Accord d'entreprise "LE TELETRAVAIL" chez

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre :

L’Unité Economique et Sociale E2SE

composée des sociétés SAS E2SE Groupe (SIREN 442 075 198), SAS Ecole Supérieure des Services aux Entreprises (SIREN 417 708 070) et SARL Ecole Supérieure des Services (SIREN 418113908) et de l’Association de Gestion de l’école Supérieure des Services (SIREN 807 604 376),

représentée par Monsieur XXXX, Directeur Général,

D’une part,

Et

FORCE OUVRIERE

Représentée par Madame XXXX, Déléguée Syndicale,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la réglementation en vigueur et notamment des ordonnances Travail du 22 septembre 2017, ratifiées par la loi 2018 – 217 du 29 mars 2018.

Les parties conviennent que les évolutions en matière d’outils de communication à distance permettent d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail au sein de l’entreprise tout en offrant aux collaborateurs, dont la fonction le permet, la possibilité d’exercer une partie de leur activité à leur domicile afin de limiter leurs trajets domicile – lieu de travail et de favoriser ainsi leur pouvoir d’achat, tout en conciliant vie professionnelle et vie personnelle. Par ailleurs, le télétravail s’inscrit comme étant une bonne alternative d’organisation du travail permettant de contribuer aux enjeux environnementaux et sociétaux actuels.

Le présent accord vise à garantir que le télétravail demeure une solution efficace d’organisation reposant sur la responsabilisation du collaborateur et la confiance mutuelle avec son manager.

La mise en place de cette organisation du travail doit tenir compte des besoins de fonctionnement de l’entreprise et de ses objectifs en termes de sécurité, sûreté, efficacité et qualité.

Ce présent accord vise donc à :

- donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées ;

- définir les pratiques et modalités en matière de télétravail ;

- clarifier les droits et les devoirs des collaborateurs en matière de télétravail ;

- renforcer l’engagement de l’entreprise en matière de télétravail.

I – Cadre du télétravail et principes généraux

En application de l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail à domicile est défini comme une « forme d’organisation du travail à laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Le domicile est défini comme le lieu de résidence principale en France du collaborateur dont l’adresse est déclarée à la Direction des Ressources Humaines lors de son entrée en télétravail. Le collaborateur s’engage à informer cette dernière de tout changement d’adresse.

Le passage en télétravail n’engendre pas de modification en matière de remboursement de frais de transport domicile/travail.

II – Conditions de télétravail

1. Principes applicables

Le télétravail est un mode du travail particulier, qui ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail et/ou un allégement des missions confiées au collaborateur. Il ne s’agit pas d’une réponse aux problématiques de garde d’enfant ou de mobilité géographique.

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le volontariat et la réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’entreprise.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le collaborateur et son manager, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de façon responsable et nécessite certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles telles que :

- l’aptitude à gérer son temps ;

- une bonne maîtrise des outils informatiques indispensables à son activité.

Lorsqu’il est en télétravail, le collaborateur est considéré en temps de travail effectif.

Le recours au télétravail n’a pas pour effet de modifier le poste, la qualification ou la classification.

2. Organisation du télétravail

Afin de maintenir le lien social au sein de l’entreprise, les collaborateurs travaillant sur 5 jours ne pourront être qu’une journée maximum en télétravail par semaine travaillée.

Pour les salariés à temps partiel éligibles, un prorata sera appliqué.

Il n’est pas possible d’être en télétravail par demi-journée.

De plus, une journée de télétravail ne devra pas être accolée à une journée de congé (CP, RTT et récupération) sauf dérogation accordée par la Direction.

La Direction se réserve également la possibilité de mettre en place une solution de télétravail avec le collaborateur qui serait dans l’impossibilité de se déplacer pour raisons médicales et qui en exprimerait le souhait.

3. Critères d’éligibilité

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit répondre cumulativement aux conditions suivantes :

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel dès lors que la durée moyenne du travail est égale ou supérieure à 28 heures hebdomadaires, ceci afin d’éviter d’être déconnecté du milieu du travail, de garder un lien avec l’entreprise et éviter tout isolement professionnel,

• Ne plus être en période d’essai/période probatoire dans la fonction occupée, ceci afin de garantir une bonne intégration du collaborateur et l’instauration de la relation de travail dans le service et l’entreprise,

• Avoir une ancienneté supérieure à 3 mois en entreprise,

• Exercer une fonction compatible avec le travail à domicile, à savoir notamment qui :

  • N’exige pas, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise,

  • Ne nécessite pas déjà une absence importante et régulière du lieu habituel de travail,

  • N’implique pas l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail,

  • Ne gêne pas le fonctionnement du service,

  • N’empêche pas la continuité de service, pour notamment pouvoir assurer un accueil physique ou téléphonique,

  • Ne nécessite pas d’avoir accès à des documents sous format papier qui ne peuvent pas être transportés en dehors de l’entreprise pour des impératifs de sûreté / confidentialité.

