Accord d'entreprise "ACCORD D'EXPERIMENTATION RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DU GIE AGIRC-ARRCO" chez GIE AGIRC ARRCO (Siège)

Accord d’expérimentation relatif à la mise en place du télétravail au sein du GIE Agirc-Arrco

Entre

Le GIE Agirc-Arrco, dont le siège social est au 16-18 rue Jules César à Paris 12éme représenté par Monsieur ----------------, en qualité de Directeur Général, ci-après dénommé le GIE,

d’une part,

et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Organisation Syndicale CFDT PSTE, représentée par Madame ---------------- et Madame ---------------- en qualité de déléguées syndicales,

• Organisation syndicale CGT, représentée par Madame ---------------- et Monsieur ---------------- en qualité de délégué(e)s syndicaux,

• Organisation Syndicale IPRC-CFE-CGC, représentée par Monsieur ---------------- et Madame ---------------- en qualité de délégué(e)s syndicaux,

• Organisation syndicale SPAC, représentée par Monsieur ---------------- et Monsieur ---------------- en qualité de délégués syndicaux,

d’autre part,

Préambule

S’inscrivant notamment dans le cadre de l’article 7 de l’accord du 2 mars 2017 relatif à la qualité de vie au travail dans les institutions de retraite complémentaire et prenant en compte les nouvelles technologies de l’information, les parties au présent accord ont souhaité expérimenter le mode d’organisation lié au télétravail (travail à distance).

La mise en place du télétravail vise à contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité et la qualité professionnelles du GIE Agirc-Arrco et en prenant en compte ses nécessités organisationnelles, opérationnelles ou techniques.

Dans cette perspective, il apparaît opportun de conduire une phase d’implantation expérimentale du télétravail avant d’envisager une généralisation du télétravail à l’ensemble des salariés du GIE Agirc-Arrco.

Cette phase expérimentale permettra d’analyser les conditions techniques et organisationnelles de cette mise en place.

Tel est l’objet du présent accord.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION OU DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’entend comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail occasionnel qui correspond à des situations inhabituelles ou d’urgence (intempéries, plan de continuité d’activité…) n’entre pas dans le champ d’application du présent accord.

Le télétravail occasionnel est ouvert aux collaborateurs du GIE Agirc-Arrco équipés du matériel nécessaire au travail à distance et fourni par l’entreprise. Il n’ouvre pas droit à l’indemnité prévue en cas de télétravail régulier.

De plus, le salarié qui souhaite travailler à distance de manière occasionnelle doit obtenir l’accord préalable de sa hiérarchie par courriel.

En cas de travail à distance occasionnel supérieur à une journée, l’accord de la Direction des Ressources Humaines doit également être formalisé par courrier ou par courriel.

Les situations de télétravail formalisées dans un contrat de travail préalablement à la signature du présent accord et qui ne respecteraient pas les conditions du présent accord sont maintenues selon les dispositions contractuelles négociées entre le GIE Agirc-Arrco et le salarié concerné.

ARTICLE 2 - La phase expérimentale de télétravail

Article 2.1 - La mise en place de la phase expérimentale

Les salariés qui souhaitent se porter candidat au télétravail devront présenter un dossier de candidature à la DRH et à leur manager qui seront chargés d’en examiner la recevabilité eu égard aux critères d’éligibilité et aux conditions de représentations du panel.

Le dossier de candidature comportera un questionnaire permettant au collaborateur de motiver sa demande.

Les candidatures seront ouvertes pendant une période de deux semaines du 3 avril 2018 au 16 avril 2018 inclus.

Elles feront l’objet d’un examen de la DRH et du manager du collaborateur dans un délai de deux semaines, soit jusqu’au 30 avril 2018.

Les salariés retenus pour faire partie de l’échantillonnage en seront informés au plus tard le 2 mai 2018.

Les salariés qui ne seraient pas retenus pour participer à la phase expérimentale seront informés individuellement des raisons objectives ayant conduit à cette décision qui ne peuvent concerner que les critères d’éligibilité et de représentation de l’échantillonnage.

