Gan Patrimoine

Protocole d’Accord Préélectoral pour l’élection des membres

du Comité Social et Economique 2019

Sommaire

Article 1 : Contexte de mise en place du Comité Social et Economique 5

Article 2 : La détermination des collèges électoraux 5

Article 3 : La répartition du personnel dans les différents collèges 5

Article 4 : Le nombre de sièges à pourvoir et leurs répartitions 5

Article 5 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes 6

Article 6 : Les modalités d’organisation des élections du Comité Social et Economique 7

Article 6.1 : Le calendrier des élections 7

Article 6.2 : Les conditions d’électorat et d’éligibilité 7

Article 6.3 : Le dépôt des candidatures et profession de foi 8

Article 6.4 : Limitation du nombre de mandats successifs 9

Article 6.5 : Les listes électorales et affichage 10

Article 6.6 : Bureaux de vote 10

Article 7: Le mode de scrutin et l’attribution des sièges 11

Article 7.1 : Les modalités de vote 11

Article 7.2 : Le dépouillement des votes et la publication des résultats 11

Article 7.3 : Attribution des sièges 12

Article 7.4 : Publication des résultats 13

Article 7.5 : Prise d’effet des mandats 13

Article 8 : Moyens de contestation 13

Article 9 : Entrée en vigueur, dépôt et publicité 13

ANNEXE TECHNIQUE 15

Entre les soussignées :

La Société Gan Patrimoine

Société Anonyme d’intermédiation en assurance au capital de 8 220 690 euros, inscrite au R.C.S de Paris, sous le numéro 457 504 694, dont le siège social est situé au 150 rue d’Athènes 59777 EURALILLE, représentée par Romain TANGUY, agissant en qualité de Directeur Général.

D’une part,

ET

Les organisations syndicales de salariés :

D’autre part,

• La CFDT représentée par

• La CFE-CGC représentée par

• La CGT représentée par

Considérant :

• qu’une Unité Economique et Sociale en vue de la mise en place d'un comité central d'entreprise a été reconnue par décision du Tribunal d'instance de Paris 8ème arrondissement le 29 avril 2004, confirmée par un arrêt de la Cour de cassation du 20 avril 2005,

• que par l’accord cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 26 juillet 2018 conclu au niveau de l’UES, il a été procédé, d’une part, à la reconnaissance au sein de l’Unité économique et sociale des établissements distincts suivants : Groupama Assurances Mutuelles, Groupama Supports et Services, Groupama-Gan Vie, Gan Assurances, Gan Prévoyance et Gan Patrimoine et, d’autre part, a été convenu que les membres du Comité Social et Economique d’établissement sont élus pour une durée de quatre ans,,

• qu’en application de l’article 9 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, lorsque le protocole d’accord préélectoral n’est pas signé avant la parution des ordonnances et que le renouvellement des instances intervient entre le 01/01/2018 et le 31/12/2018, les mandats peuvent être réduits ou prorogés d’un an maximum pour mettre en place le Conseil social et économique,

• qu'à la suite de la procédure d'information consultation et de l'avis rendu par le Comité d'établissement de Gan Patrimoine du 21 décembre 2017, les mandats des membres du Comité d’établissement, du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail et des Délégués du Personnel ont été prorogés pour une durée d’un an, jusqu’au 3 avril 2019,

• que l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique au sein des établissements de l’UES a été conclu le 8 novembre 2018,

• que du fait de l’expiration de l’ensemble des mandats de représentants du personnel, des élections professionnelles doivent être organisées au mois de mars 2019 au sein de l’établissement, pour l’élection des membres du Comité Social et Economique de Gan Patrimoine,

Des élections professionnelles sont organisées sous forme électronique à Gan Patrimoine, concomitamment aux autres établissements composant l’U.E.S, pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, dans les conditions définies ci-après :

Article 1 : Contexte de mise en place du Comité Social et Economique

Conformément aux dispositions de l’article L.2311-2 du Code du Travail, le Comité Social et Economique est mis en place au terme des mandats des délégués du personnel et des membres élus du Comité d’Etablissement et du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. La mise en œuvre du processus d’élections professionnelles incombe à l’employeur. Dès lors, ces dernières s’organiseront, pour Gan Patrimoine, selon les modalités suivantes.

Article 2 : La détermination des collèges électoraux

Au regard de son effectif et de sa diversité de métiers, le personnel est réparti en trois collèges électoraux. Ainsi, le Comité Social et Economique de Gan Patrimoine regroupe le personnel salarié relevant des collèges :

• Non Cadres,

• Cadres,

• Inspecteurs.

