Accord relatif au télétravail

ENTRE

ACCESS IT COMPANY, située 2 allée Lavoisier 59650 VILLENEUVE D’ASCQ, représentée par XXXXXXXXX, Responsable des Ressources Humaines, agissant par délégation,

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit 

PREAMBULE

Depuis plusieurs années, ACCESS IT a mis en place une première organisation du travail à distance permettant de concilier performance collective et qualité de vie au travail avec la mise en œuvre réussie du télétravail.

Fort des dernières évolutions législatives visant à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1387 ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n°2018-217), les parties au présent accord ont convenu qu’il était souhaitable d’harmoniser les règles en vigueur au sein de l’entreprise ACCESS IT pour promouvoir et sécuriser un dispositif de télétravail homogène adapté aux valeurs et aux réalités opérationnelles d’ACCESS IT.

Ce dispositif vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition « sine qua none » de son bon fonctionnement.

Chez ACCESS IT, le télétravail repose sur des valeurs, convictions et ambitions partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs. En effet, le télétravail peut non seulement apporter souplesse, flexibilité et efficacité à l’organisation du travail mais est également source d’autonomie et de liberté organisationnelle pour les salariés, permettant ainsi une meilleure conciliation entre vie personnelle et professionnelle. De plus, la limitation des déplacements, inhérente au télétravail, favorise à l’évidence la prévention en matière de sécurité des salariés, tout en s’inscrivant dans une démarche de développement durable.

En parallèle, il est important de veiller au maintien du lien social physique dans l’application du télétravail. En réponse à cela, l’entreprise encourage quelques réunions en présentiel, organise des événements et incite à une présence régulière au bureau. Ces principes de télétravail ne peuvent par ailleurs être décorrélées des principes décrits dans la Charte de la Déconnexion de l’entreprise.

A travers cet accord, l’entreprise à souhaiter réaffirmer sa position en termes de télétravail, en construisant un dispositif souple et flexible, en lien avec les attentes des salariés.

Table des matières

1 DEFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET ENJEUX 4

1.1 Définition 4

1.2 Champ d’application 4

1.3 Enjeux 4

2 LE TELETRAVAIL HABITUEL ET FLEXIBLE 5

2.1 Critères d’éligibilité 5

2.2 Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties 6

2.3 Adaptation, réversibilité et suspension 6

2.3.1 Période d’adaptation 6

2.3.2 Réversibilité 7

2.3.3 Suspension 7

2.4 Accompagnement spécifique au télétravail habituel et flexible 7

2.4.1 Equipements 7

2.4.2 Indemnisation forfaitaire 8

2.5 Cas d’exception 8

3 CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 9

3.1 Lieu du télétravail 9

3.2 Plages de joignabilité 9

3.3 Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail 10

3.4 Santé et sécurité du télétravailleur 10

3.5 Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés 10

3.6 Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs 11

4 DISPOSITIONS FINALES 11

4.1 Substitution 11

4.2 Durée de l’accord 11

4.3 Révision et modification 11

4.4 Formalités de dépôt 11

DEFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET ENJEUX

Définition

Le télétravail désigne, aux termes de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Ainsi, dans le cas des salariés en missions, le télétravail désigne le travail effectué hors des locaux du client et de ceux de l’entreprise.

Dans une volonté de rendre le télétravail accessible au plus grand nombre, les parties conviennent de la mise en place d’un dispositif simple et flexible.

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise ACCESS IT.

Il vise à définir un dispositif commun, accessible à tous, sans remettre en cause l’application de dispositifs spécifiques tels que le télétravail pour des raisons thérapeutiques (préconisé au cas par cas par le médecin du travail) ou le « full remote », qui sont des dispositifs encadrés par avenant au contrat de travail.

Pour ces raisons, les parties conviennent d’exclure du périmètre de cet accord le télétravail pour des raisons thérapeutiques ainsi que le « full remote », sans remettre en cause la mise en place individualisée de ce dispositif.

