérance, les JRTT non pris seront perdus et ne feront l’objet d’aucune compensation.

Il est rappelé que le personnel a la possibilité de placer 6 JRTT par an sur leur CET, sous réserve que cela soit fait avant le 15 décembre de l’année N.

De plus, la prise de JRTT devra se faire selon les principes suivants :

• Le salarié doit respecter un délai de 5 jours calendaires entre la demande de prise de JRTT et la date effective de prise de JRTT.

• La demande de prise de JRTT se fait par le biais de l’outil de gestion des congés.

• Le choix des dates de prise des JRTT doit s’effectuer en accord avec le responsable hiérarchique.

3.3 Horaires de travail

• Horaires de travail « ordinaires »

Le personnel soumis à d’une organisation du travail en heures bénéficie d’horaires variables dans le cadre desquels il peut, sous réserve des contraintes de services, aménager ses journées de travail.

Ces plages variables sont les suivantes :

• 7h30/10h le matin ;

• 16h/20h le soir.

Les plages fixes, en dehors des horaires de la pause déjeuner, sont de 10h à 16h.

La pause déjeuner, dont la durée doit être comprise entre 1 heure et 2 heures continues, doit pour sa part être prise entre 12h et 14h (sous réserve des contraintes de service).

Pendant les plages fixes, les salariés relevant d’un décompte horaire de leur temps de travail doivent sauf circonstances exceptionnelles, être présents à leur poste de travail (en présentiel ou à distance dans le cadre du télétravail).

• Horaires de travail « dérogatoires » pour les équipes successives

L’activité de l’UES nécessite une communication régulière avec les entités du Groupe réparties sur les autres continents, ce qui requiert de plus en plus de coordination :

• à la fois transversale, dès lors que plusieurs acteurs, de pays différents, interviennent sur des projets communs,

• et hiérarchique, le management n’étant pas toujours organisé, pour les besoins de l’activité, entre salariés travaillant sur les mêmes sites.

Dans ce contexte, les Parties conviennent de la nécessité de de repenser les horaires au sein de la journée afin de garantir au mieux la qualité et la continuité du travail au sein de l’UES tout en assurant le respect des temps de repos.

Dans cette perspective, le modèle du travail en équipes successives semble être le plus adapté.

Les postes potentiellement concernés par cette organisation du travail sont, au jour des présentes et sans que cette liste ne soit limitative :

• Cloud Services (à ce jour TechOps et DevOps);

• Produit ;

• Informatique interne.

Les équipes successives couvriront une plage horaire s’étendant de 6 heures du matin à 22 heures le soir, de la manière suivante :

• Equipe matin :

• 7 heures de travail à répartir sur la journée entre 6h00 et 15h00 pour les salariés dont la durée effective du travail est de 35 heures hebdomadaires, et

• 7,4 heures de travail à répartir entre 6h00 et 15h30 pour les salariés dont la durée effective du travail est de 37 heures hebdomadaires.

• Equipe journée :

• 7 heures de travail à répartir sur la journée entre 14h00 et 22h00 pour les salariés dont la durée effective du travail est de 35 heures hebdomadaires, et

• 7,4 heures de travail à répartir entre 12h30 et 22h00 pour les salariés dont la durée effective du travail est de 37 heures hebdomadaires.

La pause déjeuner, d’une durée comprise entre 1 heure et 2 heures continues, doit être prise au cours de la journée de travail en tenant compte des contraintes de services.

Il revient en outre aux salariés intervenant en horaires dérogatoires de respecter les plages fixes suivantes :

• Equipe matin : 6h00 à 10h00 le matin ;

• Equipe journée : 15h00 à 19h00 l’après-midi.

Ces dispositions s’appliquent également aux salariés exerçant leurs fonctions en télétravail.

Les équipes sont constituées par le manager. Il sera prioritairement tenu compte des souhaits des salariés dans l’affectation à une équipe et de leur éventuel souhait de conserver, autant que possible, leur affectation dans une équipe donnée.

La composition nominative de chaque équipe sera indiquée sur un registre constamment mis à jour et tenu à la disposition de l'inspecteur du travail et de l’institution représentative du personnel.

Elle sera communiquée aux salariés concernés par tous moyens, au moins un mois avant la mise en œuvre et avant tout changement dans sa composition.

