ACCORD RELATIF AU TRAVAIL À DISTANCE

Entre les soussignés :

La société Aéma REIM, Société par Actions Simplifiée à Associé Unique au capital de 150.000 Euros, dont le siège est situé à Paris (75015), 17, Place Etienne Pernet, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro B443612510, représentée par Madame XXX

D'UNE PART,

ET

Monsieur XXX, membre élu titulaire de la délégation du personnel au comité social et économique ;

Madame XXX, membre élue titulaire de la délégation du personnel au comité social et économique.

D'AUTRE PART,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

Compte tenu de l’expérience acquise lors de la période de confinement liée à la Covid-19 ces derniers mois, il a été convenu d’aménager l’accord télétravail en date du 20 mai 2019.

Le présent accord a été élaboré afin de mettre en place et d'encadrer le télétravail régulier et occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles au sein d’Aéma REIM, en application de l'article L. 1222-9 du Code du travail.

Nous considérons que le télétravail est un levier efficace pour donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail et permet, entre autres, de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail dans les grandes agglomérations, limiter la fatigue et les conséquences environnementales.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail au sein d’Aéma REIM en :

• Modernisant l’organisation du travail ;

• Participant au développement durable par la limitation des déplacements ;

• Prévenant les impossibilités de déplacement liées notamment à des conditions climatiques extrêmes, pics de pollution, absence de transports en commun ;

• Protégeant les salariés des virus en limitant les contacts physiques avec les autres en cas de pandémie ;

Le présent accord prendra effet en date du 1er juin 2022. Il remplace l’accord en date du 20 mai 2019, ainsi que tout usage ou engagement unilatéral concernant le travail à distance.

Conformément à l’article L. 2232-23-1 du code du travail, la validité de cet accord est subordonnée à sa signature par des membres titulaires du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

CHAPITRE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Article 1.1 - Objet

Cet accord a vocation à s'appliquer à tous les établissements composant la Société AÉMA REIM.

Il a pour objet de définir les modalités d'application du télétravail régulier et occasionnel.

Article 1.2 - Champ d'application et bénéficiaires

Le présent accord s'applique aux salariés des niveaux 1 à 7.

CHAPITRE 2 - LE TÉLÉTRAVAIL

Il est rappelé que le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication de l'entreprise.

Le télétravail s'effectue sur le territoire métropolitain :

• Dans tout lieu de résidence adapté permettant l'exercice des missions en télétravail ;

• Dans un tiers lieu. Le tiers lieu s'entend de tout local d'entreprise autre que le lieu de travail habituel sur validation du manager.

Enfin, les parties conviennent en outre que le télétravail est fondé sur le principe d'une part, du volontariat sur demande du salarié après accord de l'employeur et d'autre part, de réversibilité et/ou de suspension à l'initiative de l'une ou l'autre des parties.

Article 2.1 - Salariés éligibles

Le télétravail est, sous réserve de l'accord préalable de l'employeur, ouvert aux salariés ayant au moins 6 mois travail effectif sur le poste au moment du passage en télétravail et disposant :

• D’une maîtrise technique de leur activité ne nécessitant pas une présence managériale soutenue ni un accompagnement spécifique indispensable à certaines situations.

• D’une capacité à organiser leur activité à distance (respect des horaires de travail, des missions à effectuer, maîtrise de l'informatique, etc.) ;

Les alternants, en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation, et les stagiaires, peuvent bénéficier du télétravail dès lors que ce mode d’organisation est compatible avec les exigences de formation et les besoins d’accompagnement.

L'ensemble des métiers sont éligibles au télétravail dès lors que tout ou partie des activités à effectuer dans le cadre de la tenue du poste sont réalisables à distance.

Article 2.2 - Conditions matérielles d'éligibilité

Le télétravail est soumis à des conditions matérielles ayant trait au domicile du salarié. Ainsi, ce dernier doit attester sur l'honneur, avant la mise en œuvre effective du télétravail, qu'il dispose à son domicile :

• D'un espace dédié au travail, lui permettant d'exercer ses missions de manière aussi favorable que s'il les exerçait sur son poste de travail au sein des locaux d’Aéma REIM. Cet espace doit ainsi être propice au travail et à la concentration, conforme aux impératifs de confidentialité, et permettre un aménagement ergonomique du poste de travail ;

• D'un accès à une connexion internet privée et de qualité permettant l'échange et le traitement de documents, appréciée au regard des besoins liés à l'activité, en lien avec les services informatiques ;

• D'une installation électrique conforme.

