ACCORD DE L’UES COSOLUCE HÉLIANTIS RELATIF

AU TÉLÉTRAVAIL

Entre les soussignés :

La société COSOLUCE, société par action simplifiée, inscrite au RCS de PAU sous le numéro 443 210 984, dont le siège social est situé 20 rue Johannes Kepler – 64000 PAU, dirigée par ***, en sa qualité de Directeur Général ;

La société HELIANTIS, société par action simplifiée, inscrite au RCS de PAU sous le numéro 392 747 606, dont le siège social est situé 20 rue Johannes Kepler – 64000 PAU, dirigée par ***, en sa qualité de Directeur Général ;

Ci-après dénommées « l’Unité Sociale et Économique » ou « l’UES »

D’une part,

Et :

Les membres du Comité social et économique commun de l’Unité Économique et Sociale, ayant adopté le présent accord de télétravail à la majorité des présents, selon le Procès-Verbal du 26/01/2022 annexé au présent accord, représentés par son secrétaire ***, en application du mandat qu’il a reçu à cet effet au cours de cette réunion,

Ci-après dénommés « les membres du CSE »

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

I - Cadre et principes généraux 4

1.1 Champ d’application 4

1.2 Cadre du télétravail 4

1.3 Principe d’adaptation et de réversibilité 4

1.4 Modes de télétravail 4

II - Télétravail régulier 4

2.1 Définition 5

2.2 Conditions d’éligibilité 5

2.3 Durée et rythmes de télétravail 5

2.4 Lieu de télétravail régulier 5

2.5 Formalisation du passage en télétravail régulier 5

2.6 Suspension du télétravail régulier 6

2.7 Prise en charge des frais liés au télétravail régulier 6

III – Télétravail occasionnel 6

3.1 Définition 6

3.2 Conditions d’éligibilité 6

3.3 Durée et rythme de télétravail 6

3.4 Lieu du télétravail occasionnel 7

3.5 Formalisation de la demande de télétravail occasionnel 7

3.6 Prise en charge des frais liés au télétravail occasionnel 7

IV – Télétravail EXCEPTIONNEL 7

V – ORGANISATION DU TéLéTRAVAIL 8

5.1 Maintien du lien avec l’entreprise 8

5.2 Modalités de régulation de la charge de travail 8

5.3 Droits et devoirs du Télétravailleur 8

5.4 Droit à la déconnexion 8

VI – CONDITIONS ET Environnement de travail 9

6.1 Équipements du Télétravailleur 9

6.2 Modalités d’accès au télétravail des travailleurs en situation de handicap 9

6.3 Prise en charge des frais liés au télétravail 9

6.4 Obligation de discrétion et confidentialité des données 9

6.5 Santé et Sécurité 9

VII - Dispositions finales 10

7.1 Durée et prise d’effet 10

7.2 Publicité et dépôt de l’accord 10

7.3 Dénonciation et révision de l’accord 10

Préambule

Le présent accord vise à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

La Direction souhaite mettre en place un dispositif de télétravail occasionnel et élargir le télétravail régulier.

Le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un Salarié hors de ses locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L1222-9 du Code du travail).

Le télétravail est une forme d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice de ses missions professionnelles. Il constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction.

Les parties confirment leur volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les Salariés au plus près des activités et entendent valoriser l’esprit d’équipe et respecter le bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC).

Le Télétravailleur est un Salarié qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail (article L1222-9 du Code du travail).

Cependant le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un Salarié la qualité de Télétravailleur.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre des différents modes de télétravail au sein de l’UES COSOLUCE-HELIANTIS mais aussi de garantir aux «Télétravailleurs» des conditions de travail adaptées.

I - Cadre et principes généraux

Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les Salariés de l’UES COSOLUCE-HELIANTIS à compter du 1^er Février 2022 remplissant les critères d’éligibilité mentionnés dans les articles 2.2 ou 3.2 selon le mode de télétravail choisi.

Cadre du télétravail

Le télétravail est fondé sur la capacité du Salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du Collaborateur puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Ce mode d’organisation du travail doit nécessairement reposer sur une relation de confiance mutuelle entre le Salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté pour la Direction de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail en présentiel.

