Accord télétravail

Entre les soussignés :

La société Bayard Service, dont le siège social sis : Parc d'activité du Moulin à WAMBRECHIES

{59 874}, représentée par M XXXX, Directeur General,

d'une part

Et

les Organisations Syndicales,

• FO, représentée par M XXXX,

• CFTC, représentée par M XXXX,

• CSN, représentée par M XXXX.

d’autre part :

PREAMBULE

Ces deux dernières années la crise du Covid 19 a profondément modifié les organisations et les méthodes de travail dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du monde du travail.

Durant cette période, la société Bayard Service a été contrainte de mettre en place le travail à distance afin de lutter efficacement contre la pandémie.

Face à cette expérience, la Société et le Comité Social et Economique ont décidé de diligenter une commission Télétravail ayant pour objectif de recueillir les avis et les envies des salariés sur le télétravail.

L’enquête réalisée par cette commission a montré un fort engouement des salariés pour une mise en place du télétravail au sein de l’entreprise.

Face à ce constat la direction et les partenaires sociaux ont décidé de négocier un accord garantissant une organisation souple permettant un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale tout en travaillant les procédures de fonctionnement et d’organisation nécessaires à la pérennisation de la Société.

ARTICLE 1 : Définition et principes

1. Définition et champ d’application

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté jusqu’alors dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié à l’extérieur de l’entreprise de façon volontaire et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

A la date de signature de l’accord, aucun métier n’est incompatible au télétravail, cet accord s’applique donc à l’ensemble du personnel de Bayard Service hors salariés VRP.

2. Les principes

Sur la base du volontariat, cet accord se caractérise par un système de libre pose de jours de télétravail de 4 jours maximum par semaine selon des périodes pré définies dans l’année.

Le fonctionnement se base sur 4 périodes :

• 1ère période : Juillet, août, septembre

• 2e période : Octobre, Novembre, décembre

• 3e période : Janvier, février, mars

• 4e période : Avril, mai, juin

Pour chacune des périodes, il est possible de prendre entre 9 jours et 40 jours de télétravail soit un total de 36 à 160 jours sur une année.

Chaque salarié devra être présent sur son site de rattachement (indiqué sur la fiche de paie) au minimum un jour par semaine et cela quel que soit le temps de travail du salarié. Cette règle reste valable en cas de prise de Congés payés, de jours RTT, de récupération d’heures, en dehors de la prise de semaine complète.

Pour un suivi nécessaire des jours de télétravail dans l’organisation des services, ceux-ci doivent être indiqués sur l’application de suivi des jours travaillés FIGGO, au minimum 15 jours ouvrés avant le début de la période et cela, pour la totalité de la période. Le N+1 veillera à la bonne conformité de la pose.

Au cours de la période, Il sera toutefois possible de modifier les jours de télétravail fixés en respectant un délai de 7 jours ouvrés.

Les journées de télétravail doivent être complètes. Il est impossible de prendre des demi- journées de télétravail hormis 6 demi-journées accolées à la prise d’un demi RTT.

Les reports des jours d’une période à une autre sont interdits. Les jours de télétravail non consommés sur une période sont perdus pour la période suivante.

Il sera possible en période haute de faire des semaines de 5 jours en télétravail. Les périodes hautes seront déterminées avant le début de la période par les responsables. Cette possibilité ne remet pas en cause le principe de 40 jours maximum par période.

