Accord télétravail

Du 18 octobre 2021

Table des matières

1. Préambule 3

2. Champ d’application 3

2.1. Objet 3

2.2. Périmètre d’application 4

2.3. Définitions 4

2.3.1. Le télétravail 4

2.3.2. Distinction avec certaines situations de travail à distance 4

2.3.3. Le lieu de télétravail 4

3. Le télétravail modulé 5

3.1. Définition du télétravail modulé 5

3.2. Modalités d’accès au télétravail 5

3.2.1. Principe du volontariat 5

3.2.2. Critères objectifs d’accès au télétravail 5

3.2.3. Formalisation du télétravail 6

3.2.4. Fin du télétravail (Réversibilité / interruption temporaire) 6

3.3. Modalités d’organisation du télétravail modulé 7

3.3.1. Contingent annuel de jours de télétravail : 7

3.3.2. Situations affectant le contingent annuel de jours de télétravail : 8

3.3.3. Décompte de jours de télétravail : 9

3.3.4. Planification prévisionnelle des jours télétravaillés 9

3.4. Temps et charge de travail 10

4. Le télétravail occasionnel 11

4.1. Définition du télétravail occasionnel 11

4.2. Modalités d’accès au télétravail occasionnel 11

5. Le télétravail comme accompagnement de situations particulières (télétravail ASP) 11

5.1. Définition du télétravail comme accompagnement de situations particulières 11

5.2. Modalités d’accès au télétravail 12

5.2.1. Principe du volontariat 12

5.2.2. Concertation en vue de l’accès au télétravail 12

5.2.3. Formalisation du télétravail 13

5.2.4. Fin du télétravail (Réversibilité / interruption temporaire) 13

5.3. Modalités d’organisation du télétravail ASP 14

5.4. Modalités d’accompagnement du télétravail ASP 15

6. Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles 15

6.1. Définition du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles 15

6.2. Mise en œuvre du télétravail 15

6.3. Modalités d’organisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles 15

7. Modalités d’accompagnement du télétravail 16

7.1. Equipement 16

7.2. Prise en charge de frais 16

7.2.1. Indemnisation pour frais professionnels 16

7.2.2. Transports 16

7.3. Assistance technique 17

7.4. Maintien du lien social et rôle du management 17

7.5. Formation 17

8. Droits et devoirs individuels et collectifs des salariés 18

8.1. Vie privée du salarié en télé travail 18

8.2. Droits individuels et collectifs du télétravailleur 18

8.3. Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail 18

8.3.1. Présomption d’accident de travail 18

8.3.2. Arrêt de travail 18

8.4. Confidentialité et protection des données 18

9. Dispositions finales 19

9.1. Durée et entrée en vigueur de l’accord 19

9.2. Particularités liées à une entrée en vigueur en cours d’année 19

9.3. Modalités de suivi de l’accord 20

9.4. Révision et dénonciation 20

9.5. Publicité et dépôt 20

Préambule

Le télétravail permet à l’entreprise de s’adapter à l’évolution de l’organisation du travail et au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, et offre la possibilité aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Le présent accord s’inscrit dans la démarche globale d’amélioration de la qualité de vie au travail définie dans l’accord-cadre du 28 février 2018 relatif à ce sujet.

Il s’inscrit également dans une dimension écologique, durable et économique, tant pour le salarié que pour l’entreprise.

Suite au déploiement massif du télétravail dans le cadre des mesures sanitaires mises en œuvre en 2020 en raison de la pandémie de la COVID, les salariés de l’entreprise ont pu expérimenter de manière beaucoup plus généralisée cette modalité de travail. Cette expérience a mis en lumière des attentes de la part des salariés et des besoins pour améliorer le télétravail dans ses modalités.

Fort de cette expérimentation plébiscitée par les salariés, tel que l’a révélé l’enquête Green-Working de l’été 2020, les parties ont donc souhaité faire face aux enjeux sociétaux actuels tout en prenant en compte les aspirations des salariés.

C’est dans ce contexte que la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont réunies pour proposer un nouvel accord.

Les parties sont ainsi convenues des dispositions suivantes :

2. Champ d’application

   1. Objet

Le présent accord a pour objet de définir de manière pérenne les conditions d’exercice et les modalités de mise en œuvre des différentes formes de télétravail.

Les parties conviennent que le télétravail est une simple modalité d’exécution du travail et ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail. Dès lors, les éventuelles modifications émanant du recours au télétravail constituent un changement dans les conditions de travail qui ne modifient pas le contrat lui-même.

Le présent accord comporte notamment des dispositions visant à prévenir les risques liés au télétravail et trouver les solutions permettant de les pallier.

Une attention toute particulière sera également accordée à la bonne mise en œuvre du droit à la déconnexion.

Afin d’éviter l’isolement social et professionnel du télétravailleur, les parties souhaitent limiter le nombre de jours de télétravail, organiser des échanges réguliers avec le manager, développer le recours aux moyens de communication à distance, maintenir un lien social avec la vie de l’entreprise, garantir les mêmes droits et avantages que les autres salariés.

