Accord d'entreprise "Accord Télétravail" chez OTSUKA PHARMACEUTICAL FRANCE SAS (Siège)

ACCORD TELETRAVAIL

La Société OTSUKA PHARMACEUTICAL France, situé au 1-15, Avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil – Malmaison Cedex,

D’une part,

Et

Les représentants des Organisations Syndicales ci-après régulièrement désignés :

• ………………….UNSA CPNVM,

• ………………… CFE CGC,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Selon l’article L1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Dans ce cadre et pour assurer la continuité du programme « Sérénité au travail » ayant pour objectifs principaux de contribuer à :

• la qualité de vie au travail/la sérénité au travail,

• un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée,

• une meilleure efficacité et productivité,

Otsuka Pharmaceutical France a initié au 1^er septembre 2016 un pilote permettant aux collaborateurs sédentaires d’expérimenter le télétravail, selon les règles suivantes :

• demande de télétravail par email auprès de son manager, copie le Département Ressources Humaines,

• formalisation du/des sujet(s) de travail de la journée,

• respect d’un maximum de 2 jours de télétravail par mois.

A l’issue d’une période d’expérimentation d’environ un an, les constats suivants ont pu être faits :

• les collaborateurs et les managers sont réellement satisfaits de ce nouveau mode d’organisation de travail  et témoignent d’une atmosphère propice à la concentration et donc à une meilleure productivité et efficacité,

• l’allègement du temps de trajet,

• les règles de fonctionnement du pilote sont parfaitement respectées et aucun abus n’est constaté : sur une période de 9 mois, le maximum de jours pris par collaborateur est de 14 jours sur un potentiel de 18 jours,

• les collaborateurs sont nombreux à demander des demi-journées de télétravail, afin d’associer des rendez-vous professionnels et/ou des contraintes familiales,

• la confiance et l’autonomie réciproques (collaborateurs-managers) ainsi que l’engagement sans faille des collaborateurs, ont contribué à la concertation et au plébiscite de ce nouveau mode d’organisation au sein d’Otsuka Pharmaceutical France,

• les demandes sont très dépendantes des métiers et du mode d’organisation propre des collaborateurs.

C’est pour toutes ces raisons qu’Otsuka Pharmaceutical France, avec le concours des représentants du personnel, ont souhaité formaliser le présent accord.

Il a ensuite été arrêté et convenu ce qui suit :

Article 1er – Objet

Conformément aux articles L1222-9, L1222-10 et L1222-11 du Code du travail et de l’ANI du 19/07/2015,

1. Le présent accord vise à :

Permettre aux collaborateurs d’Otsuka Pharmaceutical France de bénéficier du dispositif télétravail afin de contribuer au développement d'un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ;

Instaurer une forme innovante d'organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l'autonomie conférées dans l'exercice des missions professionnelles ;

Contribuer ainsi à l’objectif d’amélioration continue de la Qualité de Vie au Travail au sein d’Otsuka Pharmaceutical France.

2. Statut du télétravailleur :

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail ; le télétravail étant désigné comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

3. Principe de l’égalité de traitement :

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles
et l’accès à la formation.

Article 2 – Champ d’application

2.1. Collaborateurs éligibles

Sont concernés par les dispositions du présent accord les collaborateurs sous contrat de travail (CDI, CDD, Contrat en alternance : apprentissage ou professionnalisation) exerçant leur activité professionnelle au siège social d’Otsuka Pharmaceutical France, sus 1-15 avenue Edouard Belin, 92500 Rueil- Malmaison Cedex.

Les collaborateurs satisfaisant au premier critère ci-dessus et travaillant à temps partiel (congé parentaux) sont également éligibles aux dispositions du présent accord sous réserve que leur temps de travail soit supérieur ou égal à 80%. Dans ce cas, le temps de télétravail est proratisé. 

2.2. Collaborateurs non – éligibles

Les collaborateurs itinérants (Délégués Spécialistes Hospitaliers, Regional Access Managers, Médical Scientifique Liaison) couvrant notamment des territoires spécifiques en lien avec l’exécution de leur métier ne sont pas concernés par le présent accord.

Article 3 – Conditions de passage en Télétravail et conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

3.1. Principe de volontariat 

Le présent accord a pour vocation première de permettre aux collaborateurs visés à l’article 2.1. de bénéficier, de façon totalement libre et volontaire, de 0 à 2 jours de télétravail par mois.

Les collaborateurs d’Otsuka Pharmaceutical France jouissant d’une autonomie certaine et ayant pour habitude d’exercer dans un climat de confiance réciproque collaborateur-manager, sont libres d’exprimer ou pas leurs demandes en fonction des activités/projets dont ils ont la charge et de leur appréciation propre de la nécessité de leur présence au sein de leurs équipes et plus globalement au sein de l’entreprise.

Il est également admis que le manager propose à son collaborateur un ou plusieurs jours de télétravail. Ce dernier est alors libre d'accepter ou de refuser cette proposition. Le refus d'accepter une telle proposition n'est ni un motif de sanction, ni un motif de rupture du contrat de travail.

3.2. Formulation et examen de la demande 

La demande du collaborateur souhaitant bénéficier de jour(s) de télétravail est formalisée par écrit (courriel) auprès de son manager, copie le département des Ressources Humaines, au plus tard 48 heures avant la journée de télétravail.

Dans le cas où un collaborateur accepte la proposition de télétravail de son manager, c’est à lui, de formaliser cette dernière.

La demande doit préciser :

• La/les date (s) de télétravail

• Les objectifs de la/des journée (s) de télétravail clairement identifiés

Le manager qui accepte la demande formalise sa réponse par écrit auprès du collaborateur, copie le département des Ressources Humaines au plus tard 24 heures avant la journée de Télétravail.

