Accord d'entreprise "Accord Collectif Relatif au Télétravail" chez WH P INTERNATIONAL (Siège)

Accord Collectif Relatif au Télétravail

Entre,

WhP International SAS, dont le siège social est situé au 1208 Route des Lucioles, Espace Beethoven Porte B2- 06560 Valbonne, France, représentée par son Directeur Général M.

d'une part,

ET Mme, Représentant du Personnel

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit

Préambule

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Les nouvelles technologies en matière d’outils de télécommunication à distance conduisent à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, tout en repensant notamment les espaces de vie au travail, et en associant souplesse et réactivité.

La Direction et les représentants du personnel ont souhaité permettre et encadrer une nouvelle forme d’organisation du travail dans la société WhP International SAS en négociant un accord qui permet de répondre aux aspirations des salariés et des actions menées par la société WhP International SAS dans le cadre de la mise en œuvre de la responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise.

Le dispositif de télétravail répond à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés. Etant donné le caractère novateur de ce mode d’organisation du travail au sein de la société WhP International SAS, cette négociation a été menée par les parties avec le souhait de maintenir le lien social avec la communauté de travail de l’entreprise.

En limitant les déplacements de ses salariés, la société WhP International SAS réduit les frais de transport, renforce sa politique de prévention (diminution des risques et du stress lié au trajet,…) et témoigne de son action pour le développement durable par la réduction de l’impact carbone des transports.

Article 1.  Définitions

1.1. Télétravail

Le télétravail correspond à la réalisation en tout ou partie au domicile du salarié d’un travail normalement effectué au sein de la société.

Dans le cadre de cet accord, le télétravail se définit comme une forme d’exécution du travail basé sur le volontariat qui s’effectue dans un cadre régi par le contrat de travail.

Il est caractérisé par le fait que la prestation de travail peut être réalisée dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu prédéfini et fixe, pour une durée et un calendrier déterminés.

Le télétravail alterne les périodes de travail dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu prédéfini et ce, selon une périodicité hebdomadaire.

Le télétravail est exclusivement effectué au travers des technologies de l’information et de la communication mises en place par la société WhP International SAS.

Des accès au réseau de l’entreprise comme par exemple lors de voyages, ou toute activité nomade ne constituent pas du télétravail.

1.2. Télétravailleur

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini à l’article 1.1.

Article 2.  Champ d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de l’entreprise WhP International SAS, en France qui sont éligibles au dispositif du télétravail tels que définis ci-après.

2.1- Conditions d'éligibilité au télétravail

Les critères d’éligibilité sont, entre autres : 

- la nature du travail, qui peut être ou non réalisé en télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou chez le client ;

- la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance ;

- la configuration de l’équipe ;

- les fonctions ou tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité.

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission.

Les postes nécessitant des adaptations aux technologies de l’information et les fonctions opérationnelles dites « de terrain » sont exclus de ce dispositif.

2.2 - Salariés concernés

Le télétravail est exclusivement réservé aux salariés des établissements de la société WhP International SAS France en contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel et ayant une ancienneté de plus de deux ans.

De ce fait, le dispositif novateur de télétravail objet de cet accord, ne concerne pas :

• Les salariés exerçant le télétravail permanent du fait de la situation géographique

• Les salariés en télétravail exceptionnel du fait la situation sanitaire en cours (Covid 19)

• Les contrats à durée déterminée, les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les conventions de stage, etc.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie professionnelle dans l’exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler de façon régulière à distance de manière individuelle. Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer leur temps de travail.

2.3- Conditions d’accès au télétravail

Le télétravail suppose le volontariat du salarié.

Sauf exception prévue à l’article 8, le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande expresse du salarié.

Les responsables hiérarchiques pourront, après examen, accepter ou refuser cette demande si la mise en œuvre du télétravail devait entraîner un risque de dysfonctionnement du service au sein duquel l’intéressé est affecté. Tout refus fait l’objet d’une motivation écrite ;

Le télétravail est également accessible sur proposition de l’entreprise, le salarié étant libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail ;

2.4- Lieu d'exécution du télétravail

Le télétravail peut se pratiquer dans le lieu de vie habituel ou dans un second lieu privé.

Cet (ces) espace(s) doit (doivent) être conforme(s) aux règles de sécurité électriques.

Une déclaration sur l’honneur de conformité électrique sera ainsi fournie par le salarié en télétravail. Il remettra à son employeur une attestation de conformité électrique et devra également justifier d’un abonnement Internet à haut débit compatible et effectif.

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.

Le salarié remet une attestation de son assurance à son employeur avant le début du télétravail. 

2.5- Organisation du télétravail

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est limité à un jour (1jour) non fractionnable, hors les lundis et les vendredis, ainsi le salarié est présent dans l’entreprise au moins 4 jours par semaine.

