Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en oeuvre du télétravail au sein de la SARL CIDEXPORT" chez CIDEXPORT (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF À LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SARL CIDEXPORT

Entre les soussignés,

LA SARL CIDEXPORT

Dont le siège social est situé 26 rue Tabuteau – 78530 BUC

N° SIRET : 450 018 965 00043

Code APE : 4651Z

Représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de gérant

ci-après dénommée « l’employeur »

et

Les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord,

ci-après dénommés « les salariés »

Préambule

L’objectif est de mettre en œuvre le télétravail dans l’entreprise, le présent accord ayant vocation à en encadrer l’exercice.

Cet accord répond à une demande des salariés mais également à une volonté de l’employeur. Il constitue un facteur qualitatif de la politique des ressources humaines, notamment en termes d’attractivité et de qualité de vie au travail.

Article 1. Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre du télétravail tel que défini par l’article L 1222-9 et suivants du Code du travail.

Article 2. Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Article 3. Lieux d’exercice du télétravail

Le télétravail est effectué au domicile principal du salarié tel qu’il l'a déclaré auprès de l’entreprise. Toutefois, le télétravail pourra s’exercer dans un autre lieu non professionnel.

Le salarié candidat au télétravail est donc libre de télétravailler où il le souhaite sous réserve que son lieu de travail lui permette :

• D’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle ;

• D’exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur ;

• De se consacrer à son activité lors du temps de travail ;

• D’installer les outils informatiques et de communication nécessaires à son activité ;

• D’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille.

Le lieu où s’exerce le télétravail doit permettre au salarié de pouvoir revenir rapidement dans les locaux de l’entreprise, notamment en cas de dysfonctionnement rendant nécessaire le retour du salarié sur site. L’exercice du télétravail dans un lieu de résidence distinct du domicile principal n’ouvre pas droit à prise en charge par l’entreprise de frais de transports supplémentaires.

Article 4. Rythme du télétravail

Le télétravail est organisé selon un cadre annuel avec une alternance de jours de présence sur site et de jours de travail hors site.

Le quota annuel de jours de travail à distance pour les salariés à temps plein est fixé à 45 jours ou 90 jours suivant les postes occupés au sein de l’entreprise.

En conséquence, auront droit à 90 jours de télétravail par an les salariés occupant des postes administratifs tels que les assistants administratifs, les comptables… puisque leurs tâches sont facilement réalisables à distance.

Les autres salariés bénéficieront de 45 jours de télétravail par an puisque leurs tâches nécessitent une interaction plus régulière avec les équipes techniques.

Pour les salariés ayant droit à 90 jours de télétravail, la répartition est la suivante : maximum de 3 jours par semaine à raison de 45 jours de janvier à juin et 45 jours de juillet à décembre.

Pour les salariés ayant droit à 45 jours de télétravail, la répartition est la suivante : maximum de 2 jours par semaine à raison de 23 jours de janvier à juin et 22 jours de juillet à décembre

La présence sur site est primordiale pour la cohésion d’équipe, le travail en groupe, l’échange et le partage d’informations et afin de prévenir le sentiment d’isolement que le salarié pourrait ressentir. Elle permet également de conserver un lien social et de faciliter le bon exercice de l’entreprise qui implique une présence sur site obligatoire pour les travaux ne pouvant pas être effectués en télétravail.

Ces jours de présence obligatoire s’appliquent aussi bien aux salariés à temps plein, aux salariés en forfait jours ainsi qu’aux salariés à temps partiel éligibles au télétravail dans les conditions prévues à l’article 7 du présent accord.

Dans un cas comme dans l’autre les salariés ne peuvent pas poser en télétravail, le vendredi et le lundi qui suit. Le planning doit être défini au plus tard le 15 du mois pour le trimestre suivant. Les salariés ont l’obligation de s’identifier sur la badgeuse lorsqu’ils sont sur site et sur l’ordinateur lorsqu’ils sont à distance.

Il n’y a pas de possibilité de report des jours de télétravail d’une semaine sur l’autre, ni d’épargne de jours de télétravail.