Principe d’adaptation et de réversibilité

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur du double volontariat et une double réversibilité tant à l’initiative du Collaborateur que de l’employeur.

Une période d’adaptation de trois (3) mois est prévue dans le cadre du télétravail régulier, afin de permettre à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, le Collaborateur ou le manager pourra décider de mettre fin au télétravail régulier à tout moment par écrit en respectant un délai de prévenance d’une (1) semaine pour l’employeur et le salarié.

Le Collaborateur ou le manager qui aura décidé de mettre fin à la situation de télétravail, informera le service RH dans les mêmes délais.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le Salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Modes de télétravail

Afin de permettre une plus grande souplesse en termes d’organisation du travail, il est défini plusieurs modes de télétravail :

• Régulier

• Occasionnel

• Exceptionnel

Compte tenu de leurs fonctions et attributions, les membres du Comité de Direction au statut de Cadres Forfait Jours ne sont pas soumis à ces conditions de télétravail.

II - Télétravail régulier

Définition

Le télétravail régulier est une forme d’organisation du travail dans lequel le Collaborateur accomplit son travail hors des locaux de l’entreprise, de façon hebdomadaire via des jours préalablement définis et volontaires en utilisant les moyens de communication mis à sa disposition.

Conditions d’éligibilité  

Le télétravail régulier est ouvert aux Salariés en Contrat à Durée Indéterminée (CDI).

Pour être éligible, ces Salariés doivent cependant réunir les conditions suivantes :

• Disposer d’autonomie suffisante pour exercer son travail à distance

• Avoir validé sa période d’essai

• Disposer d’un lieu compatible avec le télétravail conformément aux dispositions précisées dans l’article 2.4 du présent accord

Durée et rythmes de télétravail 

Un quota hebdomadaire maximal en nombre de jours réguliers est défini par service et société :

• Héliantis : 2 jours

• Cosoluce – CS : 1 jour

• Cosoluce – G&A : 2 jours

• Cosoluce – PS : 1 jour

• Cosoluce – R&D : 2 jours

• Cosoluce – S&M : 1 jour

Lieu de télétravail régulier

Chaque Collaborateur pourra déclarer un maximum de 3 lieux de télétravail.

Le Salarié doit prévoir un espace de travail dédié propice au travail et à la concentration qui soit conforme aux règles de sécurité et aux impératifs de sûreté.

L’espace dédié doit obligatoirement être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Le Collaborateur attestera sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique de ses lieux de télétravail conformément à la réglementation en vigueur, lors de la déclaration de ces derniers.

Les changements de lieux devront être communiqués au préalable au service RH.

Formalisation du passage en télétravail régulier

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique notamment sur le choix du ou des jours effectués en télétravail.

Ce/ces jours seront formalisés par le service RH via un avenant.

Le processus de passage en télétravail est le suivant :

1. Le Collaborateur devra en faire la demande par écrit auprès de son manager 1 mois avant la date de début souhaitée.

2. Le manager examinera la demande et devra apporter une réponse dans un délai d’un mois.

3. Si accord de la hiérarchie, le service RH procèdera à la rédaction de l’avenant qui devra être signé par la Direction et le Collaborateur.

Suspension du télétravail régulier

En cas de nécessité opérationnelle ou en cas de force majeur, le télétravail peut-être provisoirement suspendu à l’initiative de la hiérarchie ou du salarié.

Le manager pourra, sous réserve du respect d’un délai de prévenance, demander au salarié de suspendre son télétravail ou d’en changer le jour, en cas de contraintes fortes liées à l’activité du service, du projet ou d’une demande d’un client. Ce délai est d’une semaine si le contexte était connu et prévisible. Ce délai est de 2 jours ouvrés si la situation n’était ni prévisible ni anticipable.

En cas d’impossibilité matérielle et technique empêchant la poursuite du télétravail, ce dernier est immédiatement suspendu.

Cette décision de suspension précisera une durée limitée. Elle sera formalisée par écrit.

Le salarié pourra demander la suspension du télétravail dans les mêmes conditions.

