Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place et organisation du télétravail" chez VIALIS (Siège)

Direction des Ressources Humaines

ACCORD D'ENTREPRISE

Objet : mise en place et organisation du télétravail

Le présent accord est conclu entre :

• L'entreprise Vialis SAEM

Dont le siège social est situé 10 rue des Bonnes Gens à Colmar,

Immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro B 451 279 848,

Représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,

Agissant en qualité de Directeur Général

désignée ci-dessous par "Vialis" ou , "l’Entreprise",

d'une part

et

• Les Organisations Syndicales représentatives dans l'entreprise, désignées ci-après,

• L'Organisation Syndicale Fédération Chimie Energie (FCE) CFDT, représentée par
  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de Délégué Syndical,

• L'Organisation Syndicale Union Fédérale des Ingénieurs, Cadres, Techniciens et agents de maîtrise (UFICT) CGT, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de Délégué Syndical,

d'autre part,

désignées ci-après individuellement par « la Partie » ou collectivement par « les Parties ».

Les Parties conviennent des dispositions suivantes :

Définition

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (cf. Art. L.1222-9 du Code du travail).

Préambule

Développer le télétravail à la lumière de la pandémie Covid-19, c’est affirmer l'évolution de notre culture d’entreprise qui s'adapte aux nouvelles réalités organisationnelles du travail et se fonde sur la confiance mutuelle.

Il s’agit, en effet, d’une forme innovante de l’organisation du travail permettant, notamment, d’octroyer davantage de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail. Ce dispositif tend à renforcer la performance individuelle et collective, à améliorer la qualité de vie au travail tout en garantissant la pleine satisfaction de nos clients. Il assure, en outre, le développement de la responsabilisation et de l’autonomie dans l’exercice des missions confiées à chaque collaborateur. Enfin, il prend en compte la responsabilité environnementale de l'Entreprise.

Par cet accord, en tirant le meilleur parti du développement des technologies de l’information et de la communication, Vialis marque sa volonté d’assurer une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle de ses collaborateurs à travers notamment la réduction des temps et des coûts de trajet, du risque et du stress lié aux transports.

Cette forme d’organisation du travail doit allier sa souplesse à la satisfaction des clients et renforcer l'attractivité de Vialis sur le marché de l'emploi notamment pour les travailleurs en situation de handicap.

Ce dispositif est basé sur le seul volontariat du salarié. Le lieu de travail habituel du salarié demandant à en bénéficier reste basé dans les locaux de Vialis où il dispose d’un bureau permanent.

Cette organisation de travail ne doit modifier ni à la hausse ni à la baisse les missions et activités habituelles, s’effectuer dans le respect du droit à la déconnexion et assurer le respect de la conciliation entre la vie privée et professionnelle.

Article 1 – Objet du présent accord

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place du télétravail au sein de la SAEM VIALIS. Il y définit également les modalités d'organisation dans la vie courante de l'Entreprise.

Article 2 – Champ d'Application

Tout salarié de la SAEM VIALIS répondant aux critères d'éligibilité requis, aura la possibilité de télétravailler.

Le télétravail revêt un caractère volontaire. L'initiative appartient au salarié et requiert l'accord préalable exprès et motivé de son manager direct et de son directeur.

Article 3 – Eligibilité au télétravail

Le télétravail ne peut pas être déployé dans tous les métiers. L'accès au télétravail est en effet conditionné à des critères de faisabilité technique et organisationnelle pour ne pas porter atteinte au bon fonctionnement de l'entreprise.

Le télétravail s'inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à son domicile. Le télétravail ne se conçoit ainsi pas comme une facilité pour prendre en charge et garder des enfants à son domicile.

3.1 Critères de compatibilité des activités au télétravail

Ces critères sont :

• La faisabilité des tâches à distance : sont exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’Entreprise, chez le client ou sur le terrain.

• La compatibilité avec l’organisation du département, de l’entité ou de la direction.

3.2 Critères de compatibilité avec la situation du candidat au télétravail

Ces critères sont :

• Être agent statutaire.

• Travailler à temps plein ou à minima 28 heures par semaine (soit 80%) dans l’objectif de favoriser le lien avec l'Entreprise).

• Ne pas travailler sur 4 jours pour un salarié à temps plein.

• Avoir une maîtrise reconnue du poste : avoir un bon niveau de compétence et d'autonomie dans son domaine d'activité. Être en capacité d'anticiper et de hiérarchiser les priorités, et de mobiliser les moyens et outils adaptés.

