Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au télétravail" chez MIYOSHI EUROPE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

Entre les soussignés :

La société MIYOSHI EUROPE, société par actions simplifiées, dont le siège social se situe 5 rue Paul Rieupeyroux - 69800 SAINT-PRIEST, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président,

d'une part,

Et

Le Comité Social et Économique ayant pris sa décision à la majorité des membres présents, lors de la réunion du 09/12/2022 dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par Mme , Secrétaire du CSE, en vertu du mandat reçu à cet effet au cours de cette réunion,

d'autre part,

Il a été conclu le présent accord sur le télétravail.

Préambule

La Direction de la société MIYOSHI EUROPE et les membres du CSE ont souhaité par cet accord encadrer les pratiques de télétravail dans l’entreprise, besoin identifié notamment lors de la restitution de l’audit climat social réalisé en 2021.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme d'organisation du travail pouvant contribuer à l'amélioration de la qualité de vie des salariés éligibles en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

MIYOSHI EUROPE souligne qu’au sein de l’entreprise, le télétravail est ouvert au volontariat. Il repose sur un principe de double volonté du salarié et de l’employeur et ne peut être imposé par l’une ou l’autre des parties.

Cet accord porte sur les modalités de mise en œuvre du télétravail régulier et du télétravail occasionnel au sein de l’entreprise.

ARTICLE 1 - Champ d'application

Le présent accord s'applique à l’ensemble des salariés de la société MIYOSHI EUROPE en CDI ou en CDD, titulaires d’un contrat à temps plein ou partiel à 80% minimum, occupant un poste éligible. Les titulaires d’un contrat d’apprentissage, de professionnalisation et de stage ne sont pas éligibles au télétravail régulier. Leur présence dans les locaux de l’entreprise est rendue nécessaire pour assurer leur formation et les accompagner professionnellement. En revanche, lorsque la mission du contrat temporaire le permet, à titre exceptionnel, le télétravail occasionnel pourrait être autorisé.

ARTICLE 2 – Définition des différentes formes de télétravail

1. Télétravail régulier

Le télétravail régulier répond à toute organisation du travail amenant un salarié à effectuer, de façon régulière et selon une fréquence et une organisation prédéfinie, son activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise.

2. Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel répond à un besoin ponctuel du salarié, de façon non régulière et ponctuelle, anticipée ou non, l’amenant à demander à son manager d’organiser son activité professionnelle un jour donné en dehors des locaux de l’entreprise.

3. Télétravail à titre exceptionnel

Le télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence telles que :

• Préconisation du médecin du travail,

• Epidémie, pandémie,

• Graves intempéries (neige…)

• Pics de pollution, mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements),

• Etc.

Dans une de ses situations, l’employeur déterminera en fonction du contexte et pour la durée de l’événement l’organisation et les mesures à prendre le cas échéant.

ARTICLE 3 – Éligibilité

Les parties à l’accord conviennent que tous les postes de travail de l’entreprise ne sont pas compatibles avec le télétravail régulier et/ou le télétravail occasionnel.

Un poste de travail éligible est un poste dont l’activité peut être exercée hors de l’entreprise sans que cela ne perturbe le bon fonctionnement de l’équipe et qui permet l’utilisation des technologies de l’information et de la communication à distance. En tout état de cause, au sein d’un service, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est conditionné par la présence physique dans les locaux de l’entreprise d’au moins 50 % de l’effectif du service (exemple : service Sales, service QC…).

Sont de ce fait exclues, notamment les activités :

• Utilisant du matériel sur site,

• Nécessitant des outils inutilisables dans de bonnes conditions hors site,

• Nécessitant la présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit également remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Avoir démontré ses capacités à exercer ses fonctions à distance (disposer de l’autonomie suffisante, organisation du travail, maîtrise du poste occupé, adaptabilité du salarié, capacité à rendre compte et qualité des comptes rendus d’activité...) ;

• Avoir effectué sa période d’essai afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié dans l’entreprise et d’avoir évalué les conditions énumérées ci-dessus ;

• Avoir une activité pouvant être managée à distance ;

• Disposer d’un logement compatible avec le télétravail.