Enfin, il est rappelé que l’affectation d’un même salarié à deux équipes successives, sauf circonstances exceptionnelles ou nécessités impérieuses de fonctionnement dans les conditions prévues par la Loi, est interdite.

• Horaires de travail prédéterminés

Le personnel travaillant au sein de l’équipe Support est soumis à des horaires de travail prédéterminés compte tenu de leur activité.

Les horaires de travail sont, à ce jour, compris entre 8H00 et 18H00 et sont fixés par le manager en début de chaque mois.

3.4 Contrôle et suivi du temps de travail

Un système de suivi permettra de contrôler la durée du travail du salarié et notamment l’accomplissement d’éventuelles heures supplémentaires, le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire, la prise de congés, les absences du salarié etc.

Les informations rentrées par le salarié dans le logiciel de suivi devront être validées par son manager/supérieur hiérarchique, puis par le service Ressources Humaines, au plus tard le 20 de chaque mois, ou le jour travaillé précédent si l’échéance tombe durant un week-end.

3.5 Les heures supplémentaires

• Définition

Sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées, à la demande de l’employeur au-delà de la durée contractuelle de travail prévue au titre de chacune des modalités d’organisation du temps de travail appliquées au sein de l’UES et qui figurent aux articles 3.1 et 3.2 du présent accord.

Ainsi :

• pour les salariés dont la durée du travail est de 35 heures hebdomadaires, l’heure supplémentaire est celle réalisée au-delà de 35 heures effectives.

• pour les salariés dont la durée du travail est de 37 heures hebdomadaires ramenée à 35 heures hebdomadaires en moyennent par l’octroi RTT, l’heure supplémentaire est celle réalisée au-delà de 37 heures effectives par semaine.

• pour les salariés dont le forfait en heures sur la semaine est assorti d’une garantie en nombre maximal de jours de travail fixé à 218 jours, journée de solidarité incluse, englobant les variations éventuellement accomplies dans la limite de 10% pour un horaire hebdomadaire de 35 heures, l’heure supplémentaire est celle réalisée au-delà de 38 heures 30 effectives par semaine.

Par ailleurs, seules les heures supplémentaires accomplies à la demande du manager, pour des nécessités de services, donnent lieu à un repos compensateur de remplacement ou à rémunération.

En effet, le salarié n’est pas habilité, sans autorisation de son supérieur, à réaliser une heure supplémentaire.

• Contingent annuel d’heures supplémentaires

Les parties signataires fixent le contingent annuel d’heures supplémentaires par an et par salarié à 220 heures.

• Compensation des heures supplémentaires réalisées dans le contingent

La compensation des heures supplémentaires par le biais de l’attribution d’un repos compensateur de remplacement ou par le biais d’une contrepartie financière sera laissée à la libre appréciation de l’employeur.

• Principe : attribution d’un repos compensateur de remplacement

En principe, les heures supplémentaires effectuées à l’intérieur du contingent donneront lieu à un repos compensateur de remplacement.

Le repos compensateur de remplacement sera attribué de la manière suivante :

• Les 4 premières heures supplémentaires accomplies seront compensées par un repos d’une durée équivalente, majoré de 15% ;

• De la 5^ème à la 8^ème heure, les heures supplémentaires accomplies seront compensées par un repos équivalent majoré de 25% ;

• Au-delà de la 9^ème heure accomplie, les heures seront compensées par un repos d’une durée équivalente, majorée de 50%.

Dans ce cas, les heures supplémentaires ainsi compensées ne s’imputeront pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

Le repos compensateur de remplacement est pris au choix du salarié, par journée entière ou demi-journée. Il doit être pris dans un délai de 3 mois suivant le mois de son acquisition.

• Exception : paiement d’une contrepartie financière

Toutefois, avec l’accord exprès de l’employeur, les heures supplémentaires pourront donner lieu à paiement, dans les conditions suivantes :

• 15% pour les 4 premières heures supplémentaires ;

• 25% de la 5^ème à la 8^ème heure supplémentaire ;

• 50% au-delà de la 9^ème heure supplémentaire.

Dans ce cas, elles s’imputeront sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

• Compensation des heures supplémentaires réalisées au-delà du contingent

Éventuellement, des heures supplémentaires pourront être effectuées au-delà du contingent annuel d’heures supplémentaires, après consultation de l’institution représentative du personnel.

