Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du télétravail" chez AGRAUXINE

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Entre les soussignés,

AGRAUXINE, Siren 441 760 238, dont le siège social est situé 137 rue Gabriel Péri 59 700 Marcq-en-Barœul, représentée par .

Et

Le Comité Social et Economique d’Agrauxine représenté par

Préambule

Afin de répondre à un contexte exceptionnel d’urgence sanitaire lié à la Covid 19, le télétravail a été mis en place en urgence au sein de l’entreprise à partir de mars 2020 pour les salariés dont la mission n’impliquait pas une présence indispensable pour assurer la continuité d’activité sur site.

Tirant profit de cette expérience tout en étant conscient de la particularité du contexte de mise en place, l’entreprise a souhaité mettre en place le télétravail dans le cadre d’une réflexion globale sur l’organisation du travail au sein d’Agrauxine.

La mise en place du télétravail représente une opportunité d’améliorer la qualité de vie au travail et un moyen de participer au développement durable en réduisant le nombre de déplacements en véhicules motorisés.

Cet accord définit les modalités de mise en place des formats de télétravail retenus ainsi que les modalités de mise en œuvre du dispositif.

A la suite de plusieurs réunions de négociations les 19 juin 2020, 25 septembre 2020, 27 novembre 2020 et 18 décembre 2020 et enfin le 1^er février 2021, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel d’Agrauxine (hors expatriés et salariés en alternance ou en apprentissage).

Article 2 – Définition du télétravail

Il est rappelé que le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle qui aurait également pu être exécutée dans les locaux de l’entreprise et qui est effectuée, de façon volontaire, hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication, conformément à l'article L. 1222-9 du Code du travail.

Le télétravail est mis en œuvre de manière volontaire à la demande du salarié sauf en cas de circonstances exceptionnelles prévues par le Code du travail.

Il repose sur deux piliers essentiels : l’autonomie du salarié dans son poste et la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Il est précisé que les salariés nomades qui utilisent les technologies numériques pour travailler depuis n’importe quel lieu, ou dans le prolongement immédiat d’un déplacement professionnel ne sont pas considérés comme effectuant du télétravail tels que définis par l’accord. Ils ne sont donc pas concernés par les dispositions du présent accord.

Article 3 – Conditions d’éligibilité

Pour pouvoir être éligible à un passage en télétravail, le salarié doit occuper un poste compatible avec ce mode d’organisation du travail.

Les parties conviennent ainsi, que le salarié éligible au télétravail doit réunir les conditions cumulatives suivantes :

• La nature de ses activités est compatible avec ce mode d’organisation (article 3.1) ;

• Son profil et son expertise permettent l’exercice de l’activité à distance et de manière autonome (article 3.2) ;

• Le salarié travaille dans une équipe dont le fonctionnement est compatible avec le télétravail ;

• Le salarié dispose d’un espace de travail, adapté et conforme au télétravail (article 3.3) ;

Les salariés qui ne remplissent pas ces conditions cumulatives ne pourront pas être éligibles au télétravail.

Les parties conviennent qu’un changement de fonction, de service, d’organisation ou de domicile du salarié donne lieu à un réexamen des critères d’éligibilité et peut entraîner la cessation de la situation de télétravail.

3.1 Les activités compatibles

Un emploi compatible est un emploi dont l’activité peut être exercée hors de l’entreprise sans que cela ne perturbe le bon fonctionnement de l’équipe.

Cette compatibilité s’apprécie au regard notamment :

• Des contraintes techniques ou matérielles (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements) :

  • Il doit être possible de réaliser la prestation de travail à distance dans des conditions aussi favorables que sur le lieu de travail ;

  • Les données et les outils informatiques (logiciels notamment) nécessaires à la réalisation des tâches doivent être facilement accessibles à distance ;

  • Les missions ne doivent pas nécessiter des outils techniques ou des machines inutilisables dans de bonnes conditions hors site.

• Des impératifs physiques :

  • Les missions n’impliquent pas la présence physique au sein des locaux ;

  • Les missions ne doivent pas requérir de communications ou d’interactions journalières et nécessaires en face à face.

• Des impératifs de sécurité :

  • La réalisation des missions en télétravail ne doit pas entraîner de risques en matière de sécurité des biens, des personnes ou des données.

En tout état de cause, le salarié souhaitant bénéficier du télétravail dispose déjà d’un ordinateur portable fourni par l’entreprise pour l’exercice habituel de sa fonction et utilise cet outil à titre principal pour la réalisation de celle-ci.

3.2 Le profil et l’expertise du salarié bénéficiaire

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. Il est soumis à l’accord préalable du responsable hiérarchique qui veillera à la compatibilité de l’emploi et à l’adaptabilité du salarié aux conditions du télétravail.