Aéma REIM met en place, au bénéfice des télétravailleurs à domicile, un contrat collectif couvrant le risque lié à l'exercice d'une activité professionnelle à domicile.

L’entreprise met à disposition les équipements nécessaires à l’exercice des fonctions du télétravailleur.

Le télétravailleur à domicile utilisera les équipements informatiques nécessaires à l'exercice de ses fonctions mis à disposition par l'entreprise, afin de réaliser ses missions de manière aussi favorable que s'il les exerçait sur son poste de travail au sein des locaux d’Aéma REIM.

Le salarié utilise les équipements mis à sa disposition par l’entreprise et qui en demeurent sa propriété.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel à des fins personnelles et/ou durant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise. Le télétravailleur s’abstiendra également de télécharger sur son matériel informatique tout logiciel n’ayant pas été au préalable approuvé par l’entreprise.

L'entreprise prend en charge les dépenses liées à l'équipement de siège de bureau des salariés, par le versement d’une prime de 50% de la valeur du bien dans la limite de 150€. Cette prime n’est versée qu’une seule fois au cours de la carrière des salariés chez Aéma REIM ou tous les dix ans sur justificatif d’achat.

Article 2.3 - Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 2.3.1 - Demande initiale d’accès au télétravail par le salarié

S’agissant d’un dispositif à l’initiative du salarié, il lui appartient de formuler sa demande initiale d’accès au télétravail motivée par écrit auprès de son manager. Cette demande s’effectue au travers d’un formulaire dédié.

A la mise en place du présent accord, les demandes devront être formulées avant le 1^er mai 2022 pour les salariés qui ne bénéficient pas de télétravail au moment de la conclusion du présent accord.

À titre transitoire, les salariés qui bénéficient déjà d’un régime de télétravail au moment de la conclusion du présent accord devront exceptionnellement renouveler leur demande, aux conditions dudit accord, avant le 15 mai 2022 pour bénéficier du nouveau régime de télétravail à compter du 1er juin 2022.

Article 2.3.2 - Étude de la demande par La Direction et le manager

La Direction et le manager disposent d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande pour apporter une réponse. Ce délai peut être prolongé de 15 jours après en avoir informé le salarié concerné.

Durant ce délai, la Direction étudie la demande en lien avec le manager :

• organisation d’un entretien avec le salarié permettant d’échanger sur ses motivations et les conditions dans lesquelles il pourrait exercer le télétravail ;

• vérification des critères d’éligibilité tels que prévus aux articles 2.1 et 2.2 du présent accord ;

• détermination avec le manager des modalités envisageables du télétravail au regard des demandes du salarié, des modalités appliquées aux autres salariés du service déjà en télétravail et des besoins et contraintes du service (nombre de jours de télétravail par semaine, nature de l’activité confiée pendant le télétravail, etc.).

Article 2.3.3 - Réponse

La réponse positive ou négative est apportée par écrit au salarié dans les délais prévus à l'article 2.3.2 du présent accord.

Toute réponse négative est motivée.

Article 2.4 - Formalisation du télétravail

Le télétravail est formalisé par un document écrit précisant notamment sa durée, ses modalités d'application, les possibilités de renouvellement ainsi que les obligations à respecter ayant trait notamment à la confidentialité et la sécurité informatique.

Article 2.5 - Période d'adaptation et durée du télétravail

Il est prévu une période d'adaptation d'une durée de 3 mois au cours de laquelle chaque partie peut mettre fin à la période de télétravail en respectant un délai de préavis de 15 jours.

Article 2.6 - Suspension du télétravail

En dehors de la période d'adaptation telle que définie à l'article 2.5 du présent accord, l'une ou l'autre des parties peut, par écrit avec un délai de prévenance de 7 jours, suspendre cette organisation.

Le manager ou la Direction peut annoncer une suspension temporaire du télétravail au salarié en respectant un délai de prévenance de 7 jours.