• Maîtriser ou être en capacité de maîtriser rapidement les technologies d'information et de communication et les logiciels propres à l'emploi.

• Avoir au domicile un espace dédié, indépendant des lieux de vie de la famille, équipé d'une connexion internet très haut débit.

• Avoir une installation électrique ayant fait l’objet d’un diagnostic (voir 4.3). Tout déménagement implique la suspension de l'éligibilité au télétravail jusqu'à nouvel établissement d'une attestation de conformité de l'installation électrique. Vialis prendra en charge au maximum 2 diagnostics de conformité par salarié pour une période de 10 ans.

Tout changement de fonction entraîne la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail, sauf si le nouveau manager évalue que l'autonomie est suffisante dans le nouvel emploi.

La formalisation de la reconduction passe par le dépôt d'une nouvelle demande.

Par ailleurs, une attention particulière sera apportée aux demandes émises par les seniors de 55 ans et plus et les travailleurs handicapés (sous réserve de non contre-indications formulées par le médecin du travail) pour tenir compte de leur état de santé spécifique.

3.3 Formulaire d'éligibilité au télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines. Par conséquent, pour faire valoir son éligibilité au télétravail, le salarié remplit le formulaire "Demande d'éligibilité au télétravail". Il le soumet à son manager qui complète la partie qui le concerne, et le transmet pour avis à son Directeur puis à la Direction des Ressources Humaines. Au vu des éléments ainsi collectés, l'éligibilité est accordée ou non.

Le télétravail fera l'objet d'un avenant au contrat de travail.

Le manager qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible doit motiver sa réponse. En cas de refus, un commentaire indique si des actions peuvent être mises en œuvre pour, à terme, accorder le télétravail. De plus, le salarié a la possibilité de contester le refus devant la Commission Secondaire du Personnel (CSP) de l’Entreprise. Pour cela, il sollicite le secrétaire de la CSP sous une forme libre. La position de la Direction, après échange en CSP, sera ferme et définitive.

Les demandes d’éligibilité des salariés en situation de handicap seront étudiées en concertation avec le manager, le salarié et la Direction des Ressources Humaines. Des aménagements spécifiques pourront être étudiés pour faciliter le passage au télétravail.

Article 4 – Modalités du télétravail

4.1 Rythme du télétravail

Afin de préserver le lien social avec l'Entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est limité à :

• 2 journées par semaine

• 42 jours par année civile, soit environ 20% du temps de travail, congés annuels déduits.

Le télétravail peut s'effectuer par demi-journée.

Un salarié éligible au télétravail s'engagera à effectuer au moins 12 journées de télétravail par an.

Les jours ouverts au télétravail sont : mardi, mercredi, jeudi et le vendredi (à raison de 2 vendredis par mois et à condition que le vendredi ne suive ou ne précède pas un jour de congé (congé annuel, ARTT, HFLEX…) ou un jour férié). Pour éviter l’assimilation du télétravail à un travail à temps partiel, un jour fixe ne peut pas être choisi pour l’ensemble d’une année.

Exceptions : en cas de grève des transports ou de conditions météos particulières (enneigement, pic de pollution…), le Directeur Général a la possibilité de prendre l'initiative d'augmenter ponctuellement le nombre maximum de jours de télétravail (par semaine et par an) et de suspendre provisoirement l'interdiction des jours cités ci-dessus. Il informe alors le personnel par note de service.

4.2 Temps de travail

La durée et les horaires de travail du télétravailleur restent régis par les dispositions en vigueur dans l'Entreprise (durée hebdomadaire, types d'horaires). En cas de passage au télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail.

Le respect des durées maximales légales de travail et des temps de pause s'imposent au télétravailleur dans les mêmes conditions que dans les locaux de la société.

Afin d'observer l'effectivité de cette réglementation, la charge de travail, les normes de production et les critères de résultats exigés du télétravailleur sont similaires à ceux des salariés en situation comparable travaillant sur les sites de l'Entreprise.

Pendant ses heures de télétravail, le salarié se consacrera exclusivement aux activités professionnelles. Il gèrera l'organisation de son temps de travail de manière autonome en intégrant deux plages fixes pendant lesquelles il doit être disponible et joignable à son domicile et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions qu'habituellement :

• en matinée : de 8 h 45 à 11 h 45

• l'après-midi : de 14 h 00 à 17 h 00.