Afin que les télétravailleurs soient accueillis de manière favorable par leurs collègues et afin de garantir un management à distance de qualité, les parties conviennent de sensibiliser l’ensemble des salariés au télétravail, dont spécifiquement les managers.

Périmètre d’application

Le présent accord est applicable au sein d’IMA GIE et IMA Voyages, ci-après dénommées l’entreprise.

Il a vocation à s’appliquer au plus grand nombre.

Toutefois, il ne pourra s’appliquer aux métiers nécessitant une présence indispensable dans les locaux de l’entreprise, et notamment ceux assurant un accueil physique, ceux présentant des limites techniques et technologiques et ceux impliquant le traitement et l’usage de documents non dématérialisables.

3. Définitions

   1. Le télétravail

Définition légale (L1222-9 code du travail - extrait)

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Distinction avec certaines situations de travail à distance

Il est expressément précisé que le télétravail se distingue d’autres situations de travail hors les locaux de l’employeur.

Ainsi, ne sont notamment pas considérées comme du télétravail les situations de :

• Déplacement dans un établissement de l’entreprise autre que celui de rattachement ;

• Déplacement professionnel (intervention, client, partenaire, formation, etc.).

Il est précisé que ces situations sont assimilées à du temps de présence sur site pour l’appréciation des maximas de vacations / journées de télétravail.

Le lieu de télétravail

Le télétravail pourra s’exercer en tout lieu répondant aux exigences liés à l’espace de travail (confort, ergonomie, sécurité, confidentialité, etc.), quel qu’il soit.

En choisissant son lieu de télétravail, le salarié gardera à l’esprit qu’un retour sur site pourra lui être imposé dans les circonstances prévues par le présent accord. Il s’expose ainsi à une situation d’absence injustifiée s’il n’est pas en capacité d’honorer une vacation sur site le jour suivant la survenance du fait générateur.

Le télétravailleur s’engage à informer l’assureur de son lieu de télétravail, du fait qu’il y travaille avec du matériel appartenant à son employeur. Il attestera sur l’honneur auprès de l’entreprise que son lieu de télétravail est assuré à ce titre.

3. Le télétravail modulé

   4. Définition du télétravail modulé

Le télétravail modulé s’entend du télétravail s’inscrivant dans la durée et faisant l’objet d’une planification préalable.

5. Modalités d’accès au télétravail

   4. Principe du volontariat

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur le principe du volontariat, c’est-à-dire que la demande est formulée à l’initiative du salarié et fait l’objet d’un accord de l’employeur. 

Le salarié souhaitant exercer du télétravail modulé s’assure de remplir les conditions d’éligibilité posées par le présent accord.

Critères objectifs d’accès au télétravail

Les parties conviennent de la nécessité de définir des conditions d’éligibilité au télétravail, tout en réaffirmant la possibilité pour le plus grand nombre de bénéficier du dispositif.

L’objectif est d’offrir un cadre favorable à la mise en place du télétravail, tant pour les salariés que pour l’entreprise.

L’accès au télétravail sera conditionné par la validation des critères objectifs suivants :

• Autonomie suffisante ;

• Connexion : accès à une connexion internet ;

• Débit : Accès à un niveau de débit internet suffisant ;

• Confort : poste de travail suffisamment confortable, préservant la santé du salarié ;

• Ergonomie : poste de travail suffisamment organisé, prévenant notamment tout risque de TMS ;

• Sécurité : environnement préservant la sécurité informatique ;

• Confidentialité : environnement préservant la confidentialité des travaux du salarié.

S’agissant de l’autonomie suffisante :

Elle se caractérise par une maîtrise suffisante par le salarié, des compétences inhérentes au poste occupé, de manière à pouvoir télétravailler tout en étant à l’attendu en termes qualitatifs et quantitatifs.

Cette autonomie suffisante sera appréciée par le manager.

Pour cela, il s’appuiera notamment sur des indicateurs. Ceux-ci seront clairement identifiés pour chaque activité et seront susceptibles d’évoluer dans le temps (et au plus une fois par an).

Dans l’attente de communication de ces indicateurs, et/ou de données exploitables, l’autonomie sera appréciée par le manager, eu égard au poste occupé par le salarié.

Pourront également être pris en compte par le manager les éventuels retards et/ou absences du salarié, ainsi que tout comportement répréhensible (non-respect des consignes ou procédures par exemple).

S’agissant des autres critères :

La connexion et le débit nécessiteront la présentation d’un test de débit (de type FAST.com ou équivalent), avec les minima requis tels que précisé dans le guide du télétravail.

Les autres critères feront l’objet d’une attestation sur l’honneur de conformité aux attendus, par le salarié, sur le formulaire de demande.

Formalisation du télétravail

Le salarié prépare sa candidature en complétant le formulaire dédié au télétravail modulé accessible sur l’intranet.

Ce formulaire lui permet notamment de vérifier sa capacité à réaliser une partie de son activité en télétravail dans les meilleures conditions.

