Accord d'entreprise "Accord relatif au Télétravail" chez JFH GROUP MANAGEMENT SERVICES (Siège)

Entre, d’une part,

La Société JFH Group Management Services, dont le siège social est situé 11, rue Louis et Gaston Chevrolet BP 49 - 21202 Vignoles cedex, identifiée sous le numéro unique 433 641 982 au registre du commerce de Dijon et représentée par agissant en qualité de Directrice Administrative et des Ressources Humaines,

Et d’autre part,

agissant en qualité de membre élu du Comité Social et Economique (CSE) représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’accès, de mise en œuvre et d’exercice du télétravail au sein de la société JFH Group Management Services et de garantir que le télétravail demeure une solution efficace et réalisée dans l’intérêt mutuel des salariés et de la société.

A cet égard, il vise à prendre en compte la qualité de vie au travail, tout en maintenant l’efficacité du travail fourni, dans le respect du droit à la déconnexion des salariés.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi du 22 mars 2012 qui introduit le télétravail dans le Code du travail aux articles L. 1222-9 à L. 1222-11, de l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, des dispositions de l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail et des dispositions l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

Article 1 - Principes généraux

1.1 Définition du télétravail

Comme défini par l’article L.1222-9 du Code du travail, « […] le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Il s'agit d'une organisation du travail incluant alternativement travail au domicile du salarié et travail au sein des locaux de la société, en veillant à prévenir l'isolement du salarié et maintenir un lien social avec la vie de la société.

N’est pas concerné par le présent accord, le travail dit « nomade » consistant à travailler lors de déplacements professionnels grâce aux moyens mobiles (PC portables, téléphones portables, etc.), et ce, quel que soit l’endroit.

1.2 Champ d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la société JFH Group Management Services, à tous les salariés, à l’exception de ceux bénéficiant de la mise en place d’un télétravail pérenne et total du fait des prérogatives géographiques de leur fonction, dans les conditions définies ci-après.

1.3 Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

Les parties rappellent que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié.

Le refus par le salarié ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

Toutefois, par exception, en cas de circonstances exceptionnelles, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la société et garantir la protection des salariés.

Dans ce cas, le télétravail peut être imposé par l’employeur sans l’accord du salarié.

La mise en place du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, l’employeur devant par ailleurs prendre en compte le nécessaire maintien du lien avec la communauté de travail.

Article 2 - Conditions d’éligibilité au télétravail

2.1 Activités de la Société concernées

Les parties souhaitent que, par principe, le plus grand nombre de salariés puissent être éligibles au télétravail. Cependant, compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, il ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation.

En conséquence, ne peuvent pas être éligibles les salariés ayant une activité :

• Dont la nature nécessite d’être exercée physiquement dans les locaux de la société ;

• Dont l’activité fait usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de la société ou qui font face à une impossibilité matérielle ou technique.

2.2 Conditions d’éligibilité des salariés

Les parties au présent accord reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maitrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Tenant compte de ces impératifs, sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• Être titulaire d’un contrat de travail à temps plein ou à temps partiel hors contrat en alternance ;

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé ;

• Avoir un espace adapté et dédié au télétravail qui répond aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation de télétravail (installations électriques conformes aux normes NF, connexion internet privée et de qualité).

2.3 Prise en compte de circonstances et de situations personnelles exceptionnelles

Soucieuses de contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation des temps de vie professionnels et personnels, les parties s’accordent sur la possibilité, pour les salariés éligibles, d’accéder au télétravail pour répondre à des situations temporaires liées à des conditions exceptionnelles ou des problèmes d’ordre personnel que pourraient rencontrer les salariés, dont la présence au domicile et la suppression des temps de transport pourraient aider à résoudre :

• Les salariés en situation de handicap et ceux atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante. Au besoin des aménagements spécifiques pourront être mis en place en concertation avec les services de médecine du travail ;

• Sur la base d’un certificat médical, les salariées en état de grossesse dont les déplacements société-domicile peuvent être un frein au maintien de l’activité ;

• Sur la base d’un certificat médical pour une durée déterminée, et en concertation avec les services de médecine du travail, les salariés dont la situation de santé ne permet pas les déplacements société-domicile ;

• En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement. Il s'agit de l'hypothèse où le préfet informe par arrêté d'un épisode de pollution nécessitant des mesures

de restrictions.

