ACCORD RELATIF AU DISPOSITIF D’ACTIVITE PARTIELLE LONGUE DUREE DE LA SOCIETE XELIANS

ENTRE

La Société XELIANS, dont le siège social est situé 15 avenue Marcellin Berthelot 92390 VILLENEUVE LA GARENNE, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 450 943 204 et représentée par son Président,

Ci-après dénommée la « Société »,

D’UNE PART

ET

Les salariés de la Société XELIANS consultés sur le projet d’Accord relatif au Dispositif d’Activité Partielle de Longue Durée

Ci-après dénommées les « les Salariés de XELIANS »

D’AUTRE PART

Ci-après dénommées ensemble « les parties ».

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

La Société XELIANS est la Holding animatrice du groupe XELIANS. Le groupe XELIANS est un des leaders français de l’archivage qui propose un ensemble de prestations d’audit et d’étude, de conception et d’intégration de solutions archivistiques, documentaires ou informatiques, en particulier l’externalisation de la gestion et de la conservation des archives ainsi que la numérisation et le traitement de documents numérisés.

La société XELIANS est également la société-mère des filiales XELIANS ARCHIVAGE, XELIANS DIGITAL, PLUS SAS et MAARCH, sociétés qui composent le groupe XELIANS. Cette société emploie 2 salariés en contrat à durée indéterminée. Du fait de ses connaissances et expériences techniques acquises dans les domaines financier, comptable et marketing, XELIANS apporte aux Sociétés du groupe XELIANS un support sur l’ensemble de ses domaines. Son activité est donc intégralement et exclusivement liée à l’activité des sociétés du Groupe pour lesquelles elle intervient au titre de fonctions supports.

1. Contexte

L’activité du groupe XELIANS est constituée à plus de 85% par les prestations d’archivage réalisées par la société XELIANS ARCHIVAGE.

La situation exceptionnelle liée à la propagation du Covid-19 à laquelle la France est confrontée, a entrainé une baisse d’activité durable de l’activité du Groupe et plus particulièrement celle de l’archivage réalisée par la société XELIANS ARCHIVAGE qui représente 85% de l’activité du groupe.

Les autres sociétés du groupe réalisant des prestations dans le domaine du numérique et du digital sont impactées cependant dans une moindre importance, par les conséquences de cette crise sanitaire, ces activités ne représentent que 15% de l’activité du Groupe XEILIANS.

La période de déconfinement a permis un certain redémarrage de l’activité, toutefois celle-ci reste lente. L’incertitude économique générale a engendré un mouvement de prudence et d’attentisme ayant ralenti, stoppé ou annulé de nombreux projets en cours ou prévus. De nombreux projets sont suspendus voire abandonnés pour des raisons de restrictions budgétaires, de fait l’activité du service financier, comptable et marketing notamment sur la partie marketing est également ralentie. Ces différentes décisions dans le contexte post confinement conduisent en conséquence à un ralentissement durable de l’activité qui impacte directement l’activité de notre Société.

La société principale du groupe, XELIANS Archivage (505 salariés), a également déposé pour validation et mise en œuvre un accord d’entreprise APLD. Compte tenu de la totale dépendance de l’activité de la société XELIANS (2 salariés), holding animatrice du groupe XELIANS assurant exclusivement des services de support opérationnel (financier et comptable et marketing), à l’activité des autres sociétés du groupe et particulière de la société XELIANS Archivage, la gestion unifiée des mesures de réduction de l’activité dans ce contexte est pertinente pour la société XELIANS.

2. Diagnostic sur la situation

En raison de la part importante dans l’activité globale du Groupe, que représentent les prestations d’archivage (plus de 85%), logiquement les activités supports de XELIANS, majoritairement consacrées à XELIANS ARCHIVAGE, sont impactées dans les mêmes conditions.

Selon notre diagnostic, cette baisse d’activité devrait continuer a minima sur le premier semestre de l’année 2021. Dans ce contexte, nous ne prévoyons pas un retour à la normale avant 2022, ce d’autant que les prévisions économiques pour de nombreux secteurs d’activité tels que notamment l’aéronautique, le tourisme, les transports, l’hôtellerie, la distribution non alimentaire, services aux entreprises dont l’activité du groupe XELIANS dépend de façon significative, anticipent la poursuite d’une très forte baisse d’activité. Ce que corrobore les différentes projections qui analysent l’effet d’une pandémie comparable à celle de la Covid-19 sur la croissance et indiquent au mieux un retour à une activité normale au bout de deux ans.