Une fois le dossier dûment complété, le salarié valide sa candidature en l’adressant par mail à son manager.

Le manager vérifie que le formulaire de candidature est correctement renseigné et accompagné des éventuelles pièces justificatives demandées et que toutes les conditions d’éligibilité sont satisfaites.

Une réponse écrite et motivée est adressée par le manager au salarié dans le mois qui suit sa demande, par retour du formulaire de demande.

La Direction des Ressources Humaines est informée de l’entrée du salarié dans le dispositif.

En cas de désaccord sur l’accès au télétravail, la situation pourra être réétudiée lors d’un échange entre le salarié, son manager, son référent RH et le médecin du travail si nécessaire.

Fin du télétravail (Réversibilité / interruption temporaire)

Il pourra être mis fin au télétravail :

• D’un commun accord entre les parties ;

• De manière unilatérale par l’une ou l’autre des parties (étant précisé que le manager devra alors motiver sa décision) ;

• Au troisième problème technique non imputable à IMA (quel que soit le lieu de télétravail concerné).

La perte de l’autonomie suffisante, notamment appréciée au regard des indicateurs, sera de nature à justifier cette décision.

La suspension du télétravail ne pourra toutefois intervenir qu’après que le manager et son collaborateur aient échangé sur la non-atteinte des attendus malgré la mise en place de potentielles mesures d’accompagnement, sur une période d’au moins deux mois consécutifs.

Le télétravail prendra alors fin à échéance d’un délai convenu entre les parties et dans un délai maximal de deux semaines.

Un plan d’accompagnement sera alors mis en œuvre par le manager pour que le salarié retrouve l’autonomie requise pour bénéficier de nouveau de cette modalité de travail.

Le télétravail sera de nouveau possible lorsque le salarié aura recouvré l’autonomie suffisante de manière durable, après une période de deux mois consécutifs.

Dans l’hypothèse d’un problème technique altérant la capacité du salarié à honorer sa vacation, le télétravail prendra fin à effet immédiat, le salarié sera alors tenu d’effectuer la prochaine vacation planifiée sur site.

Par ailleurs, le télétravail pourra être interrompu de manière temporaire dans les cas suivants :

• En cas de circonstances exceptionnelles (raisons opérationnelles, raisons de service, difficultés d’organisation, incendie ou inondation du « domicile », évènement familial, etc.) ;

• En cas de changement temporaire d’affectation vers un emploi non éligible au télétravail ou un nouvel emploi.

Par ailleurs, dans l’hypothèse d’un problème technique majeur impactant un grand nombre de personnes, altérant la capacité du salarié à honorer sa vacation pourra avoir pour effet de suspendre avec effet immédiat le dispositif de télétravail, et ainsi occasionner un retour sur site des salariés dans les meilleurs délais et au plus tard la prochaine vacation planifiée.

L’interruption temporaire est levée après que le manager ait fait le constat du rétablissement des conditions d’exercice du télétravail.

Ces différentes informations (de sortie/retour du télétravail) seront alors transmises à la Direction des Ressources Humaines.

6. Modalités d’organisation du télétravail modulé

   8. Contingent annuel de jours de télétravail :

Le télétravail modulé s’exercera dans le cadre d’un contingent annuel de jours de télétravail.

Ce contingent est fixé à 100 jours télétravaillables pour un salarié à temps complet, et est modulé comme suit, en fonction de la durée du travail contractuelle :

Ce contingent sera entièrement disponible dès le premier janvier de chaque année, et pourra être utilisé jusqu’au 31 décembre de la même année.

Les journées non utilisées en année N ne pourront faire l’objet d’aucun report en N+1, ni épargne.

Ces maxima pourront éventuellement être ajustés à la hausse par des dispositifs particuliers notamment par accord d’entreprise et contrats de travail.

Situations affectant le contingent annuel de jours de télétravail :

Afin de tenir compte des entrées/sorties en cours d’année et des absences diverses, le contingent sera réduit par 10^ème pour chaque mois civil complet d’absence de travail.

Tel sera donc le cas en cas d’entrée/sortie du salarié, et pour toute absence, qu’elle qu’en soit la nature, y compris celles assimilées à du temps de travail effectif.

Les mois de juillet et août seront toutefois neutralisés pour ce décompte.

Exemple 1 :

• Salarié à 100 %, embauché le 28 mars ;

• Absence totale sur janvier et février ;

• Contingent réduit de 2/10^ème, soit à 80 jours ;

• Son contingent est ajusté à son embauche.

Exemple 2 :

• Salarié à 80 % malade du 1^er juin au 28 septembre ;

• Absence totale, sur juin, juillet et août ;

• Contingent réduit d’1/10^ème, au titre du mois de juin uniquement, soit à 72 jours ;

• Son contingent est ajusté à chaque fin de mois d’absence.

Exemple 3 :

• Salarié malade du 3 septembre au 28 octobre ;

• Aucune absence totale sur un mois civil complet ;

• Son contingent n’est pas réduit du fait de son absence.