Le télétravail implique notamment :

• Une connaissance de son métier, un bon niveau de maîtrise de son activité et de l’environnement de travail ;

• Une organisation personnelle et une autodiscipline efficaces, en particulier une bonne gestion de son temps de travail ;

• Une autonomie suffisante et nécessaire n’impliquant pas une proximité managériale ou un rappel des échéances ;

• Une capacité à communiquer efficacement par le biais des nouvelles technologies (Sharepoint, Teams, …).

3.3 Un logement compatible

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié dans un lieu dédié au télétravail et mentionné comme tel par le salarié. Le domicile s'entend comme le lieu de résidence habituel du salarié. Ce lieu est obligatoirement déclaré au service des Ressources Humaines.

Il appartient au salarié de signaler au service des Ressources Humaines tout changement ponctuel de lieu d’exercice du télétravail. Etant précisé que ce changement entraîne un réexamen de la possibilité de télétravail.

Le salarié en télétravail doit disposer d'un espace de travail dédié permettant la bonne exécution de son activité professionnelle. L’espace doit faire l’objet d’une attention particulière pour permettre l’exécution de la prestation de travail dans de bonnes conditions d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie.

Le logement doit bénéficier d’une connexion internet illimitée et haut débit.

Le télétravailleur garantit la confidentialité des données utilisées à son domicile dont il est responsable.

Le télétravailleur doit s’assurer de la conformité des installations électriques de son domicile affecté au télétravail, et certifier de cette conformité.

A ce titre, le salarié fournira une attestation sur l'honneur dans laquelle il confirmera disposer d'un espace de travail dédié et adapté et en conformité avec les normes en vigueur et en particulier, électriques. Les éventuels frais de mise aux normes restent à la charge du télétravailleur.

Il devra également fournir une attestation de sa compagnie d'assurance qui permet de s'assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile pendant les journées de télétravail.

Ces attestations doivent être remises par le salarié au moment de sa demande de passage en télétravail.

L’attestation d’assurance multirisque habitation devra être adressée à minima chaque année civile au service RH, ainsi qu’en cas de changement d’adresse ou d’assureur.

Le salarié s’engage à informer sans délai son responsable hiérarchique et la Direction des ressources humaines de toute suspension ou résiliation de sa police d’assurance habitation, ou de toute modification dans la configuration de l’espace de travail. Dans l’un de ces cas, la mesure de télétravail sera suspendue, jusqu’à fourniture d’une nouvelle attestation valide.

Il est précisé qu'en cas de changement de domicile pour l’exercice du télétravail, les mêmes dispositions doivent être de nouveau remplies et justifiées.

A défaut, le télétravail pourra être suspendu, jusqu’à la fourniture d’une nouvelle attestation valide.

Article 4 – Format de télétravail

4.1 Format du télétravail

Le format de télétravail retenu est fixé à 8 demi-journées par mois maximum.

Ainsi le salarié pourra fixer librement les demi-journées de télétravail en respectant un délai de prévenance de 8 jours à l’exception du vendredi (sauf circonstances exceptionnelles et avec l’accord de sa hiérarchie). Ce jour étant exclu de cette forme d’organisation du travail afin de permettre un jour de regroupement minimal de l’ensemble des collaborateurs sur site.

Il est précisé que ces demi-journées peuvent être accolées pour permettre une journée complète de télétravail.

Outre le fait d’être volontaire pour en bénéficier, ce format de télétravail nécessite pour le salarié intéressé de remplir les conditions d’éligibilité définies à l’article 3 du présent accord, et d’obtenir la validation préalable de son responsable hiérarchique dans le cadre de la procédure définie à l’article 6.

4.2 Formalisation du passage en télétravail

Les salariés qui auront accès à ce format de télétravail se verront proposer un avenant à leur contrat de travail qui précisera les conditions d'exécution du télétravail notamment les points suivants :

• La période d’adaptation,

• Les conditions de réversibilité du télétravail, de suspension provisoire,

• Les matériels (hardware et/ou software) mis à disposition du salarié par l'entreprise,

• Les dispositions légales et règles d'entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles, etc. ;

• Les conditions d'utilisation des équipements ou outils informatiques comme Internet,

• Les plages horaires de disponibilité,

• La durée déterminée de l’avenant.

Article 5. Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.

Il est distinct du télétravail récurrent prévu à l’article 4 du présent accord.

Il est réservé aux salariés éligibles au télétravail (art 3.1) et disposant notamment, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance (Ordinateur et téléphone portable).

Le salarié souhaitant bénéficier d'une d’autorisation exceptionnelle de travail à domicile doit obligatoirement en faire la demande préalable par courriel auprès de son responsable hiérarchique qui est libre de l’accepter ou non. Une réponse est apportée par courriel dans les meilleurs délais.