Article 3 : La répartition du personnel dans les différents collèges

Les collèges électoraux sont constitués de la manière suivante :

• 1 collège « Non-cadres » comprenant les salariés des classes 1, 2, 3 et 4 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d' Assurance du 27 mai 1992.

• 1 collège «Cadres» comprenant les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d' Assurances du 27 mai 1992.

• 1 collège « Inspecteurs » comprenant les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale de l'Inspection d' Assurance du 27 juillet 1992.

Article 4 : Le nombre de sièges à pourvoir et leurs répartitions

Les parties conviennent que l’effectif électoral pris en compte est de 58,23 salariés, au 30 septembre 2018, répartis de la façon suivante :

Cadres : 28,56

Non cadres : 17,67

Inspecteurs : 12

Le nombre et la répartition de sièges entre les collèges sont répartis de la manière suivante :

Collèges	Nombre de sièges à pourvoir
Non Cadres	1
Cadres	2
Inspecteurs	1
Total	4

Il y aura autant de membres suppléants que de membres titulaires, répartis de la même manière.

Article 5 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L.2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale

.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

La répartition de femmes et d’hommes pour chaque collège s’établit ainsi :

Collèges	Proportion de femmes	Proportion d’hommes
Non cadres	66,05%	33,95%
Cadres	43,84%	56,16%
Inspecteurs	25%	75%

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

Collèges	Nombre de femmes	Nombre d’hommes	TOTAL
Non cadres			1
Cadres	1	1	2
Inspecteurs			1

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours de l’élection le cas échéant.

Cette répartition est donnée à titre indicatif et devra éventuellement être modifiée en application des règles légales décrites ci-dessus, si la proportion d'hommes et de femmes inscrits sur les listes électorales évolue au jour de la publication des listes électorales, soit le 11 février 2019. En cas de modification de la répartition, la Direction des Ressources Humaines informera les organisations syndicales dès le 11 février 2019.

Si en application de ces règles, la liste devait être modifiée, l'organisation syndicale en informera la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 15 février 2019.

Par ailleurs, lorsqu’un seul siège est à pourvoir, les règles de représentation équilibrée entre les femmes et les hommes ne sont pas applicables.

Article 6 : Les modalités d’organisation des élections du Comité Social et Economique

Article 6.1 : Le calendrier des élections

Opérations	1er tour	2ème tour
Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi	08/02/2019 (avant 12h00)	26/03/2019 (avant 16h00)
Publication de la note DRH d’information	11/02/2019
Publication et affichage des listes électorales	11/02/2019
Publication et affichage des candidatures	04/03/2019	27/03/2019
Envoi des codes de connexion pour le vote	08/03/2019
Elections	Du 18 mars à 9h30 au 21 mars 2019 à 17h00	Du 02 avril 2019 à 9h30 au 4 avril 2019 à 17h00

(*)en cas de génération d’un nouveau code

Article 6.2 : Les conditions d’électorat et d’éligibilité

Il est rappelé que les conditions ci-dessous s’analysent à la date du scrutin.

Electorat :

Dans chaque collège, sont électeurs les salariés, quelle que soit leur nationalité, âgés de 16 ans accomplis, ayant 3 mois au moins d'ancienneté dans le groupe et n'ayant pas fait l’objet de mesures mentionnées aux articles L5 et L6 du Code électoral.

Dans le cas du personnel sous contrat à durée déterminée, les salariés présents le jour du scrutin, doivent avoir travaillé au moins trois mois dans l'entreprise, cette durée résultant d'un ou plusieurs contrats successifs et sous réserve qu'il n'y ait pas eu d'interruption entre les contrats. La durée des contrats à durée déterminée est reprise dans les mêmes conditions pour les salariés, anciennement employés à durée déterminée et intégrés dans le personnel.

Dans le cas du personnel intérimaire embauché immédiatement après une mission, la durée des missions effectuées au cours des trois mois précédant l'embauche est prise en compte pour le calcul de l'ancienneté dans le groupe, ainsi que la durée totale de la mission éventuellement en cours au début de cette période de trois mois.

Le président du Comité Social et Economique et les cadres (au sens de l'article 3 du présent accord) amenés par délégation à présider le Comité Social et Economique ne peuvent figurer sur les listes électorales.

Eligibilité :

Sont éligibles, les électeurs tels que définis ci-dessus remplissant les conditions suivantes :

• avoir 18 ans accomplis,

• avoir 1 an au moins d'ancienneté, en continu ou non, dans le groupe à la date des élections,

• ne pas être l’employeur, ni son conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré.

