Accord d'entreprise "Accord sur les modalités de fonctionnement du télétravail" chez DECOUVERTES (Siège)

Accord sur les modalités de fonctionnement du télétravail au sein de la société DECOUVERTES

Entre

La SARL DECOUVERTES, immatriculée au RCS de Salon de Provence sous le numéro 429 630 585, dont le siège social est sis Rognes 13840, 8 bis avenue du Cégarès, prise en la personne de son gérant en exercice, Monsieur , dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

Et

Mme , en sa qualité d'élue titulaire au CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 15 juillet 2019,

En présence de Mme , en sa qualité d'élue suppléante au CSE

D’autre part,

1. Préambule

Depuis le début de la crise sanitaire internationale, le gouvernement a très fortement encouragé les entreprises à recourir au télétravail, dès que cela est possible et sitôt que la présence au travail n'est pas indispensable au fonctionnement de l'entreprise.

Dès le 16 mars 2020, dans l’urgence, DECOUVERTES a mis en place le télétravail afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés, face à l’épidémie Covid-19.

Très rapidement, la Direction a fait le constat de la bonne compatibilité de cette modalité d’organisation du travail avec l’activité de la société. Les salariés de la société ont été particulièrement attentifs à la réussite de cette « expérience », et ont fait connaître leur volonté de poursuivre le télétravail, après la sortie de crise sanitaire.

La Direction a décidé de répondre favorablement à cette demande, tout en rappelant que le télétravail doit se conjuguer avec le principe de travail collaboratif inhérent à l’activité de la société, la nécessité de renforcer une méthode collective de travail, de préserver les interactions sociales dans le cadre professionnel et de réussir l’intégration/formation des nouveaux salariés.

Ce fonctionnement, désormais établi dans l’organisation de travail de l’entreprise, nécessite qu’un cadre conventionnel spécifique au fonctionnement de DECOUVERTES soit défini.

Les parties ont donc décidé de se rencontrer afin de définir les modalités de la pérennisation du télétravail dans le fonctionnement de l’entreprise, dans le respect des attentes de chacun, et ainsi clarifier les règles pour tous.

Depuis la mise en place du télétravail dans le cadre de l’urgence sanitaire, le sujet de l’installation durable de ce mode de travail a été évoqué et discuté lors de plusieurs réunions du CSE.

Depuis la fin du mois d’août 2021, cette question est devenue centrale avec la perspective de la fin du télétravail « imposé » par le gouvernement français, en raison du recul de l’épidémie de Covid-19.

Une réunion de préparation à la négociation d’un accord d’entreprise a eu lieu le 30 septembre 2021, en présence de l’élue titulaire du CSE.

Au cours de cette réunion, la Direction a présenté sa vision sur l’utilité du télétravail, mais également ses limites. Les membres du CSE ont également pu porter les attentes des salariés sur le sujet.

Une autre séance de travail, en présence du suppliant du CSE, a eu lieu le 14 octobre 2021. Au cours de cette réunion, les parties se sont entendues sur les modalités de mise en œuvre du télétravail chez DECOUVERTES.

Le présent accord se substitue à toutes les dispositions et les usages antérieurs applicables dans l'entreprise et ayant le même objet. Les autres règles et dispositifs existants à la date de signature du présent accord, ayant un objet différent, sont maintenus.

Les parties à la signature du présent accord, à l’issue des réunions de négociation évoquées ci-dessus, sont parvenues à ce qui suit :

Chapitre 1^er : Champ d’application

1. Salariés concernés par l’accord

Il est rappelé que les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de la société DECOUVERTES, quelle que soit la durée de leur contrat et l’organisation du temps de travail.

2. Forme de télétravail concerné par l’accord

A titre de rappel, le télétravail est défini comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’entreprise est effectué par le salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L 1222-9 du Code du Travail).

En application de cette définition légale, les parties décident que les modalités de télétravail définies par le présent accord s’appliqueront à toutes les formes d'organisation du travail réalisées en dehors des locaux de DECOUVERTES.

Chapitre 2 : Mise en œuvre du télétravail

1. Mise en œuvre du télétravail et réversibilité (fin du télétravail)

Le télétravail est volontaire et à l’initiative du salarié. Ainsi, il sera demandé à chacun des salariés concernés de faire connaître, par écrit, sa volonté de télétravailler dans les conditions définies par le présent accord. A défaut, seul le travail en présentiel sera possible.

L’accord des parties relatif au télétravail est réversible tant à l’initiative du salarié que de la Direction.