Exemple 4 :

• Salarié absent, du 1^er juillet au 31 août ;

• Absence totale, mais sur la période neutralisée ;

• Son contingent n’est pas réduit du fait de son absence.

  10. Décompte de jours de télétravail :

Chaque journée au cours de laquelle le salarié aura télétravaillé sera décomptée du contingent de jours de télétravail, quelle que soit la durée de la vacation planifiée, ou la durée de télétravail dans l’hypothèse d’une journée mixte (télétravail et sur site).

Seront également décomptées les journées positionnées en télétravail mais non effectuées pour cause d’absence du salarié et ce, de quelque nature qu’elle soit.

Par ailleurs, certaines vacations seront privilégiées pour être effectuées en télétravail, et ne seront à ce titre pas décomptées du contingent lorsqu’elles seront réalisées.

Tel sera notamment le cas :

• Des ½ et ¾ de vacations - hors vacations des temps partiels journaliers - afin d’éviter les déplacements des collaborateurs pour une durée trop courte ;

• Des vacations réalisées entre le 1er juillet et le 31 août ;

• De toutes vacations désignées hors quota (VHQ).

  11. Planification prévisionnelle des jours télétravaillés

Compte tenu de l’importance d’équilibrer le temps de télétravail et le temps de travail sur site, notamment pour garantir la préservation du lien social au sein de l’entreprise, la cohésion de la communauté de travail et limiter l’émergence de difficultés organisationnelles, les modalités d'organisation du télétravail au sein des équipes (nombre de télétravailleurs, nombre de salariés présents sur site, jours ne pouvant être télétravaillés...) sont laissées à l'appréciation du manager au regard des besoins de fonctionnement de l’équipe, du service et/ou de la Direction.

La détermination des jours en télétravail s’effectue en fonction des effectifs et des contraintes de présence au sein de l’équipe à laquelle appartient le télétravailleur. Ainsi en fonction des effectifs au sein des équipes et de la nature de l’activité, le nombre de salariés en télétravail sur une même journée pourra être limité afin de maintenir une présence physique minimum dans les locaux de l’entreprise.

De la même manière, compte tenu des fonctions exercées, notamment en cas de responsabilités managériales ou pour les référents, formateurs et tuteurs au sein de l’entreprise, il peut être demandé une présence sur site plus régulière pour assurer les missions confiées.

Pour les Directions supports, cette planification prévisionnelle des jours souhaités de télétravail sera ainsi établie conjointement entre le salarié et son manager.

Dans le souci de visibilité auquel cet accord est attaché, celle-ci pourrait par exemple porter sur le trimestre à venir.

Pour les Directions opérationnelles, cette planification prévisionnelle des jours souhaités de télétravail sera réalisée à réception du planning, pour les vacations le permettant.

Dans le souci de visibilité auquel cet accord est attaché, le salarié disposera alors d’un délai de 15 jours pour positionner ses journées de télétravail.

Ce délai pourra être porté à un mois en cas d’absence CP et/ou RTT (ou repos des cadres en forfait jour) au moment de l’envoi du planning, empêchant ce positionnement dans le délai initial.

Les autres situations d’absences (maladie, maternité, etc.) seront appréhendées au cas par cas, avec bienveillance.

Certaines vacations seront privilégiées pour être effectuées en télétravail (cf article précédent), et d’autres ne seront en revanche pas éligibles au télétravail soit en raison de leur nature, soit en raison de leur date/heure de planification (réunion de service, réunion annuelle du personnel, formation, etc.). La liste de ces vacations sera identifiée pour chaque activité et sera susceptible d’évoluer dans le temps.

Plus généralement, le manager peut imposer des journées sur site mais pas les journées en télétravail.

Cette planification prévisionnelle pourra faire l’objet d’ajustements :

• à la demande du salarié et avec l’accord du manager, et ce dans la limite du nombre maximum de vacations télétravaillables (une validation formelle de cette modification par le manager avant le début de la journée de travail étant nécessaire) ;

• à la demande du manager, notamment pour des besoins de réunions d’équipe ou de réunion de travail ne pouvant se tenir à distance ou pour toutes actions participant à la cohésion d’équipe et à la nécessité de maintenir le lien entre collègues ;

• En cas d’action de formation en « présentiel ». En cas d’action de formation programmée sur le lieu de travail ou un autre lieu déterminé, le télétravail est suspendu de fait pendant la durée de la formation.

Salariés et managers veilleront à anticiper au mieux ces éventuels ajustements, afin de préserver la meilleure visibilité possible au sein du service.

7. Temps et charge de travail

   12. Temps de travail et plage de disponibilité

Il sera veillé au respect des règles relatives au temps de travail, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, notamment :

• Semaine de 6 jours de travail maximum,

• Repos quotidien de 11 heures consécutives,

• Pour les non cadres et les cadres soumis à un décompte horaire de leur temps de travail : la durée maximum hebdomadaire de travail est de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines et de 48 heures par semaine au maximum.