Enfin, pour être éligible au télétravail occasionnel le salarié doit disposer, dans le cadre de l’exercice normal de ses fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise à titre individuel ou collectif au niveau du service.

MIYOSHI EUROPE souligne que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

ARTICLE 4 – Durée du télétravail

4.1. Télétravail régulier

Le télétravail régulier pourra être mis en œuvre dans la limite du respect de 3 jours de présence par semaine sur site. Autrement dit, un salarié à temps plein, occupant un poste éligible, pourra bénéficier de 2 journées maximum de télétravail par semaine (lundi au vendredi). Ainsi, un salarié à temps partiel, à condition qu’il ne soit pas inférieur à 80%, pourra également bénéficier du télétravail régulier, mais la durée de celui-ci devra être proratisée afin de respecter cette condition de présence minimale. Par exemple, un salarié à 80% pourrait bénéficier d’une journée par semaine maximum de télétravail.

Le choix du ou des jours de télétravail est fixe dans la semaine, établi sur proposition du collaborateur et décision du manager.

Il est entendu que toute journée de télétravail non effectuée, pour toute cause que ce soit (congé, maladie, jour férié, déplacement, formation, etc.), ne pourra pas être reportée sur une autre journée, semaine ou mois.

Afin de conserver la souplesse inhérente à ce type d’organisation du travail, le choix des jours de télétravail régulier pourra être modifiée :

- Soit à l’initiative du salarié :

• de manière exceptionnelle dans une semaine donnée, après demande par email et réponse positive du manager par email également,

• de manière durable en suivant le même process que lors de la demande initiale (signature d’un nouvel avenant).

• Soit à l’initiative du manager s’il apparait que le nombre de télétravailleurs du service et/ou les jours de télétravail choisis ne sont pas ou plus compatibles avec le bon fonctionnement du service (audit, visites clients, etc.).

  2. Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel sera limité à 18 jours par an à raison d’un jour maximum sur une semaine et de 2 jours maximum sur un mois. Il ne revêtira pas de formalisme spécifique, une demande du salarié par email sera transmise au responsable hiérarchique qui y apportera une réponse dans un délai raisonnable (ce dispositif pourra être substitué par une demande à faire valider dans l’ERP par le manager), étant entendu qu’en fonction des délais un échange téléphonique serait sans doute incontournable.

ARTICLE 5 – Modalités de mise en place du télétravail régulier

Le télétravail revêt un caractère volontaire et est mis en œuvre par accord des parties, l’initiative appartient au salarié (hors poste ouvert initialement en « Home Office »).

1. Demande du salarié

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail régulier doit en formuler la demande écrite par email ou par courrier auprès de son responsable hiérarchique, en mettant en copie de sa demande le service des ressources humaines.

La demande devra préciser :

• La fréquence du télétravail demandée pour le télétravail régulier ;

• Le ou les jour(s) télétravaillé(s) souhaité(s) ;

• Le lieu d’exercice du télétravail (adresse).

  2. Décision de la hiérarchie

La réponse de la hiérarchie sera apportée par écrit dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande, pour le télétravail régulier, en mettant en copie le service des Ressources Humaines.

Toute demande de télétravail fera l’objet d’un échange entre le demandeur et son manager.

La décision sera prise après examen de la situation en fonction des nécessités, de l’organisation du service et des conditions d’éligibilité du poste et du collaborateur. La demande pourra faire l’objet d’une étude concertée avec la fonction Ressources Humaines. La hiérarchie pourra accepter la demande en l’état ou proposer au salarié une autre organisation.

En cas de refus d’une demande à un collaborateur qui occupe un poste éligible au télétravail, la réponse sera motivée. Si la cause du refus disparait, le collaborateur pourra présenter une nouvelle demande auprès de son manager.