Article 5. Aménagement du rythme de télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles (telles que grèves, intempéries, pandémie, pics de pollution, déménagements, nécessité ponctuelle sur une activité/un projet), l’employeur pourra décider de mettre en place de façon temporaire le télétravail à 100 % conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail.

Dans de telles circonstances, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement obligatoire du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés faisant ainsi échec au caractère volontaire du télétravail tel que prévu à l’article 9 du présent accord.

Article 6. Organisation du télétravail

L’organisation du travail est un facteur clé de succès et de performance de l’entreprise mais également un facteur important d’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Le manager qui organise et anime la vie de l’équipe s’engage à porter une attention particulière aux situations individuelles des salariés (contraintes personnelles ou familiales, contraintes de transports…) dans la mise en place du télétravail tout en garantissant une équité de traitement entre tous les salariés dans la planification de l’organisation de son service.

Le planning doit être défini le 15 du mois maximum pour le trimestre afin permettre au manager d’organiser le travail le plus en amont possible et aux salariés de pouvoir s’organiser tout en gardant une certaine flexibilité de part et d’autre.

Les journées de télétravail sont obligatoirement enregistrées dans l’agenda électronique professionnel.

Le salarié doit s’identifier sur son ordinateur lorsqu’il est en télétravail.

Article 7. Conditions d’éligibilité des salariés en télétravail

L’accès au télétravail des salariés dépend de différents critères cumulatifs que sont :

- La possibilité d’effectuer des tâches à distance

- L’ancienneté sur le poste

- L’autonomie professionnelle sur le poste

- La nature du contrat de travail

- L’environnement de travail.

7.1 Postes permettant l’exécution des tâches à distance

L’emploi occupé par le salarié candidat au télétravail doit pouvoir être exercé à distance et son exécution en télétravail doit être compatible avec le bon fonctionnement de l’entreprise.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les fonctions qui exigent une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.

7.2 Ancienneté sur le poste

Les salariés désireux de bénéficier du télétravail doivent justifier d’une ancienneté dans le poste de travail de 6 (six) mois.

Cette durée pourra néanmoins être réduite, sur décision du manager.

7.3 Autonomie professionnelle

Tout salarié répondant à la condition d’ancienneté et évoluant sur poste éligible au télétravail doit en outre répondre à la condition d’autonomie professionnelle.

Il s’agit de la capacité du salarié à mener à bien les tâches qui lui sont confiées, à gérer son temps de travail et de repos dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur et à interagir à distance via les outils collaboratifs.

7.4 Environnement de travail

Le lieu de télétravail du salarié tel que défini à l’article 3 du présent accord doit être compatible avec l’exercice du télétravail. Cela implique notamment que ce lieu dispose d’un accès permanent et opérationnel à internet et aux services de téléphonie.

Le lieu choisi doit également permettre l’exécution de la tâche de travail dans des conditions optimales, notamment concernant le respect des obligations liées à la confidentialité.

7.5 Nature du contrat de travail

Tous les salariés, qu’ils soient en CDI ou en CDD, sont potentiellement éligibles au télétravail dès lors que le poste qu’ils occupent est éligible au télétravail et qu’ils répondent aux autres conditions.

Les salariés à temps partiel ou au forfait annuel en jours réduits à 80% minimum y sont éligibles sous les mêmes conditions dès lors qu’ils sont présents 3 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise.

Cas particuliers des alternants et des stagiaires

Le télétravail n’est pas ouvert aux stagiaires et alternants car leur présence en entreprise est un élément clé de leur formation.

Article 8. Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Une attention particulière sera portée à la mise en place du télétravail pour les salariés bénéficiaires d'une RQTH (Reconnaissance Qualité Travailleur Handicapé). Des aménagements matériels comme organisationnels pourront être envisagés en concertation avec la médecine du travail, et/ou avec un organisme spécialisé compétent en la matière.

Article 9. Conditions de mise en place du télétravail

9.1 Volontariat du salarié

Le télétravail est un mode d’organisation qui revêt un caractère volontaire pour le salarié et nécessite une demande de sa part pour pouvoir en bénéficier.