Le télétravailleur pourra ainsi demander à arrêter cette forme de travail avec un délai de prévenance de 24h minimum. Il devra faire connaître sa décision par lettre remise en mains propres, ou envoi d’un mail à sa hiérarchie.

De même, la Direction se réserve le droit de mettre fin au télétravail du salarié s’il n’est plus compatible avec le bon déroulement de l’activité, à tout moment, en respectant un délai de prévenance de quinze jours et en faisant connaître sa décision par écrit, par tout moyen permettant de s’assurer de la remise de l’information (mail, messagerie instantanée, etc.), notamment en cas de :

• modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec le télétravail,

• changement de poste devenant incompatible avec le télétravail,

• déménagement du salarié, selon les caractéristiques du nouveau lieu d’habitation,

• nouvelle organisation du travail au sein de l'entreprise,

• autonomie insuffisante du salarié.

Enfin, la Direction peut mettre fin au télétravail d’un salarié à tout moment, d’un commun accord. Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

2. Suivi du télétravail

La Direction et les salariés doivent régulièrement s’assurer conjointement de l’efficacité du télétravail, et l’adapter si besoin dans certaines situations.

3. Suspension du télétravail

En cas de besoin, le télétravail pourra temporairement être suspendu pour une période déterminée à l’initiative de la Direction.

Cette suspension pourra intervenir notamment mais non exclusivement : en cas de présence nécessaire à l’accomplissement d’un dossier complexe et/ou urgent, problème technique, force majeure, formation, atelier, réunion, etc., nécessitant la présence physique du collaborateur.

Un délai de prévenance est alors fixé à 3 jours calendaires quand la suspension est demandée par la Direction. L’information du collaborateur se fait par écrit, par tout moyen permettant de s’assurer de la remise de l’information (mail, messagerie instantanée, etc.).

Chapitre 3 : Modalité d’exécution du télétravail

1. Définition du nombre de jours de télétravail

L’organisation du télétravail au sein de DECOUVERTES sera uniforme, quel que soit le département de l’entreprise dans lequel le salarié exerce ses missions.

L’objectif de l’application uniforme des modalités de télétravail est de conserver une méthode de travail collective, et de maintenir entre les salariés le lien nécessaire à une réussite professionnelle individuelle et collective.

Dans ces conditions, il est prévu que les salariés de DECOUVERTES pourront être amenés à télétravailler entre 1 et 4 jours par semaine.

Au début de chaque trimestre de l’année civile, un planning de télétravail sera défini par la Direction après échange avec le CSE, définissant le nombre et le positionnement des jours de télétravail pour le trimestre. Ce planning sera consultable par les salariés dans le Drive de l’entreprise 7 jours au moins avant le début du trimestre, sauf circonstances exceptionnelles.

Toutefois, si l'organisation du travail l'exige, les journées de télétravail définies pourront être modifiées unilatéralement par la Direction au cours du trimestre, sans délai de prévenance. Les salariés seront alors informés de la modification du planning de télétravail, et de la possibilité de le consulter dans le Drive de l’entreprise.

Le salarié garde le libre choix de venir travailler dans les locaux de la Société durant un jour prévu en télétravail si cela lui paraît préférable pour son organisation personnelle. Dans cette hypothèse, le salarié devra prévenir la Direction au plus tard la veille du jour en question.

Si pour une journée de télétravail définie, le salarié est finalement amené à travailler dans les locaux de la Société, pour quelque cause que ce soit, la journée de télétravail ne pourra pas être reportée, que ce soit à la semaine suivante ou à tout autre moment.

2. Horaires de travail

La mise en place du télétravail ne doit pas conduire à une adaptation individuelle et personnelle de l’horaire collectif.

Les horaires collectifs de travail doivent être scrupuleusement respectés, selon les informations disponibles dans le drive accessible à chaque salarié de l’entreprise.

Afin de permettre le travail collaboratif inhérent à l’activité de la société, il est demandé à chaque salarié d’être disponible aux horaires collectifs de travail et joignable à tout moment pendant ces horaires.

Les salariés en télétravail ne doivent en aucun cas travailler, de leur propre initiative ou sans autorisation, au-delà du temps de travail défini par l’horaire collectif et/ou le contrat de travail.

A ce titre, il est rappelé qu’aucune heure supplémentaire ne peut être réalisée, ni rémunérée, sans la demande ou autorisation expresse de la Direction.