Le salarié en situation de télétravail effectuera sa journée de travail sur la même plage horaire que celle prévue par son planning.

Toutefois, selon la nature des activités confiées, il sera possible de moduler les horaires appliqués par le télétravailleur. La modification des horaires de travail peut être à l’initiative du salarié ou du manager. Elle doit être validée par les deux parties.

En cas de besoin de renfort sur l’activité, le salarié pratiquant le télétravail peut réaliser des heures supplémentaires ou complémentaires selon cette modalité, soit dans la continuité de sa plage horaire, soit sur un créneau défini en accord avec son manager, et dans le respect des règles énoncées ci-dessus.

Astreintes

Les salariés effectuant une astreinte pour le compte de l’entreprise ne seront pas considérés comme télétravailleurs lors de l’intervention effectuée depuis le domicile. Dans cette hypothèse le régime d’astreinte en vigueur au sein de l’entreprise est applicable.

Charge de travail

Les modalités d’exécution de l’activité, les obligations du télétravailleur (le régime de travail, le respect des horaires, l’exécution des tâches qui lui sont confiées, les indicateurs de suivi d’activité, la charge de travail, l’évaluation des résultats…) sont strictement les mêmes que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés…), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas effectuer son activité depuis son domicile sur la ou les journée(s) concernée(s).

4. Le télétravail occasionnel

   8. Définition du télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel s’entend du télétravail ponctuel, destiné à faire face à un évènement de courte durée.

A titre d’exemple, tel sera notamment le cas d’évènement rendant impossible, dangereux ou difficile, un déplacement sur site (évènement climatique rendant la conduite dangereuse, panne de voiture, etc.).

Modalités d’accès au télétravail occasionnel

L’ensemble des modalités prévues pour le télétravail modulé s’appliquent à l’exception des contingents annuels de vacations qui seront par définition très inférieurs aux plafonds prévus pour le télétravail modulé.

5. Le télétravail comme accompagnement de situations particulières (télétravail ASP)

   10. Définition du télétravail comme accompagnement de situations particulières

Les parties ont également souhaité accorder une forte dimension sociale au télétravail, en le portant comme un moyen d’accompagner le salarié face à différentes situations particulières auxquelles il peut se trouver confronté.

Sont plus particulièrement visées par ce dispositif les situations inhérentes à la personne du salarié, son cercle familial ou son proche entourage.

A titre d’exemple, et sans que cette liste ne soit exhaustive, il pourra concerner les situations suivantes : handicap, état de grossesse, proche aidant, parent d’enfants handicapés, etc.

11. Modalités d’accès au télétravail

    15. Principe du volontariat

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur le principe du volontariat, c’est-à-dire que la demande est formulée à l’initiative du salarié et fait l’objet d’un accord de l’employeur. 

Le salarié souhaitant exercer du télétravail ASP s’assure de remplir les conditions d’éligibilité posées par le présent accord.

Concertation en vue de l’accès au télétravail

Compte tenu de sa vocation sociale, les parties conviennent de la possibilité de définir des conditions dérogatoires concernant l’éligibilité au télétravail ASP.

L’objectif est d’offrir un cadre favorable à la mise en place du télétravail, pour les salariés confrontés à une situation particulière.

Celui-ci ne constitue pas une fin en soi, et est proposé en complément des diverses mesures d’aménagement de poste mises en œuvre au profit du public concerné.

Ainsi le critère d’autonomie suffisante, bien que pris en compte pour l’accès au dispositif, sera apprécié avec une particulière bienveillance.

L’accès au télétravail sera conditionné par la validation des critères objectifs suivants :

• Autonomie suffisante ;

• Connexion : accès à une connexion internet ;

• Débit : Accès à un niveau de débit internet suffisant ;

• Confort : poste de travail suffisamment confortable, préservant la santé du salarié ;

• Ergonomie : poste de travail suffisamment organisé, prévenant notamment tout risque de TMS ;

• Sécurité : environnement préservant la sécurité informatique ;

• Confidentialité : environnement préservant la confidentialité des travaux du salarié.

S’agissant de l’autonomie suffisante :

Elle se caractérise par une maîtrise suffisante par le salarié, des compétences inhérentes au poste occupé, de manière à pouvoir télétravailler tout en étant à l’attendu en termes qualitatifs et quantitatifs.

Cette autonomie suffisante sera appréciée par le manager.

Pour cela, il s’appuiera notamment sur des indicateurs. Ceux-ci seront clairement identifiés pour chaque activité et seront susceptibles d’évoluer dans le temps (et au plus une fois par an).

Dans l’attente de communication de ces indicateurs, et/ou de données exploitables, l’autonomie sera appréciée par le manager, eu égard au poste occupé par le salarié.

Pourront également être pris en compte par le manager les éventuels retards et/ou absences du salarié, ainsi que tout comportement répréhensible (non-respect des consignes ou procédures par exemple).

S’agissant des autres critères :

La connexion et le débit nécessiteront la présentation d’un test de débit (de type FAST.com ou équivalent), avec les minima requis tels que précisé dans le guide du télétravail.

