ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

Table des matières

Article 1 Champ d’application 3

1.1 - Objet de l'Accord 3

1.2-Périmètre de l'Accord 3

Article 2 – Définitions 3

2.1 Petit déplacement 3

2.2 Grand déplacement 3

Article 3 – Modalités et prise en charge des frais de transports 3

3.1 Déplacement en transports collectifs 4

3.2 Déplacements en transports individuels motorisés 4

3.3 Déplacement en modes de transport dit « doux » 6

Article 4 – Modalités et prise en charge des frais de restauration 6

4.1 Petit-déjeuner 7

4.2 Déjeuner 7

Article 5 – Modalités et prise en charge des frais d’hôtellerie 7

5.1 Frais d’hôtellerie dans les grandes agglomérations 7

5.2 Frais d’hôtellerie en Régions 7

5.3 Frais d’hôtellerie à l’international 7

Article 6 – Modalités et prise en charge des autres frais professionnels 8

Article 7 - Durée de l’Accord 8

Article 8 - Dénonciation et révision 8

Article 9 - Notification, entrée en vigueur, dépôt et publicité 8

Entre :

La société AREP, société par actions simplifiée au capital de 5 937 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce de Paris et des Sociétés de Paris, sous le numéro 444 572 382, dont le siège social est situé au 16, avenue d’Ivry – 75013 PARIS, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, RSE et vie de l’entreprise en exercice, Monsieur

(Ci-après dénommée la « Société »),

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives, à savoir :

• Le syndicat CFDT, représenté par la déléguée syndicale d’AREP, Madame;

• Le syndicat CFDT, représenté par la déléguée syndicale d’AREP, Madame;

• Le syndicat CGT, représenté par le délégué syndical d’AREP, Monsieur;

(Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »)

D’autre part,

(Ci-après ensemble dénommées « les Parties »)

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Cet accord vise à définir les dispositions applicables au sein de la société AREP en matière de déplacements professionnels et à encourager le personnel de l’entreprise à utiliser les modes de transports dits « doux » dans le cadre de la politique RSE de l’entreprise et plus particulièrement de son volet relatif à la réduction de l’impact carbone des activités de l’entreprise.

L’impact environnemental doit être pris en compte dans le choix des modes des modes de déplacement utilisés. Toute alternative telle que les vidéoconférences doit être envisagée.

Lorsqu’ils sont absolument nécessaires, les déplacements professionnels des salariés doivent être réalisés dans le respect du droit du travail et de la manière la plus économique et la plus appropriée à la mission confiée :

• Préférer les horaires de réunions permettant de concilier vie professionnelle et vie personnelle tout en respectant les besoins du client.

• Anticiper au maximum le déplacement afin de bénéficier des meilleurs tarifs et options.

• Réfléchir à la pertinence de la présence de plusieurs collaborateurs à la même réunion physique.

Article 1 Champ d’application

1.1 - Objet de l'Accord

L’objet du présent Accord est de définir les modalités applicables aux déplacements professionnels, quel que soit le type de déplacement, en France ainsi qu’à l’international.

1.2-Périmètre de l'Accord

Tous les salariés d’AREP sont concernés par l’Accord, quel que soit leur type de contrat de travail : CDI, CDD, ou contrat en alternance (professionnalisation et apprentissage).

L’Accord est également applicable aux stagiaires dont les conventions de stage l’autorisent conformément à l’article L. 124-13 du code de l’éducation.

L’Accord s’applique aux salariés localisés en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.

Article 2 – Définitions

2.1 Petit déplacement

Est considéré comme déplacement professionnel toute modification temporaire du lieu de travail.

Est réputé en petit déplacement, le salarié qui, bien qu’en mesure de rejoindre chaque soir au moyen des transports collectifs disponibles, sa résidence, est contraint de prendre un ou plusieurs repas à distance de sa résidence ou de son lieu habituel de travail.

2.2 Grand déplacement

Est réputé en grand déplacement, le salarié empêché de rejoindre chaque soir au moyen des transports collectifs disponibles, sa résidence. Deux conditions de distance et de durée doivent être réunies pour caractériser le grand déplacement :

• Le lieu de travail du déplacement doit être éloigné de plus de 50 kilomètres du domicile ou du lieu de résidence

• Le salarié doit être dans l’impossibilité de parcourir la distance entre le lieu de travail du déplacement et son domicile ou lieu de résidence en moins de 1h30 par les transports en commun.  

