Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU DEVELOPPEMENT DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL" chez HUB ONE (Siège)

ACCORD RELATIF AU DEVELOPPEMENT DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

AU SEIN DE HUB ONE

Entre

La société Hub One SA dont le siège social est situé Bâtiment Mercure, Continental Square 1, 2 Place de Londres, 93290 Tremblay-en-France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bobigny sous le n° B437947666

Et

Les organisations syndicales représentatives ci-après, représentée par un délégué syndical :

• CFE CGC 

• CGT 

ci-après dénommées collectivement « les Parties »

Préambule

Le présent accord traduit l’attachement des signataires au bien-être au travail des salariés de Hub One.

Au-delà des obligations légales et règlementaires en matière de santé et de sécurité au travail, la direction et les partenaires sociaux ont souhaité s’entendre sur une démarche visant à favoriser la qualité de vie au travail, partager un vocabulaire commun, recenser et diffuser les différentes mesures existantes dans l’entreprise, et encourager les pratiques permettant d’œuvrer dans le sens du « bien vivre ensemble ».

La qualité de vie au travail est conçue comme « un sentiment de bien-être au travail perçu collectivement et individuellement, qui englobe l’ambiance, la culture d’entreprise, l’intérêt du travail, les conditions de travail, le sentiment d’implication, le degré d’autonomie et de responsabilisation, l’égalité, un droit à l’erreur accordé à chacun, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué » (Accord National Interprofessionnel signé du 19 juin 2013)

Trois grandes thématiques ont ainsi été retenues :

• L’engagement de tous les acteurs de la qualité de vie au travail et de la prévention des risques psychosociaux

• Le développement d’une organisation du travail permettant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle

• L’expression des salariés et la communication dans l’entreprise

Sommaire :

CHAPITRE 1 : L’ENGAGEMENT DE TOUS LES ACTEURS DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL (QVT) ET DE LA PREVENTION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX (RPS)

Article 1.1 – Le rôle du management

Article 1.2 – Le rôle de l’ensemble des collaborateurs

Article 1.3 – Le rôle de la Direction des Ressources Humaines

Article 1.4 – Le rôle des services de santé au travail

Article 1.5 – Le rôle des Instances Représentatives du Personnel

CHAPITRE 2 – LE DEVELOPPEMENT D’UNE ORGANISATION DU TRAVAIL PERMETTANT UNE MEILLEURE CONCILIATION VIE PROFESSIONNELLE/ VIE PERSONNELLE

Article 2.1 – Le Télétravail

Article 2.2 – Le droit à la déconnexion

Article 2.3 - Les dispositifs existants en matière de conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle

Article 2.3.1 Les absences pour évènements familiaux

Article 2.3.2 Les absences liées à la parentalité 

Article 2.4 Le développement des initiatives favorisant la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle

CHAPITRE 3 – L’EXPRESSION DES SALARIES ET LA COMMUNICATION DANS L’ENTREPRISE

Article 3.1 – L’écoute et le respect

Article 3.2 – La proximité et le développement des initiatives

Article 3.3 – L’engament, et l’esprit de solidarité 

Article 3.3.1 – Don de jour 

Article 3.3.2 – Actions de solidarité 

Article 3.3.3 – Dispositif d’écoute et d’accompagnement des salariés

Article 3.4 – Actions pour faciliter la communication et le « bien vivre ensemble »:

Article 3.4.1 : Usage des emails

Article 3.4.2 : Organisation des réunions

Article 3.4.3 : Savoir-vivre en open-space

CHAPITRE 4 – LES INDICATEURS PERMETTANT DE MESURER LA QVT ET LA PREVENTION DES RPS

CHAPITRE 5 – DATE D’EFFET, DUREE ET PUBLICITE

CHAPITRE 1 – L’ENGAGEMENT DE TOUS LES ACTEURS DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL (QVT) ET DE LA PREVENTION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX (RPS)

Article 1.1 – Le rôle du management

Les managers, sont les premiers acteurs de la démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail et de la prévention des RPS. Leur action au quotidien est essentielle en ce qui concerne les conditions de vie au travail des salariés et d’exécution de leurs missions quotidiennes.