Le cas du personnel mis à disposition :

Dès lors qu'ils en font expressément le choix, les salariés mis à disposition auprès de Gan Patrimoine par des entreprises extérieures, sont électeurs s'ils justifient d'une condition de présence continue de douze mois minimum à la date du 1er tour des élections, conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail.

Dès lors qu’ils en feront le choix, ces salariés seront inscrits sur les listes électorales dans l’un des collèges « Non cadres », « Cadres » ou « Inspecteurs » selon les informations transmises par les entreprises extérieures.

Les dispositions du présent accord leur seront alors applicables et notamment, le cas échéant, l’envoi des codes de connexion pour le vote.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

Article 6.3 : Le dépôt des candidatures et profession de foi

Les candidatures et professions de foi sont déposées contre récépissé daté auprès de la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine. Il est rappelé que chaque organisation syndicale peut déposer une profession de foi spécifique à chaque collège. Les candidatures, présentées par le mandataire de l'organisation syndicale, font l'objet d'un feuillet format A4.

Seules les organisations syndicales définies au premier et deuxième alinéa de l’article L.2314-5 du code du travail peuvent déposer des listes au 1er tour.

Dans chaque collège, ces listes ne peuvent comporter plus de candidats qu'il n'y a de sièges à pourvoir.

Les professions de foi prennent la forme d'une feuille unique de format A4 (non plié), imprimé recto ou recto/verso, en couleur ou en noir et blanc.

Les délégués de liste auront accès au service de reprographie de Lille. Les organisations syndicales adresseront un exemplaire de leurs professions de foi sous format électronique, au service reprographie de Lille, avec copie de la Direction des Ressources Humaines. Cet envoi fera l'objet d'un accusé de réception électronique.

Chaque candidat ou organisation syndicale est par conséquent responsable de la reproduction de sa propagande électorale.

Toutefois, la Direction des Ressources Humaines vérifiera qu'aucune erreur n'a été commise par le service reprographie.

Pour le 1er tour, le dépôt des candidatures et professions de foi est effectué auprès de la Direction des Ressources Humaines (150 Rue d'Athènes - 59777 EURALILLE) au plus tard le 8 février 2019 avant 12h. Un envoi sous forme électronique sera considéré comme valide et fera l’objet d’un AR électronique.

En cas de deuxième tour le dépôt des candidatures et professions de foi est effectué au plus tard le 26 mars 2019 avant 16h.

A cette occasion, des listes autres que celles présentées par des organisations syndicales peuvent être déposées.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les professions de foi seront publiées sur l’intranet de l’entreprise par ordre alphabétique jusqu’à la proclamation des résultats et mises en ligne également selon un ordre aléatoire sur le site internet dédié au vote électronique tout au long des opérations de vote.

Il est par ailleurs rappelé l’interdiction d’utiliser des listes de diffusion de la messagerie électronique de l’entreprise à des fins syndicales.

Article 6.4 : Limitation du nombre de mandats successifs

Il est précisé que l’article L2314-33 du code du travail prévoit la limitation à 3 mandats successifs pour un même représentant au Comité Social et Economique.

Article 6.5 : Les listes électorales et affichage

Les listes électorales sont vérifiées et mises à jour par la Direction des Ressources Humaines avant affichage. Les listes contiennent, à l'exclusion de toute autre mention : le nom, prénom, âge, ancienneté, matricule, direction d'appartenance.

Les listes électorales peuvent être remises à chaque organisation syndicale présentant des listes de candidats au 1^er tour du scrutin qui en fera la demande, contre remise d’un récépissé daté et signé.

Les réclamations relatives à ces listes doivent être formulées par écrit auprès de la Direction des Ressources Humaines au moins dix jours avant la date d’ouverture du scrutin.

Ces mêmes listes sont valables en cas de 2^ème tour de scrutin.

Conformément au calendrier défini à l’article 1 du présent chapitre, les listes électorales sont affichées le 11 février 2019. De même, les listes de candidats et les professions de foi sont affichées le 4 mars 2019 pour le 1^er tour et le 27 mars 2019 en cas de 2^ème tour.

Les listes d’électeurs pourront être consultées à Lille dans le hall de l’immeuble Gan Patrimoine au rez-de-chaussée.

Les professions de foi et les listes de candidats pourront être consultées à Lille dans le hall de l’immeuble Gan Patrimoine au rez-de-chaussée, à Nanterre au 8^ème étage sur le panneau d’affichage prévu à cet effet, sur le site de Lyon, dans la délégation régionale de Nantes ainsi qu’au pôle Île-de-France.

