Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral des représentants des salariés au Conseil d'Administration de Gan Patrimoine 2022" chez GAN PATRIMOINE (Siège)

GAN PATRIMOINE

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Protocole d’accord préélectoral pour l’élection

des représentants des salariés au Conseil d’Administration

de Gan Patrimoine 2022

SOMMAIRE

article 1 : électorat - 4 -

article 2 : organisation du scrutin - 4 -

article 3 : Collèges électoraux - 4 -

article 4 : listes électorales - 5 -

article 5 : dépôt des candidatures et professions de foi - 5 -

article 6 : nombre de sièges à pourvoir et répartition par collège - 6 -

article 7 : modalités du scrutin - 6 -

article 8 : affichage - 7 -

article 9 : campagne électorale - 7 -

article 10 : déroulement du vote - 7 -

article 11 : résultats du vote - 8 -

article 12 : contestations - 8 -

article 13 : Entrée en vigueur, dépôt et publicité - 8 -

Entre les parties soussignées :

Gan Patrimoine, Société Anonyme d'intermédiation en assurance au capital de 2 364 120 euros, inscrite au R.C.S. de Lille, sous le numéro 457 504 694, dont le siège social est situé au 150 rue d’Athènes, 59777 Euralille, représentée par XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes :

• la CFDT, représentée par : M XXX Délégué syndical,

• la CFE-CGC, représentée par : M XXXX Délégué syndical,

D’autre part.

Il est exposé et convenu ce qui suit :

article 1 : électorat

Il est rappelé que les conditions ci-dessous s’analysent à la date du dernier jour du scrutin (24 mars 2022).

• Dans chaque collège, sont électeurs les salariés, quelle que soit leur nationalité, âgés de 16 ans accomplis, ayant 3 mois au moins d'ancienneté dans le groupe à la date du premier tour des élections (24 mars 2022) et n'ayant encouru aucune des condamnations prévues à l’article L6 du Code électoral.

• Dans le cas du personnel sous contrat à durée déterminée, les salariés présents le jour du scrutin, doivent avoir travaillé au moins trois mois dans l'entreprise, cette durée résultant d'un ou plusieurs contrats successifs et sous réserve qu'il n'y ait pas eu d'interruption entre les contrats. La durée des contrats à durée déterminée est reprise dans les mêmes conditions pour les salariés, anciennement employés à durée déterminée et intégrés dans le personnel.

• Dans le cas du personnel intérimaire embauché immédiatement après une mission, la durée des missions effectuées au cours des trois mois précédant l'embauche est prise en compte pour le calcul de l'ancienneté dans le groupe, ainsi que la durée totale de la mission éventuellement en cours au début de cette période de trois mois.

article 2 : organisation du scrutin

• 1er tour de scrutin (collège Non Cadres et collège Cadres/Inspecteurs)

Le premier tour de scrutin est prévu selon le calendrier suivant :

Publication de la note DRH d’information sur les modalités pratiques d’organisation des élections	Mardi 8 février 2022
Publication et affichage des listes électorales	Mercredi 16 février 2022
Limite de dépôt des candidatures et profession de foi	Mercredi 23 février 2022 avant 17H
Publication et affichage des candidatures et des professions de foi	Mercredi 9 mars 2022
Envoi des codes de connexion pour le vote	Lundi 14 mars 2022
Election 1er tour	Du mardi 22 mars à 9h30 au jeudi 24 mars 2022 à 14h

Si un second tour de scrutin était nécessaire pour le Collège Cadres/Inspecteurs, il aurait lieu selon le calendrier suivant :

• Eventuel 2nd tour de scrutin (collège Cadres et Inspecteurs uniquement)

Limite de dépôt des candidatures et profession de foi	Mercredi 30 mars 2022 avant 14H
Publication et affichage des candidatures et des professions de foi	Mercredi 13 avril 2022
Election 2nd tour	Du mardi 26 avril à 9h30 au jeudi 28 avril 2022 à 14h

article 3 : Collèges électoraux

La répartition des salariés par collège s’opère de la manière suivante :

Il est institué 2 collèges distincts :

• 1 collège « Non cadres » comprenant les salariés des classes 1, 2, 3 et 4 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992.