Article 3 – Modalités et prise en charge des frais de transports

La société prend en charge 100% des frais de transports professionnels (hors déplacements déjà couverts par l'abonnement trajet domicile-travail). Le choix des modes de transport doit toujours minimiser l’impact carbone du déplacement. Le déplacement en avion devra faire l’objet d’une approbation de la direction générale.

Les déplacements en train, en avion et en véhicule de location doivent être organisés prioritairement avec l’agence de voyage avec laquelle la Société a négocié des accords privilégiés et accessible à l’ensemble des salariés dans le respect des procédures en vigueur.

3.1 Déplacement en transports collectifs

3.1.1 Déplacement en train, bus, métro, tramway

Les titres de transports non couverts par la prise en charge employeur dans le cadre des trajets domicile- travail sont remboursés au réel et sur justificatifs.

Concernant les déplacements en train, l’ensemble des salariés (non-cadres et cadres) peut voyager en première classe pour les trajets supérieurs à 2h (pour un aller simple).

Il est important de vérifier les conditions d’échange et de remboursement des différents types de billets et tarifs avant de valider la réservation. Lorsque cela est possible, il faut privilégier les offres et options permettant la modification ou l’annulation des billets de train.

Concernant la prise en charge de cartes de réduction : si une carte de réduction permet à l’entreprise de faire une économie sur les frais de déplacement, AREP prendra en charge le coût de cette carte. Cette demande de prise en charge devra être justifiée et validée par le manager et validée par le service RH. Elle sera traitée par l’agence de voyage avec laquelle la Société a négocié. Le salarié devra intégrer la carte dans son profil voyageur pour l’activer.

Le salarié est autorisé à utiliser la carte de réduction dans le cadre de ses déplacements personnels.

Les « bonus cumulés » issus des abonnements sont utilisables par le salarié.

3.1.2 Déplacement en avion

Les déplacements en avion en France et à l’international doivent être préalablement validés par la direction générale.

Ils sont effectués en classe économique. Ils peuvent exceptionnellement être effectués en classe affaires en cas de durée de vol supérieure à 6 heures pour un séjour inférieur à 6 jours.

3.2 Déplacements en transports individuels motorisés

3.2.1 Déplacement en véhicule de location

Les collaborateurs sont autorisés à opter pour un véhicule de location uniquement lorsque cette option s’avère plus commode et plus économique que les autres modes de transport disponibles (transports publics, taxi / VTC, véhicule de service, etc.).

Les salariés ayant recours à la location de voiture doivent posséder un permis de conduire en cours de validité. La société AREP ne saurait être tenue pour responsable de toute action juridique résultant d’un manquement à cette obligation ou d’une infraction à toute autre loi du Code de la route au cours d’un déplacement pour raisons professionnelles.

Le conducteur principal reste celui inscrit au contrat de location.

Le véhicule ne peut pas être utilisé par une autre personne en tant que conducteur.

Les loueurs en contrat avec AREP sont à privilégier pour la prise en charge directe des coûts. Les salariés qui, en raison de circonstances exceptionnelles, décideraient de réserver directement une voiture de location seront remboursés au réel sur justificatifs.

Les frais de carburant, de péage et de parking sont également couverts.

Les frais de contravention ne sont pas pris en charge.

3.2.2 Déplacement en taxi ou VTC

Le recours au taxi ou VTC n’est autorisé qu’en cas d’incompatibilités horaires ou d’absence de transport en commun. Le remboursement s’effectue au réel et sur justificatifs.

Afin de réduire l’empreinte carbone du déplacement en taxi, le salarié devra privilégier les taxis hybrides ou électriques.

3.2.3 Déplacement en véhicule de service

Règles d'usage d’utilisation des véhicules de service

L’utilisation du véhicule de service est soumise à autorisation préalable par le manager via le formulaire dédié, uniquement dans le cas où les transports en commun ne sont pas compatibles avec les horaires de rendez-vous ou si le temps de déplacement (+attente) est supérieur de plus de 100%.

L’utilisation des véhicules de service est limitée au trajet professionnel. Les salariés ayant recours aux voitures de services doivent posséder un permis de conduire en cours de validité. La société AREP ne saurait être tenue pour responsable de toute action juridique résultant d’un manquement à cette obligation ou d’une infraction à toute autre loi du Code de la route au cours d’un déplacement pour raisons professionnelles.

Le recours à un véhicule de service pour effectuer le trajet domicile/travail et travail/domicile est strictement interdit.

