Accord d'entreprise "Accord expérimental Concilian Télétravail" chez CONCILIAN (Siège)

Accord expérimental … Télétravail

La société CONCILIAN, SNC au capital de 15 000 euros dont le siège social est 69 Avenue de Flandre à Marcq-en-Barœul, immatriculé au registre du commerce de Roubaix-Tourcoing sous le numéro SIRET 452 000 185 00010 représentée par M XXXX en sa qualité de Gérant opérationnel ci-après désigné « la société »

D’une part,

Et :

L'Organisation Syndicale C.F.D.T., représentée par M XXXX, agissant en qualité de déléguée syndicale

Préambule

Suite à l’épidémie de COVID 19, le télétravail a été mis en place dans le cadre d’une organisation exceptionnelle de travail liée au contexte de pandémie pour assurer une continuité d’activité dans le respect du protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise.

Dans le cadre d'une réflexion d’ouverture sur une nouvelle organisation du travail hors contexte exceptionnel, l'entreprise a souhaité mettre en place le télétravail régulier.

Le télétravail constitue un mode d’organisation du travail qui contribue à renforcer l’équilibre des temps de vie, notamment en réduisant les trajets domicile-travail, et à développer des relations et modalités de travail plus souples et plus performantes, fondées entre autres sur l’autonomie et la responsabilité.

A ce titre, le télétravail participe à l’évolution et au développement de nouvelles formes d’organisation, de modalité et d’exercice de l’activité professionnelle des collaborateurs.

Les parties souhaitent encourager la capacité de chacun de conserver un lien social fort avec l’ensemble des collaborateurs.

Dans ce sens, les parties ont établis des grands principes tels que le respect du double volontariat (salarié et manager), la nécessité de préserver le lien social dans l’entreprise et le respect de la vie privée, le principe de réversibilité, l’absence de toute différence de traitement entre les collaborateurs notamment en termes de répartition des tâches, des missions et de l’évaluation professionnelle.

Par le présent accord, les parties ont également souhaité renforcer le principe du droit à la déconnexion de chaque salarié.

Enfin, les parties rappellent que le télétravail devra se faire dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité, notamment des Systèmes d’informations, qui garantissent la qualité des prestations et le développement de la performance.

Les parties se sont réunies les 20 mai 2021, 17 juin 2021, 6 juillet 2021, 19 juillet et 29 juillet 2021 ont décidé de mettre en place les dispositions visées ci-dessous.

Article 1 – Définition du Télétravail

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur, au domicile de celui-ci, de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Le présent accord ne concerne pas :

• Les situations exceptionnelles liées à la continuité d’activité (exemple : intempérie, pics de pollution, inondation ou pandémie) ;

• Le télétravail lorsqu’il constitue une mesure d’accompagnement de projets de réorganisation ;

• Les situations d’aménagement de poste pour des raisons de santé liée à une situation individuelle temporaire ou de handicap

Il en est de même pour des interventions réalisées par les collaborateurs pendant une période d’astreinte

Ces situations sont traitées par des dispositions ou avenants spécifiques.

Article 2 – Périmètre et modalités de déploiement du Télétravail

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de …. justifiant d’une ancienneté d’au moins 6 mois exerçant leurs fonctions sur un métier répertorié comme éligible au télétravail.

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Article 3 – Définition du domicile

Le domicile s’entend comme lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré au service RH.

Ce lieu sera spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu avec le collaborateur qui s’engage par ailleurs à informer préalablement le service RH de tout changement d’adresse d’exercice du télétravail.

Article 4 – Accès au télétravail et conformité du lieu d’exercice de l’activité

Par principe, le télétravail est ouvert à tous les métiers.

Le télétravail est soumis au double volontariat du salarié et de l’entreprise.

L’employeur doit s’assurer, avant de mettre en place le télétravail, de la conformité du domicile du salarié (ou lieu désigné pour effectuer le télétravail), notamment ses installations électriques, à l’exercice du télétravail.

Pour ce faire le salarié souhaitant bénéficier du télétravail devra au préalable attester qu’il a une installation technique et électrique conforme, en délivrant une attestation sur l’honneur.

Un modèle d’attestation sur l’honneur est annexé au présent accord.

Après s’être assuré de la conformité de son lieu d’exercice de l’activité, les collaborateurs peuvent faire la demande de télétravailler auprès de leur manager selon la procédure en vigueur. L’initiative appartient au collaborateur.