Enjeux

Les parties sont convaincues que le télétravail permet :

• De renforcer la performance organisationnelle au sein de l’entreprise en apportant, aux managers et aux membres de leurs équipes : souplesse, flexibilité et efficacité dans l’organisation du travail,

• De préserver la santé et la sécurité des salariés : notamment par la limitation de leurs déplacements,

• D’améliorer la qualité de vie au travail des salariés au travers, notamment, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle/personnelle, d’une réduction des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler,

• De développer la responsabilisation des salariés : la confiance entre managers et les salariés dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d’organisation de leur activité,

• De favoriser l’égalité professionnelle : grâce à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle pour tous les salariés en télétravail,

• De renforcer l’attractivité externe,

• De s’inscrire dans une démarche de développement durable

• De limiter l’absentéisme ponctuel.

Malgré tout, les parties conviennent du besoin de vigilance accrue sur les risques liés au télétravail habituel tels que :

• L’absence de déconnexion

• La solitude et l’isolement

• La perte de repères

• Les soucis d’intégration et d’appropriation des codes de l’entreprise

• La prise de poids et autres soucis de santé liés à la sédentarité et au confort relatif du travail chez soi.

Afin de répondre à ces problématiques, l’entreprise s’engage à mettre en place des actions régulières de sensibilisation et de formation auprès des collaborateurs et des managers.

LE TELETRAVAIL HABITUEL ET FLEXIBLE

Les parties ont souhaité construire un dispositif d’organisation du travail simple et flexible, en lien avec les attentes des salariés.

Critères d’éligibilité

• Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et double réversibilité tant du salarié bénéficiant du dispositif que de l’employeur. L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

• Capacité du salarié : avoir une maîtrise de son métier, être autonome et capable de travailler à distance

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance.
Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail.

Le salarié doit pouvoir exercer ses activités à distance, sans être systématiquement et obligatoirement présent avec ses collègues en un même lieu. Il doit savoir définir, avec expérience, ses priorités et s’organiser pour réaliser ses activités dans les meilleures conditions possibles pour atteindre les objectifs fixés par son manager.

• Tâches compatibles avec le télétravail : exercer un métier dans des conditions et avec une organisation du service compatible avec le télétravail habituel et flexible

Ne sont pas éligibles au télétravail souple et flexible, les fonctions ou tâches qui :

• Exigent, par nature, une présence physique dans les locaux de l’entreprise ou chez le client (l’assistance technique interne par exemple).

• Qui impliquent l’accès ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l’entreprise ou du client.

• Environnement de travail à domicile propice au télétravail

Le salarié doit disposer, sur le lieu où il travaille, d’un espace de travail dédié, avec une installation électrique conforme et d’une connexion internet lui permettant d’exercer son activité.

Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties

L’exercice du télétravail est soumis à l’accord du salarié et de l’employeur.

Tout salarié répondant aux critères d’éligibilité de cet accord, peut bénéficier selon ses souhaits du télétravail. L’accord de l’employeur est réputé acquis. Ces jours de télétravail devront être déclarés par le salarié, sur l’ERP d’entreprise CHRONOS dans la partie saisie des temps.

Le salarié est libre de choisir ses jours de télétravail pour chaque semaine, pouvant les faire varier d’une semaine à l’autre.

Cependant, il est rappelé que certains jours, pour favoriser le maintien du collectif de travail et pour des besoins organisationnels, le manager peut demander au salarié d’être présent sur le site.

Adaptation, réversibilité et suspension

Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 2 mois, qui débute à compter du premier jour télétravaillé.

Cette période d’adaptation doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié à les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et que son absence des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cela lui permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Il peut être mis fin, par le salarié ou le manager, au dispositif de télétravail à tout moment durant cette période. La décision doit être notifié par écrit et un délai de prévenance d’une semaine doit être respecté.