Le salarié peut aussi demander la suspension du télétravail en informant son manager par écrit en respectant un délai de prévenance de 7 jours maximum.

En cas de manquement par le salarié aux règles relatives au télétravail ou de la même manière, à la suite d'une absence d'une durée d'au moins 2 mois, ou d'absences répétées non assimilées à du temps de travail effectif lors des jours de travail dans les locaux de l'entreprise : le télétravail peut être suspendu et ne reprendre qu'au terme d'une période définie entre le manager, la Direction et le salarié.

En cas de suspension, le salarié retrouve ses anciennes conditions de travail.

Article 2.7 - Modalités d'organisation du télétravail

Article 2.7.1 - Maintien d’une présence physique dans l’entreprise

Les parties rappellent leur attachement au maintien d'une présence physique au sein de l'entreprise. Cette présence est indispensable tant pour le maintien du lien social entre le collaborateur, son manager et ses collègues que pour le partage d'informations et la mise à jour technique nécessaire à la maîtrise de la fonction.

De fait, l'aménagement du télétravail ne doit pas conduire à ce que le salarié concerné ne soit plus du tout présent dans les locaux de l'entreprise ni à ce que la majorité de son temps de travail soit effectué dans le cadre du travail à distance. Cela peut justifier la non-application du télétravail sur la semaine considérée.

Lorsqu'un salarié a une activité déjà nomade impliquant, par nature, de nombreux déplacements, et une présence limitée sur le lieu de travail, il peut être refusé la mise en place du télétravail qui conduirait à un temps de présence quasi inexistant sur le lieu de travail.

Afin de maintenir le lien social avec l'équipe dont il dépend et assurer la fluidité des échanges et de l'information, chaque manager détermine une ou plusieurs journées par semaine durant laquelle aucun de ses collaborateurs n'est en télétravail.

Article 2.7.2 - Durée du télétravail régulier

La période de référence du télétravail régulier est : du 1^er juin N au 31 mai N+1.

En principe, le télétravail régulier permet au salarié de travailler à distance au maximum 40 jours sur une période de référence, à la demande du salarié avec accord du manager ou de la Direction.

Exceptionnellement et en fonction des besoins de l’activité, les salariés peuvent bénéficier de 40 jours supplémentaires sur la période de référence, sur proposition du manager ou de la Direction (soit un total de 80 jour maximum).

À titre dérogatoire, les alternants (en contrat d’apprentissage et en contrats de professionnalisation) ainsi que les stagiaires bénéficient exclusivement de 20 jours maximum de télétravail par période de référence.

Article 2.7.3 - Organisation et planification du télétravail régulier

Le télétravail peut être demandé par journée ou demi-journée.

Une journée d'absence maladie ne pourra être suivie d'une journée de travail à distance.

Les jours télétravaillés doivent être planifiés à l’avance, et la pose d’un jour de télétravail nécessite l’aval du manager du salarié concerné. Ainsi, sauf demande urgente acceptée par le manager, le salarié devra prévenir sa hiérarchie dans un délai d'au moins 15 jours avant tout jour télétravaillé. Il ne pourra poser un jour de télétravail qu'après avoir obtenu l’accord préalable de son manager.

Il appartiendra à chaque manager de s’assurer que le fonctionnement du service n’est pas altéré par le télétravail et de déterminer les jours pouvant faire l’objet d’un télétravail ainsi que la répartition entre les salariés d’un même service.

Article 2.7.4 - Organisation du télétravail occasionnel et en cas de circonstances exceptionnelles

Le télétravail peut être mis en place après validation du manager, pour répondre à des situations exceptionnelles et temporaires liées :

• Au déploiement d'un projet d'entreprise ;

• A des contraintes personnelles exceptionnelles et imprévisibles ;

• A des périodes de perturbations dans les transports en commun ;

• A l'assistance auprès d'un proche gravement malade ;

• A une situation particulière nécessitant la présence du parent auprès de l'enfant ;

• A un état de grossesse le nécessitant.

 

Il peut également être mis en place à l'initiative de l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles : pandémie, catastrophe naturelle, grève de longue durée, forte pollution, épisode climatique particulier, etc.