• Habiter dans une zone géographique compatible avec les technologies à mettre en œuvre (téléphone et ligne internet haut débit ou équivalent)

• Disposer d’un logement compatible avec le télétravail (bénéficier d’une surface réservée au télétravail, d’une installation électrique conforme…)

• Pouvoir accéder à distance à ses applications de travail.

Il est entendu que le télétravail pour les formateurs n’est pas compatible avec les heures d’animation en face-à-face.

Pour favoriser la présence dans l’entreprise nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail, les collaborateurs en contrat d‘apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires. De même, les intérimaires ne sont pas autorisés à télétravailler. Néanmoins, à titre exceptionnel, et si les circonstances le justifient, le télétravail pourra être convenu avec l’accord de leur manager en fonction de la situation.

Un réexamen des critères d’éligibilité sera possible, notamment en cas de changement de poste, de service ou de domicile. Cet examen pourra en tout état de cause donner lieu à la cessation du télétravail si le collaborateur ne remplit plus les conditions d’éligibilité.

Enfin, les parties souhaitent souligner l’attention particulière qui doit être portée aux populations les plus fragiles. Ainsi pour celles-ci, si la mise en place du télétravail venait à être refusée, l’employeur devra motiver son refus :

-les collaboratrices ayant déclaré leur grossesse, et ce jusqu’à leur congé maternité,

-les collaborateurs reconnus travailleurs handicapés,

-les collaborateurs « proches aidants » d’une personne âgée.

De plus, depuis la loi n°2023-622 du 19 juillet 2023 visant à renforcer la protection des familles d’enfants atteints d’une maladie ou d‘un handicap ou victimes d’un accident d’une particulière gravité, les collaborateurs « aidants » un enfant gravement malade ou handicapé.

III – Organisation du télétravail

1. Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

• Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Afin de limiter l’utilisation des véhicules personnels, les visites d’entreprises et autres déplacements professionnels effectués sur les journées de télétravail et à plus de 20 kms du domicile doivent rester exceptionnels.

Comme tout collaborateur, le télétravailleur doit respecter le règlement intérieur lorsqu’il est en situation de télétravail.

• Fixation de la journée de télétravail et délai de prévenance

Les jours de télétravail ne sont pas fixes. Ils devront être organisés selon les besoins et les nécessités du service.

Dans un souci de bonne organisation, il est convenu que le planning des collaborateurs en télétravail pour la semaine à venir sera validé avec le manager le vendredi de la semaine précédente au plus tard.

Le collaborateur indiquera systématiquement dans Outlook ses journées de télétravail.

• Obligations du télétravailleur et respect de la vie privée

Le collaborateur en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.

A cet égard, pendant les horaires de service pour les collaborateurs qui y sont soumis ou les plages de travail pour les collaborateurs au forfait-jours, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos en vigueur au sein de l’entreprise.

L’entreprise s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur. Le manager du collaborateur veille en particulier à ne pas interférer dans sa vie privée et évite de le solliciter en dehors des plages de disponibilité.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile devant s’absenter pour raison personnelle exceptionnelle pendant les heures de travail doit en informer au préalable son manager et obtenir un accord écrit de la même manière que s’il était dans l’entreprise.

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle.

Comme tout collaborateur de l’entreprise, le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion. Le télétravail ne saurait conduire à une disponibilité permanente du collaborateur, lequel a droit au strict respect de sa vie privée.

• Contrôle et gestion de la charge de travail

Le manager et le collaborateur définissent au plus tard la veille de la journée de télétravail le travail à réaliser durant cette journée (missions, actions à mener…). Ils conviennent également des horaires de travail applicables sur cette journée de télétravail.

Au retour, le collaborateur fait état des actions menées dans le cadre de sa journée de télétravail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son manager afin de trouver des solutions appropriées.

• Lieu du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile du télétravailleur défini comme étant son lieu de résidence principale connu de l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié prévient l’entreprise en lui indiquant sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées et pourront être remises en cause en cas de non-conformité aux dispositions prévues par le présent accord.

2. Maintien du lien avec l’entreprise

Le manager veille à assurer un contact régulier avec le collaborateur en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et de l’entreprise et notamment aux réunions et autres évènements de l’entreprise.

L’entretien annuel avec le collaborateur sera l’occasion d’échanger sur les conditions d’activité du collaborateur et de sa charge en télétravail.

3. Environnement et équipements de travail

L’employeur demande au collaborateur, préalablement à la mise en œuvre du télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son logement avec un fonctionnement en télétravail.