Article 3 – Modalité de mise en œuvre du télétravail

3.1 Procédure de candidature et d’acceptation

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique en concertation avec le service Ressources Humaines à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Le salarié éligible qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande motivée, auprès de son responsable hiérarchique et du service Ressources Humaines via l’espace intranet Télétravail;

• Le responsable hiérarchique examine la demande, si nécessaire, organise un entretien avec le salarié ;

• Le responsable hiérarchique, en concertation avec le service Ressources Humaines, répond au salarié. Cette réponse sera délivrée dans un délai maximum d’un mois.

En cas d’acceptation, cette réponse portera à la fois sur le principe et sur les modalités de mise en œuvre du télétravail.

En cas de refus, la réponse sera motivée.

La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisés au point 2.3 pour lesquels les modalités de mise en œuvre du télétravail seront définies par la société, au cas par cas, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation exceptionnelle.

3.2 Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail (hors cas mentionnés au point 2.3) fera l’objet d’un avenant au contrat de travail d’une durée indéterminée.

Il précisera notamment :

• Le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail ;

• Les modalités d’exécution du télétravail ;

• La durée de la période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité ;

• Le matériel mis à disposition du salarié.

3.3 Période d’adaptation et de réversibilité

Une période d’adaptation de 3 mois permettra de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires minimum.

Après la période d’adaptation, en cas de nécessité ou si le télétravail ne répond pas aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront mettre fin à la situation de télétravail à tout moment :

• Moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires pour le salarié ;

• Moyennant un délai de prévenance d’un mois pour l’employeur.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

En tout état de cause, l’employeur peut organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, de sa propre initiative ou à la demande du salarié.

3.4 Changement de fonction, de service ou de lieu(x) d’exercice du télétravail

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de service ou de lieu(x) d’exercice du télétravail du salarié et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Article 4 – Mode d’organisation du télétravail

4.1 Salariés dont le temps de travail est décompté en heures

4.1.1 Rythme du télétravail

Le salarié éligible au télétravail peut bénéficier de 2 jours de télétravail maximum par semaine, hors situations spécifiques précitées au point 2.3.

Afin de répondre au bon fonctionnement de l’entreprise, l’organisation et la périodicité de ces jours sont fixes et déterminées au sein de chaque service : les lundi et vendredi hors organisation particulière du Service.

Les jours prévus en télétravail qui n’ont pu être exercés à domicile ne pourront pas être reportés.

4.1.2 Horaires en télétravail

Pendant les périodes de télétravail, le salarié s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires de travail.

Par conséquent, comme lorsqu’il est dans les locaux de la société, le salarié doit respecter les horaires définis.

Il est également rappelé que le salarié doit veiller au respect des durées maximales de travail, des temps de pause légaux et conventionnels et au respect de la durée contractuelle de travail.

Le recours aux heures supplémentaires ne peut intervenir que sur demande expresse du supérieur hiérarchique.

4.2 Salariés soumis à l’accord relatif au forfait jours

4.2.1 Rythme du télétravail

Les salariés soumis à l’accord relatif au forfait jours, disposent d’une large autonomie et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

Afin de répondre à cette spécificité, pour les salariés répondant aux conditions d’éligibilité, le télétravail est organisé dans les conditions suivantes :

• Dans la limite de 2 jours de télétravail maximum par semaine, hors situations spécifiques précitées au point 2.3 ;

• Sous forme de journée entière ou de demi-journée ;

• Les jours prévus en télétravail qui n’ont pu être exercés à domicile ne pourront pas être reportés sur les semaines suivantes.