Dans cette hypothèse, elles donneront lieu à une contrepartie obligatoire en repos conformément aux conditions légales en vigueur.

Article 4 : Organisation du temps de travail en jours

4.1 Personnel concerné

Le forfait annuel en jours est prévu conformément aux dispositions de l’Annexe 7 de la Convention Collective, article 4 du chapitre 2.

Ils doivent disposer de la plus large autonomie d'initiative et assumer la responsabilité pleine et entière du temps qu'ils consacrent à leur mission. Ils disposent d’une grande latitude dans l'organisation du travail et la gestion du temps.

Au sein de l’UES, la convention de forfait en jours sur l’année est pleinement adaptée aux cadres autonomes qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de l’emploi du temps dédié à la réalisation de leur mission, laquelle ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’équipe ou du service auquel ils appartiennent.

L’accomplissement de la mission qui leur est dévolue, sous leur responsabilité, est ainsi exclusif de toute référence à un horaire de travail.

4.2 Accord du salarié

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l'objet d'un écrit signé par le salarié, soit dans le cadre de son contrat de travail, soit d’un avenant annexé à celui-ci.

La convention individuelle fera référence à l'accord collectif d'entreprise applicable et énumère :

• Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• La rémunération correspondante ;

• Les garanties du droit au repos et à la santé dont bénéficie le salarié.

4.3 Nombre de jours de travail

Le nombre de jours travaillés dans l’année est fixé à 218 jours. La journée de solidarité est incluse dans ce forfait.

La période annuelle de référence est l’année civile (1^er janvier – 31 décembre).

L’employeur peut proposer au salarié de renoncer à une partie des jours non travaillés, dans le cadre d’un avenant mentionnant le nombre de jours de travail supplémentaire qu’entraine cette renonciation, sans que le nombre de jours travaillé puisse excéder 230 jours.

Le contrat de travail précise si le temps de travail est réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine. Le jour de repos hebdomadaire étant en principe le dimanche, sauf dérogation en application de la loi.

Le forfait est, le cas échéant, réduit du nombre de jours de congés conventionnels, notamment pour ancienneté dont bénéficie le salarié.

Pour les salariés ayant une activité réduite (temps partiel) sur une année civile complète, un forfait annuel inférieur à celui visé ci-dessus peut être mis en œuvre, au prorata de la réduction de leur activité. Ces derniers bénéficient à due proportion des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant à temps complet. Ils seront rémunérés au prorata du nombre de jours fixé par leur convention individuelle de forfait et leur charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

4.4 Rémunération forfaitaire

Les salariés soumis à un forfait annuel en jours bénéficient d’une rémunération forfaitaire annuelle, en contrepartie de l’exercice de leur mission, lissée sur 12 mois.

La rémunération forfaitaire est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies.

4.5 Détermination des jours de repos

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (218 jours de travail sur l'année pour un droit à congés payés complet), ces salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d'une année sur l'autre en fonction notamment du nombre de jours fériés chômés.

Il sera tenu compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant à tout autre type d'absence.

Le positionnement des jours de repos par journée entière ou demi-journée se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.

Les JRTT devront être pris au cours de la période de référence. A l’issue de cette période, les JRTT non pris seront perdus et ne feront l’objet d’aucune compensation.

Il est rappelé que les salariés ont la possibilité de placer 6 JRTT par an sur leur CET, sous réserve que cela soit fait avant le 15 décembre de l’année N.

4.6 Droit à la santé et au repos des salariés en forfait-jours

Les Parties entendent assurer au personnel soumis au forfait-jour, qu’il soit à temps plein ou réduit, le respect du droit au repos et à la santé.

Les repos quotidiens et hebdomadaires tels que rappelés à l’article 2.2 du chapitre 1 du présent accord devront être respectés strictement.

Sans revenir sur les dispositions légales applicables aux salariés en forfait-jours excluant que ceux-ci soient soumis à un décompte horaire du temps de travail, au respect d’une durée maximale journalière et hebdomadaire et au décompte des heures supplémentaires, les garanties suivantes sont prévues afin de s’assurer que la durée du travail, l’amplitude et la charge de travail du salarié restent raisonnables.

