Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PRE-ELECTORAL" chez MYLAN LABORATORIES SAS (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société : Mylan Laboratories SAS

SAS au capital de 14 738 545 euros

Inscrite au Registre du Commerce de Bourg en Bresse sous le n° B 443 748 157

dont le siège est situé Route de Belleville – 01400 Chatillon/Chalaronne

Représentée par : XXXX, Président

Ci-après désignée la « Société »,

D’UNE PART,

ET :

L’ORGANISATION SYNDICALE SUIVANTE :

• CFDT, Représentée par XXXX, en qualité de Délégué Syndical

D’AUTRE PART,

Ci-après ensemble désignées les « Parties ».

Il a été convenu ce qui suit :

La Société Mylan Laboratories SAS organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :

Article 1 - Effectif

Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés en CDI et les salariés en CDD,

- les travailleurs à domicile,

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),

- les salariés temporaires,

- les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.

Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés sous contrat d'apprentissage,

- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.

Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.

L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 01/11/2019.

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au CSE, les parties conviennent que les élections sont organisées pour Mylan Laboratories SAS.

L’effectif Equivalent Temps Plein et les sièges à pourvoir sont ainsi les suivants :

Mylan Laboratories SAS	Effectif calculé en équivalent Temps Plein	Nombre de membres
	Femmes	Hommes	Cumul	Titulaires	Suppléants
Groupes 1 – 2 - 3 pi	66.6	84.51	151.11
Groupes 4 – 5	63.6	62.5	126.10
Groupes 6 et +	34.3	22	56.3
TOTAL 1	164.50	169.01	333.51	10	10
Entreprises extérieures /intérimaires			68.82
TOTAL 2			402.33

Article 2 - Durée des mandats

La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 2.1 – Limitation du nombre de mandats successifs

Pour les entreprises de 50 salariés ou +, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.

Les conditions d'application de ces limites sont les suivantes :

- le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et économique ne sont pas pris en compte,

- le nombre et la durée des mandats successifs sont remis à zéro après une période sans mandat correspondant à la durée d'un mandat, sans que cette période puisse être inférieure à 4 ans,

- ces limites s'imposent aux élus dont les mandats prennent effet à l'issue des élections régies par le présent protocole, indépendamment de limites éventuellement différentes qui pourraient être fixées par les protocoles régissant les élections suivantes.

Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges

L'effectif de l’établissement est réparti entre différents collèges.

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quelque soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.

Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.

Mylan	Sièges à	Collège	Effectif ETP	Nombre
Laboratories	répartir			F	H	Cumul	de sièges
Groupes 1-2-3	10	1	Ouvriers et employés	66.6	84.51	151.11	4
Groupes 4-5		2	Techniciens, agents de maitrise	63.6	62.5	126.10	4
Groupes 6 et +		3	Cadres	34.30	22	56.30	2

Conformément à la possibilité offerte par les articles L.2314-1 et L.2314-7 du Code du Travail, et afin de permettre une représentation du personnel adaptée aux enjeux de l’entreprise et d’assurer la continuité des débats, le nombre de sièges à pourvoir et le nombre individuel d'heures de délégation sont ainsi modifiés par l’accord CSE :

• Il est convenu que le nombre de membres titulaires au CSE soit fixé à 10.

• le volume d’heures mensuel est réparti entre les 10 membres titulaires, totalisant 280h réparties entre 10 titulaires, soit 28h par mois et par titulaire.

Article 4 - Conditions pour être électeur

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :

- bénéficier d'un contrat de travail,

- être âgé de 16 ans révolus,

- jouir de ses droits civiques,

- ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise,

- travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie, mais sans que ce renoncement leur interdise de s'y porter candidat.

Article 5 - Listes électorales

Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège.

Ces listes comportent les indications suivantes :

- nom et prénom,

- date d'ancienneté,

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Elles sont affichées au plus tard le 15/10/2019.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d'Instance ainsi qu’au service Relations Humaines au plus tard le 18/10/2019.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.

La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.

Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.

Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 21/10/2019 donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.

Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.