Les autres critères feront l’objet d’une attestation sur l’honneur de conformité aux attendus, par le salarié, sur le formulaire de demande.

En tout état de cause, la décision d’accès au dispositif sera prise de manière concertée entre le manager, la Direction des Ressources Humaines, et le cas échéant le Service de Santé au Travail.

Formalisation du télétravail

Le salarié prépare sa candidature en complétant le formulaire dédié au télétravail ASP accessible sur l’intranet.

Ce formulaire lui permet notamment de vérifier sa capacité à réaliser une partie de son activité en télétravail dans les meilleures conditions.

Une fois le dossier dûment complété, le salarié valide sa candidature en l’adressant par mail à son manager.

Le manager vérifie que le formulaire de candidature est correctement renseigné et accompagné des éventuelles pièces justificatives demandées et que toutes les conditions d’éligibilité sont satisfaites.

Il consulte ensuite la Direction des Ressources Humaines et le cas échéant le Service de Santé au Travail, pour la décision à rendre à l’intéressé.

Une réponse écrite et motivée est adressée par le manager au salarié, par retour du formulaire de demande.

La Direction des Ressources Humaines est informée de l’entrée du salarié dans le dispositif.

Fin du télétravail (Réversibilité / interruption temporaire)

Il pourra être mis fin au télétravail :

• D’un commun accord entre les parties ;

• De manière unilatérale par l’une ou l’autre des parties (étant précisé que le manager devra alors motiver sa décision) ;

• Au troisième problème technique non imputable à IMA (quel que soit le lieu de télétravail concerné).

La perte de l’autonomie suffisante, notamment appréciée au regard des indicateurs, sera de nature à justifier cette décision.

La suspension du télétravail ne pourra toutefois intervenir qu’après que le manager et son collaborateur aient échangé sur la non atteinte des attendus malgré la mise en place de potentielles mesures d’accompagnement, sur une période d’au moins deux mois consécutifs.

Le télétravail prendra alors fin à échéance d’un délai convenu entre les parties et dans un délai maximal de deux semaines.

Un plan d’accompagnement sera alors mis en œuvre par le manager pour que le salarié retrouve l’autonomie requise pour bénéficier de nouveau de cette modalité de travail.

Le télétravail sera de nouveau possible lorsque le salarié aura recouvré l’autonomie suffisante de manière durable, après une période de deux mois consécutifs.

Dans l’hypothèse d’un problème technique altérant la capacité du salarié à honorer sa vacation, le télétravail prendra fin à effet immédiat, le salarié sera alors tenu d’effectuer la prochaine vacation planifiée sur site.

Par ailleurs, le télétravail pourra être interrompu de manière temporaire dans les cas suivants :

• En cas de circonstances exceptionnelles (raisons opérationnelles, raisons de service, difficultés d’organisation, incendie ou inondation du « domicile », évènement familial, etc.) ;

• En cas de changement temporaire d’affectation vers un emploi non éligible au télétravail ou un nouvel emploi.

Par ailleurs, dans l’hypothèse d’un problème technique majeur impactant un grand nombre de personnes, altérant la capacité du salarié à honorer sa vacation pourra avoir pour effet de suspendre avec effet immédiat le dispositif de télétravail, et ainsi occasionner un retour sur site des salariés dans les meilleurs délais et au plus tard la prochaine vacation planifiée.

L’interruption temporaire est levée après que le manager ait fait le constat du rétablissement des conditions d’exercice du télétravail.

Ces différentes informations (de sortie/retour du télétravail) seront alors transmises à la Direction des Ressources Humaines.

Modalités d’organisation du télétravail ASP

Le prévisionnel concernant le nombre de jours et la durée du télétravail « ASP » sera déterminé en concertation entre le salarié, le manager, la Direction des Ressources Humaines et le cas échéant le Service de Santé au Travail.

La planification des jours de télétravail ASP du salarié sera ensuite effectuée aux conditions applicables à son service d’affectation, sauf en cas de nécessité à devoir s’adapter à la situation particulière de l’intéressé.

Il est entendu que les journées de télétravail ASP ne s’imputent pas sur le contingent du télétravail modulé.

Modalités d’accompagnement du télétravail ASP

L’entreprise mettra à disposition du salarié l’ensemble du matériel technique et informatique nécessaire à l’exercice de son activité.

Dans le cadre de situation de handicap, l’entreprise étudiera également la possibilité de mettre en place tout équipement permettant de prendre en compte les difficultés du salarié. L’équipe santé au travail opèrera un suivi régulier des conditions d’exercice du télétravail pour ces salariés.

Il est entendu que cette dotation reste la propriété de l’entreprise, et que le salarié devra la restituer à première demande de l’entreprise, ou automatiquement en cas de départ de l’entreprise.

6. Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

   14. Définition du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Est ici visée la situation de télétravail mise en œuvre en application de l’article L 1222-11 du Code du travail.

Art. L. 1222-11 (L. no 2012-387 du 22 mars 2012, art. 46). En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.  

