Accord d'entreprise "Accord sur la gestion des congés payés en année civile" chez KEA & PARTNERS (Siège)

ACCORD SUR LA GESTION DES CONGÉS PAYÉS EN ANNÉE CIVILE

Entre les soussignés :

La Société KEA & PARTNERS, S.A. au capital de 1 248 926 Euros dont le siège social est sis 3 rue Danton 92.240 MALAKOFF, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B 439.291.618 représentée par la société Pact Groupe, Présidente, elle-même représentée par XXX.

ci- après dénommée « Kea & Partners » ou « La Société »

D’une part,

Et,

Les représentants du personnel, membres du Comité Social et Economique statuant en la majorité des présents, selon procès-verbal de la séance du 28 octobre 2021 annexé au présent accord,

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord d’entreprise :

ARTICLE 1 - Préambule

Conscients de l’importance de garantir à chaque salarié la plus grande visibilité relative aux droits aux congés payés légaux et conventionnels ainsi qu’aux jours de repos résultant de la mise en œuvre des conventions de forfait annuel en jours (dénommés JRTT) et des conventions hebdomadaires en heures (dénommés JRCR), la direction de Kea & Partners a souhaité initier une réflexion en vue de faire coïncider les périodes de référence d’acquisition et de prise des congés payés avec l’année civile.

Les dispositions du présent accord visent donc à préciser et à améliorer les « pratiques » déjà existantes au sein de Kea & Partners relatives à la gestion des congés payés dont les droits restent inchangés.

La simplification et l’optimisation de la gestion des congés est reconnue comme un objectif contribuant tant au plan social que financier à la performance globale de la société. En ce sens, le présent accord vise à améliorer les modalités de prise des congés en préservant les intérêts économiques de Kea & Partners.

Le présent accord poursuit donc les objectifs suivants :

• Simplifier et homogénéiser la gestion des congés payés, tant pour la société que pour les salariés pour lesquels l’organisation du travail est planifiée sur l’année civile en décalage avec la période actuelle d’acquisition et de prise des congés payés sur la période légale du 1er juin année N au 31 mai de l’année N+1 ;

• Donner à chaque salarié la possibilité de disposer de ses droits à congés payés dès le 1^er janvier de chaque année, soit une effectivité des congés au plus proche de leur acquisition sans attendre l’ouverture de la période légale de prise des congés payés, l’année suivante ;

• Donner à tout nouveau salarié la possibilité de disposer des droits à congés payés dès son intégration chez Kea & Partners ;

• Clarifier les règles d’acquisition et de prise des congés payés ;

• Impliquer les salariés et leur management dans une gestion prévisionnelle concertée et responsable des congés payés afin d’anticiper les périodes de fortes d’activité.

ARTICLE 2 - Champ d’application et bénéficiaires

Le présent accord est applicable à tous les salariés de Kea & Partners.

ARTICLE 3 - Période de référence sur l’année civile (1^er janvier – 31 décembre)

Conformément aux dispositions légales de l’article L 223-2 alinéa 2 du code du travail, le point de départ de la période prise en considération pour l’appréciation du droit aux congés payés est fixé au 1^er janvier de chaque année.

La période annuelle de référence pour les congés payés s’étend donc du 1^er janvier au 31 décembre et coïncide avec l’année civile à compter du 1^er janvier 2022.

ARTICLE 4 - Ouverture des droits à congés payés légaux

Au 1^er janvier de chaque année, il est établi le nombre total annuel de jours ouvrés de congés auxquels chaque salarié peut potentiellement prétendre pour la période de référence allant du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours.

La durée des congés payés est déterminée en fonction du temps de travail effectif du salarié au cours de la période de référence.

4.1 - Principe d’acquisition

4.1.1 - Congés payés légaux :

Les congés payés s’acquièrent par fraction tous les mois au cours de la période de référence, s’étendant du 1er janvier au 31 décembre, sans que la durée totale du congé légal acquis au cours de ladite période ne puisse dépasser 25 jours ouvrés pour un salarié travaillant à temps complet, soit 5 jours par semaine.

Ainsi, tout salarié qui justifie d'un temps de travail équivalant à un mois effectif a droit à 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois de travail.

4.1.2 - Congés d’ancienneté conventionnels

La durée du congé légal annuel peut être majorée en raison de l’ancienneté conformément aux dispositions de la convention collective nationale des Bureaux d’Etudes Techniques, Cabinets d’Ingénieurs Conseils, Sociétés de Conseil du 15 décembre 1987, dite SYNTEC (IDCC 1486).