En effet, leurs attributions leur permettent d’agir et de favoriser, au quotidien, le bien-être au travail de leurs équipes grâce notamment à :

• La reconnaissance du travail accompli, de l’engagement…

• Une communication ciblée porteuse de sens,

• Une organisation du travail optimale,

• Un accompagnement personnalisé,

• Une écoute de proximité,

• Le développement des compétences,

• L’identification et la régulation des conflits,

Il leur est demandé de concilier les exigences de bien-être de leurs équipes et de performance.

Par ailleurs, dans le cadre de la prévention des risques d’accidents du travail, l’ensemble des managers s’engagent à agir pour la prévention des risques professionnels liés à l’environnement de travail des collaborateurs. Ils s’engagent également à veiller à la fourniture, au port, à l’entretien et au maintien en état des équipements de protection individuelle au sein de son équipe.

Article 1.2 – Le rôle de l’ensemble des collaborateurs

Si l’action des managers au quotidien est au cœur de la démarche de QVT, chaque collaborateur a un rôle à jouer au sein de l’entreprise en matière d’amélioration de la QVT, de construction du collectif de travail, et de signalement en cas de détection d’un cas de risque psychosocial.

Hub One et ses partenaires sociaux souhaitent que chaque collaborateur puisse être partie prenante et force de proposition dans la démarche QVT, afin que chaque mesure d’amélioration de la QVT soit adaptée et corresponde aux besoins et attentes des collaborateurs. Les parties soulignent leur volonté de co-construire avec l’ensemble des interlocuteurs concernés afin qu’ils puissent également s’approprier le sujet.

Article 1.3 – Le rôle de la Direction des Ressources Humaines

La Direction des ressources humaines, dans son rôle de conseil, d’appui et d’accompagnement des collaborateurs, constitue un interlocuteur privilégié dans le cadre de l’amélioration de la qualité de vie au travail. Sa mission est essentielle notamment en terme d’accompagnement et de conseil des managers ou de leurs équipes et, si nécessaire, les orienter vers d’autres intervenants ou dispositifs appropriés (médecin du travail…)

La Direction des ressources humaines, de façon plus générale, veille à apporter aux salariés conseil et accompagnement, notamment en matière de parcours professionnels, de développement des compétences et de formation.

Article 1.4 – Le rôle des services de santé au travail

En plus de la mission de suivi médical individuel et d’intervention sur le milieu de travail, les médecins du travail ont également un rôle de conseil et d’alerte auprès de l’employeur, des salariés et de leurs représentants.

A ce titre, ils constituent des ressources et leur expertise peut être sollicitée notamment au sujet des actions de prévention qui visent à éviter toute altération de la santé physique et mentale des salariés du fait de leur travail.

Dans le cadre de leur participation aux réunions des instances représentatives du personnel, ils peuvent également être amenés à formuler des propositions d’actions et/ou à s’exprimer sur les actions engagées au sein de l’entreprise. Compte tenu des visites sur site qu’ils réalisent ou encore des visites médicales et/ou entretiens, ils sont en mesure d’estimer les résultats et/ou perceptions des collaborateurs quant aux mesures mises en place.

Article 1.5 – Le rôle des Instances Représentatives du Personnel

Le rôle des représentants du personnel est de contribuer à la protection de la santé physique et mentale, à la sécurité des salariés, à l’amélioration des conditions de travail et de veiller à l’observation des prescriptions légales et règlementaires prises en la matière.

Les instances représentatives du personnel sont des espaces privilégiés de dialogue, d’information, de consultation et de suivi des actions en matière de prévention des risques professionnels et d’amélioration de la qualité de vie au travail et ils constituent en ce sens une réelle force de proposition.

CHAPITRE 2 – LE DEVELOPPEMENT D’UNE ORGANISATION DU TRAVAIL PERMETTANT UNE MEILLEURE CONCILIATION VIE PROFESSIONNELLE/ VIE PERSONNELLE

Article 2.1 – Le Télétravail

Depuis 2012, la direction et les organisations syndicales de Hub One partagent les constats suivants :

• le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail peut s’avérer particulièrement long et / ou difficile pour les salariés, spécialement pour l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale et la consommation d’énergies polluantes pour l’environnement,

• l’insertion et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap sont des objectifs importants que le télétravail est susceptible de faciliter,

• les technologies de l’information et de la communication permettent d’accomplir de nombreuses missions en dehors du lieu de travail.

