Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL DANS LE CADRE DU PLAN DE LUTTE CONTRE L’EPIDEMIE DE COVID-19 AU SEIN DE L’UES KYRIBA & KYRIBA SEMEA" chez KYRIBA (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL DANS LE CADRE DU PLAN DE LUTTE CONTRE L’EPIDEMIE DE COVID-19 AU SEIN DE L’UES KYRIBA & KYRIBA SEMEA

ENTRE

• KYRIBA SEMEA, société par actions simplifiée dont le siège social est situé 247 Bureaux de la Colline, SAINT-CLOUD 92210, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 483 518 692,

Représentée par XXXXXX, Sr Directeur des ressources humaines EMEA, ayant reçu tout pouvoir aux effets des présentes,

• KYRIBA, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé à 247 Bureaux de la Colline SAINT-CLOUD 92210, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 429 336 597,

Représentée par XXXXXX, Sr Directeur des ressources humaines EMEA, ayant reçu tout pouvoir aux effets des présentes,

Ci-après dénommées ensemble « La Société »

D'UNE PART,

ET

XXXXXX, élu Titulaire collège Cadre du Comité social et économique (« CSE »),

XXXXXX, élu Titulaire collège Cadre du Comité social et économique (« CSE »),

D'AUTRE PART

Ci-après dénommés ensemble : « Les Parties ».

PREAMBULE

Compte tenu de l’ampleur et du développement de l’épidémie de coronavirus (Covid-19 - 2020), la Direction a demandé aux collaborateurs de KYRIBA susceptibles d’exercer leurs missions à distance de travailler depuis leur domicile afin de limiter les risques de contamination dans le cadre de cette crise sanitaire majeure, conformément à son obligation de sécurité.

Le recours au télétravail est, en effet, une mesure recommandée par le gouvernement en ce qu’il participe à la démarche de prévention du risque d’infection et permet de limiter l’affluence dans les transports en commun.

Le recours au télétravail s’inscrit donc dans le cadre des dispositions prévues à l’article L.1222-11 du Code du travail lesquelles prévoient qu’« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des Salariés ».

Dans une telle hypothèse, l’employeur peut donc unilatéralement imposer le recours au télétravail, à temps plein ou partiel, à tous les Salariés dont le poste est compatible avec un exercice à distance, comme mesure de sécurité préventive sans que la formalisation d’un avenant à leur contrat de travail soit nécessaire.

En l’absence de prévisibilité sur la fin de cette crise sanitaire majeure et afin d’anticiper la survenance d’éventuelles autres épidémies dans les mois et années à venir, les Parties se sont rapprochées afin d’encadrer la situation des salariés se trouvant en situation de télétravail occasionnel dans ces circonstances exceptionnelles afin de préserver la santé et la sécurité des salariés et de favoriser une poursuite de l’activité de la Société dans des conditions optimales.

Le présent accord se substitue à l’ensemble des dispositions conventionnelles, décisions unilatérales, usages ayant le même objet.

IL EST CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT

Article 1 - Durée du dispositif exceptionnel de lutte contre la propagation de virus

Compte tenu de la persistance de l’épidémie liée au virus de la Covid-19, les dispositions figurant dans le cadre du présent Accord ont vocation à s’appliquer jusqu’au 31 décembre 2020 aux Salariés exerçant habituellement leur activité depuis les locaux de la Société.

L’application de l’Accord pourra être prolongée au-delà de cette échéance, en cas de persistance de la crise sanitaire.

Les Salariés concernés ne pourront cependant prétendre à un quelconque droit au télétravail régulier à l’issue de cette période et devront reprendre leur activité depuis les locaux de la Société.

Par ailleurs, les dispositions prévues dans le cadre du présent Accord auront également vocation à s’appliquer en cas de nouvelles épidémies ou pandémies rendant nécessaires le recours au télétravail dans le cadre des dispositions prévues à l’article L.1222-11 du Code du travail.

Article 2 – Nombre de jours télétravaillés

Les Salariés seront tenus d’exercer leur activité, en télétravail, à temps plein jusqu’au 31 décembre 2020, sous réserve des instructions contraires communiquées par la Direction.