Cette période d’adaptation peut aussi avoir pour finalité d’évaluer la possibilité de télétravailler pour des salariés dont il serait difficile de mesurer la compatibilité des activités avec cette forme d’organisation du travail.

Réversibilité

Le télétravail est une forme d’organisation du travail : à ce titre, il est réversible et évolutif.

Cette réversibilité est double. Elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou du manager

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié peut décider unilatéralement de mettre fin au télétravail.

Le manager peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement ou partiellement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Non-respect des règles du télétravail constaté

• Problème de performance du salarié lié au télétravail

• Changement de domicile du salarié rendant impossible le télétravail

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

Le manager doit recevoir le salarié en entretien afin de lui exposer les motifs de sa décision qui lui est ensuite notifiée par écrit.

Par ailleurs, en cas de changement de fonctions, de poste, de service, de prestation ou de client, le manager a la possibilité de mettre fin au télétravail par une notification écrite.

Suspension

Le salarié peut être confronté à des obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur son lieu de travail.

Le manager peut, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 1 jour, demander au salarié de suspendre son télétravail ou d’en changer le jour :

• en cas de contraintes liées à l’activité du service, du projet ou d’une demande du client.

• dans le cadre de réunions client, entretiens individuels, formations, réunions d’équipe.

Cette décision de suspension précisera la durée de cette suspension, sera formalisée par écrit ou par rendez-vous fixé dans l’agenda et transmise au service des ressources humaines.

En cas de désaccord entre le salarié et son manager, le service des ressources humaines rend sa décision.

Accompagnement spécifique au télétravail habituel et flexible

Equipements

Chaque collaborateur est équipé d’un ordinateur lui permettant de télétravailler.

Un ordinateur portable est mis à la disposition de chaque salarié lors de son entrée dans l’entreprise, sauf dans le cas où le salarié a décidé d’utiliser son ordinateur personnel (BYOD). Dans les deux cas, le salarié dispose d’un ordinateur lui permettant de travailler en dehors des locaux de l’agence.

Selon les besoins et sur validation du manager : un téléphone mobile ainsi qu’un écran secondaire, un casque audio, un clavier et une souris peuvent être mis à la disposition du salarié.

Le matériel fourni ainsi au télétravailleur reste l’entière propriété d’ACCESS IT.

Le télétravailleur prend soin de l’équipement qui lui est confié, en assure la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées et informe sans délai son manager ainsi que le service infra en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à sa disposition.

Indemnisation forfaitaire

Afin de participer aux dépensées liées à la réalisation du télétravail, le salarié bénéficie d’une allocation forfaitaire basée sur les critères de l’URSSAF et correspondant, à la date de signature de cet accord, aux nombres de jours télétravaillés par semaine :

• 10€ par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine soit 20% du temps en télétravail

• 20€ par mois, pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine soit 40% du temps en télétravail

• 30€ par mois, pour un salarié effectuant trois jours de télétravail par semaine soit 60% du temps en télétravail

• 40€ par mois, pour un salarié effectuant quatre jours de télétravail par semaine soit 80% du temps en télétravail

• 50€ par mois, pour un salarié effectuant cinq jours de télétravail par semaine soit 100% du temps en télétravail.

Ce système d’indemnisation peut évoluer en fonction du cadre légal.

Le nombre de jours télétravaillés est relevé sur l’ERP Chronos de l’entreprise dans la saisie des temps du collaborateur. Seuls les jours déclarés en télétravail peuvent donner lieu à l’allocation précitée.

Cas d’exception

Si le principe du volontariat est un principe fondateur du télétravail au sein de l’entreprise ACCESS IT, il peut arriver dans des situations particulières que l’entreprise ait également intérêt à y recourir.