L’accord relatif au Télétravail a ainsi été renouvelé en 2017, afin de renforcer la qualité de vie au travail des collaborateurs de l’entreprise, tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

L’accord est disponible sur l’intranet.

Article 2.2 – Le droit à la déconnexion

Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi du 8 aout 2016 (article L.2242-8 alinéa 7 du Code du Travail), et suite à une enquête de perception menée auprès des salariés en mai 2017, les parties ont convenu des modalités suivantes en matière de droit à la déconnexion.

2.2.1 - Définitions

Droit à la déconnexion : Droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Outils numériques professionnels : outils numériques fournis par l’entreprise, qui permettent d’être joignables à distance, qu’ils soient physiques (ordinateurs, tablettes, smartphone, réseaux filaires…) et/ou dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, messagerie instantanée, softphone, outils collaboratifs, internet, intranet, extranet, …).

Temps de travail/horaires de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de l’employeur.

• Pour les salariés soumis à un horaire collectif, il s’agit des horaires prévus par le contrat de travail ou les accords collectifs en vigueur dans l’entreprise, ainsi que des heures supplémentaires réalisées à la demande de l’entreprise.

• Pour les salariés cadres en forfait annuel jours, non soumis à une référence horaire, et disposant d’une grande latitude dans l’organisation de leur temps de travail, les parties conviennent de retenir la plage horaire de référence 20h-8h du lundi au vendredi, amplitude considérée comme raisonnable pour déconnecter, ou bien a minima de respecter les heures de repos quotidien et hebdomadaire.

Sont également inclus dans cette définition les périodes d’astreintes, ainsi que les périodes de travaux programmés telles que définies dans l’accord sur la politique de gestion des astreintes en vigueur dans l’entreprise.

En revanche, sont exclus de cette définition :

• Les temps de repos quotidien et hebdomadaire

• Les congés payés, RTT, congés exceptionnels

• Les jours fériés chômés

• Les périodes de suspension du contrat de travail telles que la maladie, maternité, paternité

2.2.2 - Contenu du droit à la déconnexion

L’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors du temps de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence, et/ou l’importance du sujet en cause.

En dehors de ces cas de figure, il est recommandé, pour l’ensemble des salariés, y compris les managers, de s’abstenir de contacter un collaborateur en dehors des horaires de travail.

Par conséquent, aucun salarié ne pourra être sanctionné en l’absence de réponse à un courriel, un appel, un SMS en dehors de son temps de travail.

Les périodes de repos, congés et suspensions du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Afin de faciliter le respect de cette règle, les salariés sont encouragés, avant de s’absenter, à :

• indiquer leurs périodes de congés dans leur calendrier Outlook

• cocher le statut « Absent » dans l’outil de communication unifiée UCA/MCA

• utiliser le gestionnaire d’absence disponible sur la messagerie électronique, et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence

• Inclure en bas de sa signature mail pour les envois internes : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu de répondre, sauf en cas d’urgence »

2.2.3 - Sensibilisation et formation à la déconnexion

Un guide des bons usages des outils numériques sera réalisé par l’entreprise et mis à disposition de l’ensemble des salariés.

De plus, des actions de formation et de sensibilisation seront organisées par l’entreprise à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Article 2.3 Les dispositifs existants en matière de conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle

Les salariés de Hub One peuvent bénéficier de plusieurs types de congés et autorisations d’absence afin de faire face à des situations personnelles et familiales.

Article 2.3.1 Les absences pour évènements familiaux

En vertu des dispositions conventionnelles et légales en vigueur, les salariés de l’entreprise, quelle que soit leur ancienneté, bénéficient, sur présentation d’un justificatif, d’une autorisation d’absence rémunérée à l’occasion des évènements suivants :

• Mariage : 5 jours

• Pacs : 4 jours

• Naissance ou adoption : 3 jours

• Mariage de l’enfant : 2 jours

• Décès du conjoint : 3 jours

• Décès du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère : 3 jours

• Décès d’un frère ou d’une sœur : 3 jours

• Annonce de la survenue d’un handicap chez l’enfant : 2 jours

• Décès de l’enfant : 5 jours

Article 2.3.2 Les absences liées à la parentalité 

• Jours en cas d’enfant malade

Sur présentation d’un certificat médical attestant de la maladie ou de l’accident d’un enfant à charge âgé de moins de 16 ans, les salariés bénéficient de 3 jours d’absence rémunérés par année civile.