En cas de passage au télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail initial.

Une fiche annexée à ce protocole portera détail de l’attribution du jour de télétravail par salarié.

Article 3 - Procédure

3.1 - Demande préalable du salarié

La demande de télétravail est à l’initiative du salarié et doit être écrite et motivée.

3.2 - Examen de la demande

La demande de passage en télétravail est subordonnée à l’accord de la Direction, du Responsable hiérarchique et des Ressources Humaines.

Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite (par courriel ou par courrier) auprès de son Responsable hiérarchique et des Ressources humaines.

Les responsables hiérarchiques doivent nécessairement veiller à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Les responsables hiérarchiques qui refusent d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doivent motiver leur réponse.

Le télétravail ne doit en aucun cas conduire à une absence totale ou quasi-totale du salarié dans l’établissement.

Une réponse écrite et motivée est apportée au salarié dans un délai de deux semaines.

En cas de concomitance de demandes de salariés volontaires au télétravail et d’homogénéité des caractéristiques de leur demande, l’ancienneté sera le critère déterminant pour les départager.

3.3 - Avenant au contrat de travail

Le passage en télétravail s’accompagne de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an (1an), éventuellement renouvelable par signature d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Le télétravail ne pourra s’exercer que dans le lieu mentionné dans l’avenant au contrat de travail.

L’avenant au contrat de travail fixera notamment la période d’adaptation, les conditions de réversibilité, le calendrier des jours de télétravail et les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint.

Article 4 - Organisation et Modalités du télétravail

4.1 - Nombre, fréquence et répartition des jours télétravaillés

Le télétravail est limité à Un jour (1jour) par semaine et s’effectuera par journée entière.

Néanmoins, les salariés à temps partiel pourront éventuellement effectuer la journée de télétravail au prorata de leur situation. Le choix des jours de télétravail est fait d’un commun accord avec Les responsables hiérarchiques et devra permettre au télétravailleur de participer au mieux à la vie du service et de l’entreprise.

A titre exceptionnel, sur demande du Responsable hiérarchique, la répartition des jours de télétravail pourra faire l’objet de modification ponctuelle notamment en cas de présence nécessaire du salarié sur le site de l’établissement.

En cas de besoin avéré du service ou du salarié, le télétravail pourra être provisoirement suspendu ou ses modalités pourront être temporairement modifiées à la demande du responsable hiérarchique ou du salarié.

4.2 - Conformité du lieu de télétravail et de ses installations et assurances

Généralement, le lieu de télétravail est le lieu de résidence habituelle du salarié, indiqué également sur l’avenant au contrat de travail. Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé.

Le lieu de télétravail doit être conforme aux normes électriques.

Avant de signer l’avenant à son contrat de travail prévoyant son passage en télétravail, le salarié devra fournir un document justifiant d’un abonnement Internet à haut débit, une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle et une attestation de diagnostic de conformité des installations électriques du lieu de télétravail.

L’entreprise étendra les activités couvertes par l’assurance responsabilité civile de l’entreprise aux activités en télétravail comme pour les activités réalisées sur site.

4.3 - Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes du salarié, du Responsable hiérarchique et à WhP International SAS, les parties bénéficieront d’une période d’adaptation au télétravail d’une durée de trois mois (3 mois) à compter du passage en télétravail.

Les trois premiers mois de télétravail constituant une période d’adaptation, la société WhP International SAS comme le salarié pourront mettre fin au télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance d’une durée de 15 jours.

A l’issue de cette période d’adaptation, l’entreprise comme le salarié pourront demander à mettre fin à la situation de télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance d’une durée de un mois.

Un changement d’organisation du travail au sein d’un service peut conduire à mettre fin au télétravail. Dans ce cas, les délais de prévenance susmentionnés seront respectés.

En revanche, le télétravail peut être interrompu sans délais, notamment :

- en cas de non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données,

- en raison de problèmes techniques ou en l’absence de lieu de télétravail adapté.

Tout changement de fonction et/ou de poste met fin de plein droit au télétravail sans qu’il y ait lieu de respecter un délai de prévenance. Si le salarié changeant de fonction et/ou de poste souhaite continuer à faire du télétravail, il devra faire une nouvelle demande.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

4.4 - Accompagnement du télétravail

Le télétravailleur sera sensibilisé par le biais d’une formation aux équipements à sa disposition, si nécessaire, et aux caractéristiques de cette forme d’organisation du travail. Notamment, une sensibilisation spécifique sur la bonne ergonomie du poste de travail sera mise à la disposition du télétravailleur.