Le collaborateur assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur. Il en certifie la conformité à l’entreprise par la remise d’une attestation sur l’honneur permettant le télétravail par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (ordinateur…), condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement du poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

L’entreprise s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail suivants :

- un PC portable

- un clavier, une souris et un casque

et, en option, sur demande un écran supplémentaire.

Lors des visioconférences, le collaborateur s’engage à utiliser les arrière-plans fournis par E2SE.

Lorsque le collaborateur ne dispose pas d’un téléphone portable professionnel, les communications s’effectueront prioritairement via les outils de communication existants.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager.

L’employeur fournit également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise.

Les impressions devront être réalisées dans l’enceinte de l’entreprise.

IV – Mise en place et cessation du télétravail

1. Demande individuelle de mise en place du télétravail et réponse du manager

Le collaborateur devra faire la demande par écrit (ou par mail) et son manager devra lui donner sa réponse, affirmative ou négative, par écrit (ou par mail). La demande devra être accompagnée de l’attestation sur l’honneur décrite ci-dessus (annexe 1) et de l’attestation de son assurance décrite ci-après (chapitre V – point 4).

Les parties du présent accord conviennent que la mise en œuvre du télétravail est subordonnée à l’accord du manager à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail.

Le manager analyse la situation du collectif de travail et apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité prévues au présent accord.

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

2. Refus

Tout refus donne lieu à une réponse écrite et motivée.

Les principaux motifs de refus de mise en place du télétravail peuvent être notamment :

- le non-respect des conditions d’éligibilité prévues par le présent accord

- le non-respect des conditions de demande de bénéfice du télétravail

- des raisons d’impossibilité technique

- des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées

- une désorganisation au sein de l’activité / du service

- une autonomie insuffisante du collaborateur

- un poste de travail ne pouvant être effectué à distance

- un défaut d‘attestation sur l’honneur et/ou d’assurance

- une absence de disponibilité de matériel informatique ou d’absence de connexion à internet.

Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le collaborateur de réitérer sa demande si la situation évolue.

3. Période d’adaptation et réversibilité permanente

Une période d’adaptation de 3 mois calendaires permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

A l’issue de la période d’adaptation, le collaborateur pourra demander à mettre fin à la situation de télétravail en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

4. Cessation de plein droit ou réexamen de la situation de télétravail

Le télétravail donne lieu à un réexamen pouvant aller jusqu’à la cessation de plein droit en cas de changement de service, de poste, de fonction ou de domicile.

De même, en cas d’abus constaté et étayé ou en cas d‘urgence avec l’accord du collaborateur, le manager peut décider l’arrêt du télétravail.

Le télétravail sera suspendu également en cas d’indisponibilité temporaire du matériel rendant impossible l’exercice du télétravail.

Un entretien est organisé pour expliquer les raisons justifiant l’arrêt du télétravail (ex : changement de poste, constat d’abus…). La décision doit être motivée.

V – DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

1. Droits collectifs et individuels

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

De même, en matière de restauration, les collaborateurs bénéficiant de titres-restaurant lorsqu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise en bénéficieront également lorsqu’ils seront en situation de télétravail.

2. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. À cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de travail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le collaborateur en avise sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

3. Protection des données et confidentialité

Le collaborateur en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la charte informatique de l’entreprise.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code PIN…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

4. Assurances

Le collaborateur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail. Le collaborateur devra pour cela fournir les justificatifs adéquats.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

5. Action de communication et de sensibilisation des collaborateurs

Les parties conviennent que le télétravail est un levier pour l’amélioration de la qualité de vie au travail. A ce titre, un guide des bonnes pratiques en matière de télétravail sera mis à disposition du télétravailleur et de son manager.

Ce guide comportera notamment un modèle d’attestation tel que prévu à l’article 1. Chapitre IV.

VI – DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord

Les parties conviennent que le présent accord est conclu à titre expérimental pour une période déterminée de 1 an.

A l’issue de cette période, un bilan sera fait entre les parties afin de décider le renouvellement ou non d’un accord de télétravail.

2. Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1er septembre 2023.

3. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions légales en :

- un exemplaire auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes, par lettre recommandée avec accusé de réception,

- un exemplaire papier à la DREETS dont relève le siège social de chacune des entités composant l’Unité Economique et Sociale E2SE

- un exemplaire électronique à la DREETS dont relève le siège social de chacune des entités composant l’Unité Economique et Sociale E2SE (ddets-accord-entreprise@calvados.gouv.fr).

Ces formalités de dépôt seront accomplies par l’employeur.

Il sera remis aux représentants du personnel et affiché au sein de l’entreprise.

Fait en 5 exemplaires originaux, à Caen, le 29 août 2023.

Pour la Direction,

XXXX

Directeur Général E2SE

Pour l’organisation syndicale FORCE OUVRIERE,

XXXX

Déléguée Syndicale