3. Formalisation du télétravail

L’acceptation de la demande du salarié de mise en place du télétravail régulier sera traduite par la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié pour une année civile, renouvelable chaque année par tacite reconduction pour une nouvelle période de 12 mois de télétravail effectif. L’avenant précisera notamment :

• La date de début du télétravail ;

• Le lieu de télétravail (adresse exacte) ;

• Le jour/les jours télétravaillé(s);

• Les conditions de changement du ou des jour(s) télétravaillé(s);

• Les modalités de la période d’adaptation (à défaut 3 mois);

• Les plages horaires de joignabilité du salarié dans le respect des horaires de travail habituels et de la pause déjeuner ;

• Les modalités de réversibilité de la situation de télétravail.

  4. Modalités de contrôle du temps de travail

Le contrôle du temps de travail du salarié sera fait sous forme déclarative. Le salarié, en contrat horaire, informera son manager des horaires précis accomplis si ceux-ci sont supérieurs ou inférieurs au nombre théorique d’heures de travail qui aurait dû être accompli dans la journée.

Le salarié devra vérifier mensuellement que la carte de pointage correspond bien au temps de travail effectué lors des journées de télétravail avant signature. Le collaborateur doit organiser son temps de travail en respectant les durées maximums légales et les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire et les temps de pause.

5. Réversibilité

Le salarié comme l’entreprise pourra mettre fin au télétravail régulier dans les conditions suivantes :

• Arrêt à l’initiative du salarié : par demande écrite par email ou courrier, une semaine au moins avant la prochaine journée de télétravail. La demande d’interruption de télétravail régulier sera acceptée de plein droit et actée par avenant.

• Arrêt à l’initiative de l’employeur : par demande écrite par email ou courrier motivé remis au salarié deux mois avant la date effective de fin de cette organisation du travail.

En cas de changement de poste de travail, de service ou de filiale, le télétravail prendra fin.

Le salarié pourra alors réengager une demande conformément au processus défini.

ARTICLE 6 – Lieu de télétravail

Le salarié s’engage à exercer le télétravail au sein de son domicile principal (dernière adresse déclarée en paie) et devra :

• Attester sur l’honneur qu’il dispose d’un espace de travail dédié adapté au travail bureautique et calme, d’une connexion internet fonctionnelle (à minima en haut débit), et qu’il bénéficie d’une installation électrique conforme.

• Fournir annuellement une attestation de son assurance multirisque habitation après avoir informer son assureur sur le fait qu’il exerce ponctuellement une activité professionnelle à son domicile afin de couvrir, dans l’hypothèse où l’assurance multirisque habitation souscrite ne le prévoirait pas initialement, l’espace dédié à l’activité professionnelle (matériel et équipements professionnels mis à disposition par l’employeur).

A titre dérogatoire, à chaque fois que le salarié changera de lieu de télétravail (hors lieux publics et pays étrangers), il devra le signaler à son manager et au service Ressources Humaines et fournir cette attestation.

Le lieu de télétravail ne doit pas obligatoirement disposer d’une pièce exclusivement consacrée au télétravail, néanmoins, afin de pouvoir travailler dans des conditions optimales, les parties précisent qu’il appartient à chaque télétravailleur de s’aménager un espace dédié, d’une surface minimale lui permettant ainsi l’installation d’une table de bureau dédiée au télétravail, laquelle doit être suffisamment grande pour lui permettre d’y installer son matériel informatique ainsi que d’y déposer ses éventuels dossiers «papier» professionnels ; et de tenir des visio-conférences.

Les parties recommandent par ailleurs l’installation du poste de travail dans un espace bien éclairé (lumière naturelle + éclairage artificiel adapté), correctement chauffé et ventilé, permettant le renouvellement d’air, un espace calme et non encombré, permettant la circulation de manière fluide afin de limiter les risques de chutes.

L’espace dédié, choisi par le salarié pour l’exercice du télétravail doit également permettre de garantir la confidentialité et la sécurité des données.