La société WhP International SAS prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire aux salariés passant en télétravail. Le montant de référence de cette indemnité sera de 10 euros par mois pour les salariés effectuant 1 jour de télétravail par semaine. En cas d’interruption du télétravail avant la fin de la période probatoire, cette indemnité sera versée prorata temporis.

Article 5 - Temps et charge de travail

5.1 - Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail

Comme tout salarié, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise et de l’établissement. La journée de télétravail est accomplie dans le cadre de l’amplitude des horaires affichés de l’établissement et respecte les règles applicables en matière de durées maximales du travail, de modalités de décompte et de respect des repos quotidien et hebdomadaire.

Les responsables hiérarchiques veillent au respect des temps de travail de leurs collaborateurs y compris ceux bénéficiant du télétravail.

Les journées de télétravail feront l’objet d’une auto-déclaration via l’outil de gestion des temps. Le télétravail exclut l’accès à l’horaire variable pour la ou les journée(s) concernée(s). Une validation préalable par le responsable hiérarchique est bien évidemment requise pour la réalisation d’heure(s) supplémentaire(s).

5.2 - Fixation de plages horaires d’accessibilité

Le responsable hiérarchique fixera en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté, celles-ci devant être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service, être à l’intérieur des horaires d’ouverture de l’établissement et tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié concerné. Elles seront précisées dans ce cadre dans l’avenant au contrat de travail.

5.3 - Entretiens de suivi

Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail seront abordés lors du passage en télétravail, dans le cadre de l’entretien annuel et lors des mises à jour du document DUER.

Article 6 - Equipements destinés au télétravail

6.1 - Equipements de travail fournis

La société WhP International SAS mettra à disposition de chaque télétravailleur les applications de base et un système de connexion à distance pour un accès sécurisé au réseau de l’entreprise.

6.2 - Utilisation des équipements

L’activité de la société WhP International SAS étant liée au traitement de données confidentielles de ses clients, la protection de ses données revêt un caractère particulièrement important.

En conséquence, le télétravailleur s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment le règlement intérieur et la charte informatique dont il relève.

Pour rappel, le système de connexion à distance est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne.

En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe et mise en sécurité en utilisant les moyens techniques fournis par l’entreprise. Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.

En cas de panne électrique, de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion Internet, le télétravailleur devra en aviser immédiatement son responsable hiérarchique. En cas de nécessité d’intervention des équipes du support IT, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

Article 7 - Statut social du télétravailleur

7.1 - Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise.

Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres salariés. Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

7.2 - Exercice des droits collectifs

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent uniquement dans les locaux de l’entreprise.

Ils pourront contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Article 8 - Prise en compte de situations particulières et temporaires

8.1-Situations particulières

Des dérogations exceptionnelles aux dispositions des articles 2, 3 et 4 pourront être faites en cas de situations particulières et temporaires, sous réserve que le poste soit éligible au télétravail. Il appartiendra au responsable hiérarchique, au responsable ressources humaines sur site, au médecin du travail d’en étudier les conditions.

8.2- Accès au télétravail pour des salariés en situation de handicap

Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le manager, le salarié et son gestionnaire RH. Par ailleurs, il est prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté, en application des préconisations du médecin du travail. Une priorité est accordée aux travailleurs handicapés, lors du passage en télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles.

8.3 - Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’entreprise. Les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail en situation de crise doivent être définies par décret en Conseil d’Etat.

Article 9- droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant Les responsables hiérarchiques que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Article 10 - Mise en place

La mise en place du télétravail fera l’objet de consultations préalables des représentants du personnel, dans le respect de l’article L.2232-12 et suivant du Code du travail.

Article 11 - Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an. Il prendra effet au 1er janvier 2021 et cessera de produire effet au 31 décembre 2021. Il ne pourra en aucun cas se transformer en accord à durée indéterminée à son terme.

Article 12 – Suivi et Assistance

Le CSE vérifiera la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail suivant les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Un guide contenant des recommandations et informations sur le télétravail est accessible sur l’Intranet. Une rubrique spécifique dédiée au télétravail existe sur l’Intranet.

Du fait du caractère novateur de ce dispositif, un recueil d’informations sera mis en place afin d’en améliorer la mise en place initiale.

Article 13 - Révision

Toute de demande de révision devra être formulée par courrier ou courriel aux autres parties signataires. Un avenant portant révision du présent accord pourra être signé dans le respect de l’article L.2232-12 du Code du travail.

Article 14 - Formalités de dépôt et publicité

La Direction de la société WhP International SAS procédera aux formalités légales de dépôt conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-et suivant du Code du travail.

Il sera procédé à la publicité du présent accord conformément à l’article R.2262-3 du Code du travail.

Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux.

Fait à Valbonne, le 26/10/2020

Pour les représentants du Personnel Pour la Société WhP international SAS