• Contrôle du nombre de jours travaillés :

Le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés, actuellement via un document auto-déclaratif type Excel, puis sur un logiciel SIRH qui sera mis à disposition par la Société. Ce contrôle permet d’identifier les jours travaillés et les jours non travaillés, leur répartition ainsi que leur positionnement.

Dans le logiciel SIRH, le salarié saisira, après validation de son supérieur hiérarchique, les journées ou demi-journées de repos prises au titre du forfait, les congés payés, les congés conventionnels et les autres jours non travaillés avec leur qualification. Ces données seront conservées à la Direction des Ressources Humaines pendant une durée de cinq ans.

En parallèle, le salarié a la possibilité de faire part, par tout moyen, à sa hiérarchie et/ou à la Direction des Ressources Humaines des difficultés éventuellement rencontrées et pourra faire des observations sur sa charge de travail.

• Amplitude de travail

L’amplitude quotidienne de travail doit rester raisonnable et ne peut en aucun cas être supérieure à 13 heures.

La limite ainsi fixée constitue une limite maximale, les salariés doivent donc, dans le cadre de l’organisation de leur temps de travail, tendre à réduire la durée d’amplitude à un niveau inférieur à cette limite. Chaque supérieur hiérarchique veillera au respect de cette règle.

• Droit à la déconnexion

Les salariés titulaires d’une convention en forfait jours pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions figurant à l’article 7 du présent accord ainsi que de tout texte s’y substituant.

• Maîtrise et suivi de la charge de travail et de l’équilibre vie privée et vie professionnelle

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, la Direction assurera le suivi régulier de l'organisation du travail du salarié sous convention de forfait annuel en jours, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier sa vie professionnelle avec sa vie privée.

Pour sa part, le salarié devra informer son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il lui appartient, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, d’en avertir sans délai sa hiérarchie ou la Direction des Ressources Humaines afin que toutes mesures lui permettant de respecter les dispositions légales soient mises en œuvre.

La Direction examinera la situation afin d’évaluer si cette dernière présente un caractère conjoncturel, notamment si elle peut s’expliquer par des circonstances spécifiques et ponctuelles propres au domaine d’activité du salarié. Si la situation présente un caractère durable ou structurel, une aide sera apportée à travers des propositions de solutions visant à concilier les impératifs de service et le respect de la durée du travail (modification d’organisation, répartition de charge de travail, formation, recrutement, etc.).

Pour ce faire, plusieurs outils sont définis dans le présent accord :

• Répartition initiale prévisionnelle de la charge de travail

Afin que le salarié puisse répartir dans les meilleures conditions, et au plus tôt, sa charge de travail, il est convenu qu’il puisse établir pour chaque semestre un planning prévisionnel de la charge de travail.

Ce planning sera communiqué à son responsable hiérarchique et pourra faire l’objet d’une discussion entre eux, notamment afin que cette charge soit identifiée et quantifiée.

En cas de modification de la charge de travail, à la hausse ou à la baisse, le manager ou le salarié devra prendre l’initiative d’adapter le planning prévisionnel de charge, et notamment de vérifier sa compatibilité avec le droit au repos du salarié et sa conciliation avec sa vie privée.

• Entretien annuel de suivi

Par dérogation aux dispositions de la Convention Collective, les Parties conviennent que le salarié bénéficiera d’un entretien annuel de suivi du forfait-jours, qui pourra se tenir en même temps que l’entretien annuel d’évaluation.

Cet entretien annuel de suivi sera notamment l’occasion de discuter avec le salarié des sujets suivants :

• l’organisation du travail ;

• sa charge de travail ;

• l’amplitude de ses journées d'activité ;

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

• les conditions de déconnexion ;

• sa rémunération.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien annuel.

La liste indicative des sujets concernés par cet entretien est mentionnée dans le document qui sera complété lors de l’entretien et sera transmise dans la convocation adressée au salarié et/ou sera mise à disposition du salarié dans le SIRH.

Il est précisé qu’un second entretien similaire pourra être organisé chaque année, à la demande du salarié concerné.

CHAPITRE 3 : CONGES PAYÉS ET JOURNÉE DE SOLIDARITÉ

Article 5 : Congés payés

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, tout salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au sein de l’UES.

Les jours de congés payés sont acquis entre le 1^er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours. Pour les salariés n’ayant pas travaillé pendant toute la période de référence telle que mentionnée ci-dessus, la durée des congés payés est fixée prorata temporis.