• 1 collège « Cadres / Inspecteurs » comprenant :

  • les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992,

  • les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale de l’Inspection d’Assurance du 27 juillet 1992.

article 4 : listes électorales

Les listes électorales seront établies par collège et selon l’ordre alphabétique.

Les listes électorales seront remises sous format papier à chaque organisation syndicale représentative qui en fera la demande, contre remise d’un récépissé daté et signé.

Elles comportent les mentions suivantes : nom, prénom, âge et ancienneté.

Ces listes sont utilisées lors du premier tour de scrutin et le cas échéant lors du second tour.

Les réclamations éventuelles pourront être présentées auprès de la Direction des Ressources Humaines dans les 5 jours qui suivent l’affichage des listes.

article 5 : dépôt des candidatures et professions de foi

En référence à l’article L.225-28 du code de commerce et conformément aux dispositions prévues dans les statuts de la société Gan Patrimoine, peuvent se porter candidats les salariés de Gan Patrimoine, dont le contrat de travail est antérieur de 2 années au moins à la date de leur élection.

Il est précisé que, pour l’appréciation de cette condition d’ancienneté, est prise en compte l’ancienneté dans le Groupe.

Les candidats doivent appartenir au collège dont ils sollicitent le suffrage (Cadres/Inspecteurs, Non-Cadres).

Chaque organisation syndicale représentative au sein de Gan Patrimoine, peut présenter auprès de la Direction des Ressources Humaines, 1 candidat (et 1 remplaçant) pour le collège Cadres/Inspecteurs et 2 candidats (et 2 remplaçants) pour le collège Non-Cadres.

Le mandat d’administrateur titulaire élu par les salariés étant incompatible avec tout mandat de Délégué Syndical, de membre du Comité Social et Economique d’Etablissement, le candidat qui, lors de son élection sera titulaire d’un ou plusieurs de ces mandats, devra s’en démettre dans les huit jours ; à défaut il sera réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur élu par les salariés au Conseil d’Administration.

Les candidatures « libres » (à savoir, autres que celles présentées par une organisation syndicale représentative) doivent être accompagnées d’un document comportant les noms et signatures d’un vingtième au moins des électeurs de Gan Patrimoine appartenant au collège du salarié candidat. Dans ce cadre, chaque salarié ne peut présenter qu’un seul candidat ; en conséquence, les signatures données par un même salarié à plus d’un candidat ne pourront être prises en compte pour aucun des candidats.

Pour l’élection des deux administrateurs du collège Non cadres, chaque liste de candidats doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe tant pour le candidat que pour le remplaçant.

Pour l’élection de l’administrateur salarié cadre ou inspecteur, élu au scrutin majoritaire à deux tours, le candidat et le remplaçant sont de sexe différent.

Les candidatures et professions de foi ainsi que, le cas échéant, le document de présentation de candidatures « libres », accompagnées des professions de foi, sont déposés par mail et sous format papier par le candidat ou le mandataire de l’organisation syndicale, contre récépissé daté auprès de la Direction des Ressources Humaines, 6^ème étage – 150, rue d’Athènes - LILLE.

La réception des candidatures accompagnées des professions de foi devra être effectuée au moins 4 semaines avant la date de l’élection, soit le mercredi 23 février 2022, avant 17 heures pour le premier tour.

Toute liste parvenue après cette date sera écartée. Toute liste parvenue dans les délais mais comportant des irrégularités, sera écartée en cas de demande des organisations syndicales ou des candidats.

Les candidatures font l’objet d’un feuillet format A4.

Les professions de foi prennent la forme d’une feuille unique de format A4, imprimé recto ou recto/verso, en couleur ou en noir et blanc (non plié). Par ailleurs, une copie sous format électronique sera également transmise à la DRH sous format PDF compressé (2MO maximum) dans les mêmes délais.

Les candidatures et les professions de foi seront publiées par ordre alphabétique sur l’intranet de Gan Patrimoine, dans un espace dédié, jusqu’à la proclamation des résultats et mises en ligne également par ordre alphabétique sur le site internet dédié au vote électronique tout au long des opérations de vote.

article 6 : nombre de sièges à pourvoir et répartition par collège

COLLEGE	NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Non Cadres	2
Cadres et Inspecteurs	1
Total	3

article 7 : modalités du scrutin

Les salariés voteront de manière électronique par le biais d’un vote par internet, selon les modalités prévues par l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au sein des établissements de l’UES signé le 8 novembre 2018.