La journée de télétravail se fixe en concertation avec le manager.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au collaborateur par son manager, le collaborateur peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

La décision du manager d’accorder ou non le télétravail ainsi que la fixation de la répartition de la journée de télétravail est fonction des conditions de faisabilité technique et organisationnelles du service. Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et à la qualité des prestations, notamment vis-à-vis des clients.

En cas de refus du manager d’accorder le télétravail, ce dernier motive sa décision par écrit au collaborateur.

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou non.

Il s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son acticité de manière autonome à domicile.

Tout changement de poste ou mise en œuvre de projet de réorganisation ayant un impact sur le service dont relève le collaborateur entraînera la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail.

Toutefois, dans ces deux cas, un réexamen préalable de la situation de télétravail sera systématiquement effectué.

Les critères concernant l’accès au télétravail sont cumulatifs.

Article 4.1 - Sur la compatibilité du poste de travail

Les tâches à effectuer dans le cadre de la tenue de poste doivent être réalisables à distance.

L’analyse de la comptabilité du poste au télétravail est menée au regard notamment :

• Des contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements. Ex : absence de réseaux, absence de connexion internet, etc…),

• Des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées,

• De la nécessité d’une présence impérative dans les locaux (interactions humaines, interventions sur site, traitement du courrier, traitement des chèques…)

• De l’organisation du service (nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel, ancienneté de l’équipe… Ex : lancement d’une nouvelle activité avec de nouveaux recrutements)

• De la faisabilité d’une réalisation des tâches à distance (ex : gestion du courrier, gestion des tâches administratives, etc…).

Cette analyse Métier portant sur le poste, doit tenir compte de la politique des risques opérationnels de l’entreprise. (Notamment au sujet de la criticité des opérations et données à exploiter.)

Certaines activités ne sont à ce jour pas compatibles avec une organisation de travail en télétravail compte tenu principalement de la nature et des spécificités des tâches (activités administratives nécessitant une présence impérative sur site). En fonction des évolutions d’organisation notamment sur les projets de développement initiés dans le cadre de la mise en place du télétravail (planification, conformité, définition des activités télétravaillables sur les postes potentiellement non éligibles…) permettant une compatibilité du poste au télétravail, le collaborateur pourra faire la demande de télétravailler auprès de leur manager selon la procédure en vigueur.

Article 4.2 - Sur l’étude de la demande du collaborateur par la hiérarchie

Il portera sur :

• La maîtrise du poste occupé (un critère d’ancienneté dans le poste pourra être considéré. A ce titre, le manager sera particulièrement vigilant s’agissant de collaborateurs nouvellement embauchés),

• L’autonomie dans l’organisation du travail et dans la gestion du temps de travail,

• Le niveau de criticité des opérations et des données exploitées

Le télétravail est une nouvelle forme d’organisation du travail qui s’accompagne de changements importants :

• Eloignement physique de son manager et de son équipe,

• Mode d’interaction à distance avec son manager et son équipe,

• Le domicile comme lieu de travail

• Nécessité pour le salarié de gérer une activité professionnelle au sein de sa sphère privée.

Les impacts de ces changements doivent être mesurée et pris en compte par le salarié dans la décision de déposer une candidature pour le télétravail.

Afin de mesurer l’ensemble de ces impacts, il pourra être proposé au collaborateur intéressé par le télétravail une grille d’auto-questionnement, lui permettant d’appréhender plus concrètement ce que suppose la pratique du télétravail au quotidien et d’infirmer ou de confirmer la volonté de déposer une candidature au télétravail

Article 5 – Rythme du télétravail

Le rythme de télétravail sera d’une journée par semaine.

Pour les collaborateurs temps plein, la journée de télétravail ne peut pas être découpée en deux demi-journées.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de quatre jours par semaine, afin de prévenir tout phénomène d’isolement.

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Article 6 - Modalités de régulation de la charge de travail et du temps de travail

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le collaborateur accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Il exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont il relève. Il respecte ses horaires de travail habituels.

Le collaborateur en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur.

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le collaborateur à se connecter en dehors des jours travaillés.

Il est ainsi rappelé que les activités professionnelles, dont l’utilisation de la messagerie professionnelle s’effectue pendant le temps de travail.

Concernant plus spécifiquement la messagerie, il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le collaborateur en télétravail n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés où d’y répondre.

A cet égard, le manager comme le collaborateur ne peuvent exiger la prise de connaissance des mails adressés ni leur traitement en dehors du temps de travail.

Le collaborateur qui, pendant cette période, de sa propre initiative, prendrait connaissance ou répondrait aux mails, ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’entreprise.

