Accord d'entreprise "Pose des congés payés sur l'année civile" chez LEFRANC SAS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

POSE DES CONGES

PRÉAMBULE

L’objectif de l’accord est de définir ensemble la période de prise de congés payés à la Compagnie LEFRANC et de mettre en place une procédure dite de congés connue de tous à la Compagnie LEFRANC

La période de référence correspond au temps pendant lequel le salarié acquiert des droits à congés payés. Cette période s’étend du 1er juin au 31 mai.

Elle ne doit pas être confondue avec la période de prise des congés payés.

Cet accord permet de "retenir l'année civile" comme période de référence de prise de congés payés, elle commence le 1er Janvier et se termine le 31 Décembre de chaque année.

Ce renouvellement d’accord collectif prévoit les trois périodes de prise de congés sur une année civile, afin de tenir compte des spécificités de l’activité de la Compagnie XXXXX et le fait que rarement elle ferme entièrement, pour quelques raisons (congés, ponts, épidémie..)

Article 1 : OBJET, DOMAINE D’APPLICATION ET INTRODUCTION

Chaque personne de la Compagnie est invitée à prendre connaissance des différents documents de référence (situés dans la base qualité, dans le Lotus) et établis au sujet des congés et des demandes des congés.

La Compagnie LEFRANC est une entreprise de commerce inter-industriel. Les établissements LEFRANC sont prestataires de services.

Le premier critère de service apprécié par les clients est la disponibilité des personnes et la flexibilité de l’organisation, ce qui implique l’ouverture des établissements toute l’année (sans semaine de fermeture).

La Compagnie LEFRANC est composée de personnes avec des compétences complémentaires et additionnelles qui travaillent ensemble.

Le travail est fourni par les clients, il est important de veiller à être présent lorsqu’ils en ont besoin et de répondre à leurs demandes avec réactivité.

Il est donc évident que la permanence des services dans les établissements doit être assurée :

• quand les clients sont ouverts,

• quand leur unité de production est en activité,

• quand il est possible de réaliser ou de participer à leur maintenance préventive ou curative…

Dans le cadre de cette permanence, lors d’une période d’absence justifiée, le salarié doit activer un message d’absence dans sa messagerie mail Lotus Notes et, s’il est en possession d’un téléphone portable appartenant à la Cie LEFRANC enregistrer un message d’absence sur le répondeur de celui-ci (cf. instruction INSLEF 010).

Les périodes de congés payés sont affichées sur une planification de l’année civile pour les 4 semaines dès Janvier et ne peuvent plus être modifiées moins d’un mois avant l’événement sans accord des 2 parties.

La concertation dans les Services et dans les Etablissements est indispensable. Le Responsable d’Etablissement ou le Manager, a délégation pour planifier les congés, et les soumettre à la Direction pour validation définitive par celle-ci et apporter si nécessaire des ajustements d’organisation.

La direction ayant le visu sur l’ensemble des établissements.

Il est rappelé que le fait de poser ses congés ne donne pas l'autorisation de les prendre et qu'ils sont accordés obligatoirement par le Responsable d'Etablissement/ manager et la Direction. "Le salarié ne peut décider lui-même de la date de congés" (art. L.3141-13 et suivants du Code du Travail).

Article 2. Acquisition des congés payés.

Par le présent accord, la durée des congés est désormais exprimée en jours ouvrés.

Par jours ouvrés, il faut comprendre tous les jours travaillés de la Compagnie :

du Lundi au Vendredi.

1. Période de référence.

La période de référence correspond au temps pendant lequel le salarié acquiert des droits à congés payés. Cette période s’étend du 1^er Juin de l’année N au 31 Mai de l’année N+1.

Elle ne doit pas être confondue avec la période de prise des congés payés.

Cet accord permet de "retenir l'année civile" comme période de prise de congés payés, qui commence le 1er Janvier et se termine le 31 Décembre de chaque année.