Ces jours d’ancienneté s’acquièrent en fonction de l’ancienneté acquise à la date d’ouverture des droits, ils sont disponibles dès le 1^er janvier de l’année suivante. Ces jours de congés s’acquièrent de la manière suivante :

• une période de 5 années d’ancienneté : 1 jour ouvré supplémentaire ;

• une période de 10 années d’ancienneté : 2 jour ouvrés supplémentaires ;

• une période de 15 années d’ancienneté : 3 jour ouvrés supplémentaires ;

• une période de 20 années d’ancienneté ou plus : 4 jour ouvrés supplémentaires.

4.1.3 - Les jours de repos pour les salariés cadres en modalité 3 ou 2

Les jours de repos correspondant à l’application de l’accord du 22 juin 1999 annexé à la convention collective concernant les salariés cadres en forfait annuel en jours (modalité 3) et les salariés cadres en forfait hebdomadaire en heures plafonné à 218 jours (modalité 2).

Selon les années, leur nombre varie de 8 à 11 en fonction du nombre de jours fériés, pour parvenir à 218 jours travaillés dans l’année.

4.1.4 - Les jours de repos complémentaires de remplacement

Pour les salariés non-cadres, sous forfait hebdomadaire à 39 heures, un repos compensateur complémentaire de remplacement, équivalent à la 39^ème heure de travail effectif, est alloué selon les conditions définies dans la politique sociale. Les modalités de prise des jours de repos complémentaires de remplacement sont identiques à la prise de jours de repos cités ci-dessus.

4.1.5 - Les salariés ne travaillant pas à temps complet durant l’année de référence

Pour les salariés travaillant sur moins de 5 jours par semaine (salariés à temps partiel ou en forfait annuel jours réduits), l’acquisition de la durée maximale des congés payés annuels et les repos est proratisée sur la base du nombre de jours travaillés par semaine ou par an.

A titre de précision, les salariés qui disposeront de droits « réduits » (salariés à temps partiel ou en forfait annuel jours réduits, salariés sous contrat à durée déterminée dont la présence n’est pas prévue toute l’année, salariés en cours de congé parental d’éducation, salariés en cours de préavis, salariés entrés en cours de période, etc…) se verront créditer de droits calculés au prorata-temporis.

En cas d’absence n’ouvrant pas droit à congés payés et repos en cours d’année, les droits à congés payés et repos seront également ajustés prorata-temporis. Dans le calcul des droits, sont notamment assimilés à une période de travail effectif, le congé payé, le congé pour accident de travail et de trajet, les congés de formation payés, le congé de maternité, le congé de paternité, les congés pour évènements familiaux, les jours de maladie subrogés ; sont exclus du calcul, les jours de maladie non subrogés ou tout autres jours de congés non payés. Il s’agit entre autres :

• les périodes d'arrêt pour maladie ou accident lorsqu'elles ne donnent pas lieu à maintien du salaire en application de la convention collective ;

• les congés sans solde ;

• les congés sabbatique ;

• les congés parental d’éducation, etc…

Ces absences suspendent le droit à acquisition dès le 1^er jour.

Les congés conventionnels ancienneté accordés annuellement ainsi que les jours de repos résultant de la mise en œuvre des conventions annuelles de forfait jours (JRTT) et des conventions de forfait hebdomadaire en heures (JRCR) s’ajoutent donc aux congés payés légaux dans la gestion de l’ensemble des jours de congés acquis, toute cause confondue, en année civile.

4.2 - Disponibilité des droits à congés, JRTT et JRCR

Dès le 1^er janvier de chaque année, les salariés disposent de tous les droits théoriques à jours de congés quelle qu’en soit la source légale (congés payés), conventionnelle (jours d’ancienneté), contractuelle (convention de forfait jours (JRTT) ou convention de forfait hebdomadaire en heures (JRCR). 

Pour éviter un solde négatif trop important résultant d’un nombre de jours de congés pris supérieur au nombre de jours en cours d’acquisition, tout salarié peut disposer des jours de congés et repos selon les dispositions mentionnées à l’article 5 ci-après.

ARTICLE 5 - Modalités de prise des congés et repos

Les congés payés légaux et les congés supplémentaires conventionnels doivent être pris avant la fin de la période de référence, soit avant le 31 décembre. Au-delà de cette limite ou à l’issue de ce délai, le salarié perd le bénéfice correspondant aux jours de congés non pris.

De la même manière, les JRTT ou les JRCR doivent être utilisés dans l’année civile où ils sont acquis.

Ils sont toutefois planifiés :

• pour moitié à la convenance du salarié dans le respect des contraintes liées à l’activité ;

• pour moitié à l’initiative de la direction de Kea & Partners. La direction affichera au début de chaque année civile la liste des jours que les salariés sont priés, sauf activité facturée, de prendre sous forme de repos.

