Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote par voie électronique" chez VULCACUIR (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

CSE

ENTRE-LES SOUSSIGNES

La Société VULCACUIR dont le siège social est situé ZA de la Chantelauze 15100 SAINT-FLOUR, représenté par M……………………., Directrice Administrative et Financière, dûment mandatée à cet effet;

D’une part,

ET

L’organisation syndicale représentative de salariés : représentée par :

• M……………………………………., en qualité de Délégué Syndical de la CGT,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique par Internet.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles et prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir :

• le décret n° 2017-1819 ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;

• la délibération n°2019-053 de la CNIL portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail”.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Principes généraux

Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

• La transparence

Champ d’application

Le vote électronique par internet concerne les élections des membres du Comité Social et Économique (CSE) de la Société.

Il s’applique en conséquence :

- à l’ensemble des salariés de la Société ;

- ainsi qu’aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de la Société, ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la Société.

ARTICLE 1 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 - Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira – conformément au dispositif légal - notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.

Respect des dispositions relatives au RGPD

L’entreprise se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données issues de la loi du 25 mai 2018.

Pour cela, elle s’engage à :

• Inscrire le fichier créé à l’occasion des élections dans le Registre des activités de traitement tenu par la Société;

• Informer sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées.

• Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3- Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

Les listes électorales seront affichées (sans mention de la date de naissance, ni du nom de la commune, ni des 2 derniers chiffres de sécurité sociale (hors clefs).

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement du dispositif de vote intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié dispose d’une notice d’information explicative et détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Cette notice est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification, qui resteront valables pour le 2ème tour.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 4 - Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Les phrases secrètes permettant d’actionner le déchiffrement des suffrages sont créées par les membres du bureau de vote lors de la formation portant sur le fonctionnement du dispositif de vote et font l’objet d’une conversation sécurisée (sauvegarde sur support papier ou dans une base de données personnelle chiffrée).

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

La Société et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la Société ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

Pour les listes électorales : numéro de matricule, sexe, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège;

Pour le fichier des électeurs : numéro de matricule, sexe, noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, adresses des salariés ;

Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

Pour les listes d’émargement : numéro de matricule, sexe, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

Pour l’ensemble des données citées : les salariés habilités du prestataire de vote électronique.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – Dispositions relatives à l’accord

Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

• Direction

• Élus du personnel

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des élus du personnel ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion suivante des élus du personnel la plus proche pour être débattue.

Suivi et rendez-vous

Les parties au présent accord se réuniront une fois par an sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant. L’objectif de cette réunion sera d’examiner l’application du présent accord et de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier. Le compte rendu de cette réunion sera consigné dans un procès-verbal.

Dépôt - publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes du lieu de signature.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à SAINT-FLOUR, le 04 mars 2022

Pour l’entreprise VUCACUIR

……………………………., Directrice Administrative et financière, dûment mandatée à cet effet,

Pour l’Organisation Syndicale

C.G.T., représentée par ……………………………………