Deux jours supplémentaires, non rémunérés, sont accordés si l’enfant a moins d’un an ou si le salarié assume la charge d’au moins 3 enfants.

• Le congé de paternité et d’accueil

A l'occasion de chaque naissance, le ou la salarié(e) dont l'épouse, la partenaire de Pacs ou la concubine donne naissance à un enfant peut prétendre à un congé de 11 jours calendaires. Le congé doit être pris dans les 4 mois qui suivent la naissance de l’enfant. Il peut se cumuler avec le congé de naissance ou d’adoption de 3 jours.

Le salarié doit présenter sa demande de congé au service RH au moins un mois avant la date estimée du congé, par courrier recommandé ou courrier remis en mains propres, en précisant la date de départ et la durée du congé.

Pendant la durée du congé, le contrat est suspendu sans maintien de rémunération par l’entreprise. Le ou la salarié(e) peut bénéficier d’une indemnisation par la CPAM.

Un acte de naissance de l’enfant devra impérativement être adressé au service RH

• Le congé de maternité

Les salariées bénéficient d’un congé maternité d’une durée minimum de 16 semaines. Cette durée est augmentée en fonction du nombre d’enfants à naitre, et du nombre d’enfants déjà à charge.

Les salariées sont tenues d’avertir l’entreprise de leur souhait de bénéficier du congé maternité, et fournir un certificat médical attestant de leur état de grossesse et de la date présumée de l’accouchement.

Le paiement du salaire net est maintenu par l’entreprise pendant la durée du congé maternité. L’absence est assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés.

Les salariées bénéficient par ailleurs, à partir du 3^ème mois de grossesse, de 30 minutes de pause supplémentaire par jour travaillé, à définir d’un commun accord avec le responsable hiérarchique.

• Le congé parental d’éducation

Il permet à tout salarié ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise, qu'il soit le père ou la mère de l'enfant, de bénéficier d'un congé ou d'une réduction de son temps de travail afin de s'occuper de son enfant de moins de 3 ans. Le congé comprend une phase initiale d'une durée d'un an maximum, puis pourra être prolongé deux fois, pour pendre fin au plus tard au 3^ème anniversaire de l'enfant.

Le salarié est tenu d’adresser sa demande de congé auprès du service RH par courrier recommandé ou en main propre remis contre décharge, au moins deux mois avant le début du congé. Ce délai est réduit à un mois si le congé parental est pris immédiatement après le congé maternité. Le courrier devra préciser le type de congé souhaité (congé total ou partiel).

Le congé n’est pas rémunéré par l’entreprise, mais le salarié peut bénéficier d’une indemnisation par la Caisse d’Allocation familiale.

 

• Le congé d’adoption

Il est ouvert aux salariés adoptants, hommes ou femmes. La durée du congé s’étend de 10 à 22 semaines en fonction du nombre d’enfants adoptés et du nombre d’enfants déjà présents dans le foyer. Le salarié est tenu d’informer l’entreprise par courrier recommandé ou remise en mains propres de sa demande de congé d’adoption, en précisant les dates de début et de fin de congé. Le paiement du salaire net est maintenu par l’entreprise pendant la durée du congé.

• Le congé pour don d’ovocyte

Les salariées pratiquant un don d’ovocytes bénéficient, sur justificatifs, d’une autorisation d’absence rémunérée pour se rendre aux examens et se soumettre aux interventions nécessaires à la stimulation ovarienne et au prélèvement ovocytaire.

• Le congé en cas d’assistance médicale à la procréation

Les salariées bénéficiant d’une assistance médicale à la procréation bénéficient, sur justificatifs, d’une autorisation d’absence pour les actes médicaux obligatoires.

Le conjoint bénéficie également d’une autorisation d’absence pour se rendre à trois actes médicaux nécessaires pour chaque protocole du parcours d’assistance médicale.

• Le congé de présence parentale

Il est ouvert à tout salarié ayant la charge d'un enfant victime d'une maladie, d'un accident ou d'un handicap grave nécessitant une présence soutenue ou des soins contraignants. Il n’est pas rémunéré par l’entreprise mais peut ouvrir droit à indemnisation par la Caisse d’Allocation Familiales. La durée maximale du congé est de 310 jours ouvrés sur une période de 3 ans.

