Accord d'entreprise "accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique" chez PASCAL COSTE COIFFURE

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les sociétés composant l’unité économique et sociale :

• La SASU PASCAL COSTE COIFFURE, Société dont le siège social est situé au 2 avenue Fernand Belondrage – 82000 Montauban, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro SIRET 440 339 471 017 87

• La SARL NEW-LINE, Société dont le siège social est situé au 2 avenue Fernand Belondrage – 82000 Montauban, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro SIRET 484 546 999 001 90

• La SARL ACADEMY P.C., société dont le siège social est situé au 42 avenue Maréchal FOCH 06000 NICE, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro SIRET 537 978 249 000 10

Représentées par M, en qualité de Directeur Général de la société PASCAL COSTE COIFFURE, et de Gérant des sociétés NEW-LINE et ACADEMY PC, dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

Ci-après désignée « l’UES »,

Et :

• L’organisation syndicale CGT, représentée par en sa qualité de déléguée syndicale de l’UES,

• L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par, en sa qualité de délégué syndical de l’UES.

D’autre part,

Ci-après désignées « les organisations syndicales »,

Il a été négocié et convenu ce qui suit

PREAMBULE

Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du comité social et économique (« CSE ») dans la vie de l’entreprise, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :

• De permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;

• D’augmenter le taux de participation ;

• De sécuriser et simplifier le processus électoral ;

• De faciliter le décompte final des résultats ;

• De réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.

Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• Le secret du scrutin ;

• Le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;

• La sincérité des opérations électorales ;

• L’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote ;

• Le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• Les conditions d’organisation du vote électronique ;

• Les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• Les modalités de contrôle du système.

TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 : Objet

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles du CSE.

Article 2 : Prise d’effet et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du CSE organisées au sein de l’UES en 2023.

Il entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de l’autorité administrative compétente dans les conditions visées à l’article 6 du présent accord, et prendra automatiquement fin à l’expiration du processus électoral visé à l’alinéa précédent, sans autres formalités, et ne pourra en aucune façon se transformer en accord à durée indéterminée.

Article 3 : Protocole d’accord préélectoral

En application de l’article R 2314-13 du code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu (conformément à l’annexe technique jointe au présent accord) et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Révision

Pendant la durée d’application du présent accord, chaque partie signataire peut en demander la révision de tout ou partie selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• au plus tard dans un délai de deux semaines suivant la réception de cette demande, les parties ouvrent une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ;

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouveau texte ;

• les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’UES et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Article 5 - Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction de l’UES et les organisations syndicales signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de l’UES.

Article 6 : Publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception ou par courrier remis en mains propres contre récépissé à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail  dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,

• un exemplaire de l’accord sera également déposé au Conseil de Prud’hommes de Nice,

• le présent accord sera mis à disposition des salariés au service RH, et sera mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise et plus exactement dans le book manager des salons accessibles à tous.

• le présent accord fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

TITRE II – MODALITE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 7 : Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique. Chaque électeur pourra voter à partir de n’importe quel terminal Internet, de son lieu de travail, de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections de l’UES.

Ce vote pourra intervenir à tout moment pendant la plage horaire correspondant à l’ouverture des « bureaux de vote électronique » telle que définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés absents pendant la période de scrutin auront la possibilité de se rendre sur leur site de travail pour voter. Ils pourront également voter par internet directement depuis leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Les opérations de vote ayant pour objet d’élire les membres du CSE de l’UES, le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des collèges.

Article 8 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut tout vote à bulletin secret sous enveloppe. Les salariés qui ne pourraient se connecter par leur propre moyen sur le site permettant de voter pourront, s’ils le souhaitent, se rapprocher de leur responsable hiérarchique qui mettra à leur disposition les outils nécessaires leur permettant de se connecter et de voter.

Article 9 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par l’UES sur la base d’un cahier des charges respectant les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Le Prestataire retenu au titre du processus électoral engagé en 2023 est la société VOXALY.

Article 10 : Cahier des charges

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le dispositif de vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le dispositif de vote électronique permet d'assurer l'identité des électeurs, l’intégrité, l’unicité, la sincérité et le secret du vote ainsi que la publicité du scrutin.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote.

Les modalités de mise en œuvre du vote électronique, les engagements et diligences attendus du prestataire mandaté par l’UES figureront dans un cahier des charges qui sera mis à disposition de l’ensemble des salariés.

10.1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• l'émargement ;

• l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

10.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

10.3. Garantie des exigences techniques

Conformément à l’article R 2314-9 du code du travail, afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Au cas particulier, l’expertise du système a été réalisée par un prestataire dont copie a été remise à l’UES.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

10.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est exclusivement animée par la société prestataire.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Elle assure une formation auprès des représentants du personnel, et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

10.5 Modalités d’accès au serveur du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

La connexion au serveur de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au serveur de vote.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

10.6 Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste est enregistrée sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

10.7 Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

10.8 Profession de foi

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de vote telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Pour des raisons techniques, ces dernières devront être communiquées concomitamment à l’envoi des candidatures. Les professions de foi parvenues postérieurement à la date limite de dépôt des candidatures ne pourront pas figurer sur le site du vote électronique.

10.9. Déroulement du vote

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de l’UES.

10.10. Dépouillement

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci.

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de façon quasi-instantanée.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice devienne définitive. Les fichiers et données seront ensuite détruits.

Article 11 : Information du personnel et de ses représentants

Il sera remis à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Une formation sera également assurée auprès des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 12 : Assistance aux électeurs

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le prestataire.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les aider à voter.

Fait à Nice, le 29 septembre 2023, en 3 exemplaires, dont un pour chaque partie.

Pour l’UES

Pour la CGT

Pour la CFE-CGC

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles de l’UES

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Dépouillement des urnes électroniques

     8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.

5. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

6. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.