Prise en charge des frais liés au télétravail régulier

Dans le cadre du télétravail régulier, la Direction s’engage à verser à chaque collaborateur concerné, au titre des frais occasionnés, une allocation forfaitaire en fonction du nombre de jours de télétravail hebdomadaire :

• 1 jour : 10 € mensuels dans la limite de 100 € annuel

• 2 jours : 20 € mensuels dans la limite de 200 € annuel

III – Télétravail occasionnel

Définition

Le télétravail occasionnel, indépendant et non cumulable au dispositif de télétravail régulier, vise à répondre à un besoin ponctuel et irrégulier lié à une situation personnelle ou à un évènement extérieur subi par le Collaborateur.

Une dérogation au principe de non-cumul pourra être acceptée pour des besoins collectifs d’entreprise.

Conditions d’éligibilité

Le télétravail occasionnel est ouvert aux Salariés suivants :

• Salariés en CDI

• Salariés en CDD à l’appréciation du Manager et de la Direction

• Alternants en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation

Pour être éligible, ces Salariés doivent cependant réunir les conditions suivantes :

• Disposer d’autonomie suffisante pour exercer son travail à distance

• Avoir validé sa période d’essai

• Disposer d’un lieu compatible avec le télétravail conformément aux dispositions précisées dans l’article 3.4 du présent accord

Durée et rythme de télétravail

Il sera autorisé un maximum de 20 jours par année civile au titre du télétravail occasionnel, dans la limite de 2 jours par mois.

Les demandes pourront être faites par demi-journée. Aucun report ne sera fait d’une année sur l’autre et ne fera l’objet d’aucune contrepartie.

Lieu du télétravail occasionnel

Le Salarié doit prévoir un espace de travail dédié propice au travail et à la concentration qui soit conforme aux règles de sécurité et aux impératifs de sûreté.

L’espace dédié doit obligatoirement être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Le Collaborateur devra préciser à son manager le lieu prévisionnel d’exécution du télétravail.

Formalisation de la demande de télétravail occasionnel

La demande de télétravail occasionnel est effectuée par le Salarié auprès de son responsable hiérarchique en précisant le ou les jours visés.

Pour des raisons d’organisation du service, le manager est en droit de refuser la mise en œuvre effective de ce télétravail occasionnel.

Le responsable hiérarchique examinera la demande du Salarié et s’engagera à donner une réponse dans un délai maximum de 48 heures ouvrées.

En cas de refus de la demande, celle-ci devra être impérativement motivée.

Prise en charge des frais liés au télétravail occasionnel

Dans le cadre du télétravail occasionnel, aucun frais ne sera supporté par les sociétés.

IV – Télétravail EXCEPTIONNEL

En cas de circonstances exceptionnelles externes et avérées notamment :

• en cas de grève de transports,

• de forts épisodes de pollution affectant durablement et significativement la circulation des transports en commun,

• d’intempéries majeures (crue, tempête de neige, …),

• de situation de crise (attentat, pandémie, …)

• ou dans le cas où les locaux de l’entreprise seraient inaccessibles (inondation, incendie, …),

La Direction informera alors chaque Salarié par tout moyen de la mise en place d’un télétravail imposé à tous car considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des Collaborateurs.

Compte tenu des circonstances exceptionnelles justifiant le recours à ce type de télétravail, l’accord préalable du Salarié n’est pas requis. Toutefois, une information, préalable dans la mesure du possible à cette mise en place, sera faite au CSE.

Cet exercice exceptionnel d’activités professionnelles à domicile ne saurait en aucun cas conférer le statut de Télétravailleur ouvrant droit à l’application des dispositions afférentes au présent accord notamment du point de vue de la formalisation et du remboursement des frais liés au télétravail.

Cette situation prendra fin le jour où l’évènement en cause prendra lui-même fin. La Direction informera alors chaque Salarié par tout moyen de la reprise de son activité professionnelle sur site en respectant, dans la mesure du possible, un délai de prévenance adapté aux circonstances.

En parallèle, la Direction se réserve le droit d’accepter ou proposer une période de télétravail exceptionnel à tout salarié dont la situation personnelle justifierait des adaptations particulières.

V – ORGANISATION DU TéLéTRAVAIL

Maintien du lien avec l’entreprise

Les Télétravailleurs doivent pleinement s’intégrer à la participation, à la vie du service et notamment aux réunions en distanciel.