4.2.2 Plage horaires pour joindre le salarié en télétravail

Pendant les jours de télétravail, l’employeur peut contacter les télétravailleurs soumis à l’accord relatif au forfait jours entre 8h00 et 18h00.

Il ne s’agit pas ici de remettre en cause leur autonomie dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail mais de déterminer des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement leur envoyer des emails, organiser des conférences téléphoniques ou des visioconférences répondant à des nécessités de bon fonctionnement du service et de l’activité, tout en garantissant le respect de la vie privée de ces salariés et leurs temps de repos.

Comme lorsqu’ils sont dans les locaux de la société, il est rappelé qu’ils doivent veiller au respect des obligations de repos minimal telles que fixées par la loi et les dispositions de l’accord relatif au forfait jour en vigueur au sein de la société.

Article 5 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravail

5.1 Environnement et équipement de travail

5.1.1 Lieux d’exercice du télétravail

Le télétravail ne pourra être exercé en dehors des lieux déclarés à la société au moment de la demande.

Préalablement à son passage en télétravail, le salarié s’assure de la conformité de son environnement de travail avec un fonctionnement en télétravail.

A ce titre, il garantit :

• Disposer d’un espace adapté au télétravail. À savoir un espace dédié, pouvant accueillir l’équipement nécessaire à l’exercice du télétravail et propice à la concentration ;

• Que les installations électriques du lieu de télétravail sont conformes aux normes NF ;

• Que la connexion internet est privée et permet d’effectuer son travail dans de bonnes conditions.

Le salarié en certifie ladite conformité, lors de sa candidature au télétravail, par la remise d’une attestation sur l’Honneur stipulant que son environnement de travail est conforme et peut être utilisé pour le télétravail.

Le salarié s’engage à informer le service Ressources Humaines de toute modification d’adresse impliquant un changement de lieu(x) de télétravail. Ce changement pourra engendrer un réexamen de la situation du télétravail afin de s’assurer qu’elle reste compatible avec les dispositions du présent accord.

5.1.2 Equipement de travail

La société s'engage à fournir au télétravailleur les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions de sécurité satisfaisantes.

Au titre du télétravail, la société fournit à chaque télétravailleur le matériel suivant :

• Deux écrans ;

• Clavier et souris ;

• Casque audio ;

• Webcam ;

• Une pochette adaptée au transport du micro pc et de son chargeur.

La société reste propriétaire des équipements mis à disposition du salarié télétravailleur qui s'engage à :

• Prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• Prévenir sans délai la société de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de matériel ;

• Ne pas utiliser ce matériel à titre personnel.

La société a la charge de la maintenance des équipements professionnels.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur devra être restitué à la société en fin de situation de télétravail.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télé-travailler le(s) jour(s) dédié(s) (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés...), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu habituel de travail ou, à défaut, sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, Repos forfait jours).

Il est rappelé que tout salarié a eu connaissance du règlement intérieur et de la charte informatique en vigueur dans la société et est donc avisé de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des éventuelles sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

5.1.3 Assurance

En cas de télétravail dans un lieu d’habitation du salarié, le télétravailleur doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d'assurance Multirisque habitation. Il doit ainsi informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce sur son lieu d’habitation une partie de son activité professionnelle sans accueil de public.

Son assurance devra couvrir les dommages causés par le télétravailleur à son habitation du fait du télétravail.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant au contrat de travail.

Il est précisé que :

• La responsabilité professionnelle du télétravailleur est couverte par les assurances de la société

• La responsabilité civile du salarié pour d’éventuel dommages aux biens confiés par la société dans le cadre du télétravail est couverte par son assurance privée.

5.1.4 Participation aux frais

Le télétravail est une possibilité offerte par la société et sa mise en œuvre résulte d’une demande du salarié, sur la base du volontariat. La société accepte néanmoins de prendre en charge les frais générés par le travail à domicile (connexion internet haut débit, frais de chauffage et d’électricité) par le versement mensuel d’une indemnité forfaitaire dès lors que le salarié est titulaire d’un avenant de travail relatif au télétravail :

- 10 € / mois pour 1 jour de télétravail par semaine ;

- 20 € / mois pour 2 jours de télétravail par semaine ;

- 30 € / mois à partir de 3 jours de télétravail par semaine.