Kea & Partners a fait le choix du lundi de Pentecôte chômé. La journée de solidarité se traduit donc par la suppression d’un jour de JRTT ou de JRCR. De ce fait, le nombre annuel de JRTT ou de JRCR indisponible durant la période de référence est défalqué par cette journée de solidarité.

La période de prise de ces congés et JRTT ou JRCR, dans tous les cas, est de douze mois sur l’année civile. Le report de congés payés d'une année sur l'autre n'est pas admis sauf accord écrit du management pour des contraintes professionnelles. Les congés payés légaux reportés doivent impérativement être pris durant le 1^er trimestre de l’année suivante.

Les salariés embauchés ou transférés en cours d’exercice disposent dès le 1^er jour de leur contrat de tous les droits à congés et JRTT ou JRCR correspondant au prorata des jours acquis au cours de l’année de référence.

Pour éviter un solde négatif dès le début de l’année de référence, soit un nombre de jours pris au-delà du cumul des acquisitions mensuelles, la prise anticipée des jours de congés, de JRTT ou de JRCR doit être préalablement validée par le management du collaborateur ainsi que par le ou la responsable de suivi des jours de congé, JRTT ou JRCR.

Dès lors que le nombre de congés acquis n’est pas suffisant, les congés pris sont accordés au titre d’une avance sur salaire.

Les compteurs en négatifs ne sont autorisés qu’à l’issue des congés estivaux, soit fin août de chaque année.

Pour permettre une gestion optimale des congés, des JTTT ou des JRCR, chaque salarié doit planifier au moins 2 mois avant les jours de congés souhaités dans l’outil informatique interne de gestion et de suivi.

Conformément à la politique sociale de Kea & Partners, les congés payés doivent être pris pendant les périodes de faible activité, c’est-à-dire :

• 3 semaines minimum entre le 15 juillet et le 31 août ;

• 1 semaine entre Noël et le jour de l’an ;

• 1 jour par mois dans la mesure des engagements en clientèle et / ou des nécessités de l’activité.

Chaque salarié doit s’assurer que la dernière semaine de congés de l’année civile prévue par Kea & Partners coïncide avec les derniers jours de congés acquis et restant à prendre de l’année de référence.

Dans le cas où le salarié aurait pris trop de jours de congés par anticipation, et présenterait en fin d’année ou à la date de son départ un « solde négatif » de congés, ce solde serait valorisé et déduit du salaire ou du solde de tout compte en congés sans solde.

Corrélativement, la déduction des jours de congé des salariés à temps partiel ou en forfait annuel jours réduits est calculée en tenant compte des jours non travaillés ou travaillés partiellement. Ainsi, la semaine de congé de 5 jours ouvrés est décomptée au prorata-temporis (par exemple, dans le cas où 4 jours de congé seraient pris isolément dans la semaine civile, le 5ème jour de congé sera décompté en non-travaillés par le biais du système de suivi interne sous le libellé « HC-Temps Partiel ».

De ce fait, les salariés à temps partiel ou en forfait annuel jours réduits bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps plein.

ARTICLE 6 - Les cas particuliers donnant droit au report des congés

Lorsqu’un salarié se trouve dans l’impossibilité de prendre la totalité de ses congés payés avant la clôture de la période de référence, en raison d’absences liées à :

• un accident du travail ;

• un accident de trajet ;

• une maladie ;

• un congé de maternité ou adoption.

Le reliquat de congés payés sera traité de la façon suivante :

• si l’absence prend fin avant le terme de la période de référence, le reliquat des congés payés sera, après concertation avec son management, pris en priorité sur la période restante à courir

• si l’absence se prolonge au-delà de la période de référence, le reliquat des congés payés donnera lieu, après concertation avec son management, à un report sur le premier trimestre de l’année N + 1.

La validation des demandes de suspension de relations contractuelles en cours d’année tels qu’un congé parental à temps complet ou congé sans solde, sera subordonnée à la liquidation des congés payés, des JRTT ou JRCR proratisés restant à prendre. Ainsi, lors de la clôture des compteurs opérée en fin d’année, soit au 31 décembre de chaque année, pour comparer entre les jours pris et les jours réellement acquis au cours de l’exercice, le salarié ou la salariée s’épargnent d’être dans une situation suivante :

• les jours de congés en crédit seront considérés comme définitivement perdus ;

• les jours de congés pris par anticipation et créant un solde débiteur feront l’objet d’une régularisation de salaire sous la forme d’une restitution à la société des avances versées en cours d’année qui excèdent les droits réellement acquis. La régularisation de cette nature est étudiée individuellement sous accord entre le management et le salarié concerné.