Article 6.6 : Bureaux de vote

Les bureaux de vote sont composés par principe de trois électeurs (un président et deux assesseurs) ou à défaut de deux électeurs appartenant au collège intéressé, pour chaque collège. La présidence appartient, par principe, au plus âgé.

La liste des personnes constituant les bureaux de vote est communiquée aux organisations syndicales 48 heures avant l’ouverture du scrutin.

Ne peuvent participer aux opérations électorales que les salariés appartenant au collège électoral intéressé.

Les candidats peuvent assister au scrutin mais ne peuvent participer aux opérations électorales les concernant.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions.

Le bureau de vote proclame la clôture du scrutin, active conjointement les clés de déchiffrement afin de permettre le dépouillement des votes par voie électronique, signe le procès-verbal et proclame le résultat.

Article 7: Le mode de scrutin et l’attribution des sièges

Article 7.1 : Les modalités de vote

En application des dispositions de l’accord UES en date du 8 novembre 2018, l’élection a lieu par vote électronique.

Une annexe au protocole comporte la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le prestataire assurera la mise en place du vote électronique au sein de Gan Patrimoine.

Chaque électeur recevra avant le 1er tour, soit le 8 mars 2019, les moyens d’authentification lui permettant de voter en toute confidentialité sur le site sécurisé mis en place par le prestataire, lesquels moyens resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un 2nd tour devrait être organisé.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité du vote. Toute personne non reconnue se verra refuser l’accès au serveur de vote.

Dès réception du vote, chaque saisie des moyens d’authentification vaut signature de la liste d’émargement.

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacun des collèges.

Le scrutin est de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, ni vote préférentiel.

Les électeurs peuvent en conséquence rayer des noms de candidats figurant sur la liste choisie par eux, mais ne peuvent pas remplacer un nom par celui d'un candidat appartenant à une liste concurrente, ni intervertir les noms sur une même liste.

La validation rend définitif le vote et empêche toute modification.

Au regard de son effectif et de la structure de ses locaux, les parties conviennent que Gan Patrimoine ne disposera pas de postes informatiques spécifiques.

Article 7.2 : Le dépouillement des votes et la publication des résultats

Il est rappelé que le dépouillement est effectué sous la responsabilité des membres des bureaux de vote selon les modalités définies dans l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique au sein des établissements de l’UES du 8 novembre 2018.

Le dépouillement sera effectué à la clôture du scrutin.

Les procès-verbaux des élections sont établis par collège électoral, en trois exemplaires (trois pour les élections des membres titulaires et trois pour celles des membres suppléants).

Ils précisent :

• le nombre d'électeurs inscrits,

• le nombre de votants,

• le nombre de bulletins blancs,

• le nombre de bulletins valables recueillis dans l'urne pour chaque liste,

• le nombre de voix obtenues par les candidats,

• le nombre de voix recueillies par chaque liste (total des voix recueillies par chaque candidat divisé par le nombre de candidats),

• le nombre de ratures effectuées pour chaque liste,

• le nom des candidats élus.

Ils comportent la signature de chacun des membres du bureau.

Les exemplaires, auxquels est annexée la liste d'émargement, sont transmis à la Direction des Ressources Humaines pour publication des résultats.

Au premier tour, pour les élections des membres du Comité Social et Economique, le procès-verbal de l’élection doit être rempli jusqu’à la colonne : « moyenne des voix obtenues par chaque liste », même en l’absence de quorum.

Dans un délai de 15 jours sont remis deux exemplaires de chaque procès-verbal à l'Inspection du Travail, en application de l'article R.2314-22 du code du travail. Dans le même délai, en application de l’article D.2122-7 du code du travail, est remis un exemplaire de chaque procès-verbal au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du travail en vue de centraliser les résultats des élections professionnelles et de mesurer l'audience des organisations syndicales.

Une copie de chaque PV est remise aux organisations syndicales ayant présenté des candidats et/ou signataires du présent accord préélectoral.

Article 7.3 : Attribution des sièges

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueilli par cette liste contient de fois le quotient électoral.

Le nombre de voix recueilli par une liste résulte de la division du nombre total de voix obtenues par chaque candidat de la liste, déduction faite des ratures, par le nombre de ces candidats, que ce nombre soit ou non égal à celui des sièges à pourvoir.

Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Le nombre de suffrages valablement exprimés est égal au nombre total de bulletins valables recueillis (à l'exclusion des bulletins blancs), quel que soit le nombre de candidats figurant sur ces bulletins et les modifications (ratures) qui leur ont été apportées par les électeurs.

Au cas où il n'aurait pu être pourvu à aucun siège ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, la plus forte moyenne est obtenue en divisant le nombre de voix obtenues par chaque liste par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues.

Le premier siège restant à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes obtiennent la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix.

Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus.

Les ratures sont prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix obtenues par chaque liste. Elles ne sont prises en compte pour modifier l'ordre de présentation d'une liste en vue de l'attribution des sièges que si leur nombre est égal ou supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Article 7.4 : Publication des résultats

Les résultats sont publiés par note de la Direction des Ressources Humaines dès le lendemain de leur proclamation par les bureaux de vote.

Article 7.5 : Prise d’effet des mandats

Les mandats prendront effet, pour une durée de quatre ans, à compter du jour de la proclamation des résultats du second tour des élections professionnelles, soit le 4 avril 2019.

Article 8 : Moyens de contestation

Toute contestation relative à la régularité du déroulement des opérations électorales relève de la compétence du tribunal d’instance qui statue en cette matière en premier et dernier ressort, en vertu des articles L2314-32 et 2314-23 du code du travail.

Conformément aux dispositions des articles R.2316-10 et R.2314-24 du code du travail, lorsque la contestation porte sur l'électorat, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale ; lorsque la contestation porte sur la régularité de l'élection, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les quinze jours suivant l'élection.

La réclamation se fait par simple déclaration au greffe. La décision du Tribunal d’instance est en dernier ressort, mais elle peut être déférée à la Cour de Cassation.

Article 9 : Entrée en vigueur, dépôt et publicité

Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature, sous réserve de sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Il est conclu pour les élections des membres du Comité Social et Economique de 2019.

Le présent accord sera notifié par la Direction aux organisations syndicales ayant participé à sa négociation.

Puis conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 du code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du Travail et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe de Lille.

Le présent accord sera également mis en ligne sur le site intranet de Gan Patrimoine.

Fait à Lille, le 2018

ANNEXE TECHNIQUE

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

du Comité Social et Economique de Gan Patrimoine

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles des représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique (CSE).

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire transmet à la DRH de Groupama Assurances Mutuelles (Relations sociales Groupe) et à la DRH Gan Patrimoine un contrat d’application ainsi que le rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique correspondant à la Solution utilisée pour chaque Vote.

Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidats en présence (pour les élections).

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » (pour les élections)

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie (pour les élections)

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés (pour les élections)

• la présentation de la question posée (pour la validation d’un accord collectif minoritaire et le vote en instance lors de réunions en visioconférence)

• le choix par l’électeur d’une réponse possible, ou bien le choix de voter « blanc » (pour un accord collectif minoritaire ou le vote en instance lors de réunions en visioconférence)

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

  2. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Gan Patrimoine.

Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  3. Procédure de clôture d’un Vote

La clôture du Vote est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Gan Patrimoine.

Étapes

La procédure de clôture du Vote comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

La clôture d’un Vote est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Société.

4. Dépouillement des urnes électroniques

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  5. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL (V3 niveau 128 minimum).

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

6. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Un représentant désigné par organisation syndicale et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation.

7. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

8. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   9. Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par le Bénéficiaire. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par le Bénéficiaire, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par le Bénéficiaire et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (périmètre de représentation de proximité),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre le Bénéficiaire et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre le vote.

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès (code identifiant + code secret) au vote électronique, dans des conditions permettant de garantir que seul l’électeur concerné aura accès à son code d’accès.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, en s’assurant de mesures de vérification d’identité.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par le Bénéficiaire, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit au Bénéficiaire, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Gan Patrimoine ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Gan Patrimoine, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

10. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  11. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• l’inscription au registre des traitements de l’entreprise (DPO) conformément à l’article 30 du RGPD

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à Gan Patrimoine sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection/du vote.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Gan Patrimoine les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf, ainsi que les tableaux de représentativité calculée d’une part à l’issue des opérations électorales, d’autre part, recalculée sur la base des seules organisations représentatives (représentativité pour la signature d’accord collectif).

12. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Analyse d’impact (article 35 RGPD)

Dans l’hypothèse où les dispositifs de Vote seraient soumis à l’obligation de produire une analyse d’impact relative à la protection des données (notamment en fonction des listes émises soit par la CNIL soit au niveau européen), le prestataire fournira à Gan Patrimoine une analyse correspondant à la Solution utilisée.