Ainsi, le nombre de jours télétravaillés pourra être amené à diminuer en raison d’une nouvelle organisation du travail en cas d’amélioration ou prolongé en raison de la persistance de la crise sanitaire.

Les Salariés s’engagent à se conformer aux directives de la Direction à cet égard conformément aux dispositions de l’article L.1222-11 du Code du travail.

Article 3 - Lieu du télétravail et conformité des locaux

• Lieu du télétravail

Le travail accompli hors des locaux de l’entreprise doit être effectué au dernier domicile déclaré par le Salarié en France métropolitaine pour des questions de sécurité informatique et de confidentialité des données mais également afin de limiter les risques de propagation du virus.

Les Salariés souhaitant télétravailler depuis un autre lieu que leur domicile habituel dans le cadre du télétravail occasionnel s’engagent donc à en informer, sans délai, par email, leur supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines (XXXXXX).

Une telle demande pourra être formulée dans les cas suivants :

• résidence principale non compatible avec l’exercice du travail à domicile (absence ou mauvaise connexion internet, absence de conformité des installations électriques, résidence trop exiguë, situation familiale, etc.) ;

• isolement du salarié.

La Société s’engage à étudier chaque demande avec attention afin de trouver la solution la plus adéquate pour le Salarié.

En tout état de cause, il est précisé que la Société n’autorisera pas l’exercice du télétravail en dehors de la France métropolitaine.

• Conformité des locaux

Les Salariés s’engagent à informer sans délai leur supérieur hiérarchique par email en copiant les Ressources Humaines (XXXXXX) dans l’hypothèse où leur domicile ne leur permettrait pas de remplir leurs fonctions ou présenterait un risque d’hygiène et/ou de sécurité dans leurs conditions de travail.

De la même manière, les Salariés s’engagent à informer dans les meilleurs délais leur assureur qu’ils seront amenés à travailler temporairement depuis leur domicile avec du matériel appartenant à la Société et à solliciter une attestation « multirisques habitation » couvrant le lieu du télétravail.

Article 4 - Plages horaires de disponibilité

Pour les Salariés soumis à un décompte horaire de leur temps de travail, les horaires de travail à domicile seront les mêmes que ceux habituellement effectués par le Salarié au bureau.

Le Manager fixera en concertation avec le Salarié les plages horaires durant lesquelles ce dernier s’engagera à rester joignable par les moyens de communication mis à sa disposition par la Société.

Ces plages horaires de contact seront d’une durée minimale de 7 (sept) heures par jour pour des Salariés à temps plein.

A défaut de fixation des plages de disponibilités entre le Salarié et son Manager, les plages horaires minimales de contact seront les suivantes :

• 9 heures à 12 heures ;

• 14 heures à 18 heures.

La pause déjeuner, dont la durée doit être comprise entre 1 heure et 2 heures continues, doit pour sa part être prise entre 12h et 14h (sous réserve des contraintes de service).

Pendant ces plages horaires, le Salarié est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou visioconférences organisées par sa hiérarchie ou nécessaires à l’accomplissement de ses missions et à consulter régulièrement sa messagerie professionnelle.

Une tolérance sera naturellement appliquée pour les Salariés contraints de garder leurs enfants en bas âge en raison d’une fermeture de leurs établissements scolaires ou une absence de garde liée à un nouveau confinement.

Les Parties précisent que ces dispositions ne sont pas applicables aux Salariés pendant les périodes d’astreinte durant lesquelles ils doivent rester joignables et se tenir prêt à intervenir si nécessaire.

Le Salarié devra indiquer à son supérieur hiérarchique le numéro de téléphone sur lequel il est joignable pendant ces plages.

Article 5 - Contrôle du temps de travail et droit à la déconnexion

• Durée et contrôle du temps de travail

La durée du travail applicable au Salarié pendant sa ou ses journées de télétravail est celle définie par les accords collectifs en vigueur au sein de l’Unité économique et sociale, par son contrat de travail et ses éventuels avenants.

Les Salariés soumis à un décompte horaire de leur temps de travail s’engagent par ailleurs à respecter les dispositions légales relatives à la durée du travail journalière (durée et amplitude), hebdomadaire et aux temps de repos quotidiens et hebdomadaires.