Le télétravail occasionnel peut être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à l’initiative du salarié ou de la Direction notamment dans les cas suivants :

• Graves intempéries (neige, épisode caniculaire…),

• Pics de pollution mentionnés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement

• Grève importante des transports publics,

• Pandémie,

• Catastrophe naturelle ou matérielle survenu dans les locaux de l’entreprise empêchant la réalisation de la prestation de travail sur site.

Il est rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles « notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés » (article L 1222-11 du code du travail). Dans cette hypothèse, le télétravail peut donc être imposé par l’entreprise, par dérogation au principe de double volontariat. Les salariés concernés en seront informés par tous moyens (email, sms, affichage…).

Article 6 – Procédure de demande de passage en télétravail (hors télétravail occasionnel)

Le passage au télétravail est réalisé à la demande du salarié.

Il est rappelé que le caractère volontaire du télétravail repose sur un principe d’acceptation mutuelle des modalités du télétravail et de réversibilité tant à l’initiative de l’entreprise qu’à l’initiative du salarié.

Le salarié qui souhaite bénéficier du dispositif de télétravail en application du présent accord formule son intention auprès de son responsable hiérarchique. Afin de formaliser sa demande, le salarié complète un formulaire fourni par le service RH et y annexe les pièces complémentaires demandées (attestation d’assurance, attestation de conformité du système électrique de son domicile).

Une réponse, positive ou négative, lui est apportée par son responsable hiérarchique dans un délai de 1 mois date à date à compter de la réception de sa demande complète auprès de lui.

L’acceptation du télétravail sera formalisée par un avenant d’une durée d’un an soumis au salarié concerné par le service Ressources Humaines. Cet avenant sera renouvelé par tacite reconduction dès lors que les conditions existantes au moment du passage initial en télétravail sont toujours en vigueur.

Le salarié devra participer à la réunion de sensibilisation sur le télétravail organisée par le service RH, à l’occasion de laquelle lui sera remis un guide du télétravail. Le salarié s’engage à lire et à respecter les règles et préconisations formulées dans ce guide.

Le refus de télétravail pourra être motivé notamment par l’une des raisons suivantes :

• Incompatibilité de la mission,

• Critères d’éligibilité non remplis à 100%,

• Dossier incomplet,

• Autonomie insuffisante,

• Organisation du service non propice au télétravail. Celle -ci étant appréciée par le responsable hiérarchique.

En cas d’impossibilité d’accéder à l’ensemble des demandes de télétravail d’un même service, une priorité pourra être donnée selon les critères suivants :

• Temps de trajet domicile / lieu de travail supérieur à 1 heure par trajet,

• Salariés en situation de handicap,

• Femmes enceintes,

• Ancienneté dans le poste,

• Salarié ne bénéficiant pas d’un aménagement tacite de son temps de travail

• Environnement de travail (ex : accès facilité ou non à un bureau individuel)

Il est rappelé que le passage en télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel ni l’amplitude de travail effectif applicables lorsque le salarié effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 – Période d’adaptation

Le télétravail débutera par une période d’adaptation de 3 mois, à compter du premier jour de télétravail effectif.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié présente les aptitudes personnelles et professionnelles nécessaires au travail à distance. Elle doit également permettre au salarié de vérifier si l’exercice de son activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de la société ou du salarié par courrier recommandé avec avis de réception ou remis en main propre contre décharge moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Dans ce cas, le salarié retrouve les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

Article 8 – Réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d’adaptation mentionnée à l’article 6, le passage au télétravail est réversible tant à l’initiative du salarié que de son Responsable hiérarchique.

Ainsi, le salarié et la Société pourront mettre fin au télétravail :

• Soit d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique, acté par écrit.

• Soit unilatéralement, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires minimum.

La réversibilité à la demande du responsable hiérarchique est motivée par écrit. Elle peut résulter notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive :

• De nécessités de service,

• D’une réorganisation de l’entreprise ou du service auquel le salarié est affecté,

• Du non-respect de ses obligations par le salarié dans le cadre du télétravail (injoignabilité répétée ; autonomie, …),

• De la perte des conditions d’éligibilité prévues à l’article 3 du présent accord,

• D’un changement de poste, de fonctions ou de missions.

La réversibilité à la demande du salarié s’effectue par écrit. Elle n’a pas à être motivée.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise, au sein de son service de rattachement.

Article 9 – Suspension ou report du télétravail

Des obligations ou des impératifs opérationnels peuvent requérir la présence du salarié sur le site et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail, ou un report de la journée ou demi-journée de télétravail.