5.2 Evaluation de la charge de travail

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicables habituellement au sein des locaux. L'exécution de l'activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

L’organisation du travail des télétravailleurs fera l’objet d’un suivi, à l’occasion des points d’activités organisés périodiquement par le responsable hiérarchique, permettant de s’assurer également du respect des durées maximales de travail, d’amplitude et des durées minimales de repos.

Les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront également discutées lors de l'entretien annuel.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les salariés en télétravail peuvent solliciter, auprès de leur responsable hiérarchique et/ou du service Ressources Humaines, un entretien individuel pour évoquer toute difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou toute difficulté liée à l'isolement professionnel, à tout moment, au cours de l'année.

Article 6 – Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

6.1 Droits collectifs 

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la société, notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel et l'accès aux informations syndicales.

Ils bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.

6.2 Droits individuels 

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

6.3 Droit à la déconnexion

Dans un souci de veiller au respect des salariés et de leur vie privée et conformément à l’accord sur le droit à la déconnexion, il est rappelé que les salariés en télétravail doivent respecter leur droit à la déconnexion et doivent être vigilants à la séparation entre leur vie privée et vie professionnelle.

6.4 Communication et formation au télétravail

Des actions de communication et de formation autour du télétravail seront organisées pour sensibiliser les salariés au télétravail.

Les télétravailleurs bénéficieront d'une formation appropriée à cette forme d'organisation du travail notamment en ce qui concerne les équipements mis à leur disposition.

Le responsable hiérarchique devra également bénéficier d'une formation à cette forme de travail et à sa gestion.

6.5 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées (au même titre que les autres salariés de la société).

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de la société.

Au sens des dispositions de l’article L 411-1 du code de la sécurité sociale l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur à domicile bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale de la société. Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit informer son supérieur hiérarchique et le service Ressources Humaines de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de la société.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité et les autorités administratives compétentes peuvent avoir accès au lieu de télétravail.

Cet accès est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

Le télétravailleur est autorisé à demander une visite d’inspection.

6.6 Protection des données, confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen du guide de l’utilisateur en télétravail et de les respecter scrupuleusement.

En tout état de cause, le télétravailleur s'engage, à respecter la charte informatique, le règlement intérieur de la société et la politique de protection des données et de confidentialité du Groupe ainsi que toutes consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

Article 7 – Date d’application et durée

Les dispositions du présent accord d’entreprise prennent effet à compter du 1^er mars 2022.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans soit jusqu’au 31 décembre 2023.

Article 8 – Suivi de l’accord

Les parties conviennent de se réunir dans le mois qui suit la date du premier anniversaire de signature de cet accord afin d’effectuer un bilan.

Au vu de ce bilan, les parties pourront proposer des aménagements à apporter à cet accord.

Article 9 - Révision et dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute révision du présent Accord jugée nécessaire par l’une des parties signataires devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et devra être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision, les parties devront se rencontrer pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du Travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de dénoncer le présent accord. La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2231-6 du Code du Travail. L’ensemble des partenaires sociaux peut se réunir alors dès information de toutes les parties signataires et au plus tard dans un délai de trois mois à compter de cette date afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution. L’accord dénoncé continue à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

Article 10 - Formalités de dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires et dépôt dans les conditions prévues à l’article D.2231-2 du Code du Travail.

Plus précisément, la formalité de dépôt sera effectuée sur la plateforme de télé-procédure www.teleaccord.travail-emploi.gouv.fr et sera également envoyée au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon.

Les formalités de dépôt seront effectuées au plus tôt 8 jours après cette notification.

Fait à Vignoles, le 7 février 2022

Directrice Administrative et Représentant élu du CSE

des Ressources Humaines