2. Périodes de travail prises en Compte.

Pour le calcul de la durée des congés, on doit prendre en compte le temps de travail qui a été effectué par le salarié, dans une même entreprise, au cours de l’année de référence.

Sont assimilées à un mois de travail effectif pour la détermination de la durée du congé : 4 semaines ou 20 jours de travail (art. L.3141-4 du Code du Travail).

REMARQUE - Règle d’équivalence :

20 jours de travail = 1 mois s’applique à une répartition du travail sur 5 jours par semaine (Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi et Vendredi).

En conséquence, si un salarié a travaillé 20 jours entre le 1er JUIN et le 31 MAI de l’année de référence, dans une entreprise dont l’horaire de travail est réparti sur 5 jours, il a droit à 2,08 jours de congés.

Ce texte donne une équivalence seulement en semaines et en jours : le nombre d’heures de travail n’est donc pas en prendre en considération pour calculer la durée du congé.

Si un salarié justifie de 48 semaines ou de douze fois 20 jours de travail effectif au cours de l’année de référence, il a droit intégralement à 25 jours ouvrés de congés payés.

En conséquence, s’il est absent au cours de la période de référence pendant 4 semaines ou 20 jours ouvrés il pourra, cependant, bénéficier de la totalité de ses droits sous réserve que son absence soit assimilée à du temps de travail effectif.

3. Si le Compagnon a été absent ou en Congés

Sont assimilés à des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé :

- les périodes de congés payés de l’année précédente;

- les périodes de congé maternité;

- les périodes limitées à une durée ininterrompue d’un an pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle;

- les congés de formation accordés dans le cadre de la loi sur la formation professionnelle;

- les congés pour événements familiaux.

Ne sont pas assimilées à du travail effectif pour la détermination de la durée des congés :

- les périodes de maladie ou d’absences mêmes autorisées.

Ainsi, conformément à l’article L3141-6 du Code du travail, la réduction des congés payés est proportionnelle au temps d’absence sur l’année de référence.

4. Durée minimum de travail pour ouvrir des droits à congés payés.

Sur la période acquise du 1er Juin de l’année N au 31 Mai de l’année N+1 (Période à cheval sur l’année), tous les compagnons présents durant l’ensemble de la période de référence ont acquis 25 jours de congés (les absences non assimilées à du temps de travail effectif sont déduites des droits à CP).

Chaque compagnon a droit à un congé de 2,08 jours ouvrés par mois de travail effectif chez le même employeur (article L3141-3 Code du travail).

La durée totale du congé exigible ne peut excéder 25 jours ouvrés.

En cas d’entrée ou de sortie, ce droit est proratisé selon le cadre légal, sur l’année.

Plus éventuellement les jours de congés à l’occasion de certains événements familiaux sur justification (Naissance, mariage, décès..) (art. L.3142-4 du Code du Travail et art. 52 de la CCN Commerce de gros).

5. Versement de salaires pendant les congés

Le salarié reçoit une indemnité de congés payés destinée à compenser la perte de salaire résultant de l’inexécution de son travail.

Le congé doit être pris. L’indemnité de congés payés ne peut se cumuler avec le salaire que perçoit le compagnon.

Lorsque le contrat de travail est rompu pour quelques motifs que ce soit une indemnité compensatrice pour les congés non pris est versée au salarié.

Article 3 : Période de prise des congés payés.

Les congés payés s’acquièrent et se prennent chaque année civile.

La période de prise des congés est fixée par ce document en accord avec les délégués syndicaux (CGT et CFTC).

Une semaine de congés minimum (5 jours) ou 2 semaines non consécutives en période de congés scolaires zone B sera/seront à poser entre le 01 Janvier et le 30 Avril de chaque année en excluant le mois de Mai sauf si les vacances scolaires sont incluses dedans.

2 semaines consécutives peuvent être posées en dehors des périodes scolaires Zone B.

La période de prise des congés payés d’été : « les congés principaux » est fixée du 1^er Juin au 30 septembre.

Il est obligatoire de prendre minimum 2 semaines consécutives durant cette période*.

