Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez NOVACARB (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre d’une part,

• NOVACARB, Société par Actions Simplifiée au capital de 29 323 820 €, ayant son siège social 34 rue Gilbert BIZE à LA MADELEINE, 54410 LANEUVEVILLE DEVANT NANCY, immatriculée au RCS de NANCY sous le numéro 442 993 283, représentée par ,Directeur, dûment mandaté à cet effet,

Et d’autre part,

les Organisations Syndicales suivantes, représentatives dans la Société NOVACARB :

• CFE/CGC, représentée par

• CFTC, représentée par

• CGT, représentée par

il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Économique, la Direction de la société NOVACARB, en collaboration avec les partenaires sociaux, a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi FONTAINE (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société NOVACARB a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de l’intégrité du vote,

• s’assurer de l’unicité du vote,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

2.1 - MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles de la société NOVACARB.

Les parties conviennent de retenir comme moyen de vote uniquement le vote électronique, à l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.

2.2 - MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Il en sera de même pour la détermination de la présence d’électeur à la fermeture du scrutin, pour conserver la « symbolique » des élections.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

A cet effet, des ordinateurs seront mis à disposition pour permettre aux salariés, qui n’utilisent pas d’ordinateur dans leur fonction, de pouvoir voter sur leur lieu de travail.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les observateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du Service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

2.3 - Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

ARTICLE 3 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre pour les aider à voter :

• une personne du secteur Ressources Humaines désignée à NOVACARB,

• dans le cas d’une difficulté qui persiste, le centre d’appel du prestataire.

3.1 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

3.2 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE

DU SCRUTIN

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 4 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable à compter de sa date de signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 5 - PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par l’intranet de l’Entreprise.

Conformément à l’article D 2231-2 du Code du Travail, il sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de l’Unité Territoriale de MEURTHE & MOSELLE – DIRECCTE LORRAINE et enregistré au Greffe du Conseil des Prud’hommes de NANCY.

Un exemplaire sera remis à chaque Organisation Syndicale.

Fait à LA MADELEINE, en 6 exemplaires originaux, le