Concrètement depuis le mois de juin la réduction de l’activité de XELIANS ARCHIVAGE impacte dans les mêmes proportions et avec les mêmes conséquences XELIANS.

Le nombre de factures émises sur juillet-aout est en baisse de 15% par rapport aux années précédentes :

Les flux d’archives physiques traités par XELIANS ARCHIVAGE, sont depuis juin en retrait de 40% par rapport aux quantités usuelles des mêmes mois des années précédentes et ce constat demeure identique sur le mois de septembre qui ne montre aucun signe de reprise post-vacances. Les principaux indicateurs sont visualisés dans les graphiques et tableaux ci-dessous :

Cette baisse d’activité se traduit également au niveau commercial, de nombreux projets étant suspendus par nos clients ainsi les entrées d’affaires pour le groupe sont en retrait de 40% par rapport à la même période en 2019, ce qui a une incidence sur l’activité support comptable et financier, mais également marketing pour ce qui concerne notamment les opérations de communication.

Nous constatons que cette diminution se poursuit sur le mois de septembre, et à date il n’y a aucun signe de reprise. Cette diminution de l’activité a eu pour conséquence l’annulation de Salons professionnels lesquels sont préparés et animés par le service marketing, la Direction marketing a dû revoir et adapter le plan de communication qui avait été défini en début 2020, enfin cette crise sanitaire nous a obligé au report voire à l’annulation de certains projets de communication concernant nos activités.

Ces chiffres confirment le fort impact économique de cette crise sanitaire sur les activités du groupe et donc pour la société XELIANS concernant les activités de support du groupe.

Ce ralentissement de l’activité impacte l’ensemble des Services de la Société XELIANS.

Le recours à l’activité partielle pendant la période de confinement a permis de réduire la durée du travail tout en maintenant un certain niveau de salaire avec une prise en charge de l’Etat et l’UNEDIC et en conséquence de préserver l’emploi et les compétences des salariés pendant cette période. Ainsi les difficultés des six derniers mois ont été amorties par le recours à l’activité partielle et aux ressources financières propres de la Société.

En l’absence de nouvelles mesures l’impact de la Crise sanitaire due à la Covid-19, sur l’activité de XELIANS, pour le second semestre 2020, est prévue en baisse significative par rapport aux niveaux habituels du fait de la baisse d’1/3 de l’activité de sa filiale XELIANS Archivage qui représente 85% du groupe.

Pour 2021 nous prévoyons une remontée de l’activité très lente pour atteindre -20% à -25% par rapport à l’activité usuelle.

Bien que les activités numériques sont porteuses d’avenir, elles ne représentent qu’une part inférieure à 15% de l’activité et leur croissance au cours des 2 prochaines années ne suffira pas à compenser la baisse d’activité due à la crise sanitaire due à la COVID-19 pendant cette période.

L’ensemble de ces éléments conduisent les signataires à estimer que cela représente une menace pour l’emploi.

Un nouveau dispositif spécifique d’activité partielle permettant de prendre en compte ces difficultés a été créé à compter du 1er juillet 2020 pour aider les entreprises connaissant une baisse d'activité durable mais qui n’est pas de nature à compromettre leur pérennité. Ce dispositif autorise une réduction d’horaires dans la limite de 40% de la durée légale du travail et de recevoir pour les heures non travaillées une allocation en contrepartie d’engagements notamment en termes d’emploi et de formation professionnelle de la part de l’entreprise.

3. L’objectif du présent accord d’activité partielle de longue durée

L’objectif de cet accord d’activité partielle de longue durée (ci-après « l’Accord ») est de permettre d’adapter l’organisation et le fonctionnement de la Société aux nouvelles conditions créées par la crise COVID en évitant de recourir à un PSE lié à la baisse de l’activité tout en restant au plus proche des fluctuations de l’activité à la hausse ou à la baisse sur la période.

A la lumière de ces éléments, les parties ont considéré que la conclusion d’un Accord répondait à la problématique rencontrée par la Société.

La priorité des signataires et de la Direction de la Société est aujourd’hui de soutenir l’emploi dans l’entreprise qui continue à être affectée par une baisse durable d’activité, et a besoin à ce titre d’un accompagnement de moyen terme de la part de l’État et de l’Unedic.

Par ailleurs les Parties soucieuses de la nécessité de former les collaborateurs afin de les accompagner au mieux dans la sécurisation de leur parcours professionnel, une attention particulière sera portée aux formations nécessaires à la sécurisation des parcours professionnels, mais également à la relance de l’activité, avec une priorité aux formations aux compétences de demain, tels que les métiers de la digitalisation, la maîtrise des outils informatiques et permettant à la Société de continuer à innover pour répondre, en particulier, aux défis technologiques et environnementaux.