Concernant le collège cadre, toute rature de l’un ou de l’autre nom entraîne la nullité du bulletin.

Concernant le collège non-cadres, les ratures sont autorisées et prises en compte si leur nombre atteint au moins 10% des suffrages exprimés.

Le vote s’effectuera dans le cadre de l’application des dispositions de l’accord susvisé.

En application de l’accord UES relatif au vote électronique du 8 novembre 2018, la société VOXALY assurera la fourniture du système de vote par internet.

La description du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales est précisée en annexe. 

Dans le collège Non-Cadres, l’élection a lieu au scrutin de liste à la représentation proportionnelle au plus fort reste et sans panachage.

Dans le collège Cadres / Inspecteurs, l’élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu au 1^er tour la majorité absolue des suffrages exprimés, au 2^nd tour, la majorité relative.

En cas d’égalité des voix, les candidats dont le contrat de travail est le plus ancien sont déclarés élus.

Il est précisé que, pour l’appréciation de cette condition d’ancienneté, est prise en compte l’ancienneté dans le Groupe.

Dans l’hypothèse où les candidats n’auraient pas pu être départagés en application de la règle d’ancienneté susvisée, le siège serait attribué au plus âgé des candidats susceptibles d'être élus.

article 8 : affichage

La liste des salariés appelés à voter sera affichée sur le site de Lille le mercredi 16 février 2022.

Les listes des candidats et professions de foi syndicales seront affichées dans les sites concernés et sur l’intranet de Gan Patrimoine le mercredi 9 mars 2022.

Chaque organisation syndicale représentative ayant présenté des candidats pourra disposer, 4 jours avant le début des opérations de vote, d’un panneau d’affichage électoral localisé aux endroits mentionnés ci-après :

• Lille : dans le hall d’entrée,

• Nanterre Campus : dans le hall d’entrée de WP3,

• Lyon : dans le hall d’accueil ou dans un lieu de circulation

• Nantes : dans le hall d’accueil ou dans un lieu de circulation

article 9 : campagne électorale

Dans chaque site une réunion d’information du personnel pourra être organisée, sur demande d’une organisation syndicale représentative ou d’un candidat.

Cette demande devra être déposée 5 jours francs à l’avance. Chaque liste disposera sur chaque site de 30 minutes pour l’ensemble de l’élection.

Cette réunion devra se tenir soit de 11h à 12h, soit de 14h à 15 h à 11 h, conformément aux dispositions de l’article 12 de l’accord du 21 septembre 2018 portant sur l’exercice du droit syndical et le fonctionnement des instances représentatives du personnel de Gan Patrimoine.

Chaque organisation syndicale représentative disposera d’une enveloppe globale de frais de déplacement de 500€ maximum sur présentation des justificatifs.

En outre chaque organisation syndicale représentative bénéficiera d’un crédit d’heure de 40 heures de délégation pour l’ensemble de la campagne, à répartir entre les deux collèges.

Une rubrique dédiée aux présentes élections sera mise en place sur l’intranet de Gan Patrimoine et comportera notamment la note d’information, les tracts syndicaux, etc…

Il est par ailleurs rappelé l’interdiction d’utiliser les outils professionnels mis à disposition par l’entreprise ou tout autre moyen de diffusion non autorisé par l’entreprise à des fins syndicales.

La campagne électorale prend fin la veille de l’ouverture du scrutin (1er tour et 2ème tour) soit le lundi 21 mars à 24h00 (minuit) et le Lundi 25 avril à 24h00 (minuit) conformément à l’article 49 du code électoral.

article 10 : déroulement du vote

Article 10.1 : Composition des bureaux de vote

Les bureaux de vote sont composés en principe de trois membres électeurs (un président et deux assesseurs) appartenant au collège intéressé. La présidence appartient, par principe, au plus âgé.

La liste des personnes constituant les bureaux de vote est communiquée aux organisations syndicales 2 jours ouvrés avant le début des opérations de vote.