Mise en œuvre du télétravail

Lorsque les conditions d’application de l’article L 1222-11 du Code du travail sont réunies, la Direction Générale pourra décider du placement de tout ou partie des salariés en télétravail.

Cette décision ne constituera pas une modification du contrat de travail des intéressés, mais un simple aménagement de leurs conditions de travail, auquel ils ne pourront se soustraire.

Elle sera communiquée aux salariés concernés par tout moyen.

Le CSE sera informé sans délai de cette décision, puis sera consulté dès que possible après sa mise en œuvre.

Le salarié pourra unilatéralement se voir imposer la fin de ce télétravail, que cette décision soit prise à titre collectif ou individuel.

Le télétravail prendra fin à échéance d’un délai qui sera communiqué au salarié (comme par exemple dans le cadre de la crise sanitaire COVID-19) par tout moyen.

Modalités d’organisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Ce télétravail étant « un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés », la Direction Générale disposera de la plus grande latitude pour en organiser les modalités.

En tout état de cause, cette organisation se fera dans le respect des éventuelles préconisations/contraintes gouvernementales en vigueur, et sera accompagnée de mesures adaptées, destinées à protéger la santé et la sécurité des salariés. Une attention particulière sera alors accordée à la prévention des risques psycho-sociaux.

Modalités d’accompagnement du télétravail

Equipement

L’entreprise mettra à disposition du salarié l’ensemble du matériel technique et informatique nécessaire à l’exercice de son activité.

Il est entendu que cette dotation reste la propriété de l’entreprise, et que le salarié devra la restituer à première demande de l’entreprise, ou automatiquement en cas de départ de l’entreprise.

Prise en charge de frais

Indemnisation pour frais professionnels

Le salarié en situation de télétravail bénéficiera d’une allocation forfaitaire destinée à compenser les frais auxquels il sera exposé dans le cadre et/ou à l’occasion de son télétravail.

Son montant est fixé à 2,30 € par jour effectivement télétravaillé, quelle que soit la durée de la vacation/journée.

Ce montant sera plafonné mensuellement au regard de la tolérance URSSAF en vigueur.

Pour rappel à ce jour, la tolérance URSSAF est la suivante : Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. (Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…).

Ce montant est plafonné à 50 euros par mois pour 5 jours télétravaillés par semaine et cette somme est exonérée de charges sociales et fiscales, en l’état de la règlementation en vigueur au moment de la signature de l’accord.

Transports

Considérant que les titres de transports sont payés mensuellement ou annuellement, les frais de transports en commun seront remboursés conformément aux dispositions prévues, sans qu’un prorata soit effectué compte tenu du télétravail. Il est rappelé qu’il appartient au salarié de fournir son justificatif afin de bénéficier de la prise en charge prévue.

Assistance technique

En cas de problème technique relatif aux ordinateurs, accessoires informatiques, téléphoniques, logiciels installés par IMA, etc., le télétravailleur sollicitera l’assistance de la DSI.

Cette assistance s’effectuera aux conditions habituelles du travail sur site.

En cas de difficulté rencontrée pour résoudre le problème technique, le salarié informe son manager dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite du travail (suspension temporaire du télétravail et/ou poursuite de l’exercice de ses fonctions au sein de l’établissement, etc.).

Maintien du lien social et rôle du management

Pour éviter l’isolement du salarié, les parties veilleront à maintenir une présence physique minimum au sein de l’entreprise.

Cette présence est indispensable tant pour le maintien du lien social entre le salarié, son manager et ses collègues, que pour le partage d’informations et la mise à jour technique nécessaire à la maîtrise de la fonction.

A ce titre, il est entendu que le salarié sera acteur de cette démarche. Le manager veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service, par exemple l’organisation de réunions de service.

Le manager veillera à poursuivre l’organisation régulière de temps collectifs afin d’échanger sur l’activité, les missions et les actualités du service, les difficultés, etc.

Formation

Afin d’intégrer pleinement le télétravail dans la relation quotidienne entre un salarié et son manager le plan de développement des compétences mettra à disposition un programme d’accompagnement.

Ce programme permettra notamment de donner des outils et méthodes :

• Au télétravailleur pour faciliter la visibilité de son activité auprès de son manager ;

• Au manager pour faciliter le développement de la relation avec son salarié.

Des premiers modules de formation sont d’ores et déjà mis à la disposition des salariés et des managers dans un format « E-learning » :

• « Manager des télétravailleurs » à destination des managers de l’entreprise ;

• « Réussir son télétravail » à destination des salariés concernés.

Le module « Réussir son télétravail » devra être suivi par le salarié concerné dans les 3 mois de la mise en place du télétravail, l’information lui étant communiquée dans le courrier de réponse à sa demande de télétravail.

Ce programme continuera d’être enrichi pour notamment appréhender la notion de travail hybride.

Il sera également remis aux salariés le guide du télétravail.

Concernant l’ergonomie du poste de travail, les infirmiers du travail pourront être sollicités par les salariés pour être conseillés sur l’organisation de leur poste de travail.