ARTICLE 7 - Outils de joignabilité et protection des données

MIYOSHI EUROPE met à la disposition du télétravailleur régulier :

• Un ordinateur portable ;

• Un écran, un clavier, une souris à installer au domicile ;

• Un outil de connexion sécurisée à distance au réseau ;

• Un casque audio avec micro ;

• Un outil de connexion téléphonique IP en l’absence de téléphone portable déjà mis à la disposition permanente du collaborateur ;

• Un second chargeur d’ordinateur portable.

Le télétravailleur accuse réception de ces équipements sur signature d’un formulaire IT et s’engage à rendre les équipements, en bon état, mis à disposition au plus tard une semaine après la fin de l’exercice d’une période de télétravail régulier.

L’ensemble des collaborateurs occupant un poste administratif bénéficient d’un compte TEAMS.

Le télétravailleur prend toutes les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise, ses clients ou ses fournisseurs.

Les obligations de discrétion et de confidentialité relative aux procédés techniques continuent de peser sur le salarié durant le temps de télétravail.

ARTICLE 8 - Indemnisation

La mise en place du télétravail se fait sur la base du volontariat. Dès lors que ce dernier dispose d’un espace de travail au sein de l’entreprise, aucune indemnité relative au télétravail ne lui sera due.

ARTICLE 9 - Santé et Sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables aux télétravailleurs.

1. Prévention des risques professionnels

De nombreux avantages sont liés à la pratique du télétravail en termes de qualité de vie (gain de temps et en fatigue sur les temps de trajet, réduction des interruptions dans les tâches, etc.). Toutefois, le télétravail peut aussi être une source de risques professionnels nécessitant de rappeler aux salariés télétravailleurs, l’importance de prévenir :

• Le risque d’isolement et de faible lien collectif : le fait d’aller moins quotidiennement sur le lieu de travail et d’y retrouver les collègues peut générer un isolement du télétravailleur et affecter la cohésion d’équipe et la dynamique collective.

• Le risque lié à l’hyper-connexion au travail : l’accessibilité de son outil de travail (dossiers numériques et boîte email professionnelle) au domicile 24 heures sur 24 peut rendre la déconnexion numérique difficile pour le salarié.

• Le risque de troubles musculosquelettiques (TMS) : du fait de travailler depuis son domicile, il peut y avoir un manque d’attention du salarié quant à l’aménagement de son poste de travail à son domicile.

  2. Accident du travail

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail est donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en situation de télétravail est donc tenu d’informer son manager et la fonction Ressources Humaines dans les plus brefs délais et par tous moyens.

L’employeur aura la possibilité, comme en matière d’accident survenu dans les locaux de l’entreprise, d’émettre des réserves ou de contester le caractère professionnel ainsi présumé de l’accident survenu pendant le télétravail.

En cas d’accident, l’employeur remplira le formulaire d’enquête accident, comme elle le fait dans les locaux de l’entreprise.

En matière d’assurance, en cas d’incident survenant à domicile lors du télétravail, le salarié conserve la qualité d’assuré.

ARTICLE 10 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter du 1^er janvier 2023.

ARTICLE 11 - Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord, après signature, sera notifié à l’ensemble des représentants titulaires du Comité Sociale et Economique de l’entreprise.

Un exemplaire original du présent accord sera remis au Secrétaire du Comité Social et Economique.

Le présent accord sera, à la diligence de l’entreprise, déposé auprès de la DREETS via la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) comprenant :

 Une version électronique en format PDF présentant le contenu intégral de l’accord.

 Une version électronique de l’accord déposé en format.docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les parafes et les signatures) sont supprimées et uniquement ces mentions.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de LYON.

Fait à Saint-Priest, le 09/12/2022.

Pour la société MIYOSHI EUROPE

Monsieur

Président

Pour le Comité Social et Economique

Mme

En sa qualité d’élue titulaire au CSE non mandaté.