Il est en outre rappelé que les durées maximales de travail doivent être strictement respectées, et particulièrement la durée maximale quotidienne de travail autorisée (10 heures de travail effectif).

Le travail en soirée (au-delà de 21h) n’est, par ailleurs, pas autorisé sauf circonstances exceptionnelles, et à la demande de la Direction.

En cas de manquement, le salarié sera sensibilisé sur le respect de cette règle. En cas de nouveau manquement, le salarié s’exposera à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’à la rupture de son contrat de travail.

Pour permettre le suivi des temps de travail et contrôler la durée du travail, les parties conviennent que les salariés devront signaler à la Direction toute difficulté rencontrée pour réaliser ou achever des travaux qui leur ont été confiés dans le respect de l’horaire collectif et de la durée contractuelle de travail, afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Chaque mois, une fiche de déclaration des heures effectuées sera remise à la Direction, qui en validera le contenu en concertation avec le salarié.

Il est enfin rappelé que les éventuelles heures supplémentaires constatées feront exclusivement l’objet d’une compensation en repos, selon les règles applicables à l’entreprise.

3. Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié.

Ce lieu doit être un lieu propice à la concentration et à la réalisation de son activité, permettant d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données.

Le salarié en télétravail devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail, bénéficiant d’une connexion internet dont les caractéristiques sont compatibles avec l’exercice d’une activité professionnelle à domicile.

A ce titre, il est également demandé aux salariés qui feront le choix du télétravail, de veiller au respect des règles de sécurité en matière de branchement électrique des équipements informatiques, et de s’assurer de la conformité des installations électriques de leur domicile, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie. Il sera demandé, dans ce cadre, à chacun des salariés faisant le choix du télétravail, d’adresser par email, avant le début de l’exécution du télétravail, une attestation sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique de leur domicile/lieu de travail.

En cas de changement de domicile, le salarié sera tenu de prévenir l’entreprise en lui indiquant sa nouvelle adresse. Les conditions d'exécution du télétravail seront alors examinées.

Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause, dans les conditions définies par le présent accord.

Les parties conviennent que le télétravail pourra également s’effectuer ponctuellement ailleurs qu’au domicile principal du salarié, dès lors :

• que le lieu désigné pour effectuer le télétravail permet l’exécution du télétravail dans les mêmes conditions d’efficacité pour l’entreprise et le collaborateur qu’à son domicile, ce sur quoi le salarié s’engagera sur l’honneur,

• que le salarié atteste du maintien des conditions de confidentialité et de sécurité telles qu’elles existent à son domicile ,

• que sa demande ponctuelle a été acceptée par écrit, notamment email, par la Direction.

4. Santé et sécurité au travail

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, les télétravailleurs bénéficieront de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que lorsqu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise. Ils devront respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification de leur situation.

Tout accident survenu à la fois lors des plages horaires de télétravail et sur leur lieu de télétravail est considéré, jusqu’à preuve du contraire, comme un accident de travail.

Dans un tel cas, les télétravailleurs devront informer ou faire informer l’entreprise par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime. Le traitement de cet événement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

5. Équipement lié au télétravail

Si un ordinateur portable ou fixe est prêté par DECOUVERTES :

Pendant la période de télétravail, DECOUVERTES peut mettre à disposition un ordinateur aux salariés ne disposant pas d’un matériel suffisamment performant. Ce matériel doit faire l’objet d’une attention particulière.

Dans le cadre de la déclaration faite auprès de la compagnie d’assurance du télétravailleur, le salarié devra préciser qu’il travaille avec du matériel appartenant à son employeur. L’entreprise prendra en charge le surcoût éventuel de cette déclaration.

Les salariés devront restituer ce matériel en totalité et en bon état de marche à l’issue de la période de télétravail.

A ce titre, le salarié s’engage à prendre soin des équipements de travail qui lui sont confiés, à effectuer les opérations de maintenance usuelle qui seront demandées par la Direction et à avertir la Direction sans délai en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.

Les dégradations constatées sur le matériel suite à une mauvaise utilisation par le salarié ou le vol du matériel appartenant à l’entreprise feront l’objet d’une information de l'employeur et d’une déclaration auprès de la compagnie d’assurance du salarié, qui devra restituer à l’employeur les sommes éventuellement obtenues en réparation.

Les parties conviennent que l’ordinateur remis par DECOUVERTES dans le cadre du télétravail aura un usage exclusivement professionnel, et que les salariés s’interdisent d’utiliser cet ordinateur portable à des fins personnelles et de le prêter à une personne tiers, même temporairement.