8. Droits et devoirs individuels et collectifs des salariés

   22. Vie privée du salarié en télé travail

Afin de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur, la plage horaire pendant laquelle le télétravailleur doit être joignable est en principe conforme à ses horaires habituels.

Pour les cadres autonomes, les règles mises en œuvre sont définies avec leur manager.

Droits individuels et collectifs du télétravailleur

Il est précisé que le salarié travaillant à son domicile reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, accords d’entreprise, loi et convention collective).

Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés exerçant leur activité exclusivement dans les locaux de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.

Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

Présomption d’accident de travail

En cas d’accident pendant les jours de télétravail le lien professionnel sera présumé.

Le salarié devra fournir dans un délai de 48 heures tous les éléments nécessaires à la DRH qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravail doit informer son manager de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale d'entreprise. Dans tous les cas, le télétravailleur doit informer son manager de l'arrêt de travail dans les meilleurs délais, et adresser un justificatif sous 48 heures.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé…) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Confidentialité et protection des données

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les standards d’utilisation des outils informatiques mis à sa disposition, dans le cadre des règles en vigueur dans l’entreprise, définies notamment dans la Charte Nouvelles Technologies Informatique et Communication annexée au Règlement Intérieur de l’entreprise.

Pour rappel il doit également préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et méthodes de réalisation des produits et services de l’entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

9. Dispositions finales

   26. Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt auprès des services du ministre du travail et au greffe du conseil de prud'hommes

Ses effets seront toutefois suspendus pendant toute la durée de la période de restrictions organisationnelles liées aux contraintes sanitaires.

 Particularités liées à une entrée en vigueur en cours d’année 

Afin de tenir compte de l’entrée en vigueur de l’accord en cours d’année :

• Les candidatures aux différentes formes de télétravail pourront être déposées dès le jour de l’entrée en vigueur de l’accord et devront en tout état de cause l’être avant le 31 décembre 2021 (période considérée comme transitoire) ;

• Par défaut durant cette période transitoire, même en l’absence de demande de télétravail, les salariés :

  • Seront autorisés à télétravailler ;

  • Bénéficieront d’un contingent de jours de télétravail.

• Seuls seront autorisés à télétravailler les salariés ayant reçu un retour favorable à leur demande d’accès au télétravail :

  • à compter du 1^er janvier 2022 si la période de restrictions organisationnelles liées aux contraintes sanitaires a effectivement pris fin avant cette date ;

  • A une date qui sera communiquée par la Direction Générale, en cas de report de la date de fin de ces contraintes.

• Le contingent disponible pour cette période transitoire sera apprécié, pour la durée restante entre le premier jour du mois de prise d’effet de l’accord et la fin d’année, conformément aux dispositions des articles 3.3.1 et 3.3.2 ;

• La planification prévisionnelle des jours souhaités de télétravail sera réalisée sur le planning en cours, conjointement avec le manager dans le respect des contraintes organisationnelles, et dans les meilleurs délais suite à la prise d’effet de l’accord. 

Les premières semaines de prise d’effet de l’accord seront traitées de manière exceptionnelle, compte tenu de la longue période de télétravail exclusif pour un grand nombre de collaborateurs d’une part, et de l’attention particulière qui devra leur être apportée dans le cadre de ce mouvement de retour sur site d’autre part.

 Modalités de suivi de l’accord 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se rencontrer une fois par an pour faire le bilan de l’application du présent accord dans le cadre d’une Commission de suivi.

Cette commission aura pour objectif de faire des préconisations, si nécessaire, en vue d’une éventuelle évolution de l’accord, qui s’opérerait alors dans le cadre d’une nouvelle négociation.

Cette Commission de suivi sera composée de représentants de la Direction et de trois membres (au maximum) par organisation syndicale signataire du présent accord.

Une rubrique spécifique est suivie dans la Base de Données Economiques et Sociales. Elle mentionne : le nombre de salariés en télétravail et leur répartition par site et Direction.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

La révision pourra intervenir à tout moment à la demande de l'une des parties signataires qui indiquera dans la demande de révision, le ou les articles à réviser. Cette demande sera faite par lettre recommandée avec avis de réception adressée à chacune des parties signataires.

 

Le présent accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction, soit par l’ensemble des organisations syndicales signataires, dans les conditions prévues par l’article L 2261-9 du Code du travail.

Pour être effective, la dénonciation devra être précédée d’un préavis de trois mois et notifiée aux autres parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée par son auteur auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et notifiée au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Niort.

Publicité et dépôt

 

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. 

 

Une version électronique sera déposée sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail. Cette formalité vaut dépôt auprès de la DREETS. 

 

Un exemplaire sera par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Niort.

Il sera également consultable sur l'intranet des entreprises, ou à défaut sur les supports adaptés.

Fait à Niort, le 18 octobre 2021

En huit exemplaires

Pour les organisations syndicales, Pour la Direction,

CGT

CFDT

CFE-CGC

FO

SUD