• Le congé de solidarité familiale

Le salarié dont un ascendant, un descendant, un frère, une sœur ou une personne partageant le même domicile souffre d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée d'une affection grave et incurable peut demander à bénéficier de ce congé. Sa durée maximum est de 3 mois, renouvelable une fois. Le congé n’est pas rémunéré par l’entreprise mais peut donner lieu à une indemnisation par la CPAM.

- Le congé de proche aidant

Il est ouvert aux salariés ayant au minimum 1 an d’ancienneté souhaitant suspendre leur contrat pour prendre soin d’un proche présentant un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité. La durée de ce congé est de 3 mois renouvelable, sans toutefois pouvoir excéder un an dans toute sa carrière professionnelle. Ce congé n’est pas rémunéré par l’entreprise.

Article 2.4 Le développement des initiatives favorisant la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle

L’entreprise favorisera autant que possible, en fonction des disponibilités locales, des besoins identifiés, et des coûts, la mise en place de services à destination des salariés leur permettant une meilleure conciliation entre leur vie professionnelle et personnelle, telles que par exemple la mise à disposition de services de conciergerie d’entreprise, la réservation de berceaux auprès de crèches interentreprises, l’organisation d’ateliers de bien-être et de relaxation, etc…

CHAPITRE 3 – L’EXPRESSION DES SALARIES ET LA COMMUNICATION DANS L’ENTREPRISE

Les parties souhaitent rappeler que le règlement intérieur contient un certain nombre de mesures qui s’imposent à tous. Il contient dans ses annexes le Code de Déontologie, ainsi que la Charte de Prévention des actes de harcèlement et de violence au travail.

Le non-respect des règles prévues par ses textes est passible de sanctions pénales et disciplinaires.

Article 3.1 – L’écoute et le respect

Les parties rappellent que l’écoute et le respect représentent des valeurs fondamentales de la vie d’entreprise.

Chaque salarié, quel que soit son statut et son positionnement, doit être porteur de ces valeurs à travers son comportement, ses attitudes et ses relations interpersonnelles.

L’organisation du travail au sein des équipes doit garantir au manager suffisamment de disponibilité pour écouter les membres de son équipe lorsque ces derniers ressentent le besoin de s’exprimer sur le vécu au travail. L’écoute représente un investissement temporel important ; elle doit être gage d’une meilleure cohésion de l’équipe et d’un renforcement du collectif, à travers un climat de confiance.

Chaque salarié doit également, à son niveau, écouter l’autre et contribuer à prévenir toute forme d’isolement sur le lieu de travail. L’écoute suppose d’être attentif à l’autre et à ses changements de comportements.

Enfin, le respect ne constitue en aucun cas un privilège lié à un statut ou à l’expérience. Il s’exprimera donc toujours de manière bilatérale, pour permettre des échanges constructifs permettant à chacun d’exprimer son point de vue.

Article 3.2 – La proximité et le développement des initiatives

La proximité est une des valeurs de Hub One. Elle se traduit notamment par une simplicité des échanges et une envie de partager des instants de convivialité.

Les parties encouragent les initiatives visant à renforcer la convivialité, comme celles déjà expérimentées :

• La mise à disposition de lieux de convivialité et d’échanges : cafétérias, espaces de détente, ….

• L’organisation d’évènements conviviaux (conventions, road-show, barbecue, Pizza party,…)

• Le recours aux dispositifs de communication interne : intranet, yammer, Tonalité, smart conférence

• Les «Hub Challenge », par lesquels l’entreprise offre son soutien à des projets fédérateurs à visée humanitaire, sportif ou culturelle

• Le dispositif « Vis mon job »

Article 3.3 – L’engagement, et l’esprit de solidarité 

Article 3.3.1 – Don de jour 

Dans le souci d’aider un parent d'un enfant gravement malade, la Direction et les organisations syndicales ont mis en place un dispositif de don de jours.

Offrant la possibilité aux salariés désireux de venir en aide à l'un de leurs collègues, cet accord vise à apporter une solution concrète permettant à un parent d’être présent auprès de son enfant gravement malade, sans pour autant se retrouver privé de rémunération.

Cette démarche pour une cohésion innovante est basée sur la solidarité de la communauté de travail à laquelle appartient le parent concerné. Face à des situations de détresse, l'accord sur le don de jours est donc une solution qui trouve une place légitime au cœur de l'entreprise.