En application de l’article L. 2232-21 du Code du travail, la société XELIANS, dépourvue de délégué syndical, et dont l’effectif est de 2 salariés, donc inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessous.

Article 1 - Objet

L’objet du présent Accord, élaboré sur la base du diagnostic évoqué ci-dessus est de mettre en œuvre, en application de l’article 53 de la loi n°2020-734 du 17 juin 2020, un dispositif d’activité partielle de longue durée, adapté à la crise actuelle et permettant, pendant une période de sous activité persistante, de faire face aux conséquences économiques de la crise sanitaire du Covid-19, au sein de XELIANS et permettre de faire face à l’accélération de la mutation d’une partie des activités du groupe XELIANS auquel elle appartient.

Article 2 - Champ d’application territorial et professionnel

Le présent Accord s’applique exclusivement aux salariés éligibles tels que définis à l’article 3 du présent Accord, de la société XELIANS.

Article 3 - Salariés et activités éligibles

L’ensemble des salariés de la Société XELIANS (ci-après « les Salariés Éligibles »), ont vocation à bénéficier du régime d’indemnisation du présent dispositif spécifique d’activité partielle (DSAP) ou activité partielle de longue durée quel que soit leur ancienneté, leur statut, employés à temps plein sous contrat de travail à durée indéterminée.

Ainsi sont concernés les Salariés Eligibles de l’ensemble des services de XELIANS suivants :

• Service support financier et comptable ;

• Service support marketing.

Les salariés sous contrat de travail à durée déterminée et les salariés travaillant à temps partiel ne sont pas concernés par le présent Accord.

Article 4 - Période de mise en œuvre du dispositif

La durée d’application de l’activité réduite est fixée dans la limite de 24 mois, consécutifs ou non, sur une période de référence de 36 mois consécutifs commençant le lendemain de sa validation par l’autorité administrative.

Le dispositif spécifique d’activité partielle (DSAP) a été ratifié à la majorité des deux-tiers des salariés, à l’occasion de la consultation organisée 15 jours après la transmission du projet d’Accord à chaque salarié, selon les modalités prévues aux articles R. 2232-10 à 13 du code du travail, entrera en vigueur le 1^er Novembre 2020, sous réserve de sa validation par l’autorité administrative (Direccte) pour une durée de 6 mois. Le dispositif pourra ensuite faire l’objet de demandes de renouvellement tous les 6 mois à l’initiative de la Société.

Article 5 - Engagements de l’entreprise en termes d’emploi et de formation professionnelle

1. Engagements en termes d’emploi

La préservation des emplois et des compétences au sein de XELIANS est le facteur essentiel de la poursuite de l’activité et d’un retour à un niveau d’activité normale.

C’est pourquoi la Société XELIANS s’engage, à l’échelle de la Société, à ce qu’aucun salarié ne fasse l’objet d’une rupture de son contrat de travail pour l’une des causes mentionnées à l’article L.1233-3 du code du travail pendant toute la durée de recours à l’indemnisation au titre du dispositif spécifique d’activité partielle en application du présent Accord.

2. Formation professionnelle

Afin de former les collaborateurs et de les accompagner au mieux dans la sécurisation de leur parcours professionnel, la Société s’engage à effectuer les formations nécessaires à la sécurisation des parcours professionnels, mais également à la relance de l’activité, avec une priorité aux formations aux compétences de demain, tels que les métiers de la digitalisation et permettant à la Société de continuer à innover pour répondre, en particulier, aux défis technologiques et environnementaux.

Un budget de 3000 Euros de formation sera consacré à la formation dans le cadre de la mise en œuvre du présent Accord.

Tous les salariés de la Société bénéficieront d’une mise à jour des connaissances portant sur le dispositif de conformité légal et règlementaire relatif au RGPD au cours d’une formation interne.

Il est rappelé que tous les dispositifs de formation en vigueur peuvent être mobilisés dans le cadre d’un projet de formation élaboré conjointement par l’employeur et le salarié.

Le salarié placé dans le dispositif spécifique d’activité partielle qui réalise pendant cette période, une ou plusieurs formations doit mobiliser son compte personnel formation (CPF).

Si le coût de ces formations est supérieur aux droits acquis au titre du CPF, l’entreprise peut formaliser une demande de financement complémentaire auprès de son opérateur de compétences (OPCO).

Article 6 - Réduction de l’horaire de travail

Dans le cadre du dispositif spécifique d’activité partielle (DSAP), l’horaire de travail des Salariés Éligibles visés à l’article 2 sera réduit au maximum de 20% de la durée légale de travail pour l’ensemble des services concernés.