Cette demande peut se faire par mail ou lettre remise en main propre.

Le passage en télétravail fait l’objet d’une réponse au salarié par son manager, dans les meilleurs délais avec un maximum de 15 jours à compter de la demande du salarié.

En cas de refus d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un télétravail dans les conditions prévues par le présent accord, l’employeur motivera sa réponse.

9.2 Période d’adaptation

Au démarrage du télétravail, une période d’adaptation de 2 mois est prévue, durant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient. En effet, cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de cette dernière. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours. Dans le cas où la décision de mettre un terme au télétravail émane de l’employeur, cette décision doit être motivée.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

À l’issue de la période d’adaptation, une entrevue est réalisée entre le salarié et le manager afin de réaliser un premier bilan (adaptation de ce mode de travail avec l’activité du salarié, impact sur la cohésion d’équipe, fonctionnement des applications informatiques, équipement…). Un compte rendu sera remis au salarié.

9.3 Réversibilité

Chacune des parties pourra décider de mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord des parties pour réduire ce délai.

Il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de l’entreprise :

• si les critères précités d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplis,

• en cas de non-respect par le salarié des règles de sécurité ou des règles de confidentialité et de protection des données.

La formalisation de la fin du télétravail :

• à l’initiative de l’entreprise, nécessite un écrit motivé de l’employeur,

• à l’initiative du salarié, donne lieu à une demande écrite de ce dernier transmise au manager.

9.4 Suspension temporaire

En cas d’impératifs organisationnels requérant la présence du salarié télétravailleur sur site, l’employeur peut temporairement suspendre le télétravail.

L’employeur doit préalablement aviser le salarié de la suspension et de la durée prévisible de celle-ci, par un écrit motivé, en respectant un délai de prévenance d’une semaine, sauf urgence justifiée.

9.5 Formalisation du passage en télétravail

Le passage en télétravail est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail.

Article 10. Temps de travail et de joignabilité

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicables habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

Le salarié reste soumis, pour l’organisation de son temps de travail, aux règles applicables au sein de l’entreprise, en matière de temps de travail, de repos et de pause déjeuner.

Afin d’encadrer la journée de travail des télétravailleurs, de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle des salariés, il est convenu d’encadrer la plage de travail de la journée de télétravail tout en laissant une souplesse d’organisation aux salariés.

10.1 Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures

Conformément à l’horaire collectif applicable dans l’entreprise, la journée de travail des salariés s’organise de 09 h00 à 18 h00. Le salarié s’engage à ne pas travailler plus de six heures d’affilée sans prendre une pause d’au moins 20 minutes.

A l’intérieur de la plage horaire définie ci-dessus, le salarié fixe librement son horaire effectif de travail dans le respect de la durée de travail, aucune heure supplémentaire ne devant être effectuée.

Le salarié procèdera à un relevé de ses horaires de travail pour chaque jour travaillé sur un document qu'il remettra chaque mois à son supérieur hiérarchique.

Ce document de contrôle et de suivi de l'amplitude des journées de travail permettra de vérifier le respect des durées de repos minimales entre deux journées de travail et de vérifier la charge de travail du salarié.

10.2 Pour les salariés en forfait annuel en jours

Une attention particulière est portée aux salariés en forfait annuels en jours afin de leur permettre d’exercer leurs missions, tout en préservant un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

À cet effet, le salarié fixera en concertation avec son manager des périodes pendant lesquelles il peut être joint par son manager et ses collègues et, à l’inverse, des temps d’indisponibilité intercalaires pendant lesquels, sauf urgence, il n’est pas joignable.

L’amplitude au sein de la laquelle les périodes de joignabilité et les temps d’indisponibilité sont fixés est de 20 h00 à 08 h00, sauf activités spécifiques.

Article 11. Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en télétravail bénéficie des même droits et avantages légaux et conventionnels que lorsqu’il travaille en situation comparable dans les locaux de l’entreprise.

Article 12. Equilibre vie privée/ vie professionnelle et droit à la déconnexion

La conciliation entre la vie personnelle et la vie privée constitue un des axes de la qualité de vie au travail, pour la motivation et la satisfaction des salariés, leur épanouissement et pour leur équilibre personnel.