Article 3.3.2 – Actions de solidarité 

Désireuse de s’impliquer dans des actions de solidarité, Hub One a développé un partenariat avec l’Association Planète Urgence pour permettre aux collaborateurs de Hub One de participer à des missions humanitaires dans les domaines du développement ou de l’environnement.

Les « Trophées du Développement Durable » organisés depuis 2011, visent à soutenir les initiatives proposées par les collaborateurs en matière d’engagement sociétal et de développement durable.

Dans le même esprit de solidarité, Hub One soutient les associations à visée sociale (Arrondi solidaire par exemple) et favorise autant que possible le recours au secteur solidaire et protégé.

Article 3.3.3 – Dispositif d’écoute et d’accompagnement des salariés

Chaque salarié est susceptible de rencontrer au cours de sa vie des difficultés d’ordre professionnel et/ou personnel. Compte tenu de leurs conséquences éventuelles sur la santé et sur son entourage professionnel ou personnel, il est important que celui-ci puisse bénéficier au plus tôt d’une écoute et d’un accompagnement assurés par des spécialistes qui sauront évaluer la situation et identifier, avec lui, les leviers dont il dispose pour surmonter ses difficultés et/ ou l’orienter le cas échant.

En ce sens, une cellule d’écoute et d’accompagnement est mise en place à titre expérimental à compter du mois d’octobre 2017 au sein du groupe Hub One.

Parallèlement à ce dispositif, l’équipe RH, les représentants du personnel et le service de santé au travail sont également à l’écoute des salariés pour les accompagner et les orienter en cas de nécessité.

Article 3.4 – Actions pour faciliter la communication et le « bien vivre ensemble »:

Article 3.4.1 : Usage des emails

Afin de limiter la surcharge informationnelle et le stress pouvant être induit par l’usage de la messagerie électronique professionnelle, les parties conviennent des recommandations suivantes, qui seront communiquées dans l’entreprise par tout moyen permettant d’assurer une large diffusion et leur appropriation par l’ensemble des salariés :

Avant d’envoyer un email :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de l’email au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone, messagerie instantanée, réunion, vidéo-conférence…. Favoriser les échanges directs lorsque le niveau de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsque le sujet est complexe, ou lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation.

• Réfléchir au moment le plus opportun pour l’envoi du message, et utiliser si besoin la fonction d’envoi différé

• Cibler les destinataires pertinents de l’email

• Utiliser avec modération la fonction CC (« copie conforme »)

• Indiquer l’objet du message de façon explicite et compréhensible, et utiliser avec modération les termes « Urgent » ou « RSVP »

• Etre attentif au contenu du message : faire preuve de politesse, éviter les majuscules, la couleur rouge, et les points d’exclamation qui peuvent générer un sentiment d’agression

• Penser à utiliser le correcteur d’orthographe

• Ne pas solliciter une réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire

• S’assurer que la signature électronique apparait en fin de mail, afin que le destinataire puisse clairement identifier l’expéditeur ainsi que ses coordonnées

Réception des emails

• Ne pas traiter immédiatement le message : prendre le temps de le lire, se laisser le temps de la réflexion pour y répondre, notamment lorsque l’échange est susceptible de devenir conflictuel

• Si l’activité le permet, se réserver 1 à 3 plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.

• Si l’activité le permet, désactiver les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message

• Intégrer éventuellement la règle des trois mails dans le bas de signature mail pour les envois internes : « Appliquons la règle des trois mails : après trois, parlons-nous »

En cas d’absence de l’entreprise :

• Activer la fonction « gestionnaire d’absence du bureau » afin de limiter le nombre de relances

• Indiquer le nom et les coordonnées d’une personne à contacter

Article 3.4.2 : Organisation des réunions

Les parties conviennent des recommandations suivantes pour la bonne organisation des réunions, qu’ils s’agissent de réunions en présentiel ou à distance (téléphonique, vidéo-conférence). Celles-ci seront communiquées dans l’entreprise par tout moyen permettant d’assurer une large diffusion et leur appropriation par l’ensemble des salariés :

• S’assurer de la pertinence de l’organisation d’une réunion au regard des autres outils de communication

• Inviter uniquement les personnes indispensables à l’atteinte des objectifs de la réunion