Pour favoriser le bon déroulement de l’activité, le télétravailleur s’engage également à participer aux visio-conférences ou aux conférences téléphoniques qui le concernent.

La durée de travail d'une journée de télétravail sera valorisée comme une journée de travail théorique
(exemples : 7h45min pour un salarié soumis à l'horaire flexible). Aucune heure supplémentaire ne sera accordée en situation de télétravail.

Pour mémoire, la Charte Déconnexion s'applique également en situation de télétravail.

4.3 Lieu de travail et aspects matériels

Le télétravail s'effectue au domicile déclaré par le salarié, dans un environnement propice au travail et à la concentration (espace dédié, indépendant des lieux de vie de la famille équipé d'une connexion internet très haut débit).

L'installation électrique du logement aura fait l’objet d’un diagnostic télétravail, réalisé par Consuel, missionné par Vialis à ses frais, garantissant un télétravail en toute sécurité électrique.

Le télétravailleur attestera qu'il a souscrit une assurance multirisque habitation couvrant le lieu de télétravail et fournira une attestation de cette assurance à la signature de l'avenant à son contrat de travail. L'Entreprise couvrira via sa propre police d'assurance responsabilité civile tout dommage qui pourrait être causé à ses collaborateurs ou aux tiers du fait et à l'occasion de l'exercice du télétravail dans le lieu et les plages horaires contractuelles.

Les équipements nécessaires à l'exercice du télétravail sont mis à la disposition par l'entreprise (voir Annexe).

Tout besoin spécifique lié à l'informatique sera à analyser conjointement entre le manager du salarié et le chef du département Informatique. L’entreprise reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail, le salarié s'oblige à restituer le matériel spécifique éventuellement mis à disposition dans un délai de 2 semaines après la date de décision définitive.

4.4 Mise en œuvre

Un salarié éligible au télétravail renseigne sous Tempora une demande de mise en œuvre du télétravail au plus tard 7 jours calendaires avant le jour de télétravail demandé (par exemple : le jeudi de la semaine N pour le jeudi de la semaine N+1). Il y précise la date concernée et renseigne dans le champ commentaire les actions qu'il a prévues de réaliser dans le cadre de cette demande.

Si cette demande satisfait aux conditions prévues, le manager l'accepte dans Tempora.

Le salarié et son manager conviennent ensemble de la manière avec laquelle un retour sur le travail réalisé sera effectué.

Article 5 – Période d'adaptation et réversibilité

Une période d'adaptation de 6 mois est aménagée pendant laquelle le salarié ou l’Entreprise pourraient mettre fin unilatéralement à cette forme d'organisation du travail, moyennant un délai de prévenance de 2 semaines.

Au-delà de cette période d'adaptation, le salarié et l’Entreprise bénéficient d'un droit à la réversibilité leur permettant d'arrêter le télétravail à tout moment, dans le respect d'un délai de prévenance d'un mois. Le manager peut mettre fin au télétravail d’un de ses collaborateurs si l’un des motifs de refus, inexistant au moment de la demande d’éligibilité, est survenu depuis. Il en est de même si le collaborateur n’a pas respecté ses engagements (disponibilité, travail effectif…).

A la fin du télétravail, le salarié et son manager dresseront ensemble un bilan de cette période qui comprendra notamment, les motifs de fin du télétravail, les points positifs constatés et les difficultés rencontrées. Le manager, via sa direction, en informera la Direction des Ressources Humaines.

Par ailleurs, en cas d'impossibilité opérationnelle, technique ou lors de l'accomplissement d'une mission incompatible avec l'exercice du télétravail, la hiérarchie pourra décider de suspendre provisoirement le télétravail.

Article 6 – Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en usage au sein de l'entreprise. En particulier, il est tenu au strict respect de la Charte pour l'usage des ressources du système d'information de Vialis, annexée au règlement intérieur, et de la Charte Déconnexion.

Il doit assurer l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu'il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Il veille en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique et bureautique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. Il applique strictement la politique de Vialis en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Article 7 – Droits individuels et collectifs

Le collaborateur en situation de télétravail a les mêmes droits, individuels et collectifs, légaux, statutaires et/ou conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable, travaillant dans les locaux de l'Entreprise.

Il bénéficie également, comme les autres salariés, de l'ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail.

Le télétravailleur et son responsable hiérarchique bénéficieront d'une formation préalable relative à cette nouvelle forme de travail.