*Les commerciaux itinérants s’organisent selon les fermetures des entreprises clientes en accord avec le Directeur Opérationnel.

Une 3^e semaine peut être accolée durant cette période des congés principaux.

La ou les semaines de congés restantes non consécutives en période de congés scolaires zone B seront à poser entre le 1^er Octobre et le 31 Décembre de chaque année.

2 semaines consécutives peuvent être posées en dehors des périodes scolaires Zone B.

Cette ou ces semaines seront à poser pour le 15 Juin de chaque année pour des raisons d’organisation en prenant en compte les spécificités, compétences technologues etc.. de chaque cellule, établissement, pôles…

La présence des 2/3 des compagnons, par mission et par fonction au sein d’un établissement pour acceptation définitive de la direction étant obligatoire.

Pour les établissements à faible effectif par pôle, l’organisation des CP doit respecter cette règle avec l’établissement le plus proche.

Les congés payés ne peuvent être acceptés par le Responsable d’Etablissement ou Manager sans validation de la Direction.

Les congés principaux : de l’été, doivent être présentés pour le 15 janvier de l'année, pour une acceptation définitive de la direction.

En cas de désaccord sur les dates de pose des congés et sans autres propositions du compagnon, la Direction se réserve le droit d'imposer les congés, dans le respect légal d’un mois.

En cas de désaccord sur les dates de pose des congés entre compagnons dans la même cellule ou pôle et établissement, c’est la règle légale qui sera appliquée selon les articles L3141-15 et L3141-16 du Code du travail :

Priorité donnée au compagnon selon la situation de famille, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;

- selon la durée de leurs services chez l'employeur ;

- selon leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;

- selon demande exceptionnelle sous réserve de justificatif ;

1. Congés par anticipation.

Le compagnon peut demander à partir en congés dès l'ouverture des droits. Par conséquent, il peut prendre par anticipation les congés payés déjà acquis, sans attendre la période de prise des congés.

Tout compagnon commencera avec un acquis de congés sur la période (si présent, le nombre de jours nécessaire dans l’entreprise comme stipulé au-dessus) pour le début de chaque année. A lui de s’arranger avec son équipe et son responsable, pour proposer les dates de congés souhaités dans le premier trimestre.

En cas d'accord du Président, les jours pris par anticipation seront déduits du nombre total de jours acquis pendant la période de référence. A partir du 1er juin, le Compagnon pourra donc prendre les jours qu'il a acquis pour chaque mois travaillé moins les jours qu'il a déjà pris par anticipation. 

Le droit de prendre ses congés par anticipation ne dispense pas le compagnon d’obtenir l’accord du Président. La direction peut toujours refuser une demande de congés si la décision est justifiée par l’organisation du service, et par l’activité de l’entreprise.

Les CP par anticipation pour les nouveaux entrants ne sont pas prioritaires par rapport au solde des CP acquis à poser par les autres compagnons.

2. Articulation des semaines de congés payés.

L’unité de congé est la semaine : 4 semaines et une semaine est sécable.

L'employeur peut imposer le fractionnement de la semaine sécable, pour permettre une fermeture d'entreprise.

Cette semaine sécable pour tous les compagnons se compose de 5 jours sécables.

Si toutefois, il reste après le 30 septembre 2 semaines de congés payés à poser, il sera demandé aux compagnons concernés de faire une proposition de pose de congés des 2 semaines non consécutives avant le 31 Décembre.

Si non respect de la procédure, la direction se réserve le droit d’imposer les congés restants.

Une journée sécable peut être prise pour des événements exceptionnels qui doivent être justifiés (demande inférieur à 1 mois), hors événements prévus par la loi et la convention collective.

3. Les jours de fractionnement.

En application du présent accord, les règles de fractionnement connues ne sont plus applicables.

Toutefois, la direction de la Compagnie LEFRANC ne souhaite pas léser les compagnons par la proposition faite de poser les congés sur le calendrier de l’année civile de Janvier à Décembre.