En particulier, les Salariés en forfait annuel en jours non soumis au décompte horaire de leur temps de travail doivent veiller à respecter une amplitude horaire journalière permettant de préserver un temps de repos quotidien de 11 heures consécutives minimum et un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum.

En tout état de cause, les Salariés devront continuer à déclarer leurs heures ou jours de travail, au moyen de l’outil informatique en place et/ou fichier auto-déclaratif, conformément aux règles de gestion des temps en vigueur dans l’entreprise.

Le Salarié échangera avec son Manager lors de son entretien annuel sur l’amplitude et la charge de travail et sur le respect de la durée des repos journaliers et hebdomadaires légaux obligatoires dans le cadre du télétravail. Il peut solliciter le cas échéant un entretien en cas de difficultés.

• Droit à la déconnexion

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les Parties reconnaissent que le temps d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit être maîtrisé afin de ne pas interférer avec la vie privée du Salarié.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier ni à la hausse, ni à la baisse, les missions et activités habituelles du Salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

Dans ce cadre, il est reconnu au Salarié en télétravail un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires de travail habituel où il doit être joignable, sauf urgence ou situation exceptionnelle liée aux impératifs de bon fonctionnement de l’activité. En tout état de cause, ce droit à la déconnexion doit être strictement appliqué pendant la durée légale de repos minimum quotidien et hebdomadaire.

Le Salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par la Société, et peut l’alerter si nécessaire de toute problématique y afférente.

En tout état de cause, l’employeur doit veiller au respect de ce droit et échanger régulièrement avec le Salarié sur ces aspects, a minima lors du renouvellement du télétravail et dès lors que le Salarié le sollicite.

Article 6 - Santé, sécurité et conditions de travail

Le Salarié en situation de télétravail est soumis aux mêmes dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail que les autres Salariés. À cet effet, le Salarié atteste que son domicile permet l’exécution du télétravail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité dans les conditions visées à l’Article 3 du présent Accord.

Les télétravailleurs bénéficient ainsi de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Si un accident survient au domicile pendant le/les jour(s) de télétravail, le Salarié en avise immédiatement son Manager, dans les mêmes délais et formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la Société.

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le Salarié doit en informer son Manager et transmettre le justificatif dans les mêmes délais applicables que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de la Société.

Article 7 - Equipement mis à disposition du Salarié

Chaque Salarié se verra fournir par la Société les équipements nécessaires à l’exercice de son activité en télétravail savoir :

• un ordinateur portable et ses accessoires ;

• si besoin, un bloc d’alimentation complémentaire et un casque ;

• un téléphone portable ;

• un accès à distance à ses applications de travail

• un écran externe et un siège de bureau sur demande du Salarié.

Par principe, il ne sera pas fourni d'imprimante ou scanner ni de second écran au domicile du Salarié.

Pour rappel, la Société reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du Salarié en télétravail.

Ce dernier doit s’engager à l’utiliser dans le respect des consignes de sécurité et interdiction d’utilisation, à en prendre soin et à le conserver en bon état de marche.

Le matériel mis à disposition constitue un prêt de la Société et doit, au moment de la cessation effective de l’accès au télétravail, être restitué par le Salarié.

Toute panne ou mauvais fonctionnement des équipements professionnels de travail doit être signalé et reporté immédiatement au Service informatique (XXXXXX). La maintenance et le remplacement éventuel du matériel professionnel mis à disposition sont effectués dans le respect des procédures habituellement applicables au sein de la Société.

Le Salarié disposera d’un support technique à distance.

En cas de problème technique empêchant le Salarié en télétravail d’accomplir son activité (coupure d’électricité, de réseau informatique, travaux au domicile, etc.), celui-ci doit immédiatement en informer son employeur et, avec son accord, modifier son planning de travail ou venir exercer son travail au sein des locaux de la Société.

Article 8 - Protection des données de l’entreprise et des données personnelles

Le Salarié est tenu de prendre toutes les dispositions et précautions utiles pour préserver la confidentialité des données de l’entreprise, et plus généralement des informations concernant la Société, sa clientèle, ses fournisseurs et son personnel conformément aux politiques de sécurité informatique et de protection des données personnelles en vigueur au sein de la Société.

Le Salarié est le seul à pouvoir utiliser les équipements mis à disposition dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et devra s’assurer que les personnes extérieures à l’entreprise n’aient aucun moyen d’accès à ces données et informations.