Article 2.7.5 - Organisation et régulation de l'activité dans le cadre du télétravail

Il est rappelé que le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre des règles applicables dans l'entreprise et dans son service. Ses horaires de travail ou, pour les forfaits jours, son temps de disponibilité, sont établis sur les bases comparables à celles d'un travail accompli dans l'établissement d'appartenance.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni la durée du travail, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise.

Enfin, il est entendu que pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, ...), le salarié habituellement en télétravail n'est pas autorisé à travailler de son domicile.

Des points réguliers, sont faits entre le salarié et son manager sur l'organisation, le temps et la charge du travail dans le cadre du télétravail. Dans l'hypothèse où le salarié fait part à son manager d'une perception de charge de travail importante, il est établi un plan d'action adapté à la situation (par exemple : objectivation de la charge, priorisation) prévoyant un suivi dans le temps.

Le manager assure un suivi régulier de ces différentes dimensions en s'appuyant notamment sur les outils déployés dans l'entreprise et utilisés par son collaborateur, au besoin en lien avec les services des Ressources Humaines.

Article 2.7.6 - Plages horaires durant lesquelles l'employeur peut contacter le salarié en télétravail

Dans la mesure où l’activité demandée au télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise, le salarié en télétravail doit pouvoir, selon la nature de ses fonctions, rester joignable pendant les plages horaires définies dans les accords en vigueur dans l’entreprise.

Ainsi, pour les fonctions n'étant pas soumises à des horaires fixes, le manager et le salarié peuvent déterminer selon les besoins de l'activité, des plages horaires de joignabilité dans le respect des horaires d'ouverture du service et, le cas échéant, des dispositions du règlement d'horaires variables.

Article 2.8 - Indemnité

L’indemnité de télétravail s’élève à 2,50€ par jour, payable annuellement pour le télétravail régulier ainsi que le télétravail occasionnel et en cas de circonstances exceptionnelles tel que défini à l’article 2.7.4.

Article 2.9 - Protection des données

Le salarié en situation de télétravail s'engage à respecter les règles relatives à la sécurité, en particulier informatique et notamment de mot de passe. Il doit également assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tout moyen.

Afin d’assurer la protection des données et la confidentialité des informations traitées par Aéma-REIM, le salarié en télétravail est autorisé à utiliser uniquement la version numérique des documents de travail. Aucun document de l’entreprise en version originale et papier ne peut être emmenée par le salarié pour être utilisé en télétravail.

Article 2.10 - Droits et obligations individuels et collectifs du télétravailleur

Les parties entendent rappeler que le passage en télétravail ne modifie aucunement la qualité et le statut de salarié du télétravailleur.

Dans ce cadre, il bénéficie des mêmes droits, avantages et obligations que s'il exerçait son activité dans les locaux de l'entreprise.

Article 2.11 - Accompagnement des salariés

Conscient que l'organisation du travail dans le cadre d'un télétravail peut modifier le rapport du salarié à son activité, Aéma REIM s'engage à sensibiliser et accompagner les télétravailleurs tant en amont qu'au cours de la période de télétravail. Ces sensibilisations peuvent prendre diverses formes : information sur les bonnes pratiques d'organisation, d'ergonomie et de postures...

Une sensibilisation spécifique au management à distance, sera effectuée auprès de la ligne managériale ayant des télétravailleurs au sein de leurs équipes afin notamment de développer une posture favorisant la confiance indispensable à la réussite du télétravail.

Article 2.12 - Situation à l'issue de la période télétravail

Au cours de la période de référence initialement fixée dans le document écrit, il peut être mis fin au télétravail :

• Soit d'un commun accord, acté par écrit ;

• Soit unilatéralement, à l'initiative du salarié ou du manager, sous réserve d'un délai de prévenance d'1 mois.

Au terme de la période de télétravail initialement fixée dans le document écrit, le télétravail peut être renouvelé pour la même période que celle visée à l’article 2.7.2. à l’issu d’un nouvel entretien avec le manageur .Dans ce cadre, la demande du salarié doit être adressée au moins 2 mois avant le terme initialement prévu.

Si les conditions d'éligibilité sont toujours remplies, le principe du télétravail est reconduit sous réserve de l'accord de l'employeur. Un nouveau document écrit formalisant ce renouvellement est alors établi.