Les collaborateurs en télétravail seront informés des conditions d’exercice du télétravail notamment s’agissant de la durée du travail, de l’utilisation du matériel et des accès à distance ainsi que des temps de repos.

De manière analogue, la charge de travail, ses modalités de contrôle et d’évaluation restent inchangées.

Chaque responsable hiérarchique ayant des collaborateurs en situation de télétravail devra s’organiser afin de pouvoir échanger avec les collaborateurs concernés sur leur situation de télétravail de manière régulière.

Tout au long de l’année, à la demande du salarié ou du manager, des entretiens peuvent être effectués afin d’aborder notamment les questions relatives aux conditions d’activité du salarié ainsi que sa charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

Article 7- Modalités juridiques du télétravail

Article 7.1 - Avenant

Le collaborateur dont la demande au télétravail est acceptée signe un avenant à son contrat de travail pour une durée maximale de 12 mois, prévoyant les modalités de passage en télétravail.

L’avenant au contrat de travail précise notamment les éléments suivants :

- La fixation du jour télétravaillé

-  la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

-  l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

-  Le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci

-  les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ;

-  le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie,

- L’assurance liée au matériel et logiciels confiés ainsi que les aspects responsabilité civile pris en charge par Concilian

Article 7.2- Période d’adaptation

En cas d’accord pour passer au télétravail, une période d’adaptation de 2 mois sera aménagée, pendant laquelle chacune des parties pourrait mettre fin unilatéralement à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager à la demande de l’un ou l’autre.

Cette période doit donner lieu à une formation/information sur les volets ergonomie et risques domestiques.

Cette période doit permettre aux parties, salarié et employeur, d’apprécier et d’évaluer l’adaptation du salarié au télétravail.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.

Article 7.3 – Réversibilité du télétravail

En dehors de la période d’adaptation, le collaborateur ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit, moyennant le délai de prévenance d’un mois.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le collaborateur en télétravail pour lui exposer les motifs. Il en informe le service RH. La décision motivée sera notifiée par écrit au collaborateur.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra en informé son manager et lui exposer les motifs. Il en informe ensuite le service RH.

Article 7.4 Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur sur site. Cette suspension pourra être effective immédiatement.

Article 7.5- Report et anticipation liés à des circonstances exceptionnelles

Afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel (ex : visite d’un apporteur ou actionnaire, absence d’un salarié avec présence essentielle), il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée habituellement télétravaillée.

Cette demande devra respecter dès que possible un délai de prévenance de deux jours ouvrés. En fonction du caractère exceptionnel, la demande pourra être immédiate. Dans ces cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée, à condition que ce report soit réalisé au cours de cette même semaine ou au cours de la semaine suivante.

Article 8- Frais d’installation engagés par le salarié en télétravail

Le salarié en télétravail régulier doit pouvoir bénéficier d’un environnement de travail adapté.

La société CONCILIAN souhaite accompagner ses salariés dans l’acquisition des éléments que ces derniers jugeraient utiles dans le cadre du télétravail régulier, par d’une dotation financière spécifique leur laissant la plus grande liberté quant au choix de ces éléments.

Cette allocation forfaitaire d’installation est de 100€ pour tous les salariés en télétravail régulier et s’inscrit dans le cadre de la tolérance URSSAF (Cette allocation forfaitaire est calculée en fonction du nombre de jours de télétravail effectués pour 1 jour de télétravail par semaine. Au regard de la tolérance URSSAF, cette somme est exonérée de cotisations et contributions sociales.).

Cette allocation forfaitaire sera versée en une seule fois le plus tôt possible après la signature du présent accord pour permettre aux salariés d’acquérir rapidement les éléments d’équipement qu’ils jugeraient nécessaires et utiles dans le cadre du télétravail régulier.

Une régularisation pourra être effectuée à l’issue de la période expérimentale si le salarié n’a pas télétravaillé pendant les jours normalement définis par avenant.

Le manager devra remplir un tableau fourni par la RH pointant les jours de télétravail de ses collaborateurs au mois.

En cas d’absence, ou de tout autre motif impactant le nombre de jours télétravaillés dans le mois du collaborateur, le manager devra informer le service RH dans les plus brefs délais.

En complément, le manager devra envoyer le tableau au service RH dans les conditions qui seront communiquées par note de service.

Article 9- Environnement du télétravail

Article 9.1 Connexion haut débit

Le collaborateur en télétravail doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail. Il devra attester sur l’honneur de la qualité de son réseau avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

Si des pannes fréquentes interviennent, il pourra être demandé au collaborateur son test de bande passante. Si le test se révèle être mauvais, la situation de télétravail prendra fin de plein droit. Sa situation sera réexaminée prioritairement dès qu’il aura fourni un test de bande passante satisfaisant.