Chaque organisation syndicale représentative présentant au moins un candidat et/ou chaque candidat libre sera autorisée à déléguer un représentant choisi parmi les électeurs du collège, dans chaque bureau de vote, pour contrôler toutes les opérations et éventuellement formuler toutes observations.

Chaque désignation sera portée à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines par tout moyen écrit, par un délégué syndical titulaire et/ou par le candidat libre.

Chaque bureau de vote est seul et pleinement responsable de l’ensemble du déroulement du scrutin (dépouillement, attribution des sièges, établissement du procès-verbal et proclamation des résultats).

Article 10.2 : Dépouillement des votes

Il est rappelé que le dépouillement est effectué sous la responsabilité des membres des bureaux de vote selon les modalités définies dans l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au sein des établissements de l’UES signé le 8 novembre 2018.

Le dépouillement sera effectué à la clôture du scrutin.

Article 10.3 : Modalités de vote

Il est rappelé, conformément aux dispositions de l'article 2.2 de l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au sein des établissements de l’UES signé le 8 novembre 2018, que les électeurs auront la possibilité de voter pendant leur temps de travail depuis leur poste de travail.

Article 10.4 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences tirées des articles R.2314-10 et R.2324-6 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, les listes d'émargement ne pourront pas être visualisées durant toute la durée du scrutin.

article 11 : résultats du vote

Les résultats sont publiés par note de la Direction des Ressources Humaines dès le lendemain de leur proclamation par les bureaux de vote.

Les mandats prendront effet lors de la première réunion du Conseil d’Administration tenue après l’assemblée générale ordinaire qui statue sur les comptes sociaux de l’exercice écoulé, soit le 1^er juin 2022.

Conformément aux dispositions légales la durée des mandats est de 6 ans.

article 12 : contestations

Les contestations relatives au droit électoral et à la régularité des opérations de vote relève de la compétence du Tribunal Judiciaire. Il statue en urgence.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-24 du code du travail, lorsque la contestation porte sur l'électorat, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale, lorsque la contestation porte sur la régularité de l'élection, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats de l’élection.

La réclamation se fait par simple déclaration au greffe. La décision du Tribunal Judiciaire est en dernier ressort, mais elle peut être déférée à la Cour de Cassation.

article 13 : Entrée en vigueur, durée, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour l’élection des membres des représentants des salariés au Conseil d’Administration 2022.

En application de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié, après sa signature par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Puis, conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, il est déposé par les soins de la Direction, en deux exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités compétente et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes compétent.

Chacune des organisations syndicales signataires en recevra un exemplaire.

Les organisations syndicales seront tenues informées par la Direction des Ressources Humaines de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables concernant les traitements mis en œuvre dans le cadre de l’application du présent protocole d’accord préélectoral auprès du Correspondant Informatique et Libertés.

Le présent accord est également mis en ligne sur le site intranet de Gan Patrimoine.

Fait à Lille, le 6 décembre 2021

Pour Gan Patrimoine

Pour la CFDT, XXXXXXXXXXXXX

Pour la CFE-CGC, XXXXXXXXXXXXX

GAN PATRIMOINE

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Annexe :

Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales

      1. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à Gan Patrimoine les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidats en présence pour les élections

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » (pour les élections)

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Gan Patrimoine.

8. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Gan Patrimoine.

9. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles légales, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et les représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Un représentant désigné par organisation syndicale représentative et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par Gan Patrimoine. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Gan Patrimoine, par site et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Gan Patrimoine et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur,

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Gan Patrimoine et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

17. Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par Gan Patrimoine, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Gan Patrimoine, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Gan Patrimoine ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (Représentants des salariés au Conseil d’Administration ; le cas échéant : candidats ou remplaçants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  20. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Gan Patrimoine un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

21. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Gan Patrimoine, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    22. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

23. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  24. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à Gan Patrimoine sur support numérique à l’issue de l’élection.

25. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

26. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Gan Patrimoine les procès-verbaux pré-remplis au format .pdf.

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    27. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

28. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

29. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Fait à Lille, le

Pour Gan Patrimoine

Pour la CFDT, XXXXXXXXXXXXX

Pour la CFE-CGC, XXXXXXXXXXXXX