Article 6 - Conditions pour être éligible

Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :

- être électeur dans le même collège,

- être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,

- travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,

- ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).

Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 7 - Listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :

- pour le premier tour : au 29/10/2019 à 14H30

- pour le second tour : au 25/11/2019 à 14H30

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement par remise en mains propres contre décharge à Madame Boudaud, Directrice des Relations Humaines ou Marie-Pierre Morrier ou Sabrina Lesage ou Marita Berlioz.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins, soit par Collège et par siège Titulaires/Suppléants.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.

Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :

- les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

- les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

- tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

- par affichage, en complément des listes concernées,

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale.

Représentation équilibrée des candidatures :

Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

. si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, ou s'il s'agit d'une candidature sans étiquette au second tour, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,

. si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme,

. les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,

. la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,

. lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme.

lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, la seconde candidature dans l'ordre de présentation est obligatoirement celle d'un candidat du sexe le moins représenté,

. sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

Exemple de calcul pour un collège constitué de 1416 femmes et 607 hommes, avec 15 sièges à pourvoir :

- nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 1416 / (1416 + 607) = 10,4992… soit 10

- nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 607 / (1416 + 607) = 4,5007… soit 5

Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir :

- liste entière = F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F-F

- liste incomplète de 10 = F-H-F-H-F-H-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-F-F-F-F

Article 8 - Date des élections

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

- pour le premier tour : au 21/11/2019 à 16H00

- pour le second tour : au 05/12/2019 à 16H00

Article 9 - Vote par internet

Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 11 octobre 2019, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/mylan/chatillon

9.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français, anglais.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

9.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

- ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales, soit au premier tour : xxx, yyy, zzz, ...

- dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

9.3 - Photos des candidats

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.

9.4 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique, conclu le 11 octobre 2019, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.

Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Mesure de la participation par Division :

Afin de permettre un suivi plus fin de la participation aux scrutins, les parties conviennent d'attribuer à chaque électeur une séquence de regroupement constituée de :

- la Division Production

- la Division Qualité

- la Division Supply Chain et Excellence Opérationnelle

- les Divisions Contrôle de Gestion, Développement Industriel, HSE, RH, Direction sont regroupées sous l’appellation « Fonctions Support »

Ces indications permettent de mesurer la participation, indépendamment des périmètres électoraux (collèges). Une attention particulière est donc portée à la définition des niveaux de regroupement, afin d'éviter que la mesure de la participation par scrutin, croisée avec la mesure de la participation par niveau de regroupement, ne conduisent à la diffusion des listes d'émargements.

À chaque demande de la Direction, le prestataire communique le taux de participation à chacun des scrutins, ainsi qu'un tableau indiquant le taux de participation pour chaque niveau de regroupement défini.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont ensuite conservées par le prestataire et par l'expert jusqu'à l'expiration du délai de contentieux, ou en cas d'action jusqu'à la décision juridictionnelle définitive, puis détruites définitivement.

9.5 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

9.6 - Communication des clefs de vote par voie électronique

Le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs de se procurer leurs matricules et clefs de vote.

Les demandes de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,

- complément d'identification par saisie de la date de naissance,

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,

- vérification de la date de naissance,

- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,

- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichés ses matricule et clef de vote.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.

9.7 - Protocole de restitution de clef de vote perdue (dans le cas où les clefs ne sont pas adressées par voie postale)

9.7.1 – Restitutions par le prestataire

Pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite mail lui permettant de se procurer ses matricule et clef de vote, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de les lui communiquer.

Une demande est adressée par l'électeur à la DRH, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel, MMS ou télécopie. Cette demande comporte les éléments suivants :

- copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

9.7.2 – Restitutions par logiciel

En cas de perte de ses identifiants, l'électeur peut utiliser autant de fois que nécessaire le site internet lui permettant de se les procurer.

