PROTOCOLE D’ACCORD PRELECTORAL POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DE L’EHPAD “LA RESIDENCE PAUL LAIZE”

ENTRE

L’Association ANNE BOIVENT, Association loi 1901, dont le siège est situé 8 boulevard de la Chesnardière à FOUGERES (35300),

Représentée au présent accord par , agissant en sa qualité de Président de l’Association,

D’UNE PART,

ET

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :

Pour la CGT : représentée par en sa qualité de déléguée syndicale,

Pour la CGT-FO : représentée par Madame , en sa qualité de déléguée syndicale,

Pour la CFDT : représentée par , titulaire d’un mandat de la CFDT Santé-Sociaux

D’AUTRE PART,

PRÉAMBULE

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des Représentants de proximité de l’EHPAD “La Résidence Paul LAIZE”.

Ces élections sont initiées, dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, selon les modalités définies dans le présent accord. Elles s’inscrivent dans un contexte social et organisationnel singulier. Par accord associatif du 17 novembre 2022, le cadre du dialogue a été profondément modifié pour s’adapter à l’organisation de l’Association Anne Boivent. Celle-ci s’est dotée d’un CSE unique à l’échelle associative et de représentants de proximité au sein des établissements pour assurer un lien de proximité.

Depuis le 1er juillet 2023, l’EHPAD “La Résidence Paul LAIZE” a fusionné avec l’Association Anne Boivent. Le traité de fusion validé par les conseils d’administrations des Associations Aide, Accueil, Amitié et Anne Boivent, agréé par les autorités de tutelle, a été accompagné d’un accord de substitution en date du 04 mai 2023. Celui-ci prévoit la mise place d’élections de représentants de proximité (en lieu et place du CSE d’établissement). Dans le cadre de cet accord, il a été pris l’engagement de mettre en oeuvre le processus électoral au plus le 02 décembre 2023.

Alors qu’un accord collectif d’entreprise du 13 décembre 2018 intitulé “Accord relatif à la mise en place du vote électronique”, il est fait le choix commun entre les parties d’organiser le scrutin des représentants de proximité, non pas dans le cadre du vote électronique (coûteux) pour l’opération électorale à mener, mais dans le cadre de modalités de vote traditionnelles.

Article 1er - Effectif et nombre de représentants de proximité à élire

L’article VI de l’accord instituant le CSE unique du 23 novembre 2022 mentionne dans son paragraphe 3 : “Par établissements ou périmètre de représentation, il est prévu la mise en place de de représentants de proximité selon les règles suivantes :

• Effectif de référence supérieur à 30 salariés et inférieur ou égale à 60 salariés : 2 représentants titulaires et 2 représentants suppléants.

Les effectifs des référence de l’Etablissement sont les suivants :

Compte tenu de l’effectif projeté à la date du scrutin de l’établissement en équivalent temps plein, le nombre de sièges à pourvoir se décline en 2 sièges titulaires et 2 suppléants.

Article 2ème – Collèges électoraux : nombre, répartition des effectifs et des sièges

A partir de l’effectif de référence précisé à l’article 1er, les sièges des représentants de proximité sont répartis comme suit :

ETABLISSEMENTS / PERIMETRES DE REPRESENTATION	Collège unique
	Titulaires	Suppléants
EHPAD EHPAD La Résidence Paul LAIZE	2	2

Article 3ème – Collèges électoraux : répartition des effectifs et des sièges par sexe

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen », modifiée par l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017, impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

L’intention commune des parties est de favoriser une répartition équilibrée entre les genres, représentative des effectifs de l’Association. Chaque liste de candidats sera animée par ce principe.

• Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

En cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.

La représentation par genre de l’Etablissement est la suivante :

	Total Femme	Total Homme	Total général
Étiquettes de lignes
EHPAD La Résidence Paul LAIZE	89,5%	10,5%	100%

La répartation des postes à pourvoir pour les représentants de proximité est répartie comme suit :

	% Femme	% Hommes	Nombre de sièges titulaires	Siège Femmes	Siège Hommes
EHPAD La Résidence Paul LAIZE	89,5%	10,5%	2	2	0*

Afin de ne pas exclure totalement la représentation de l’un ou de l’autre sexe, les listes des candidats des scurtins marqués d’un astérisque pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Article 4ème – Personnel électeur et éligible – Liste électorale

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail. Les listes électorales seront établies par la direction et seront affichées au plus tard le 28/09/2023. Une liste prévisionnelle sera établie à partir du 15/09/2023.l

Elles précisent les nom et prénom des électeurs et de ceux remplissant les conditions d’éligibilité. Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés au service des Ressources Humaines.

Les listes électorales affichées mentionnent le recours au vote par correspondance aux professionnels dont l’absence est connue à la date d’affichage des listes électorales.

Article 5ème - Liste des candidats

Le personnel est informé par voie d’affichage de l’appel à candidatures au plus tard le 15/09/2023.