En cas de circonstances exceptionnelles résultants de situations imprévisibles ou de situations d’urgences comme une menace d’épidémie, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (tempête, intempéries), ou une grève des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Ce dispositif de télétravail exceptionnel est alors déclenché par la direction qui communiquera sa décision par mail à l’ensemble des salariés de l’entreprise, dans les meilleurs délais possibles.

Les modalités précises de recours, de mise en œuvre et de terme du télétravail pour des situations exceptionnelles, seront précisées, au cas par cas, par la Direction d’ACCESS IT. A l’issue, les salariés retrouvent leur organisation de travail habituel.

Les conditions matérielles sont définies par la Direction selon les circonstances et la durée de l’événement.

CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise. Par exception, le télétravail peut être effectué dans un autre lieu après accord de l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié prévient l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail sont alors réexaminées.

Le lieu de télétravail doit être propice à la concentration et à la réalisation de son activité. Il doit également :

• Garantir la sécurité du salarié (notamment conformité électrique du lieu quand cela est nécessaire) et celle de ses équipements.

• Permettre d’assurer la discrétion, et le cas échéant, la confidentialité et l’intégrité des informations, des documents et données qui lui sont confiés ou auxquels il a accès. Tout salarié en télétravail s’engage à respecter les dispositions de la charte informatique d’ACCESS IT.

Le salarié qui sollicite le télétravail atteste sur l’honneur :

• Qu’il dispose d’une ligne internet ayant un débit adapté au télétravail,

• Que le système électrique de son lieu de travail est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité,

• Qu’il a informé son assureur du télétravail

Plages de joignabilité

Le salarié en situation de télétravail doit obligatoirement être joignable sur la même plage horaire que celle fixée pour le travail en présentiel c’est-à-dire de 10h à 12h et de 14h à 17h sur tous les moyens mis à disposition par ACCESS IT (dont les logiciels de messagerie et de messagerie instantanée type Teams). Il doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés en télétravail doivent réaliser leur temps de travail théorique, sans dépassement.

Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

La charge de travail du salarié en télétravail doit être comparable à celle du salarié qui travaille dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille dans les locaux de l’entreprise ou chez le client.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en utilisant les outils de suivi mis en place dans l’entreprise.

Il est rappelé dans ce cadre que les heures supplémentaires ne sont pas autorisées en télétravail, sauf avec l’accord du manager en amont de la réalisation de ces heures supplémentaires.

Par ailleurs, lors de l’entretien annuel, les conditions d’exercice du télétravail et de la charge de travail doivent être évoquées par le salarié et son manager afin que des solutions concertées puissent, le cas échéant, être trouvées.

Néanmoins, l’entretien annuel ne constitue pas le seul moment dédié à l’échange entre le collaborateur et le manager quant au suivi de la charge de travail. Des échanges réguliers doivent permettre d’apporter une attention particulière à l’examen de la charge de travail des collaborateurs que cela soit à l’initiative du manager comme du salarié.

Santé et sécurité du télétravailleur

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en situation de télétravail et doivent être respectées par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer ces politiques. Le non-respect des règles par le salarié peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié doit en informer le service ressources humaines et transmettre un justificatif dans un délai de 48h.

Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés peuvent, à leur demande, exercer leur activité en télétravail, dès l’embauche ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible.

Ils bénéficient de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnelles que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation professionnelle, de gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise, sont identiques à celles des collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de son établissement de référence.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès, prévoyance que les autres salariés.

DISPOSITIONS FINALES

Substitution

Les dispositions du présent accord se substituent, dès le 01/07/2021, à celles de même nature ou ayant le même objet, contraires ou différentes, des accords et charte de l’entreprise, usages, engagements unilatéraux.

Durée de l’accord

Le présent est accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 1^er juillet 2021.

Révision et modification

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales applicables.

Formalités de dépôt

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire original de l’accord est également remis au secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Lille.

A Villeneuve d’Ascq le 16 juin 2021

Signature de l’entreprise XXXXXXXXX

Signature du CSE XXXXXXXXX