9.8 - Communication des clefs de vote (dans le cas où les clefs sont adressées par voie postale)

Cette disposition s’applique exclusivement aux personnes identifiées absentes entre le 06 novembre 2019 et le 21 novembre 2019 pour les motifs suivants :

• Congé maternité, paternité

• Congé individuel de formation

• Congé fin de carrière,

• Congé pour création d’entreprise,

• Congé sabbatique,

• Longue maladie,

• Autre cas particulier identifié par le service RH,

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier tour, par courrier à son adresse personnelle, avec rappel de son matricule.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

- si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

9.9 - Protocole de restitution de clef de vote (dans le cas où les clefs sont adressées par voie postale)

Cette disposition s’applique exclusivement aux personnes identifiées absentes entre le 06 novembre 2019 et le 21 novembre 2019 pour les motifs suivants :

• Congé maternité, paternité

• Congé individuel de formation

• Congé fin de carrière,

• Congé pour création d’entreprise,

• Congé sabbatique,

• Longue maladie,

• Autre cas particulier identifié par le service RH,

9.9.1 – Restitutions par le prestataire

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés.

Deux protocoles complémentaires sont prévus selon la localisation de l'électeur concerné :

1) Électeur et membres du bureau de vote présents sur un même lieu

Une demande est formulée par l'électeur au Président du bureau de vote. Cette demande comporte les éléments suivants :

- présentation d'un justificatif d'identité de l'électeur,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

Après contrôle de ces éléments par le Président du bureau de vote, celui-ci les transmet au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

9.9.2 – Restitutions par logiciel

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leurs matricules et clefs de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,

- complément d'identification par saisie de la date de naissance,

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,

- vérification de la date de naissance,

- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,

- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichés ses matricule et clef de vote.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.

9.10 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour la réunion du bureau de vote le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

- créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,

- remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle ils sont confiés au Président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.

9.11 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.10),

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 10 - Dates et horaires des votes par internet

La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :

Électeurs	du	au
Toute l'entreprise	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30

Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

Électeurs	du	Au
Toute l'entreprise	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30

10.1 – Tolérance de dépassement

Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis.

En conséquence, le site internet n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 10 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

Article 11 - Dates, horaires et lieux des votes sur place

La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.

Vote par internet

Le bureau est constitué d'un Président et deux assesseurs désignés le 21 octobre 2019 si possible le plus âgé (hors salariés en Congé de Fin de Carrières) et le plus jeune parmi les électeurs présents, dont l’un des assesseurs est proposé par l’ (les) Organisation(s) Syndicale(s) ayant déposé une liste, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3. En cas de désaccord, la personne la plus âgée sera désignée parmi les propositions faites par l’(les) Organisation(s) Syndicale(s). En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 9.10), de superviser la restitution de clefs de vote perdues (article 9.7.1), d'autoriser le descellement (article 16), de signer les procès-verbaux (article 18) et de proclamer oralement les résultats (article 19).

Chaque point de vote géographiquement indépendant comporte 1 ordinateur en libre-service.

Chaque ordinateur en libre-service est protégé par un isoloir ou l'équivalent, et permet à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 10.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.

Un bureau de vote est un lieu où sont présents les membres du bureau de vote, alors qu'un point de vote est juste un lieu où un ordinateur est mis à la libre disposition des électeurs.

Le bureau et les points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour le premier tour :

Bureau/point	Collège	Lieu	du	au
Bureau de vote	Tous	Salle Montpensier, bâtiment Vénus	21/11/2019	13H00	21/11/2019	15H30
Point de vote	Tous	Le loft, bâtiment Vénus	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30
Point de vote	Tous	LC10, UP2, bâtiment de Production	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30
		Bureau mélangeurs, UP1, bâtiment de Production	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30
Point de vote	Tous	Salle de réunion UP3	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30
Point de vote	Tous	Salle Brou, UPL	14/11/2019	09H00	21/11/2019	15H30

Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour l'éventuel second tour :

Bureau/point	Collège	Lieu	du	au
Bureau de vote	Tous	Salle Montpensier, bâtiment Vénus	05/12/2019	13H00	05/12/2019	15H30
Point de vote	Tous	Le loft, bâtiment Vénus	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30
Point de vote	Tous	LC10, UP2, bâtiment de Production	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30
		Bureau mélangeurs, UP1, bâtiment de Production	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30
Point de vote	Tous	Salle de réunion UP3	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30
Point de vote	Tous	Salle Brou, UPL	28/11 /2019	09H00	05/12/2019	15H30

En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 12 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.