C’est pourquoi nous proposons dans cet accord, de convenir sur les 3 ans à venir (2023-2024-2025) c’est-à-dire durée de cet accord, que les jours suivants :

- les 19 Mai 2023 et le 14 Août 2023

- les 10 Mai 2024 et le 16 Août 2024

- les 30 Mai 2025 et le 10 Novembre 2025

L’entreprise sera fermée, et ces journées seront exceptionnellement payées à tous les compagnons sans distinctions ni critères.

Ainsi, les compagnons auront plus de flexibilité sur la pose des 5 semaines de congés sur l’année civile.

Si un compagnon a posé congés lors de la semaine avec la journée de fermeture payée par la compagnie, cette journée de congés sera reportée le jour précédent les congés ou le jour suivant les congés. Si cela est impossible, c’est une situation exceptionnelle qui doit être justifiée et validée par la direction.

4. Fermeture de l’entreprise.

Pour des raisons économiques et/ou de gestion, le président peut décider de fermer l’entreprise ou un établissement. Tous les salariés seront alors en congé en même temps. La fermeture ne peut être supérieure à 20 jours ouvrés et inférieurs à 10 jours dans la période légale de prise des congés payés.

5. Jour Férié compris dans les vacances.

Si un compagnon a posé congés lors de la semaine avec le jour ouvré mais férié (C’est un cas fréquent pour le 14 juillet, 15 août, le jour de Noël…), cette journée de congés sera à poser le jour précédent les congés ou le jour suivant les congés, tout en respectant l’organisation de son équipe.

Si cela est impossible, c’est une situation exceptionnelle qui doit être justifiée et validée par la direction. Une situation exceptionnelle reste exceptionnelle.

6. Fêtes légales et jours Fériés.

Les jours fériés sont fixés par le Code du Travail (art L.3133-1 du Code du Travail)

- le 1er JANVIER

- le LUNDI de PAQUES

- le 1er MAI

- le 8 MAI

- le Jeudi de l’ASCENSION

- le 14 JUILLET

- le 15 AOUT

- le 1er NOVEMBRE

- le 11 NOVEMBRE

- le 25 DECEMBRE

Toute modification des jours fériés pourra entrainer une modification des dates de ponts et donc de fermeture de l’entreprise le cas échéant.

7. Demande de pose de Congés

Le formulaire LEF 047 « DEMANDE DE CONGES » est impérativement utilisé pour toute demande d’absence (hors maladie) que ce soit pour les congés payés, des événements familiaux ou des compensations exceptionnelles.

Le Compagnon s’identifie, ainsi que son Etablissement et cellule, puis il reporte dans le tableau :

- la situation de ses congés avant sa demande

- le nombre de semaines/jours à décompter correspondant à sa nouvelle demande

- le solde de semaines/jours suite à sa demande.

Il est impératif que ce tableau soit rempli systématiquement par le salarié afin que le Responsable d’Etablissement/ Manager puisse avoir un visuel complet du solde de congés du demandeur.

Il est rappelé que pour être acceptés, les congés sont impérativement datés et signés par le Compagnon, le Responsable d'Etablissement/ Manager, communique au service RH pour le 15 Janvier de chaque année les propositions de pose des minimum 3 premières semaines de congés et pour le 15 Juin de chaque année le solde des congés annuel.

La date, la signature du Responsable d'Etablissement/ Manager ainsi que son acceptation ou refus de la demande de congés est obligatoire.

Le document LEF 047, une fois signé par le Responsable d’Etablissement/manager, est transmis collectivement au Service RH pour validation auprès de la Direction et classement dans le dossier de chaque salarié.

Si les compagnons respectent les délais de dépôt de propositions de congés par équipe, la direction s’engage à faire un retour dans un délai d’un mois maximum.

8. Modifications des dates de congés.

Après validation de la demande de congés fixée avec l’accord du Président,

Cette demande ne peut être modifiée dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ sauf circonstances exceptionnelles prévues selon l’article L3141-16 du Code du Travail.