Cet accord s’inscrit dans le respect du droit à la déconnexion. Le respect de ce droit implique le maintien strict des plages horaires obligatoires de travail fixées par l’accord en vigueur signé le 31 mai 2006, régissant le temps de travail au sein de la société Bayard Service. Le temps de travail pendant le télétravail reste le même qu’en présentiel avec les plages horaires fixes et modulaires actuellement utilisées

Pour mémoire, Les plages fixes obligatoires sont les suivantes :

• De 9h30 à 12h et de 14h à 16h30 sauf le vendredi de 14à16h

Les plages modulaires sont fixées de la façon suivante :

• De 8h à 9h30, de 12h à 14h et de 16h30 à 20h sauf le vendredi de 16h à 19h30

Cet accord ne modifie en aucun cas l’accord précédemment cité, notamment en matière de nombre d’heures travaillées qui reste fixé à 39h hebdomadaire base temps plein (8h par jour du lundi au jeudi et 7h le vendredi)

3. Cas spécifiques

L’accord prévoit la possibilité d’un télétravail à 100% en cas de situation de handicap, d’une situation de proche aidant, ou en cas d’état de grossesse sur demande auprès du service Ressources Humaines.

L’accord prévoit la possibilité de déroger à l’ensemble des principes énoncés dans cet accord pour une mise en place simplifiée du télétravail en cas de force majeure (pandémie, toute situation exceptionnelle empêchant ou limitant les déplacements des salariés …)

ARTICLE 2 : Conditions d’éligibilité

1. Le principe mutuel de volontariat, d’engagement et de confiance

La mise en place du télétravail repose sur un principe fondamental de volontariat. Cela implique que les salariés sont libres d’adhérer ou non à l’accord sur le télétravail.

Le télétravail ne pourra donc être rendu obligatoire et ne pourra pas être considéré comme un motif valable de rupture du contrat de travail en cas de refus du salarié d’adhérer à l’accord.

Dans le cas d’une adhésion du salarié, il est rappelé au travers de cet accord un autre principe fondamental qui est celui de la confiance mutuelle entre le responsable et le salarié en télétravail et deux aptitudes fondamentales qui sont la responsabilité et l’autonomie.

2. Les prérequis

Pour être éligible au télétravail, les prérequis ci-dessous sont indispensables et cumulatifs :

• Etre en intérim, CDD ou en CDI ayant validé sa période d’essai. De par la nature de leurs contrats, les alternants et les stagiaires sont exclus de l’accord.

• Avoir des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles en adéquation avec le télétravail telles que l’organisation, la gestion du temps de travail et la bonne maitrise des outils informatiques.

• Répondre à des exigences techniques minimales.

  • Une connexion internet sur le lieu de télétravail suffisante à la bonne exécution du travail (cf : article 4.3 de cet accord).

  • Avoir sur son lieu de télétravail un espace dédié au télétravail et propice à la concentration.

3. Le refus

L’accord prévoit la possibilité pour le service Ressources Humaines de refuser le télétravail à certains salariés. Ce refus sera motivé par le service des Ressources Humaines au cours d’un entretien en présence du responsable et du salarié et devra répondre à un critère objectif (prérequis non respecté).

Le salarié pourra solliciter la présence d’un élu ou éventuellement une personne de son choix à l’intérieur de l’entreprise. Cet entretien aura pour objectif d’échanger sur les motivations du refus.

ARTICLE 3 : La mise en place du télétravail

1. Candidature

Chaque salarié souhaitant bénéficier du télétravail doit obligatoirement en faire la demande par mail auprès de son responsable et du service Ressources Humaines.

La réponse se fera sous un délai d’un mois :

• En cas de refus, il sera motivé

• En cas de validation, la mise en place effective sera conditionnée à la signature d’un avenant au contrat de travail fixant les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Pour les salariés embauchés postérieurement à la signature de l’accord, la validation du passage en télétravail ne sera possible qu’après un entretien entre le salarié et son responsable qui jugera des motivations et des possibilités de mise en place du télétravail.

Un entretien se tiendra également entre le salarié et son responsable hiérarchique trois mois après le début de la mise en place du télétravail.

2. Avenant au contrat de travail

En cas de validation de l’adhésion, un avenant au contrat de travail sera signé.

Cet avenant précise les éléments suivants :

• Le ou les lieux de télétravail en France.

• Les conditions de réversibilité.

• Le matériel mis à disposition.

• Le respect de la charte informatique.