Le salarié s'engage de son côté :

• dès lors qu'un accident du travail survient durant la journée télétravaillée, à informer sa hiérarchie des circonstances exactes dans les plus brefs délais, pour que celle-ci puisse établir les déclarations ad hoc

• à observer le règlement intérieur de l'entreprise et ses annexes.

L'Entreprise affirme expressément vouloir respecter la vie privée du télétravailleur et mettre tout en œuvre pour honorer cet engagement. A ce titre, elle s'appuie sur la Charte déconnexion.

Article 8 - Rôle de la hiérarchie

Le manager doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe. Pour des questions de continuité de service et d’accueil clients, le manager pourra être amené à arbitrer les demandes de télétravail.

Le responsable hiérarchique devra assurer un contact régulier avec le télétravailleur et lui communiquer les informations nécessaires à l'exécution de sa mission. Il sera en outre attentif à ce que la planification des réunions permette la présence du collaborateur en télétravail.

Le manager veillera aussi à ce que le salarié soit bien informé des conditions d'exercice du télétravail (durée du travail, utilisation du matériel, temps de repos…).

Lors de l'entretien d'évolution, un volet portera obligatoirement sur les conditions d'activité et la charge de travail du salarié, au regard de son télétravail.

Article 9 – Hygiène, santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propice au travail et à la concentration.

Le télétravailleur fournira une attestation sur l'honneur indiquant qu'il dispose bien d'un aménagement ergonomique de son poste de télétravail lui permettant de réaliser son activité dans les meilleures conditions d'hygiène, de santé et de sécurité.

Article 10 – situation exceptionnelle

En cas de situation exceptionnelle (crise sanitaire…), un recours massif au télétravail peut être imposé par le gouvernement. Dans une telle situation où l’entreprise serait contrainte par voie réglementaire d’appliquer des mesures exceptionnelles, une forme "adaptée" de télétravail pourrait être mise en place. Celle-ci pourrait revêtir plusieurs aspects :

• Allègement des critères d’éligibilité au télétravail pour les salariés volontaires ou obligation de télétravail pour tous les salariés dont tout ou partie des missions peut être réalisé en télétravail sans dégradation importante du service,

• Utilisation du matériel disponible (informatique notamment)

• Suspension du décompte de jours maximum télétravaillés.

Un tel recours au télétravail ne répond pas aux objectifs du présent accord et constitue un mode d’organisation dégradé mis en place pour répondre à une situation exceptionnelle. Un passage éventuel dans un tel mode ne serait activé qu’après information des instances représentatives du personnel.

Article 11 - Durée de l'accord, révision, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée initiale de 1 an à compter de sa date de signature. A l'issue de ce délai, il sera soit renouvelé pour une période de 3 ans soit révisé dans les conditions prévues par le Code de travail.

Le présent accord peut être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail.

Le présent accord sera dénoncé de fait en cas de dénonciation de l'accord sur le temps de travail ou d'avenant à celui-ci.

Article 12 – Notification, dépôt et publicité

Le présent accord est établi en 4 exemplaires, nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

L’Accord sera diffusé dans l’entreprise et porté à la connaissance de l’ensemble du personnel.

Le présent accord sera déposé par le représentant légal de l’Entreprise sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail pour son enregistrement. Un exemplaire sera également transmis au greffe du Conseil des Prud’hommes de Colmar.

Fait à Colmar, le 12 novembre 2020

En 4 exemplaires originaux,

Vialis SAEM,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,

Directeur Général

Les organisations syndicales,

Pour la FCE-CFDT XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

Pour la UFICT-CGT XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

ANNEXE – Matériel standard

L’équipement standard d’un télétravailleur est le suivant :

• A son poste de travail, le salarié utilise un ordinateur portable, relié par une station d'accueil à un ou plusieurs écrans, un clavier et une souris.

• Il emporte cet ordinateur portable à son domicile pour ses journées de télétravail. Par ce biais, il accède aux logiciels et données nécessaires.

• Cas particulier : si le salarié utilise un mini-pc, Vialis lui fournit en permanence un écran, une souris et un clavier pour les situations de télétravail à son domicile.

• Cet ordinateur est utilisé exclusivement à des fins professionnelles.

• Selon ses missions, le salarié est également doté d'un téléphone portable d'entreprise et utilise des outils informatiques collaboratifs (messagerie instantanée, visio-conférence…).