Article 9.2 Outils du télétravail

Le collaborateur en télétravail utilisera le matériel informatique lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d’emploi normales, à en prendre soin et à en avoir l’usage exclusif.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de la seule activité professionnelle. Il est également l’unique utilisateur de ce matériel.

Le collaborateur sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité qui figurent notamment dans la Charte des moyens de communication électronique.

Il s’engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par l’entreprise, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

L’équipement fourni par l’entreprise comprend :

• Un ordinateur portable sécurisé équipé des logiciels correspondant à la situation de travail (ensemble PC portable remis à chaque salarié)

• Une solution de téléphonie adaptée à la situation de travail et un casque

L’assistance à l’utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail dans les meilleurs délais qui suivent la date de fin

En cas de dysfonctionnement des équipements, les collaborateurs doivent informer sans délai leur hiérarchie et les services responsables des incidents affectant le poste de télétravail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, le manager doit exiger que le travail attendu soit effectué sur site.

Article 9.3 - Entretien et réparation du matériel et assurance des télétravailleurs

L’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais d’entretien, de réparation voire de remplacement du matériel mis à sa disposition.

Le télétravailleur s’engage à être couvert par une police d’assurance multirisque habitation en vigueur pendant toute la période durant laquelle il exercera son activité en télétravail.

L’entreprise a souscrit une police d’assurance multirisque habitation au bénéfice des collaborateurs en situation de télétravail afin de les couvrir des sinistres pouvant se produire pendant le télétravail et pour lesquels l’assureur du collaborateur refuserait la prise en charge du motif qu’ils seraient dus à l’activité professionnelle exercée en télétravail.

Article 9.4- Aménagement des locaux

Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir à son domicile un espace de travail où sera installé l’équipement professionnel mis à sa disposition par l’entreprise.

Cet espace de travail devra être aéré, lumineux, obéir aux règles de sécurité électrique et permettre de travailler dans des conditions adaptées.

Article 10 - Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés remplissant les critères d’éligibilité et qui souhaitent avoir recours au télétravail peuvent bénéficier de ce dispositif, et ce sans aucune discrimination.

Le salarié télétravailleur en situation de handicap bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié en situation de handicap accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Article 11 – Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Afin que l’entreprise puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité sociale qui en décidera la prise en charge, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de tout accident survenu au domicile à l’occasion de son activité professionnelle.

Article 12- Sensibilisation et formation

Des actions de communication et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et des collaborateurs pour faire comprendre les enjeux, les atouts du télétravail et exposer les bonnes pratiques notamment au regard du droit à la déconnexion et du temps de travail.

Le collaborateur en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur peut bénéficier préalablement à son passage en télétravail et à tout moment d’une formation technique pour l’utilisation des solutions informatiques et de téléphonie. 

Le collaborateur en télétravail bénéficie d’un service d’appui technique tant pour l’installation des outils sur le poste de travail que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition.

Article 13- Suivi de l’accord

Un point d’étape trimestrielle sera réalisé auprès des institutions représentatives du personnel.

Un bilan détaillé sera réalisé à 6 mois et sera présenté aux élus. Il reprendra l’ensemble des informations portant sur les projets de développement initiés et celles en lien avec les différents articles de l’accord. En fonction des évolutions d’organisation notamment sur les projets de développement initiés dans le cadre de la mise en place du télétravail (planification, conformité, définition des activités télétravaillables sur les postes potentiellement non éligibles…), la Direction s’engage à ouvrir de nouvelles négociations portant sur le prochain accord télétravail.

En cas de nécessité de faire évoluer l’accord, une réunion exceptionnelle pourra se tenir à la demande de la Direction ou à la majorité des organisations syndicales représentatives pour examiner les points sur lesquels les évolutions pourraient être apportées.

Article 14 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminé de 1 an.

Le présent accord entrera en vigueur à compter 1^er octobre 2021 et prendra fin au plus tard le 30 septembre 2022. A cette date, il cessera automatiquement de produire effet.

Article 15- Mise en œuvre de l’accord d’entreprise

Concilian présentera l’accord aux membres des Institutions Représentatives du Personnel portera à la connaissance des salariés des dispositions et sensibilisera l’ensemble des managers à ces enjeux.

Article 16 – Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article  D. 2231-7 du code du travail.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes deTourcoing.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Marcq en Baroeul en 4 exemplaires originaux, le 13 septembre 2021

Pour la société CONCILIAN Pour l’organisation syndicale CFDT

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