Le télétravail peut contribuer à rendre plus poreuse la frontière entre vie privée et vie professionnelle, accentuant la confusion entre espace de travail et espace de vie et modifiant, le cas échéant, la flexibilité du temps de travail. C’est pourquoi, il est important de réaffirmer que l’organisation du travail à distance doit respecter la vie privée du salarié, son droit à la déconnexion et au repos.

Une attention particulière doit être portée à la maîtrise de la durée et des horaires de travail et au respect de la pause déjeuner. Il est demandé à tous de veiller à ne pas organiser de réunions sur les plages horaires habituelles de déjeuner de l’entreprise.

Article 13. Equipements de travail

L’entreprise met à la disposition du salarié le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions en télétravail.

L’équipement mis à la disposition du salarié demeure la propriété de l’entreprise. Le télétravailleur s’engage à en assurer la bonne conservation.

Le matériel mis à disposition sera renouvelé par l’entreprise en cas de panne ou d’obsolescence.

Article 14. Assurances

Le salarié doit informer son assureur multirisque habitation qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et lui indiquer le nombre de jours télétravaillés par semaine.

Le salarié doit exercer son travail dans un domicile ou un lieu non professionnel disposant d’une installation électrique et technique conforme à la réglementation.

De son côté, l’entreprise a obtenu l’extension de sa police d’assurance Responsabilité Civile d’Exploitation aux activités exercées à domicile en télétravail.

Article 15. Absence de prise en charge des frais professionnels engendrés par le télétravail

Il est rappelé que le télétravail revêt un caractère basé sur le volontariat. Le télétravail résulte d’un choix du salarié d’opter pour ce mode d’exécution de sa prestation de travail. Il n’y a dès lors pas de sujétion liée au télétravail, le salarié considérant que ce mode d’organisation lui est globalement plus favorable.

En conséquence, lorsque l’employeur accède la demande du salarié de travailler à son domicile, il ne prendra pas à sa charge, les éventuels frais d’aménagement de mise en conformité du domicile et du mobilier, ainsi que les frais d’électricité, de chauffage, d’abonnement téléphonique, d’assurance, qui seraient induits par le télétravail.

Article 16. Remboursement des frais de transport

La prise en charge actuelle par l’entreprise des frais de transport publics (titres d’abonnements) engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est maintenue sous réserve des évolutions règlementaires qui surviendraient pendant la durée du présent accord.

Article 17. Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés et à l’entreprise, qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Par ailleurs, le télétravail et le travail à distance tels que prévus par les dispositions du présent accord entrent dans le champ d’application des articles L441-1 et suivants du code de la sécurité sociale.

Ainsi, l’accident survenu sur le lieu ou exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail.

Le salarié doit prévenir l’entreprise dans les 48 heures de la survenance de cet accident.

Article 18. Suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie…), le salarié ne doit pas fournir de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’en informer son employeur et de lui transmettre un justificatif selon les dispositions légales et conventionnelles en vigueur applicables à l’ensemble des salariés.

Article 19. Protection de la vie privée

Si un moyen de surveillance est mis en place (contrôle technique, système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité...), le salarié devra en être informé au préalable. Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel.

Article 20. Protection des données

Les règles en vigueur en matière de protection des données restent applicables au salarié en télétravail. En particulier, celui-ci s’engage à respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de mots de passe et à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen et notamment sur papier, oralement au téléphone ou électroniquement.

Le salarié doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité dans l'exercice de son activité.

Article 21. Durée d’application et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et pour une durée indéterminée.

Article 22. Suivi, révision et dénonciation de l’accord

Les parties conviennent qu’elles se réuniront une fois par an, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, pour faire le point sur les conditions de sa mise en œuvre.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu, dans les conditions prévues par le code du travail.

L’accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par le code du travail.

Article 23. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure Télé@ccords https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ainsi qu’au au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Fait à BUC,

Le

Pour la SARL CIDEXPORT

Monsieur XXX

Gérant

Signature des salariés

Nom et Prénom des salariés