Cette réduction s’apprécie par salarié sur la durée de mise en œuvre du dispositif.

La réduction d’horaire peut conduire à des journées complètes non travaillées pour les salariés.

Le planning mensuel des jours « chômés » de chaque salarié relevant du DSAP sera défini à l’avance par le Responsable hiérarchique au plus tard la semaine précédant le début de chaque mois civil pour le mois à venir en fonction notamment de l’activité prévisible et/ou des nécessités du Service. Sous réserve d’un délai de prévenance qui ne peut pas être inférieur à 7 (sept) jours, le Responsable hiérarchique pourra exceptionnellement modifier la répartition de ces jours d’activité partielle relevant du DSAP.

Article 7 - Indemnisation des salariés et conséquences de l’entrée dans le dispositif

Les heures de travail effectuées par les salariés sont rémunérées dans les conditions habituelles.

Conformément à la loi et au Décret n° 2020-926 du 28 juillet 2020 les heures chômées dans le cadre du dispositif spécifique d'activité partielle (DSAP) en cas de réduction d'activité durable, donnent lieu à une indemnité horaire correspondant à 70 % de la rémunération brute du salarié, servant de base de calcul pour l'indemnité de congés payés, ramenée à un taux horaire sur la base de la durée légale du travail applicable dans l'entreprise.

L’indemnité ne peut dépasser le plafond de 100% de la rémunération nette du salarié.

Au regard des dispositions légales et règlementaires en vigueur, sont maintenues au bénéfice des salariés placés dans le dispositif spécifique d’activité partielle :

- l’acquisition des droits à congés payés ;

- les garanties de prévoyance (santé et prévoyance) complémentaire ;

Les périodes de DSAP sont prises en compte pour l’ouverture de droits à l’allocation chômage et pour le calcul de l’ancienneté du salarié.

Article 8 - Efforts proportionnés des instances dirigeantes de l’entreprise

Aucune augmentation n’est appliquée aux rémunérations fixes des dirigeants salariés ayant le statut de mandataires sociaux, pendant les périodes de mise en œuvre du DSAP au sein de l’entreprise.

Article 9 - Modalités d’information des salariés

Les salariés Eligibles susceptibles de bénéficier du dispositif spécifique d’activité partielle (DSAP) seront informés de toutes les mesures d’activité partielle les concernant.

Le présent Accord sera affiché sur les lieux de travail.

Cet affichage fait état de la décision de validation par l’administration du présent Accord ou, à défaut, de la demande de validation accompagnée des documents justificatifs.

Article 10 - Demande de validation

Le présent Accord est adressé par la Société à l’autorité administrative pour validation par voie dématérialisée dans les conditions règlementaires en vigueur (article R.5122-26 du Code du travail).

L'autorité administrative notifie à l'entreprise sa décision de validation dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception du présent Accord. Le silence gardé par l'autorité administrative pendant ce délai vaut décision d'acceptation de la validation.

La décision de validation vaut autorisation d’activité partielle spécifique pour une durée de six mois. L’autorisation est renouvelée par période de 6 (six) mois, au vu d’un bilan adressé à l’autorité administrative, avant l’échéance de chaque période d’autorisation de recours au dispositif spécifique d’activité partielle (DSAP), portant sur le respect des engagements en termes d’emploi et de formation professionnelle. Ce bilan est accompagné d’un diagnostic actualisé de la situation économique et des perspectives d’activité de l’entreprise.

Article 11 - Entrée en vigueur et durée de l’Accord

Le présent Accord entrera en vigueur le 1^er Novembre 2020 sous réserve de sa validation par l’autorité administrative.

La société pourra solliciter un renouvellement auprès de l’administration tous les 6 mois.

Le Dispositif spécifique d’activité partielle s’applique au maximum de la durée prévue par les dispositions légales et règlementaires.

Il est rappelé que le bénéfice du dispositif est accordé dans la limite de 24 mois, consécutifs ou non, sur une période de référence de 36 mois consécutifs commençant le lendemain de sa validation par l’autorité administrative

Article 12 - Révision de l’Accord

Le présent Accord peut être révisé sur demande d’une partie notifiée aux autres parties par écrit. Le présent Accord pourra être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu, prévues aux articles L. 2232-21 et 22 du code du travail.

Article 13 - Formalités de dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail.

Il sera également déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de NANTERRE

Fait en 5 exemplaires à Villeneuve la Garenne

Le 22 Octobre 2020

La Société

La ratification au 2/3