Conformément aux dispositions légales, chaque liste de candidats devra respecter la répartition des sièges entre les hommes et les femmes telle que définie à l'article 3 du présent protocole.

Les listes comportant plusieurs candidats devront respecter cette répartition et présenter leur liste en alternant un candidat de chaque sexe (ex. 1 femme, 1 homme, 1 femme, 1 homme).

Néanmoins, si l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou de l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.

Article 6^ème – Dépôt des listes de candidats

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être parvenues à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de avant le 28/09/2023 à 17h00, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé ou email ( ) avec accusé de réception.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Le scrutin étant organisé en un tour unique, toutes les listes sont recevables pour ce scrutin, qu’elles soient portées par des organisations syndicales ou non.

Article 7^ème - Professions de foi et logo :

Les listes de candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), recto/verso

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au 28/09/2023 à 17h00, pour qu'ils puissent être envoyés dès le lendemain pour l’exercice du vote par correspondance.

Article 8^ème – Déroulement du scrutin

Les parties conviennent de l’organisation d’un scrutin de liste en un tour, avec application de la méthode de la représentation proportionnelle.

La représentation proportionnelle est un mode de scrutin de liste généralement à un seul tour. Les sièges à pourvoir sont répartis entre les différentes listes proportionnellement au nombre de suffrages recueillis. 

Le calcul des sièges s’effectue entre les listes ayant atteint le seuil de représentativité, en deux temps :

• La première attribution est faite à partir d’un quotient électoral qui peut être soit déterminé à l’avance, soit calculé en divisant le nombre de suffrages obtenus par les listes admises à la répartition des sièges par le nombre de sièges à pourvoir.

Ce quotient est égal au nombre de voix nécessaire pour obtenir un siège. Le nombre de voix obtenus par chaque liste est divisé par le quotient : pour chaque partie entière du résultat, la liste obtient un siège. 

• Si cette première répartition laisse des restes, c'est-à-dire des sièges non pourvus, leur répartition peut se faire selon deux méthodes : la méthode du plus fort reste et la méthode de la plus forte moyenne.

La répartition au plus fort reste implique, pour chaque liste, de calculer le nombre de voix restantes, c'est-à-dire les décimales de la division du nombre de suffrages obtenus au quotient par la liste. Les listes qui disposent du plus grand nombre de voix restantes, non affectées lors du calcul au quotient, obtiennent un siège. 

Dans le cas de la répartition à la plus forte moyenne, les sièges restant sont attribués l’un après l’autre en calculant pour chaque liste une moyenne, en divisant le nombre de suffrages obtenus par la liste par le nombre de sièges déjà acquis plus un. La liste ayant la plus forte moyenne obtient le siège supplémentaire. L’opération se répète autant de fois qu’il reste de sièges à pourvoir.

Article 9^ème – Déroulement du scrutin

La date des élections est fixée au 10/10/2023, de 9h30 heures à 16h30 heures. Les élections auront lieu dans l’établissement de la Résidence Paul LAIZE.

Aucun quorum n’est requis pour ce scrutin.

Sauf en cas de carence de candidats, l’ensemble des sièges sera pourvu à l’issue de ce scrutin en un tour unique.

1. Les modalités de scrutin

Il s’agit d’un scrutin de liste. Une candidature unique est autorisée et constitue une liste uninominale. Les postes à pourvoir sont attribués selon la règle du quotient électoral. Les postes supplémentaires non attribués par cette méthode sont attribués à la plus forte moyenne.

2. Les moyens matériels de vote

Pour que le vote soit valide, le bulletin de vote doit être inséré dans une enveloppe et déposé dans l’urne, après que le bureau de vote a vérifié la capacité électorale et que le votant ait signé la feuille d’émargement.

L’employeur prévoit les moyens matériels du vote : urnes, feuille d’émargement, bulletins de vote, enveloppes, isoloirs.

3. Le bureau de vote

Le scrutin est tenu par un bureau électoral composé de 2 membres.

Les membres du bureau de vote sont nécessairement des salariés volontaires de l’Etablissement, choisis parmi les plus âgés pour l’un des membres. Sous réserve de son volontariat, le 2^nd membre du bureau de vote est la gestionnaire RH de l’établissement. Le bureau de vote est nécessairement présidé le salarié le plus âgé.

Le bureau de vote a la responsabilité de la tenue des opérations électorales et de la régularité du processus électoral jusqu’au prononcé des résultats et l’établissement des procès-verbaux finaux.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter.

Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les bulletins de vote et enveloppes seront à la disposition des électeurs à proximité des isoloirs. Le panachage est interdit et entraîne la nullité du bulletin. Le raturage est accepté mais il est interdit d’ajouter des noms sur les bulletins de vote à peine de nullité du bulletin.

En matière de validité du bulletin, le droit commun sera appliqué. Seront notamment réputés nuls:

• deux bulletins de listes différentes dans une même enveloppe;

• l’interversion des bulletins de vote « titulaires » et « suppléants »;

• les enveloppes vides;

• les bulletins déchirés, signés, tachés ou portant des inscriptions ou des signes distinctifs;

• les bulletins portant une ou plusieurs croix ou un ou plusieurs signes préférentiels devant un ou plusieurs noms de candidats.