Les congés payés peuvent être pris par les salariés dès leur acquisition. Par principe, le report des congés payés d’une année sur l’autre n’est pas autorisé.

Exceptionnellement, le report de jours de congés payés jusqu’au 30 juin de l’année en cours est possible sous réserve que le salarié justifie de ne pas avoir été en mesure d’épuiser ses jours de congés avant le 31 mai de l’année en cours et de l’accord de son manager.

Les congés payés non pris pourront être placés dans le CET dans la limite de 5 jours ouvrés de congés payés.

Toute demande de prise de congés payés est sujette à l’approbation préalable du manager et doit être formulée au moins une semaine à l’avance, deux semaines si la période d’absence demandée est supérieure à 5 jours ouvrés.

Article 6 : Journée de solidarité

La journée de solidarité est fixée au lundi de Pentecôte.

Le travail accompli, dans la limite de sept heures, durant la journée de solidarité ne donne pas lieu à rémunération.

• Pour les salariés à temps complet, la durée du travail de ce jour sera fixée à 7 heures.

• Pour les salariés à temps partiel, la durée du travail sera égale au nombre d’heures résultant du rapport suivant : 7 heures / 35 heures × durée contractuelle de travail.

• Pour les salariés en forfait jours, la journée de solidarité est incluse dans ce forfait.

CHAPITRE 4 : UTILISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES

Article 7 : Droit à la déconnexion

A l’exception des cadres dirigeants de l’entreprise, le droit à la déconnexion bénéficie à l’ensemble des salariés de l’UES utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.

Les dispositions du présent article n’ont pas vocation à s’appliquer lors des périodes d’astreintes durant lesquelles les salariés devront rester joignables.

En dehors de ses périodes habituelles de travail et plus particulièrement pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, tout salarié de l’entreprise bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques professionnels mis à sa disposition.

L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication numérique par les émetteurs et les receveurs de messages électroniques, dans le cadre défini par l’entreprise favorisant cette utilisation régulée.

Ainsi, sauf en cas d’urgence ou de nécessité de service, le salarié veillera, pendant ses temps de repos et de congés, à ne pas utiliser, à des fins professionnelles, les outils numériques, ni à se connecter au réseau professionnel.

Pendant ces périodes et sauf en cas d’urgence ou de projets stratégiques nécessitant une plus grande disponibilité sur une période limitée, le salarié n’est également pas tenu de répondre aux appels et différents messages qui lui sont envoyés

En outre, l’exercice du droit à la déconnexion ne peut donner lieu à aucune conséquence immédiate ou différée.

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, les salariés sont encouragés à ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.

Article 8 : Utilisation raisonnée des outils numériques

• Valorisation des modes alternatifs de communication interne

Les Parties souhaitent valoriser toutes les formes d’échange entre les salariés. C’est pourquoi l’outil numérique ne doit pas avoir vocation à devenir le seul vecteur de communication.

Chaque fois que cela est possible, et sauf dans les cas où la conservation d’une trace écrite s’avère nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont encouragés à recourir à des modes de communication traditionnels tels que :

• les appels téléphoniques,

• les visio/vidéo conférences,

• les visites dans les bureaux,

• des réunions physiques (sans consultation de la messagerie), notamment afin d’éviter les situations d’isolement et le risque de multiplication excessive de communications en dehors du temps de travail.

• 
  Rationalisation de l’utilisation de la messagerie électronique

• Envoi différé de courrier électronique

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence, les salariés sont invités à annuler ou a reporter leur envoi de courriers électroniques durant leurs temps de repos et notamment les week-ends et/ou les jours fériés.

Les courriers électroniques adressés en dehors de toute urgence seront présumés non lus jusqu’à la prochaine période habituelle de travail du destinataire, notamment lorsqu’il existe un décalage horaire entre l’expéditeur et le destinataire d’un courrier électronique.

Le fait pour un salarié d’envoyer un courrier électronique à caractère professionnel durant ses temps de repos et notamment les week-ends et/ou les jours fériés, signifie qu’il a pris la mesure des conséquences que son envoi implique et, notamment du fait que son message sera distribué à son destinataire, quand bien même ce dernier serait en période de repos.