La phase expérimentale débutera en fonction de l’attribution du matériel nécessaire et de manière progressive le 14 mai 2018.

Article 2.2 - Le choix de l’échantillonnage

La phase expérimentale a pour objet de tester et analyser l’organisation du télétravail par le biais d’un panel le plus représentatif possible afin d’étudier la possibilité d’extension à l’ensemble de l’entreprise de ce mode d’organisation.

Les parties s’entendent pour que la phase d’expérimentation du télétravail soit ouverte à un maximum de 10 % de l‘effectif (entre 90 et 100 personnes selon les effectifs du GIE Agirc-Arrco du mois de janvier 2018 - 922).

Outre la satisfaction aux critères d’éligibilité définis ci-après, il est convenu que, dans la mesure du possible, l’échantillonnage remplisse les conditions suivantes :

• La représentation de toutes les directions du GIE Agirc-Arrco.

• La représentation de chaque bassin géographique en fonction de l’effectif constaté en janvier 2018 (à titre indicatif : 3/24 à Lyon, 6/57 à Aix en Provence, 10/97 à Gradignan, 15/144 à Ormes et 60/600 sur les sites parisiens).

• La mixité entre les collaborateurs déjà équipés de matériel permettant le travail à distance et les collaborateurs non équipés.

Enfin, une attention particulière sera apportée aux salariés en situation de handicap et aux salariés ayant un trajet important entre le domicile et le lieu de travail habituel dans le choix des personnes qui prendront part à l’expérimentation.

Article 2.3 - Le suivi de la phase expérimentale

Une commission de suivi est mise en place afin d’analyser la phase expérimentale et d’étudier la généralisation du télétravail.

Cette commission de suivi est composée de deux membres désignés par chaque organisation syndicale représentative et de représentants de la Direction dans un nombre maximal équivalent à celui des représentants des délégations syndicales.

A minima, trois réunions seront planifiées :

• Lors du lancement de la phase expérimentale.

• Au milieu de la phase expérimentale afin notamment d’élaborer le questionnaire de bilan.

• Fin 2018, pour un premier bilan d’étape.

Ces réunions permettront d’envisager d’éventuels aménagements et prépareront la généralisation de la mise en place du travail sans période d’interruption.

Article 3- Les cRITERES d’eligibilité AU TELETRAVAIL

Article 3.1 - Les critères liés à la nature de l’activité exercée

La possibilité de télétravailler est ouverte à tous les salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail.

L’analyse de la compatibilité du poste au télétravail se fait au regard de plusieurs éléments, notamment les contraintes techniques (mise à disposition des outils nécessaires), les impératifs de sécurité des données, la nécessité de présence dans les locaux, l’organisation du service, la faisabilité d’une réalisation des tâches à distance et l’importance de l’activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise (salariés nomades…).

Article 3.2 - Les critères liés au salarié

Le télétravail est ouvert aux seuls salariés en contrat à durée indéterminée dont le temps de travail est au moins égale à 80% et justifiant d’un an d’ancienneté.

De plus, l’autonomie du salarié dans l’exercice de son activité est un critère prédominant qui sera soumis à l’appréciation du responsable du salarié.

Article 3.3 - Les critères liés aux conditions matérielles

Le salarié en télétravail justifie auprès du GIE Agirc-Arrco que son domicile :

• est pourvu d’un accès internet à haut-débit,

• dispose d’une réception correcte au réseau de téléphonie mobile de l’entreprise (Bouygues Telecom),

• remplit les conditions de conformité en vigueur en termes d’installation électrique,

• dispose d’un environnement propice au télétravail en termes de concentration, de confidentialité et d’ergonomie,

• est assuré au titre des risques garantis par une assurance multirisques habitation.

Le salarié fournit des attestations sur ces différents critères au moment de la mise en place du télétravail et chaque année civile concernant l’assurance multirisques habitation.