Professions de foi électroniques

Elles sont obligatoirement écrites en langue française. Les listes en présence qui le souhaitent peuvent toutefois les traduire dans les langues prévues article 9.1 afin qu’elles soient présentées à l’électeur dans la langue qu’il choisit.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur :

- le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/mylan/chatillon (voir article 9)

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

- une profession de foi au format PDF, 4 pages maximum incluant la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.

Article 13 - Vote par correspondance (en complément du vote par internet ou en complément du vote papier)

Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.

Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.

Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, sont autorisés à demander auprès de la Direction des Ressources Humaines à bénéficier du matériel de vote par correspondance.

Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de :

- un courrier explicatif,

- un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège,

- deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,

- une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité,

• le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes,

- les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.

La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour : au 30/10/2019 à 14H00

- pour le second tour : au 22/11/2019 à 17H00

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire :

- pour le premier tour : le 06/11/2019

- pour le second tour : le 28/11/2019

L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est :

- E-VOTEZ - 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour : au 20/11/2019 à 12H00

- pour le second tour : au 04/12/2019 à 12H00

Les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.

Émargement

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.

L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.

Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.

Article 14 - Priorité des votes

Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes :

- vote par internet (y compris dans l'isoloir ou équivalent comme prévu article 11),

- vote par correspondance.

Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique.

Lors de l’ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure.

Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont mises en urne pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.

Article 15 - Bulletins de vote

Nécessaires pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par le prestataire.

Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.

Collège	Titulaires/Suppléants	Couleur
Tous les collèges	Titulaires	Jaune
	Suppléants	Bleu

Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.

Chaque bulletin porte très lisiblement :

- le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,

- la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour,

- la date et le tour,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants",

- les nom et prénom des candidats.

Chaque enveloppe porte très lisiblement :

- le nom de l'établissement,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants".

Article 16 - Dépouillement

Après clôture du bureau de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement, en présence d’un candidat de chaque liste déposée :

Vote par correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :

- une enveloppe de vote vide,

- un bulletin de vote blanc, sans aucune mention,

- un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :

- une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,

- un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,

- plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),

- un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats,

- un bulletin de vote sans enveloppe,

- un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin,

- une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).

Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature en forme de Z.

Le résultat du dépouillement est enregistré grâce au logiciel prévu à cet effet :

- nombre de votes valablement exprimés,

- nombre de votes blancs,

- nombre de votes nuls,

- nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.

Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

Article 17 - Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

- critère d'âge, le plus âgé des candidats

- critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats

- tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

Article 18 – établissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Article 19 - Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

1) Dans le cas d'un dépouillement piloté à distance :

Le Président du bureau de vote central bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :

- un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement,

- selon le cas, un procès-verbal de carence ou un CERFA intégralement renseigné.

Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié.

Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote central lorsque celui-ci a été désigné.

Article 20 - Second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- 1 - carence de candidat au premier tour,

- 2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- 3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :

- tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

- tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,

- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour.

- toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.

Article 22 - Prorogation des mandats en cours

Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n'ont pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats sont automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.

Article 23 – Prise d'effet des mandats

Les mandats prennent effet le 01/01/2020.

La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 24- Date de la 1ère réunion de CSE

Les parties conviennent que la première réunion du CSE se tiendra le jeudi 16 janvier 2020 sur convocation de la Direction pour constituer le Bureau et établir le calendrier de réunions de l’année. A l’issue de cette première réunion, une réunion ordinaire du CSE se tiendra sur Ordre du Jour établi par le Président du CSE.

Article 25 - Contestations

L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal d'Instance est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...

Article 26 - Publicité

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.

Le présent protocole d’accord préélectoral sera mis à disposition des salariés par voie d’affichage.

Fait à Chatillon/Chalaronne, le 14 octobre 2019 en 4 exemplaires originaux.

Pour Mylan Laboratories SAS, Le Président Pour l’organisation syndicale CFDT

XXXX XXXX