Ceci peut résulter, notamment :

• De rendez-vous (équipe, fournisseurs, clients, …) nécessitant la présence du salarié,

• De problèmes techniques ou informatiques empêchant ponctuellement le télétravail

• De la survenance d’une mission, d’une tâche nécessitant la présence du salarié au sein des locaux ou un déplacement,

• De l’absence simultanée de plusieurs membres de l’équipe le même jour et nécessitant la présence du salarié,

• D’une manière plus générale, toutes circonstances de nature à empêcher temporairement la réalisation des missions en télétravail auxquelles le salarié ou son équipe doit faire face est susceptible d’entraîner la suspension du télétravail.

Dans ces situations, le responsable hiérarchique informera le salarié de la suspension temporaire de la situation de télétravail au moins 8 jours avant sa mise en œuvre sauf en cas d’urgence ou de circonstances qui ne permettent pas de respecter ce délai de prévenance.

Le même délai de prévenance s’appliquera en cas de report d’une demi-journée ou journée de télétravail un autre jour de la semaine. Ce délai de prévenance s’applique aussi bien au report demandé par le salarié qu’au report sollicité par son responsable hiérarchique.

Dans l’hypothèse d’une suspension temporaire du télétravail, celle-ci ne donnera lieu à aucune possibilité de report ou de cumul des jours non télétravaillés.

Article 10 – Cadre du télétravail

Le salarié en situation de télétravail exercera son activité professionnelle depuis son domicile, dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur au sein d’Agrauxine, notamment l’accord sur l’aménagement du temps de travail et le règlement intérieur de l’entreprise en vigueur.

Le fait d’être en télétravail n’a ainsi aucun impact ni sur la durée du travail, ni sur son aménagement.

Cette modalité d’organisation du travail ne doit pas remettre en cause la continuité de l’activité.

Durant les horaires définis, le salarié en télétravail qui demeure à disposition de l’employeur doit exécuter ses missions habituelles et dédier son temps télétravaillé à son activité professionnelle.

A ce titre, il doit pouvoir être joignable rapidement sur l’un des outils mis à disposition.

S’il s’avère injoignable à plusieurs reprises et sans justification, le télétravail pourrait être remis en cause.

Il est rappelé que la charge de travail et les délais d’exécution doivent être les mêmes en télétravail que pour une activité réalisée dans les locaux de l’entreprise. Le passage en télétravail ne doit pas aboutir à générer une charge de travail supplémentaire pour le salarié.

En tout état de cause, un point sur ce sujet sera réalisé à minima au cours de l’entretien annuel d’évaluation entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Le salarié bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion dans les mêmes conditions que s’il était présent dans les locaux de l’entreprise.

Article 11 – Obligations du télétravailleur

Il est rappelé que le salarié en situation de télétravail s’engage à :

• Rester disponible et joignable durant les plages horaires habituelles de travail

• Réaliser un récapitulatif régulier de ses réalisations suivant les modalités définies avec le responsable hiérarchique.

• Maintenir une communication efficace tant avec sa hiérarchie qu’avec ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels.

• En cas d’impératif professionnel et à titre exceptionnel, à revenir sur le lieu de travail à la demande de son responsable hiérarchique.

Enfin, le salarié s’engage :

• à partager son agenda professionnel Outlook avec le service des Ressources Humaines, son responsable hiérarchique ou tout autre personne de l’entreprise ;

• à tenir à jour son agenda professionnel Outlook pour informer de son statut de télétravail et de renseigner le planning de présence mis à disposition à cet effet.

Dans un souci de protection des données, le salarié en télétravail veillera pendant les périodes télétravaillées à faire preuve d’une discrétion et d’une confidentialité absolue.

Le non-respect de l’ensemble de ces engagements pourra conduire à la remise en cause du télétravail.

Article 12 – Suivi de l’accord

Afin de suivre la mise en œuvre du présent accord et d’évaluer les ajustements utiles à opérer, il est convenu de la mise en place d’un suivi tous les deux ans lors d’une réunion de CSE.

Article 13 – Durée et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le 1er mars 2021. Conformément aux dispositions de l’article L2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale numérique prévue à cet effet en version anonymisée.

Article 14 – Interprétation

En cas de difficultés d'interprétation d'une disposition de cet accord, il est prévu que la Direction et la commission de suivi se réunissent dans les plus brefs délais.

Article 15 – Révision & Dénonciation

15.1 Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

15.2 Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également à dépôt auprès de la DIRECCTE des Pays de la Loire – Unité territoriale du Maine et Loire à Angers.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 16 – Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé, accompagné des pièces constitutives du dossier de dépôt, par le représentant légal de l'entreprise :

• Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail (à titre informatif, à ce jour www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

• Au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes d’Angers

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Beaucouzé, le 09/02/2021

En 2 exemplaires

Signataires