ARTICLE 4 - LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Article 4.1 - Le volontariat

Le télétravail est à la seule initiative du salarié et est basé sur le volontariat.

Le GIE Agirc-Arrco ne peut pas être à l’initiative de la demande de télétravail d’un collaborateur.

Article 4.2 - La formalisation du passage en télétravail

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’un avenant au contrat de travail signé par le salarié. L’avenant est conclu pour la durée d’application du présent accord.

Ce document traduit la volonté expresse du salarié d’exercer son activité en télétravail. Il fixe notamment les conditions dans lesquelles une partie du temps de travail est exercée à distance.

Ainsi, l’avenant précisera les éléments suivants :

• la date de démarrage du télétravail,

• les règles de réversibilité en vigueur,

• la période probatoire,

• l’adresse du lieu où pourra s’exercer le télétravail (domicile, co-working…),

• les modalités d’exécution du télétravail et le jour de la semaine prévu en télétravail,

• la plage horaire pendant laquelle le collaborateur doit pouvoir être joint,

• les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition.

Article 4.3 - Le référent télétravail

Un référent télétravail est nommé par l’entreprise, pour la durée de l’accord afin de faciliter la mise en œuvre du télétravail.

Son rôle sera de :

• Vérifier la conformité des demandes de télétravail par rapport aux termes de l’accord.

• Répondre aux questions et conseiller les salariés, les hiérarchiques.

• Mettre à disposition les informations et guides :

  • Formulaire de demande de télétravail.

  • Procédures d’accès à l’entreprise et aux ressources informatiques.

  • Les bonnes pratiques au poste de travail.

  • Charte informatique.

• S’assurer que les formations des hiérarchiques intègrent la notion de télétravail.

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

Article 5 - l’organisation du télétravail

Article 5-1 - Le lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue en principe au domicile du salarié à l’adresse déclarée par ce dernier aux services de la DRH.

En cas de changement de domicile, le salarié en télétravail en informe la DRH.

Les salariés souhaitant effectuer le télétravail dans un espace de co-working pourront en faire la demande qui sera examinée par l’entreprise.

Article 5.2 - Les jours de télétravail

Le télétravail est organisé en journée entière. Il est prévu une journée de télétravail hebdomadaire.

Le choix de la journée de télétravail se fait en concertation entre le salarié et le manager en fonction des nécessités de service.

Si le salarié est dans l’impossibilité d’exécuter la journée de télétravail définie, un report de cette dernière pourra exceptionnellement être accordé avec l’accord du manager dans la limite de 5 par année civile.

Article 5.3 - Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié en télétravail

Les plages horaires durant lesquelles le GIE Agirc-Arrco peut contacter le salarié en télétravail sont définies par accord entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Par défaut, les plages de joignabilité sont les suivantes : 10 heures – 12 heures et 14 heures- 16 heures.

Article 5.4 - Le temps de travail

Les horaires de travail du salarié en télétravail sont les mêmes que ceux d’un salarié accomplissant sa prestation de travail au sein de l’entreprise.

Le salarié en télétravail se doit donc de respecter les plages d’ouverture de l’entreprise ainsi que les repos obligatoires quotidiens et hebdomadaires.

Les salariés à l’horaire collectif devront enregistrer le début et la fin du télétravail sur l’outil mis à leur disposition selon les mêmes modalités que lorsqu’ils effectuent leur prestation de travail sur site.

Article 5.5 - L’équipement fourni

Le GIE Agirc-Arrco fournit au salarié en télétravail :

• un ordinateur portable,

• une solution de téléphonie mobile,

• des moyens de connexion à distance et d’accès au réseau de l’entreprise.

L’équipement est fourni dans le cadre du télétravail du salarié. Il doit être utilisé selon les règles de l’entreprise et devra être restitué en cas d’arrêt définitif du télétravail.

L’équipement fourni doit permettre au salarié en télétravail d’exercer son activité comme s’il était présent sur site. Il doit avoir accès aux outils, logiciels et applications nécessaires à son activité.