• Le Salarié devra ainsi attester que :

  • Le lieu de rendez-vous n’est pas desservi par les transports en commun ou train (ou l’avion exceptionnellement sur autorisation de la Direction Générale dans le cas d’un déplacement dont la distance est supérieure à 700 km (Aller)

  • Les horaires ne sont pas compatibles avec les horaires de train (chantier de nuit, RDV matinal)

  • Le temps de trajet et d’attente (transport en commun principal + correspondances) est 50% plus court en voiture de service (ex : 1h en train, 30 minutes en voiture)

• Les conducteurs autorisés sont :

  • Les salariés AREP en CDI et CDD

  • Les agents SNCF sous contrat de « mise à disposition » à 100% au sein du Groupe AREP et applicable qu’après contractualisation effective avec le service RH.

• Les conducteurs non autorisés sont :

  • Les intérimaires

  • Les sous-traitants

  • Les stagiaires et alternants d’AREP.

Prise en charge : Les frais sont pris en charge à l’aide de la carte de paiement affectée au véhicule. Les frais complémentaires non couverts par la carte de paiement seront pris en charge par l’employeur au réel et sur justificatifs.

3.2.4 Déplacement en véhicule personnel (voiture, deux roues)

Le recours au véhicule personnel n’est autorisé que lorsque les transports en commun sont indisponibles ou l’accès à une voiture de service ou de location impossible. L’approbation du responsable hiérarchique est dans ce cas un préalable via le formulaire dédié.

L’assurance AREP couvre ce type de recours pour raisons professionnelles sous réserve de déclaration préalable.

Le remboursement est conditionné au nombre de kilomètres parcourus (trajet le plus court) et aux barèmes URSSAF en vigueur (le barème applicable aux deux roues étant différent de celui applicable aux voitures).

Les frais de péage et de parking sont remboursés au réel et sur justificatifs.

Les frais de carburant, de contravention, de sinistre ou d’assurance ne sont pas pris en charge.

3.2.5 Déplacement en véhicule de fonction

Les modalités d’utilisation et de prise en charge sont définies dans le cadre du contrat de travail.

3.3 Déplacement en modes de transport dit « doux »

Afin de prendre en compte l’impact environnemental des déplacements professionnels, la société encourage le recours aux modes de transport dits « doux » et s’engage à les favoriser par des actions concrètes de développement des déplacements professionnels à vélo.

3.3.1 déplacement à vélo

• Vélo de location : sur présentation de la facture du déplacement et d’une attestation sur l’honneur du salarié si la facture n’est pas nominative.

• En cas de déplacements récurrents pour une mission / un projet : prise en charge de l’abonnement annuel des vélos « en libre-service » (exemple : Vélib à Paris) sous réserve de validation préalable du responsable hiérarchique à joindre à la facture nominative.

• Vélo personnel : pas de prise en charge financière dans le cadre des déplacements professionnels.

• Les frais de parking vélo sont pris en charge sur justificatifs et attestation sur l’honneur si non nominatifs.

• Les frais de réparation, de sinistre ou d’assurance ne sont pas pris en charge par l’employeur.

• Il n’y a pas d'assurance obligatoire pour le vélo sauf vélo motorisé selon modèle.

• L'assurance AREP ne couvre pas les accidents à vélo sauf pour la partie responsabilité civile en cas de dommage sur un tiers dans le cadre de sa mission.

• Le salarié devra avoir une assurance personnelle en cas d'accident matériel, s'il le souhaite.

  Mesures de prévention :

  La société s’engage à augmenter les mesures de prévention en matière de sécurité routière (Sensibilisation par le biais de e-learning, équipements …).

3.3.2 Déplacement en trottinette libre-service

Prise en charge des frais de location sur présentation d’une facture nominative.

Article 4 – Modalités et prise en charge des frais de restauration

Le remboursement des frais de restauration lors des déplacements professionnels est soumis au plafonnement du barème de remboursement en vigueur défini ci-après.

La demande de remboursement se fait par note de frais accompagnée de la facture originale précisant la date et le nombre de repas et le taux de TVA.

La demande devra préciser le nom de chaque convive et la société pour les invités.

Le repas relations clients dit « d’affaires » est subordonné à l’accord préalable du responsable hiérarchique.

Les invitations entre collègues ne sont pas autorisées.

4.1 Petit-déjeuner

Les frais de petit déjeuner sont pris en charge par la société si l’heure de départ du moyen de transport principal emprunté (train ou avion exclusivement) est avant 6h30.