ARTICLE 7 - Dispositions particulières des salariés cadres à position : 3.3 - coefficient 270

Etant donné l’autonomie totale dont disposent les salariés cadres de la position 3.3 - coefficient 270, suivant la grille de classification de la Convention collective nationale des Bureaux d’Etudes Techniques, Cabinets d’Ingénieurs Conseils, Sociétés de Conseil du 15 décembre 1987, dite SYNTEC (IDCC 1486), pour organiser leur temps de travail, les congé payés légaux, les congés supplémentaires conventionnels et les JRTT ou JRCR disponibles dès le 1^er janvier de chaque année seront gérés avec indépendance comme leur temps de travail et de repos pour remplir leur mission de Consultant au grade interne de Partners.

Ces jours de congés et repos doivent donc être pris aux moments où l’activité est basse et en adéquation aux congés de son équipe et doivent impérativement être soldés avant la fin de celle-ci, soit avant le 31 décembre de chaque année.

A la fin de chaque année civile, tous les congés, les JRTT ou les JRCR seront réputés pris. Et les compteurs seront donc systématique mis à 0 le 31 décembre au soir, pour quelque raison que ce soit.

En tout état de cause, cet octroi de droit ne prive pas l’obligation de planification en amont la prise des jours sur le système interne de suivi.

ARTICLE 8 - Modalités transitoires

La mise en place de cet accord va générer un « reliquat » de congés qui est constitué au 31 décembre 2021 :

- du solde des jours de congés non pris acquis dans la période du 1er juin 2020 au 31 mai 2021 ;

- des congés acquis dans la période du 1er juin 2021 au 31 décembre 2021.

Ces congés, émanant de deux périodes d’acquisition distinctes et gérés en jours ouvrés, seront regroupés dans un seul et même compteur appelé « reliquat de congés ».

Ces congés payés légaux pourront être pris selon les modalités ci-dessous :

•  jusqu’à 8 jours de reliquat de congés, la prise de ces jours ne doit pas dépasser le 30 juin 2022 au soir. Les éventuels soldes de ces congés seront ramenés à zéro et définitivement perdus par les salariés ;

•  Au-delà des 8 jours de reliquat de congés, un plan sur 2 ans sera planifié avec le management du collaborateur, quitte à ce que le management en fixe les dates dans le cadre des règles gouvernant la fixation des congés payés auquel cas le reliquat de congés payés non pris au 31 décembre 2023 au soir sera définitivement perdu.

ARTICLE 9 - Date d’effet et durée de l’accord

La date d’entrée en vigueur du présent accord est fixée au 1^er janvier 2022.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 10 - Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé ou révisé, à la demande de toute partie signataire, sous forme d’avenant au présent accord.

La dénonciation devra être réalisée dans les conditions de forme et de délai prévues par la loi qui fixe un délai de préavis de 3 mois et un délai de survie de 12 mois à défaut de signature d’un accord de substitution.

Il est néanmoins précisé que, compte tenu de la gestion des congés par exercice civil complet, en cas d’impossibilité de parvenir à la conclusion d’un accord de substitution dans les délais impartis par la Loi, les dispositions du présent accord seraient de plein droit maintenues jusqu’au terme de la période de référence annuelle alors en cours, le délai de survie de 12 mois de l’accord dénoncé étant ainsi prorogé, d’un commun accord entre les parties, à due concurrence.

ARTICLE 11 - Formalités de dépôt

En vertu des articles L.2231-6, L.2261-1, L.2262-8 et D.2231-2 à 8 du code du travail, le présent accord fait l’objet d’un dépôt :

Sur la plateforme en ligne TéléAccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

a) 2 versions doivent être déposées :

- une version intégrale signée des parties au format PDF

- une version au format docx, sans nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique, et sans les éléments confidentiel (en cas de demande de publication partielle ou d’éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de la société)

b) Un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

La Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi dispose d’un délai de 4 mois à compter du dépôt l’accord pour demander le retrait ou la modification des dispositions contraires aux lois et règlements. En cas de demande de modification par la DIRECCTE, le présent accord sera obligatoirement révisé.

ARTICLE 12 - Affichage et communication

Le texte intégral de l’accord est remis à tous les membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique ; chacune de ces personnes est habilitée à communiquer ou à fournir copie de ce texte à tout salarié qui en ferait la demande.

Fait à MALAKOFF

Le 28 octobre 2021

En trois exemplaires

REPRESENTANT DE LA SOCIÉTÉ REPRESENTANT DES SALARIES

Monsieur XXX Madame XXX

Président de Pact Groupe Secrétaire du Comité Social et Economique

PJ : Procès-verbal de la séance du Comité Social et Economique du 28 octobre 2021.