Le dispositif s’enclenche dès la signature de l’avenant. Le nombre de jour de télétravail sera calculé au prorata temporis pour la période en cours au moment de la signature.

3. Assurances.

La mise en place du télétravail est conditionnée à la remise d’une attestation de souscription d’une assurance autorisant le télétravail. Cette attestation étant annuelle elle devra être remise chaque année.

En cas de sinistre, c’est l’assurance du salarié qui couvre les dommages arrivés à son domicile.

L’assurance de la société couvre les sinistres qui interviendraient en dehors du ou des lieux de télétravail déclarés dans l’avenant.

En tout état de cause, l’entreprise remplacera le matériel en cas de sinistre.

4. Réversibilité permanente et délai de prévenance.

Un des principes fondamentaux du télétravail réside dans la possibilité de bénéficier de la réversibilité. Ce principe permet à l’employeur ou au salarié de revenir en situation de travail sur site sous respect d’un délai de prévenance.

Il est possible de bénéficier de la réversibilité uniquement au début de chacune des périodes (prévue à l’article 1.2 les principes) et sous réserve du respect d’un délai d’un mois calendaire avant le début de la période.

En cas de demande de réversibilité, cette demande sera motivée et discutée lors d’un entretien entre le salarié et le service Ressources Humaines.

Une formalisation par écrit de la décision interviendra suite à cet entretien via la signature d’un avenant.

3.5 Changement de fonction, de service ou de domicile

La modification de la fonction, du service ou le déménagement du salarié pourra remettre en cause l’avenant existant. Une nouvelle étude de la faisabilité du télétravail devra être faite.

ARTICLE 4 : L’organisation

Il est indispensable de garantir les relations au sein de l’entreprise. Il faut pouvoir garder une culture d’entreprise, garder du lien, des interactions, un esprit de coopération, pour que le sentiment d’appartenance à une équipe, à l’entreprise et au Groupe perdure. Ce besoin de lien doit s’adapter à la volonté de souplesse de l’accord et repose en partie sur le responsable.

1. Organisation et maintien des relations

Les responsables ont la possibilité de faire revenir sur site les salariés pour organiser :

• Des journées pour besoins de service. Ces journées sont organisées sur des périodes déterminées pendant lesquelles le responsable a un besoin impératif d’avoir tout ou partie de son équipe présente sur site. Cette présence vise à assurer un travail d’équipe sur un sujet particulier défini et planifié avant le début de la période. (Ex : Clôtures comptable, formation interne, …)

• Des journées hors les murs. Celles-ci au nombre de 1 à 2 par période (4 à 8 par an) sont des journées qui devront faire vivre l’équipe en dehors des locaux. Celles-ci seront organisées en présentiel et viseront à assurer une vie d’équipe et des moments conviviaux. Ces temps seront sous la responsabilité des directeurs territoriaux en lien étroit avec les responsables de services.

Les responsables veillent au maintien du contact par :

• L’organisation du travail

• L’animation de réunions collectives via Teams

• Les moments d’échanges individuels (point dossier…)

2. Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

L’organisation du télétravail est souple et respecte les principes suivants :

• L’activité du télétravailleur reste identique à celle exercée sur site.

• Le responsable veille à la bonne tenue des objectifs clairement fixés.

• Le responsable veille à ce que le travail demandé permette de respecter l’accord sur le temps de travail

• Des plages horaires de disponibilité des salariés envers les responsables et les clients sont celles fixées dans le cadre de l’accord Bayard Service sur le temps de travail (plage fixe minimum).

3. Environnement et équipements de travail

Le télétravail doit être fait à l’adresse du télétravailleur connu par la société (celle indiquée sur la fiche de paie). Il sera possible dans l’avenant de préciser plusieurs lieux de télétravail en France.

Le salarié doit avoir un espace dédié à son domicile pour le télétravail. Cet espace doit être propice au travail et à la concentration.

Une connexion internet suffisante est indispensable. Elle devra être au minimum de 15 mégabits débit descendant pour les métiers studios et au minimum de 8 mégabits débit descendant pour les autres métiers. (Référence https://www.speedtest.net/fr).