Tout refus ou suggestion d’une autre date fera l’objet d’un écrit motivé de la part du manager.

Il est de la responsabilité du manager de veiller à assurer la continuité de l’activité au sein de son département. La nécessité de la présence physique d’un collaborateur au sein des locaux de l’entreprise peut être constitutive d’un refus légitime de télétravail de la part du manager.

Article 4 - Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Chaque collaborateur éligible aux dispositions du présent accord reste totalement libre d’adhérer ou pas au principe du Télétravail et de bénéficier de 0 à 2 jours par mois, que ce soit de façon régulière ou de façon occasionnelle.

Le simple fait de formuler une demande de un ou plusieurs jours de télétravail auprès de son manager, place automatiquement le collaborateur en qualité de bénéficiaire potentiel et justifie de l’acceptation des conditions de mise en œuvre du télétravail, telles que définies dans le présent accord et conformément à la législation en vigueur.

Article 5 – Organisation du Télétravail

5.1. Nombre de jours maximum

Les collaborateurs éligibles au présent accord peuvent bénéficier de 2 jours maximum de télétravail par mois.

Afin de concilier les déplacements professionnels et/ou des contraintes familiales, le télétravail sur une demi-journée est admis.

5.2. Modalité de contrôle du temps de travail ou de la régulation de la charge de travail

L’employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés au sein des locaux de l’entreprise. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de  télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l'entreprise.

Eu égard à l’autonomie des collaborateurs, il est adopté dans la situation Télétravail, le principe de management par objectif.

Le collaborateur en Télétravail dispose de l’autonomie nécessaire et gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions collectives et règles d’entreprise applicables.

Les collaborateurs en forfait jour sont soumis au respect des durées minimales de repos quotidiens (11h) et hebdomadaire (35h).

Les collaborateurs dont le temps de travail est décompté en heures (contrats en alternance) exerceront leur activité à domicile dans la limite de 7 heures  de travail effectif par jour dans le respect des plages horaires applicables dans l'entreprise.

5.3. Détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

L'employeur est tenu de respecter la vie privée du collaborateur. A cet effet, le collaborateur ne pourra pas être contacté à son domicile en dehors des plages horaires définies en concertation avec lui.

Par ailleurs, pendant son temps de travail, le collaborateur s'engage à consulter sa messagerie professionnelle régulièrement et à répondre aux sollicitations formulées par l'entreprise (par le biais du téléphone ou de la messagerie).

5.4. Entretien annuel

Un entretien annuel individuel portant sur les conditions d’activités des collaborateurs ayant bénéficié des dispositions du présent accord et leurs conditions de travail, sera intégré sur un temps dédié à l’entretien d’évaluation annuel.

5.5. Notification aux interlocuteurs internes

Les collaborateurs en télétravail pourront afficher leur statut de « Télétravailleur » en utilisant les fonctions de leur logiciel de messagerie instantanée.

Article 6 – Equipement de travail

Afin de faciliter et contribuer à la mise en place de conditions optimales de télétravail, Otsuka Pharmaceutical France fournit à ses collaborateurs l’équipement informatique suivant :

• Ordinateur portable avec chargeur

• Casque audio

• Souris (des tapis de souris peuvent être mis à disposition des collaborateurs sur simple demande du département Informatique)

Conformément aux procédures IT en vigueur au sein du Groupe Otsuka :

• Le télétravailleur est responsable de l'équipement informatique qui lui est confié ;

• En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol de tout type de matériel mis à disposition, le collaborateur prévient sans délai le département informatique ainsi que son responsable hiérarchique.

Article 7 – Commission de suivi

Une commission de suivi sera constituée. Elle sera composé de :

• un membre élu de la Délégation Unique du Personnel,

• un membre élu du Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail

• un manager

• un collaborateur

• du Directeur des Ressources Humaines ;

Cette commission sera chargée du suivi et de l’application des dispositions du présent accord.

Elle se réunira au minimum une fois par an afin d’évaluer les conditions de télétravail et les éventuels amendements pouvant être apportés.

La liste de ses membres sera affichée sur les panneaux d’affichage de l’entreprise.

Article 8 – Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. 

Article 9 – CNIL

Le Département des Ressources Humaines assure un suivi des jours de télétravail effectués par chaque collaborateur afin de vérifier le respect du nombre maximum de jours de télétravail autorisés par mois et d’effectuer des statistiques au niveau de l’entreprise. Les données peuvent être transmises au manager concerné. Elles sont conservées pendant une durée conforme aux exigences légales et réglementaires en vigueur. Le télétravail n’implique aucun traitement de données supplémentaire concernant l’activité des salariés.

Les salariés disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition pour motif légitime au traitement de leurs données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après leur décès, qu’ils peuvent exercer auprès du correspondant informatique et libertés: cil@otsuka.fr ou Immeuble « Atria » - 1-15 avenue Edouard Belin CS 40066 - 92566 Rueil-Malmaison Cedex.  

Article 10 – Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 

Il entre en vigueur à compter de sa signature.

Le présent accord peut être modifié à l’initiative de l’une des parties signataires par le biais de l’établissement d’un avenant.

Article 11 – Dépôt

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Nanterre, conformément aux articles D.2231-4 et suivants du Code du Travail ainsi qu’au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Fait en 4 exemplaires à Rueil-Malmaison, le 24 novembre 2017

Pour Otsuka Pharmaceutical France :

Pour les Organisations Syndicales :

UNSA CPNVM représentée par : La CFE-CGC représentée par :