Si les salariés utilisent leur propre ordinateur portable :

L’utilisation d’un ordinateur portable personnel est autorisé, dès lors que :

• Le matériel est suffisamment performant pour permettre l’exécution des missions du salarié dans des conditions normales,

• Une session spécifique est créée pour l’activité professionnelle DECOUVERTES,

• La session professionnelle est protégée par un mot de passe, connu du seul salarié,

• L’ordinateur est protégé contre les attaques venant de l’extérieur (virus, malware, etc ..) ,

• Les données traitées sur l’ordinateur personnel sont protégées,

Le salarié ne doit, par ailleurs, jamais laisser son ordinateur sans surveillance alors que celui-ci est en cours d’utilisation à des fins professionnelles.

En toute circonstance, il est strictement interdit aux salariés de DECOUVERTES de télécharger sur leur ordinateur personnel, clé USB ou tout autre support personnel, des documents appartenant à la société, et étant enregistrés dans le drive.

6. Coûts liés à la mise en place du télétravail

En premier lieu, le collaborateur doit informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle et s'assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Comme indiqué ci-dessus, l’entreprise prendra en charge le surcoût éventuel de cette déclaration.

Ensuite, une indemnité forfaitaire sera allouée mensuellement à chaque salarié ayant effectué au moins 4 jours de télétravail dans le mois, à hauteur de 10€ nets.

Cette indemnité ne se cumule pas avec les indemnités ayant le même objet éventuellement prévues par le contrat de travail.

7. Confidentialité et protection des données

L’entreprise ne communiquera à des tiers aucune information personnelle relative au télétravailleur, notamment son adresse personnelle. Le numéro de téléphone personnel ne sera pas communiqué aux clients ou fournisseurs, sauf accord exprès des salariés.

Les salariés doivent protéger la confidentialité des données professionnelles utilisées dans le cadre du télétravail et séparer les usages professionnels et personnels de la navigation web.

Plus précisément, il est demandé aux télétravailleurs -dans l’exercice de ses missions en télétravail- de :

• ne pas utiliser les données auxquelles il a accès à des fins autres que celles prévues par ses attributions ;

• ne divulguer ces données qu'aux personnes dûment autorisées à en recevoir communication ;

• ne faire aucune copie de ces données ;

• prendre toutes les mesures nécessaires afin d'éviter l'utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité de ces données ;

• s’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés sont utilisés pour transférer ces données ;

En cas de cessation des fonctions, il sera demandé aux salariés de restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d'information relatif aux données qu’ils auraient été amenés à traiter et à conserver pendant l’exécution de leur contrat de travail.

8. Déconnexion

Il est rappelé que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun.

A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit de chacun à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien, et de congés.

Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, la direction prendra toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

2. Dispositions finales

1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

L’accord est conclu pour une durée indéterminée, et entrera en vigueur le 02 Novembre 2021.

2. Modalités de suivi de l’accord

Conformément à l’article L. 2222-5-1, il est prévu que le présent accord fasse l’objet d’un suivi annuel à l’occasion d’une réunion du CSE.

Les parties conviennent toutefois que les parties pourront se réunir, à la demande de chacune d’entre elles, pour discuter de l’opportunité d’ouvrir des négociations visant à la révision du présent accord.

3. Modalités de révision de l’accord

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant, dans les conditions prévues par le Code du travail

La demande de révision pourra intervenir à tout moment et porter sur tout ou partie du présent accord. Elle devra être notifiée par écrit à l’autre partie, par tout moyen démontrant la remise de l’écrit.

Une réunion devra être organisée dans un délai de deux mois pour examiner les suites à donner à cette demande.

4. Modalités de dénonciation de l’accord

Toute partie signataire du présent accord peut le dénoncer, conformément aux articles L 2261-9 et suivants du Code du travail.

En tant qu'acte juridique autonome, le présent accord peut être dénoncé sans préjudice de l'application des autres accords en vigueur au niveau du périmètre du présent accord.

La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires de l'accord, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et devra donner lieu aux formalités de dépôt prévues à l'article L 2231-6 du Code du travail.

5. Modalités de dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé par la direction de la société auprès des services compétents de l’administration du travail selon les règles prévues aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.

L’accord sera également déposé par la direction au greffe du conseil de prud’hommes compétent en deux exemplaires originaux.

Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs.

Fait en trois exemplaires le Rognes, le 14/10/2021

La société DECOUVERTES Les élues du CSE

M. Mme

Mme