L’entreprise s’engage à fournir le matériel informatique nécessaire à l’exécution du travail dans de bonnes conditions (ordinateurs, téléphone portable). Les imprimantes et les consommables ne sont pas fournies par l’entreprise, les salariés sont donc invités à effectuer leurs impressions sur site.

En cas de travail ponctuel à une autre adresse (co working, résidence secondaire …), le salarié doit faire la demande écrite et obtenir l’accord du responsable et du service Ressources Humaines.

En cas de situation de handicap, une étude du poste sera possible afin de rendre les conditions de travail à domicile propices.

ARTICLE 5 : Droits et devoirs des salariés

1. Droits collectifs

Le salarié en télétravail et le salarié présent sur site continuent de bénéficier des mêmes droits collectifs et conventionnels.

Un même niveau d’accès aux informations syndicales est également prévu par cet accord via un espace dédié sur l’intranet et par mail.

2. Droits individuels

Le présent accord prévoit le maintien des mêmes droits individuels en matière de formation professionnelle. Il est donc prévu l’accès au plan de formation de l’entreprise ou à toute autre action de formation

Il est également prévu les mêmes droits en matière d’accès aux entretiens individuels pour l’ensemble des salariés ayant adhérés ou non à l’accord.

3. Santé et sécurité

   1. Accident du travail et accident de trajet

Le domicile ainsi que les autres lieux déclarés éventuellement par le salarié pour la pratique de son télétravail constituent son lieu de travail.

A ce titre, tout accident du travail survenu au domicile du salarié, ou dans un lieu déclaré par ce dernier, durant les heures de travail est soumis aux mêmes règles que si le salarié est présent dans les locaux de l’entreprise.

Au même titre pour l’accident de trajet, la même réglementation est applicable pour un salarié bénéficiant du télétravail ou n’en bénéficiant pas. Ainsi un accident entre le domicile et le lieu de télétravail pourra être considéré comme un accident de trajet.

En cas de survenance d’un accident du travail ou de trajet, le salarié doit avertir sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines, immédiatement après la survenance de l’accident.

2. Droit à la déconnexion

En parallèle à cet accord télétravail des négociations concernant un accord sur le droit à la déconnexion vont être ouvertes.

4. Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur est tenu de respecter la charte informatique ainsi que la note sur l’utilisation des téléphones portables.

Le salarié s’engage à respecter les règles de confidentialité des données dont il a connaissance à l’occasion de son travail. Il veille à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Afin de garantir la sauvegarde des données, il est demandé aux salariés d’enregistrer systématiquement et exclusivement sur l’espace défini par le service Informatique.

5. Assurances

Pour bénéficier du télétravail, le salarié doit pouvoir justifier d’une attestation d’assurance télétravail.

ARTICLE 6 : Formations

Dès la mise en place de l’accord, des formations seront proposées afin de garantir la bonne mise en application de l’accord.

• Formation sur les outils du travail à distance à la demande du salarié dans les trois mois suivants le début du télétravail.

• Formation sur le management à distance à la demande du responsable dans les trois mois suivant le début du télétravail.

ARTICLE 7 Dispositions finales

1. Durée de l’accord

L’accord est prévu pour une durée déterminée de 2 ans.

2. Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord prendra effet le 01 janvier 2022. L’accord prendra donc fin le 31 décembre 2023.

3. Révision et suivi de l’accord

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Il est prévu qu’un suivi de l’accord soit fait en CSE une fois par an.

4. Notification, publicité et dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente des signataires à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

La Direction procédera ensuite, conformément à l’article D2231-2 du Code du travail, au dépôt de l’accord sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail.

Ce dépôt sera accompagné des pièces visées à l’article D2232-7 du Code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lille.

Le présent accord sera mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Wambrechies, Le 11 janvier 2022

Directeur Général

Délégué FO

Délégué CFTC

Déléguée CSN