Le service d’assistance technique dont bénéficient les collaborateurs du GIE Agirc-Arrco est également mis à la disposition des salariés en télétravail.

En cas de problème technique et d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié en télétravail prévient sa hiérarchie et convient avec lui des modalités de poursuite de son travail à distance ou sur site.

Article 5.6 - La prise en charge des frais liés au télétravail

Une indemnité forfaitaire de 10 € bruts par mois est versée au salarié représentant l’ensemble des frais engagés par ce dernier au titre du télétravail.

Cette indemnité n’est pas due en cas d’interruption de télétravail de 30 jours calendaires quel qu’en soit le motif.

Article 5.7 - Les périodes d’adaptation et de réversibilité

Une période d’adaptation de 3 mois à compter du passage du salarié en télétravail est mise en place afin de permettre au salarié ou au manager de mettre fin au télétravail en respectant un délai de 30 jours calendaires qui peut être réduit avec l’accord des parties.

A l’issue de de cette période d’adaptation, la période de télétravail peut être arrêtée à l’initiative du salarié avec un délai de prévenance de 15 jours ou du manager avec un délai de prévenance de 30 jours.

Dans tous les cas, l’arrêt du télétravail à l’initiative du manager doit être justifié au regard des critères d’éligibilité ci-dessus définis et être formalisé par écrit.

Article 6 - SITUATION DU SALARIE EN TELETRAVAIL

Article 6.1 - Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail.

Cependant, toutes les obligations pesant sur les locaux de l’entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile du salarié en télétravail.

Les parties prévoient que l’entreprise et le CHSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail sur rendez-vous et avec l’accord écrit préalable du salarié concerné.

En cas d’accident de travail, le salarié en télétravail doit informer l’employeur par tout moyen.

Le traitement de la déclaration d’accident de travail par l’entreprise se fera de la même façon qu’un accident sur site.

Article 6.2 - Droits individuels et collectifs 

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux du GIE Agirc-Arrco.

Ainsi, au même titre que les autres salariés qui en bénéficient, le salarié en télétravail se verra remettre des chèques restaurant, bénéficiera de la prise en charge de l’abonnement mensuel au titre de transport le plus adapté à l’organisation de son emploi du temps et de tout autre avantage conventionnel versé dans le cadre de son activité.

ARTICLE 7 - PROTECTION DES DONNEES

Afin d'assurer la continuité de la sécurité des systèmes d'information et le respect des dispositions légales notamment en matière de protection des données, l'entreprise met en œuvre des règles d'usage et des dispositifs applicables dans le cadre du télétravail. Ceux -ci seront communiqués individuellement au salarié lors de la mise en place du télétravail ou lors de toute mise à jour de ces dispositions.

Il appartient au salarié en télétravail de les respecter strictement.

Des contrôles pourront être effectués par les équipes en charge de la sécurité des systèmes d’information et tout manquement constaté pourra être un motif d'interruption de ce droit.

Article 8 - Dispositions générales

Article 8.1 - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter du jour de sa signature et jusqu’au 31 mai 2019.

Deux mois avant le terme de l’accord (au plus tard le 31 mars 2019), les parties s’engagent à se revoir afin d’en prévoir les conditions et la durée de renouvellement sans période d’interruption.

Article 8.2 - Dépôt

Le présent d’accord sera déposé par la partie la plus diligente en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE Ile-de-France, conformément aux dispositions du Code du Travail.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 30 mars 2018

	NOMS	SIGNATURES
Pour le GIE Agirc-Arrco	François-Xavier SELLERET
Pour la Fédération CFDT Protection Sociale-Emploi
Pour la Fédération Nationale du Personnel des Organismes sociaux CGT
Pour le Syndicat National du Personnel d'Encadrement des Institutions de Prévoyance ou de Retraites Complémentaires de Salariés et des Organismes de Retraite ou d'Assurance-Maladie des Non-Salariés Non-Agricoles (IPRC-CFE-CGC)
Pour le Syndicat du Personnel de l’Arrco-CIN (SPAC)