Le Salarié devra en particulier verrouiller l’accès à son ordinateur s’il n’est pas devant son écran pour une période prolongée.

Le Salarié est tenu de respecter et d'appliquer correctement cette politique de sécurité, particulièrement dans le cadre du télétravail et de préserver les outils mis à sa disposition de toute utilisation abusive ou frauduleuse et reste lié par une obligation générale de discrétion et/ou de confidentialité.

Il est également rappelé qu’aucun tiers présent au domicile du Salarié n’est autorisé à utiliser l’ordinateur mis à sa disposition ou à consulter les informations et documents appartenant à la Société.

La Société ayant informé le Salarié de toutes les consignes de sécurité et des interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipements de travail, toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 9 - Frais inhérents à l’exercice du télétravail occasionnel

Afin de couvrir l’ensemble des frais découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, téléphonique, chauffage, électricité, assurances, etc.), les Salariés percevront une allocation forfaitaire dont le montant sera fixé conformément au barème établi par l’URSSAF. A titre informatif, il est précisé que le montant est de 50 € (cinquante euros) par mois pour un Salarié effectuant cinq jours de télétravail par semaine, soit 10€ par jour télétravaillé dans la semaine.

Les Parties s’engagent à verser cette indemnité de 50 € (cinquante euros) de manière rétroactive à compter du 11 mai 2020, date officielle de sortie du confinement imposée par le gouvernement, compte tenu de la décision de la Société de maintenir le recours au télétravail afin d’assurer la santé et la sécurité de ses salariés.

En cas d’engagements de dépenses exceptionnelles pour un équipement spécifique strictement indispensable à l’exercice des fonctions à distance (imprimante, fournitures de bureau, etc.), il revient au Salarié d’obtenir un accord préalable de la part de la Direction des Ressources Humaines. Cette demande de prise en charge totale ou partielle de dépense devra s’effectuer par courrier ou courriel (XXXXXX).

La Direction disposera d’un délai de 15 jours pour y apporter une réponse étant précisé que ce type de dépenses ne sera pris en charge que si strictement indispensable à l’exercice du télétravail au regard du poste occupé par le Salarié et/ou s’il n’est pas possible pour la Société de lui fournir elle-même ce matériel.

La Société s’engage à fournir des tickets restaurant aux Salariés qui en bénéficiaient habituellement, dans les mêmes conditions.

La Société prendra également en charge 50% des frais d’abonnements mensuel ou de la quote-part de leur abonnement annuel de transports en commun (tarif 2nde classe) pour les trajets domicile-travail, sous réserve qu’au moins un déplacement professionnel au sein des locaux de la Société soit rendu nécessaire et sollicité par son Manager pour l’exercice de ses missions au cours d’un mois donné.

Aucune indemnité d’occupation ne sera due des Salariés en situation de télétravail dans le cadre de la lutte contre la propagation de virus dès lors qu’il s’agit d’une mesure sanitaire nécessaire à la protection de la santé des Salariés conformément aux obligations légales pesant sur la Société.

Article 10 - Durée et validité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée dans les conditions prévues aux articles L.2232-24 et suivants du Code du travail.

Il prendra effet à compter de la date de signature par les Parties.

Article 11 - Publicité de l’accord

Le présent accord est déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE compétente, accompagnés des informations prévues par l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne Billancourt.

Un exemplaire à jour du présent accord sera mis à disposition des Salariés au sein de l’entreprise sur l’intranet ou espace de travail collaboratif (Google, Dropbox ou équivalent).

Article 12 – Dénonciation et révision

• Dénonciation

Le présent Accord peut être dénoncé, dans les conditions légales en vigueur.

Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un délai d’un an, à compter de l’expiration du préavis d’une durée de trois mois.

Une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt.

• Révision

Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’une ou l’autre partie des parties signataires du présent accord peut à tout moment en demander la révision, en tout ou partie.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties signataires.

Fait à Saint-Cloud, le 17 novembre 2020

En 5 exemplaires originaux, dont trois pour les formalités de publicité.

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Sr Directeur RH, EMEA Élu Titulaire Collège Cadre Élu Titulaire Collège Cadre

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