Le montant de prise en charge est plafonné à 12 € maximum par petit-déjeuner pour Paris et les grandes agglomérations (Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier et Toulouse) et de 10 € en régions hors grandes agglomérations.

4.2 Déjeuner

4.2.1 Déjeuner plafonné

Les frais de déjeuner sont pris en charge par la société lorsque la durée (supérieur à ½ journée) ou le lieu du déplacement contraint le salarié à prendre son repas à distance de son domicile ou de son lieu de travail habituel.

Le montant de prise en charge est plafonné à 23 €.

4.2.3 Dîner

Les frais de dîner seront pris en charge par la société si le salarié est empêché de regagner sa résidence avant 21 heures. Ils seront remboursés après validation par le responsable hiérarchique et plafonnée à 28 € pour Paris et les grandes agglomérations (Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier et Toulouse) et à 25 € en régions hors grandes agglomérations.

Article 5 – Modalités et prise en charge des frais d’hôtellerie

La réservation via le portail de réservation en ligne de l’agence de voyage référencée ou via le portail ORFEA doit être privilégiée.

5.1 Frais d’hôtellerie dans les grandes agglomérations

Les frais d’hôtellerie dans les agglomérations suivantes : Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier et Toulouse seront remboursés sur présentation de notes de frais,

• dans la limite du plafond de 150€ par nuit hors petit déjeuner

• dans la limite du plafond de 200€ pour les hôtels du réseau Ibis.

En cas de circonstances exceptionnelles, si le montant devait dépasser ce plafond, une autorisation préalable du manager devra être obtenue par le salarié.

5.2 Frais d’hôtellerie en Régions

Les frais d’hôtellerie en Régions hors grandes agglomérations mentionnées à l’article 5.1, seront remboursés sur présentation de notes de frais, dans la limite du plafond de 100 € par nuit hors petit déjeuner.

5.3 Frais d’hôtellerie à l’international

Les frais d’hôtellerie à l’international seront remboursés sur présentation de notes de frais, dans la limite du plafond de 200 € par nuit hors petit déjeuner en cas de frais engagés hors du cadre pris en charge par l’agence de voyage.

Toute dérogation au barème de remboursement devra faire l’objet d’un accord préalable écrit du manager.

Article 6 – Modalités et prise en charge des autres frais professionnels 

6.1 Repas relations clients dit d’affaires

La prise en charge des repas relations clients est subordonnée à l’accord préalable du responsable hiérarchique.

Les invitations entre collègue ne sont pas autorisées.

6.1.1 Déjeuner

Le montant de prise en charge est plafonné à 28 € pour Paris et les grandes agglomérations (Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier et Toulouse) et 25 € en régions hors grandes agglomérations. La prise en charge du déjeuner donne lieu à déduction d’un ticket restaurant, par conséquent, un ticket restaurant sera déduit.

Ce plafond s’applique à tous les salariés de l’entreprise.

6.1.2 Dîner

Le montant de prise en charge est plafonné à 30 €.

6.2 Déjeuner d’équipe

Deux fois par an, un déjeuner d’équipe peut être organisé à l’initiative du manager. Le montant de prise en charge est plafonné à 25 € pour chaque salarié.

Article 7 - Durée de l’Accord

Le présent Accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er mai 2022.

Article 8 - Dénonciation et révision

Cet Accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Article 9 - Notification, entrée en vigueur, dépôt et publicité

Un exemplaire du présent Accord, signé par les Parties, sera remis à chacune des Organisations Syndicales, contre signature d’une liste d’émargement.

Cette remise contre émargement vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent Accord d’entreprise entrera en vigueur à la date du 1^er mai 2022.

Le présent Accord d’entreprise sera déposé en deux exemplaires sur la plateforme nationale « TéléAccords » (une version électronique originale signée des Parties accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement et une version électronique anonymisée, publiable) et, en un exemplaire en version papier, auprès du Greffe du Conseil de Prud'homme compétent.

Le présent Accord d’entreprise sera affiché sur l’extranet de la Société.

Fait à Paris, le 1^er avril 2022

En 5 exemplaires originaux

___________________________

Pour la Société AREP SAS

Directeur des Ressources Humaines

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Pour l’organisation syndicale représentative CFDT au sein d’AREP,

déléguée syndicale

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Pour l’organisation syndicale représentative CFDT au sein d’AREP,

déléguée syndicale

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Pour l’organisation syndicale représentative CGT au sein d’AREP,

délégué syndical