4. Observateurs

Un représentant des organisations syndicales signataires du présent protocole et de chaque liste de candidats est désigné en tant qu’observateur. Une même organisation syndicale ne peut être représentée par plus d’une personne.

Le rôle d’observateur consiste à assurer une présence tout au long des opérations de vote, dépouillement et rédactions des procès-verbaux inclus. Il est susceptible de faire part d’observations tout au long du processus électoral. Il ne peut pas influer sur le déroulement du scrutin.

L’observateur est nécessairement un salarié de l’Association Anne Boivent. A des fins d’organisation et de continuité de service, sa désignation est portée à la connaissance de l’employeur le 03/10/2023 au plus tard.

Un représentant de la Direction de l’établissement et de la DRH sont désignés pour veiller au bon déroulement des opérations de vote. Ils assurent un rôle d’appui, de conseil auprès des votants, des observateurs et du bureau de vote.

Article 10ème– Modalités de vote par correspondance

Les professionnels dont l’absence est connue à la date du 28/09/2023 pour le jour du scrutin pourront exercer leur droit de vote par correspondance. Il est rappelé la primauté du votre en présentiel sur le vote par correspondance. La possibilité de voter par correspondance est offerte à ces seuls salariés. Pour les autres, le vote par dépôt dans l’urne est le seul moyen de vote. Le vote par procuration est interdit.

Il est rappelé que le vote présentiel prévaut sur le vote par correspondance. Aussi, les votes par correspondance sont intégrés après la fin du scrutin.

Les salariés ayant la possibilité d’exercer leur vote par correspondance recevront un courrier individuel à leur domicile constitué :

• Un courrier d’accompagnement

• Une notice d’informations sur le processus de vote par correspondance

• Les bulletins de vote de toutes les listes de candidats, de couleurs différentes pour différencier le scrutin des représentants de proximité « titulaires » de celui des « suppléants ».

• Une enveloppe de vote A pour le scrutin des représentants de proximité « titulaires », destinée à recevoir le bulletin de vote

• Une enveloppe de vote A’ pour le scrutin des représentants de proximité « suppléants »

• Une enveloppe dite B d’identification du votant, que le salarié devra impérativement signer, dans laquelle il aura inséré les enveloppes A et A’

• Une enveloppe dite C, destinée à l’envoi postal. Cette enveloppe comporte l’affranchissement suffisant pour son envoi vers l’EHPAD La Résidence Paul LAIZE. Elle sera réceptionnée dans l’établissement, isolée, maintenue fermée jusqu’à la clôture du scrutin.

Il est entendu entre les parties que les votes par correspondance reçues après la fermeture du scrutin, soit le 10/10/2023 à 16h30, sont tardifs et ne sont pas comptabilisés dans les opérations électorales.

Article 11^ème – Dépouillement

Après clôture du scrutin, les membres du bureau de vote intègrent les votes par correspondance après avoir vérifié que les salariés n’avaient pas déjà voté.

Le dépouillement commence par le scrutin des représentants de proximité « titulaires ». Une fois réalisé, il est procédé à celui des « suppléants ».

Le dépouillement se poursuit par le décompte des enveloppes présentes dans les urnes, lequel est comparé au nombre de votants sur les listes électorales.

Le bureau de vote procède à l’ouverture des enveloppes en commençant par le scrutin des titulaires et à leur décompte. Sont relevés le nombre de bulletins par liste et le nombre de rayures.

Il est ensuite procédé à l’attribution des sièges selon la règle du quotient électoral. Les postes restant sont attribués à la plus forte moyenne.

Le bureau de vote désigne les membres élus dans l’ordre de la liste, des règles liées à l’égalité professionnelle et rayures éventuelles.

Article 12^ème – Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

A l’issue de chaque scrutin, une copie du procès-verbal est affichée dès sa rédaction achevée, au plus tard le lendemain du scrutin. Le Président pourra annoter les incidents éventuels.

Une copie des procès-verbaux est adressée aux organisations syndicales signataires du présent protocole et à un représentant de chaque liste ayant présenté un ou plusieurs candidats.

L’employeur assurera les opérations de communication et de diffusion des procès-verbaux auprès des autorités compétentes.

Article 13^ème – Durée des mandats

Les représentants de proximité sont élus pour une durée de 3 ans et 7 mois. Il est entendu entre les parties que l’échéances des mandats de représentants de proximité est alignée sur des représentants de proximité des autres établissements de l’Association Anne Boivent.

Article 14^ème - Durée et publicité du protocole préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections des représentants de proximité de l’EHPAD La Résidence Paul LAIZE.

Un exemplaire sera affiché sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Fait le 06/09/2023, à Port-Brillet

Pour l’Association, Pour l’organisation syndicale CGT

Pour l’organisation syndicale FO

Pour l’organisation syndicale CFDT