L’employeur peut prendre l’initiative de modifier les dates de congé pour des raisons impérieuses de services ou une commande importante et imprévue.

9. Congés non pris, congés non dus.

Une fois acquis, les congés payés doivent être pris. Le salarié ne peut pas choisir de les reporter sur l’année suivante ou de demander à l’employeur de les lui payer sous forme d’indemnité.

Les jours de congés non-pris dans l’année ne peuvent être reportés sur l'année suivante et sont ainsi irrémédiablement perdus (sauf lorsque l’arrêt de travail prend fin après la clôture de la période des congés payés légale ou conventionnelle, le compagnon bénéficie d’un droit au report de ses congés payés annuels, lorsqu’il a été empêché de les prendre en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle). Ainsi, ni l'employeur ni le salarié ne peuvent exiger le report de tout ou partie des congés sur l'année suivante.

Tout compagnon pour l’année suivante commencera avec un acquis de congés sur la période (si présents le nombre de jours nécessaire dans l’entreprise comme stipulé au-dessus) pour début d’année N.

Chaque compagnon aura cumulé minimum 14,56 Jours de Congés au 31 Décembre de l’année N pour N+1.

A lui de s’arranger avec son équipe et son responsable, pour proposer les dates de congés souhaités.

Ce mode de pose sera ainsi de suite durant les années suivantes.

10. Congés pour évènements familiaux

Le salarié peut bénéficier de jours de congés à l’occasion de certains événements familiaux II a droit sans condition d’ancienneté, sur justification et à l’occasion de certains événements familiaux à une autorisation exceptionnelle d’absence (art. L.3142-4 du Code du Travail et art. 52 de la CCN Commerce de gros) de :

- 4 jours pour son mariage/ PACS;

- 3 jours pour la naissance ou l’adoption d’un enfant;

- 3 jours pour le décès d’un conjoint;

- 5 jours pour le décès d'un enfant; ou 7 jours ouvrés lorsque l'enfant est âgé de moins de vingt-cinq ans et quel que soit son âge si l'enfant décédé était lui-même parent ou en cas de décès d'une personne âgée de moins de vingt-cinq ans à sa charge effective et permanente ;

- 2 jours pour le mariage d’un enfant;

- 3 jours pour le décès du père ou de la mère;

- 3 jours pour le décès du beau-père ou de la belle-mère;

- 3 jours pour le décès d’un frère, d’une sœur;

- 1 jour pour le décès d’un beau-frère, d’une belle-sœur ou d’un grand parent du salarié. Il a été précisé que le beau-père ou la belle-mère doivent

s’entendre des parents du conjoint et non de la personne avec laquelle le père ou la mère s’est remarié(e);

- 2 jours pour l'annonce de la survenue d'un handicap, d'une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique ou d'un cancer chez un enfant.

- 1 jour pour déménagement (changement de domicile);

- 1 jour pour la communion solennelle d’un enfant du salarié;

- 1 jour pour la journée d'appel à la préparation de défense nationale.

Les autorisations d’absence pour événements familiaux n’entraînent aucune réduction de la rémunération. Les congés doivent être effectivement pris au moment des événements. Ils ne peuvent pas être remplacés par une rémunération.

Il est accordé pour les pères, un congé paternité de 25 jours calendaires, rémunérés par la Sécurité Sociale, à prendre dans les quatre mois suivant la naissance. La demande doit être faite par Lettre recommandée avec Accusé de Réception à la Direction Générale, ou par envoi du formulaire LEF 047, dûment rempli, par mail au Secrétariat RH, au plus tard un mois avant le début du congé.

Les jours d’absence sont assimilés à des jours de travail effectif pour la détermination des droits aux congés payés.

II a été jugé que si l’événement familial ouvrant droit au congé se situe pendant une période de congés payés, le salarié ne peut prétendre à l’indemnisation du congé pour événement familial dès lors qu’il n’avait subi aucune réduction de sa rémunération (Cass. soc. 20-6-1984).