Le manager doit veiller à assurer un contact régulier avec le Salarié en situation de télétravail au même titre qu’avec les Salariés présents sur site.

Le Télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de la hiérarchie, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé.

Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le Salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

Le Télétravailleur et le manager s’engagent à respecter les dispositions légales et conventionnelles en vigueur en matière de temps de travail. La hiérarchie doit s’assurer que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au Salarié de respecter ces durées.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées avec le manager lors des entretiens de performance.

Droits et devoirs du Télétravailleur

Il est rappelé que le Collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres Collaborateurs de l’entreprise. Le Télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des Collaborateurs exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution et de l’évaluation de ses résultats.

L’employeur met tout en œuvre pour assurer le respect de la vie privée de chaque Collaborateur. Le manager est tenu de respecter la vie privée du Collaborateur et fixe en concertation avec le Télétravailleur, les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail.

Chaque Collaborateur devra en outre respecter la charte informatique mise à sa disposition.

Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est un droit individuel. Ce droit vise à :

• Assurer le respect des temps de repos et congés

• Garantir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale

• Protéger les salariés

Il s’agit d’une co-responsabilité entre le Télétravailleur et le manager. Plusieurs éléments seront mis en place pour permettre de respecter le droit à la déconnexion :

• Fixation de plage horaire durant lesquelles, le manager pourra le contacter. Ces plages doivent correspondre avec l’horaire habituel du salarié.

• Respect par tous de la charte informatique

VI – CONDITIONS ET Environnement de travail

Équipements du Télétravailleur

Sous réserve de la conformité des installations électriques du Télétravailleur, l'entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail.

La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du Télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation sur l’honneur de conformité.

Les équipements utilisés pour le télétravail sont les équipements utilisés par le Salarié sur site (ordinateur, écran, clavier, souris, casque, …).

Par conséquent le Télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés notamment lors du transport de ces derniers à son lieu d’exécution du télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le Télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le Service Informatique.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Le Télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Modalités d’accès au télétravail des travailleurs en situation de handicap

Les Salariés reconnus en qualité de travailleurs handicapés (RQTH) qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures adaptées facilitant l'accès au télétravail.

Prise en charge des frais liés au télétravail

Les sociétés pourront être amenées à prendre en charge une partie des frais selon le dispositif de télétravail choisi, précisés dans les articles 2.7, 3.6 et V.

Obligation de discrétion et confidentialité des données  

Le Télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Dans l’hypothèse où le Télétravailleur ne respecterait pas les règles de confidentialité, la Direction se réserve le droit de mettre fin à la situation de télétravail dans le cadre de la réversibilité.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Santé et Sécurité

Les dispositions légales, conventionnelles et issues du Règlement Intérieur relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux Télétravailleurs.

Le télétravail ne sera possible que si ces conditions sont respectées.

Il est rappelé que tout accident survenu sur le lieu d’exécution de télétravail bénéficiera d’une présomption d’accident de travail.

Si le jour de télétravail, un accident survient le Salarié doit en informer immédiatement sa hiérarchie et le service RH et suivant les mêmes modalités que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

VII - Dispositions finales

Durée et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Il entrera en vigueur au 1^er Février 2022.

Publicité et dépôt de l’accord  

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes à la diligence de la Direction.

Un exemplaire dûment signé des parties sera remis à l’issue de la séance de signature à chaque signataire.

Le présent accord sera déposé, avec récépissé de dépôt, en 2 exemplaires, dont une version électronique, à la DREETS. Un exemplaire sera également transmis aux greffes des Prud’hommes.

Il en sera de même des avenants à cet accord.

Dénonciation et révision de l’accord  

À la demande d’une des parties signataires il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L.2261-8 code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires moyennant un préavis de 3 mois conformément aux dispositions légales.

Fait à PAU

Le 26 Janvier 2022

Pour l’UES

***, Directeur Général

_____________

Pour Le Comité Social et Économique

***, le Secrétaire

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Pièce jointe :

- Procès-verbal de la réunion du Comité Social et économique du 26 Janvier 2022