Si l’émetteur d’une communication numérique considère que la situation, par principe non habituelle, impose une réponse urgente de son destinataire, les salariés sont invités à privilégier l’utilisation du téléphone professionnel.

Par ailleurs, les salariés sont également invités à indiquer, dans le message audio (ou dans l’objet du courrier électronique), de façon synthétique, la nature de l’urgence et l’échéance souhaitée pour son traitement.

• Contenu et destinataires des courriers électroniques

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié.

Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs ainsi que ceux appelant des réponses instantanées en dehors de heures de travail.

Par ailleurs, la Direction encourage les salariés à limiter le nombre de destinataires lors de l’envoi de courriers électroniques aux personnes directement concernées, en tenant compte de l’objet et du contenu de ceux-ci. De même, l’usage de la fonction « répondre à tous » devra être limitée aux seuls cas où il s’avère nécessaire.

Après trois itérations sur le même message, l’utilisation du téléphone, vidéo conférence et/ou réunion sera privilégiée.

En outre, les Parties recommandent que les signatures de messagerie électronique des salariés comportent une mention relative au rappel du principe du respect des temps de repos du destinataire.

• Message d’absence

Préalablement à toute absence prévisible, il est expressément demandé aux salariés de paramétrer un message automatique informant ses interlocuteurs :

• de son absence ;

• de la date prévisible de son retour ;

• des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence.

• Téléphone portable

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence, les salariés sont invités à reporter les appels ou l’envoi de SMS à caractère professionnel durant leurs temps de repos et notamment les week-ends et/ou les jours fériés.

Les SMS adressés en dehors de toute urgence seront présumés non lus jusqu’à la prochaine période habituelle de travail du destinataire, notamment lorsqu’il existe un décalage horaire entre l’émetteur et le destinataire de l’appel.

Le fait pour un salarié d’envoyer un SMS à caractère professionnel ou d’appeler un autre salarié durant ses temps de repos et notamment les week-ends et/ou les jours fériés, signifie qu’il a pris la mesure des conséquences que son envoi/appel implique.

Article 9 : Rôle des managers

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés sont tenus d’adopter une attitude conforme aux principes exposés ci-dessus.

En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs en dehors de situations d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, les managers sont invités à rappeler les bonnes pratiques en matière de droit à la déconnexion aux salariés sous leur supervision.

Les entretiens d’évaluation annuels aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés concernés afin de veiller à assurer un équilibre adéquat entre leur vie professionnelle et personnelle.

Une attention particulière sera consacrée à l’occasion des entretiens des salariés dont le temps de travail est régi par une convention individuelle de forfait en jours.

Ces salariés seront invités à cette occasion à communiquer sur l’effectivité de l’exercice de leur droit à la déconnexion, mais également à tout moment et notamment dans le cadre de leur fiche mensuelle de suivi.

CHAPITRE 5 : COMPTE ÉPARGNE TEMPS

Les Parties rappellent que les salariés peuvent bénéficier d’un compte épargne temps dans les conditions prévues au sein des accord collectifs d’entreprise signés respectivement le 8 mars 2013 au sein de KYRIBA et le 31 juillet 2013 au sein de KYRIBA SEMEA.

CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES

Article 10 : Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et entrera en vigueur après l’approbation de l’accord par les salariés à la majorité des suffrages exprimés en application de l’article L. 2232-26 du Code du travail.

L’ensemble de ses dispositions entrera en vigueur à une même date.

Article 11 : Suivi et interprétation de l'accord

11.1 Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 5 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

Toutefois, en cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

11.2 Interprétation de l’accord

Au-delà de la clause de rendez-vous figurant ci-dessus, les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord et doivent être conclus dans un délai maximum de 45 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 12 : Révision de l’accord

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres Parties habilitées à engager la procédure de révision par tout moyen permettant de donner une date certaine (courriel avec accusé de lecture, lettre recommandée avec accusé de réception…).

Article 13 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 14 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de télé-procédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Boulogne-Billancourt.

Il est par ailleurs adressé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective à l’adresse opnc@syntec.fr

Article 15 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Saint Cloud, le 31 octobre 2019

En 2 (deux) exemplaires originaux

____________________________ _______________________________

Pour KYRIBA et KYRIBA SEMEA Pour l’élu(e) mandaté(e) par la CFTC