11. Congés supplémentaires

Le code du travail ne prévoit pas de congés supplémentaires. Il se limite à fixer le nombre de congés payés à 30 jours ouvrables par an soit 25 jours ouvrés pour l’ensemble des compagnons.

Toutefois afin de récompenser la fidélité des compagnons et à la demande en NAO des délégués syndicaux, nous accordons des congés supplémentaires selon les critères énoncées comme ci-dessous.

Dans cet accord d’entreprise, la Direction LEFRANC souhaite récompenser la fidélité professionnelle des compagnons au sein de l’entreprise familiale LEFRANC

Des jours supplémentaires de congés seront attribués selon la date anniversaire de la signature du CDI comme suit :

• 1 jour par tranche de 5 années, jusqu’à la 15^e année.

C’est-à-dire :

• +1 jour pour 5 ans,

• +1 jour pour 10 ans : soit 2 jours

• +1 jour pour 15 ans et plus : soit 3 jours

Ce jour de congé ne peut être accolé aux congés traditionnels, et évitant d’être accolé aux jours fériés.

Ils sont sécables.

Ces jours sont à demander et à poser dans la section « congés exceptionnels ».

12. Maladie et Congés

Lorsque le salarié est en arrêt maladie avant sa prise de congés, les congés sont reportés à une date redéfinie par la Direction en fonction des besoins de l’entreprise, dès le retour du compagnon.

Lorsque le salarié est en maladie pendant ses congés, il reste en congés et n’est pas considéré comme étant en arrêt de travail. Les congés ne sont pas reportés.

13. Respect des règles :

Il est demandé :

De respecter l’activité commerciale et professionnelle de la Compagnie LEFRANC

De respecter les binômes et complémentarités des équipes par spécificités, par établissements, par secteurs d’activités.

De ne pas prendre de congés au mois de Mai, mois connu pour les fériés multiples, sauf si les vacances scolaires sont à cheval avec le mois de Mai.

De proposer et de poser minimum 3 semaines de congés pour le 15 Janvier de chaque année et le solde des congés est à poser pour le 15 Juin. Les périodes de congés payés sont affichées dès accord et retranscrites par la direction et ne peuvent plus être modifiées moins d’un mois avant l’événement sauf circonstances exceptionnelles ou accord entre les parties.

De poser les jours de la semaine sécable qui restent au plus tard pour Septembre dans la période du 1^er Octobre au 31 Décembre.

ARTICLE 4 : Durée et validité de l’Accord Collectif

Le présent Accord pour la pose des congés a été établi pour la Compagnie LEFRANC à la demande du délégué syndical CFTC. Il s’applique à partir du 1er Janvier 2023 et ce pour une durée de trois ans. Au terme de ce délai, il sera remplacé par un nouvel accord collectif conclu avec les organisations syndicales représentatives dans la Compagnie ou il prendra fin.

ARTICLE 5 : Révision de l’Accord

Chaque signataire du présent accord peut demander à tout moment l’ouverture d’une négociation pour en réviser tout ou partie du contenu. Cette demande sera formulée par lettre recommandée avec avis de réception et devra être motivée pour comporter le projet de rédaction de la ou des nouvelles clauses.

Sous quinzaine de la réception de cette demande, la Direction invitera toute partie ayant compétence d’attribution à se réunir pour ouvrir les négociations.

ARTICLE 6 : Publicité

Le présent accord sera déposé par la SAS LEFRANC auprès de la DREETS en deux exemplaires, ainsi qu’au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Après information au CSE, l’avis de l’existence du présent accord sera affiché sur les panneaux d’affichage réservés aux Institutions Représentatives du Personnel de la Compagnie LEFRANC et un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel dans l’intranet Portail LEFRANC et de la direction.

Fait à Calais le 1^er décembre 2022 .

En six exemplaires.

Pour LEFRANC SAS Pour la CGT

Madame XXXXXX Monsieur XXXXX

Président Délégué Syndical

Pour La CFTC

Madame XXXXXXXXXX

Déléguée Syndicale