Dans l'hypothèse où les conditions d'éligibilité ne sont plus remplies à l'issue de la période déterminée, il est mis un terme au télétravail.

Au terme du télétravail, le salarié retrouve ses conditions de travail antérieures au télétravail, sauf évolution prévue avec le manager et la Direction.

Article 2.13 - Modalités de déploiement

Afin d'assurer un déploiement optimal et une installation pérenne dans le temps du dispositif du travail à distance, il peut être mis en place, au regard des contraintes du service, un nombre maximum de salariés en télétravail au sein d'un même service. L'atteinte de ce seuil pourra justifier des décisions de refus du télétravail ou de renouvellement du télétravail.

L’organisation du télétravail, qui s’insère dans l’organisation globale du travail par service et par Pôle reste la prérogative du manager.

Article 2.14 - Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail.

CHAPITRE 3 - APPLICATION DE L'ACCORD

Article 3.1- Prise d'effet et durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1^er juin 2022.

Article 3.2 - Révision de l'accord

Le présent accord peut être révisé aux conditions prévues par le code du travail.

À titre informatif, il résulte de l’article L. 2232-23-1 du code du travail qu’en l’état actuel du droit et dans les entreprises dont l'effectif est compris entre 11 et moins de 50 salariés, en l'absence de délégué syndical, les accords d'entreprise peuvent être révisés à l’initiative, outre celle de l’employeur, de :

• Un ou plusieurs salariés, membres ou non de la délégation du personnel du CSE, expressément mandatés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans la branche ou, à défaut, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel ;

• Un ou des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE.

Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception. Les discussions relatives à cette révision devront être engagées dans les 3 mois suivant la date de notification aux parties. La date de notification faisant courir le délai de 3 mois est la dernière des dates de première présentation faite aux parties de la lettre recommandée de révision.

Cette demande de révision devra préciser les points dont la révision est demandée et les propositions formulées en remplacement.

Les dispositions du présent accord resteront en vigueur dans l'attente de la conclusion d'un avenant de révision.

Article 3.3 - Dénonciation de l'accord

Le présent accord peut être dénoncé aux conditions prévues par le code du travail.

À titre informatif, conformément aux articles L.2222-6, L.2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord peut faire l'objet d'une dénonciation à l'initiative de l'une des parties signataires après observation d'un préavis de 3 mois.

À titre informatif, il résulte de l’article L. 2232-23-1 du code du travail qu’en l’état actuel du droit et dans les entreprises dont l'effectif est compris entre 11 et moins de 50 salariés, en l'absence de délégué syndical, les accords d'entreprise peuvent dénoncés, outre par l’employeur, par :

• Un ou plusieurs salariés, membres ou non de la délégation du personnel du CSE, expressément mandatés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans la branche ou, à défaut, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel ;

• Un ou des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE.

La dénonciation est portée à la connaissance des autres parties selon les formes prévues par les dispositions légales et doit donner lieu, conformément à l'article D.2231-8 du Code du travail, aux formalités de dépôt prévues à l'article D.2231-7 du Code du Travail. C’est la date de dépôt de la dénonciation auprès de la DREETS qui détermine le point de dépôt du préavis de dénonciation.

Les effets de la dénonciation sont ceux visés à l'article L.2261-1 du Code du travail.

Article 3.4 - Suivi de l’accord

Le suivi du présent accord sur le télétravail sera réalisé annuellement au travers de procès-verbaux lors d’une réunion avec le comité social et économique.

Article 3.5 - Dépôt et publicité de l'accord

Un exemplaire du présent accord sera établi pour chacune des parties signataires.

En application des dispositions des articles L.2231-6 et D-2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud'hommes de PARIS (75) et en un exemplaire papier et un exemplaire sur support électronique à la Direction régionale et interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) d’Île-de-France à la diligence de la Direction.

Enfin, l'information relative au présent accord sera effectuée conformément aux dispositions de l'article R.2262-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le DATE

Pour Aéma REIM : Madame XXX

Pour les membres élus titulaires de la délégation du personnel au comité social et économique :

Monsieur XXX Madame XXX