• Prévenir les participants suffisamment à l’avance et s’assurer de leur disponibilité

• Réserver une salle de réunion en adéquation avec le nombre de participants

• Annuler la réservation de la salle si la réunion est reportée ou annulée

• Limiter la durée de la réunion

• Fixer à l’avance le contexte, l’agenda et les objectifs de la réunion, et les partager avec les participants

• Respecter l’heure de début et de fin de réunion

• Respecter le temps de parole de chacun

• Conclure la réunion par une synthèse des décisions ou des actions à mener

• S’il s’agit d’une réunion en présentiel, veiller à laisser la salle de réunion en bon état (jeter ses déchets, ranger les chaises, éteindre les lumières…)

• Adresser aux participants un compte-rendu ou un relevé de décision clair et concis

Article 3.4.3 : Savoir-vivre en open-space

Les parties conviennent des recommandations suivantes en matière de savoir-vivre en open-space. Celles-ci seront communiquées dans l’entreprise par tout moyen permettant d’assurer une large diffusion et leur appropriation par l’ensemble des salariés :

Ambiance sonore 

• Régler la sonnerie au minimum du poste fixe et du mobile, ou bien privilégier le mode vibreur ou silencieux. Proscrire le mode mains libre.

• Désactiver les notifications sonores de l’ordinateur et du mobile.

• Limiter le volume des conversations téléphoniques. Des casques audio peuvent être demandés auprès de la DSI.

• Utiliser les salles disponibles pour s’isoler plutôt que les couloirs : discussions avec un collègue, conférence téléphonique,…

• Utiliser les salles de détente/ cafétéria pour les pauses.

• Se lever et aller directement à la rencontre d’un collègue plutôt que de l’interpeller à haute voix.

Respect des règles d’hygiène et de sécurité

• Respecter les interdictions de fumer et de vapoter dans l’ensemble des locaux

• Utiliser les poubelles en respectant les consignes de tri sélectif

• Veiller au respect de la propreté des espaces communs : salles de réunion, sanitaires, cafétéria, …

• Maintenir son poste de travail en ordre, par courtoisie envers ses collègues ainsi que pour préserver la confidentialité des données. Si besoin adresser une demande de rangement supplémentaire auprès des Services Généraux.

CHAPITRE 4 – LES INDICATEURS PERMETTANT DE MESURER LA QVT ET LA PREVENTION DES RPS

La direction et les partenaires sociaux s’attacheront au suivi de différents indicateurs susceptibles de donner une indication sur la QVT et la prévention des RPS, notamment :

• Les accidents de travail et les maladies professionnelles

• Le nombre de jours d’arrêt de travail

• Le taux d’absentéisme

• Le taux de fréquence et le taux de gravité des accidents de travail

• Le nombre d’entrées et de sorties

• Le Turn Over

• Une synthèse des faits marquants

• La mise à disposition des Documents Uniques d’Evaluation des Risques (DUER)

• Les résultats des enquêtes d’engagement et baromètres d’écoute sociale

Ces indicateurs, non exhaustifs, seront notamment suivis dans le cadre des réunions des Instances Représentatives du Personnel et serviront de base aux échanges relatifs au suivi de cet accord. Ils permettront, entre autre, d’évaluer les résultats des mesures engagées et également d’orienter les actions prioritaires et/ ou urgentes.

CHAPITRE 5 – DATE D’EFFET, DUREE ET PUBLICITE

Article 5.1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Hub One.

Article 5.2 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt dans les conditions visées à l’article 5 .4 ci-dessous, et au plus tard le 1^er janvier 2018.

Article 5.3 – Révision – Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être révisé par voie d’avenant, dans le respect des dispositions du Code du Travail.

Il peut être révisé dans les conditions fixées par le Code du Travail moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

Article 5.4 – Formalités de dépôt et publicité

Après signature, le présent accord sera notifié par l’entreprise aux organisations syndicales représentatives non signataires. A l’issue du délai d’opposition, l’accord sera déposé à la Direccte et au greffe du conseil de prud’hommes. Chaque partie signataire recevra un exemplaire original de l’accord signé.

Fait à Roissy, en 6 exemplaires originaux, le 20 décembre 2017

Pour la direction de HUB ONE S.A.	Pour le Syndicat C.F.E.–C.G.C., Pour le Syndicat C.G.T.,