Accord d'entreprise "Protocole d'Accord Préélectoral Elections Professionnelles 2018" chez LUTTI (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2018

Entre la SAS Lutti, dont le siège social est à Bondues, 262 avenue Albert Calmette, ZI Ravennes les Francs, BP 90100, enregistrée RCS de Lille Métropole au n° 476 480 330 représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines.

D’une part,

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales habilitées à négocier et à signer le Protocole d’Accord Préélectoral :

CFDT, XXX, déléguée syndicale,

CFE/CGC, XXX, délégué syndical,

CGT, XXX, délégué syndical,

FO, XXX, délégué syndical,

UNSA2A, XXX, représentante de la section syndicale et mandatée à cet effet.

D’autre part

Préambule

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise LUTTI SAS.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 1^er octobre 2018 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE » et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise LUTTI, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Article 1 – Date des élections

Le premier tour des élections des membres du CSE aura lieu du 28 novembre 2018 à 8h00 au 30 novembre 2018 à 14h00.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du 12 décembre 2018 à 8h00 au 14 décembre 2018 à 14h00.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Article 2 – Organisation de la représentation du personnel

2.1. Effectif de l’entreprise

Les parties constatent que l’effectif de l’entreprise est de 369,45 salariés. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 234,45 ouvriers/employés ;

• 83 techniciens agents de maîtrise et VRP ;

• 52 cadres.

2.2 Nombre de sièges

Le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 11 titulaires et de 11 suppléants pour le CSE conformément aux dispositions de l’article R. 2314-1 du Code du travail.

2.3 Répartition des sièges

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

• 1^er collège (ouvriers/employés) : 7 titulaires et 7 suppléants ;

• 2^e collège (TAM/VRP) : 2 titulaires et 2 suppléants ;

• 3^e collège (Cadres) : 2 titulaires et 2 suppléants.

2.4 Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

• Proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège :

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femme	Homme
1er collège (Ouvriers/employés)	87,9 salariées Soit 37%	146,55 salariés Soit 63%
2ème collège (TAM/VRP)	31 salariées Soit 37%	52 salariés Soit 63%
3ème collège (Cadres)	27 salariées Soit 51%	25 salariés Soit 49%

• Répartition des sièges par collège :

Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

Au cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :

• Arrondit à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondit à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.

Ainsi, compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste (titulaire et suppléant) doit comporter :

• 1^er collège : 3 femmes et 4 hommes ;

• 2^ème collège : 1 femme et 1 homme ;

• 3^ème collège : 1 femme et 1 homme.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-représenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

Article 3- Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres CSE est de 4 ans.

Article 4 – Limitation du nombre de mandats successifs

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-33 du Code du travail, le nombre de mandat successif pour un même représentant au CSE est limité à trois.

Article 5 – Heures de délégation

Chaque membre titulaire du CSE bénéficiera de 25 heures mensuelles d’heures de délégation. Ainsi, le volume global mensuel d’heures de délégation est porté à 275 heures.

La répartition des heures de délégation entre les membres du CSE et leur annualisation fera l’objet de dispositions spécifiques dans l’accord d’entreprise portant sur le fonctionnement du CSE.

Article 6 – Salariés Electeurs – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 28 novembre 2018, a droit de vote.

Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la direction a contacté par lettre recommandée avec AR les différentes entreprises prestataires afin qu'elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles de la capacité électorale doivent choisir s'ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d'origine ou dans l'entreprise utilisatrice. Ils feront connaître le choix à la direction avant le 29 octobre 2018.

La liste du personnel électeur est établie par l’employeur pour chaque collège et affichée le 29 octobre 2018.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, âge et date d’entrée (date d’ancienneté).

Article 7 – Candidatures des salariés – Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 28 novembre 2018, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

7.1 Listes de candidats au 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées au premier alinéa et au deuxième alinéa des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Monsieur Aurélien FLAMENT, Responsable des Affaires Sociales, du 30 octobre 2018 au 6 novembre 2018 à 10h00, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la direction le 12 novembre 2018.

7.2 Listes de candidats au 2^nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, est fixée du 3 décembre 2018 au 5 décembre 2018 à 10h00 ce, dans les mêmes formes que pour le premier tour.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 6 décembre 2018.

Article 8 – Propagande électorale et professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Monsieur Aurélien FLAMENT, Responsable des Affaires Sociales :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

Jusqu’au 12 novembre 2018 à 10h00, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au 6 décembre 10h00.

Article 9 – Vote électronique

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 10 – Modalités pratiques du vote électronique

10.1. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présenter a ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

10.2. Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin seront présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

10.3. Matériel de vote – Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes seront générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

10.4. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote dans les cinq jours précédents le premier tour des élections (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

10.5. Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en feront la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

10.6. Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole seront invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation seront assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consistera à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

10.7. Cellule d’assistance technique

Il sera constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire sera chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôlera, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

10.8. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Une assistance technique physique sera également organisée par DOCAPOST.

Les plages horaires d’assistance technique physique de DOCAPOST seront les suivantes :

• Le 28 novembre 2018 de 8h00 à 17h00 ;

• Le 29 novembre 2018 de 13h00 à 22h00 ;

• Le 30 novembre 2018 de 8h00 à 13h00.

En cas de second tour, les plages horaires d’assistance physique de DOCAPOST seront les suivantes :

• Le 13 décembre 2018 de 9h00 à 18h00.

Article 11- Dates et horaires des votes par internet

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles seront, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 28 novembre 2018 à 8h00 au 30 novembre 2018 à 14h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote seront les suivantes :

Du 12 décembre 2018 à 8h00 au 14 décembre 2018 à 14h00.

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

En outre, un poste en libre-service protégé par un isoloir ou dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet le dernier jour du vote. Ces horaires seront déterminés par note de service.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs seront donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il pourra arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 12- Bureau de vote et commission de surveillance

Le bureau de vote sera constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président pourra accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartiendra au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assurera de la régularité et du secret du vote et proclamera les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés seront au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance sera composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assistera aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs sera rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction pourra désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'auront aucune voix délibérative, mais pourront aider aux opérations de dépouillement.

Article 13 – Dépouillement

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègrera les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprimera les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclamera les résultats.

Article 14- Proclamation

Les résultats seront proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Article 15- Organisation d’un second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

Article 16- Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent accord est conclu pour les élections des membres du CSE de l’année 2018.

Le présent accord sera notifié, sans délai, par courrier remis en main propre à l’ensemble des délégués syndicaux.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (une version électronique signée des parties et une version électronique anonymisée) auprès de la DIRECCTE de Lille via le portail TéléAccord et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Tourcoing, ainsi que sur la base de données nationales.

Fait en 8 exemplaires originaux à Bondues, le 1^er octobre 2018.

Pour Lutti,

Pour la CFDT,

Pour la CFE/CGC,

Pour la CGT,

Pour FO,

Pour UNSA2A,

ANNEXE 1 : CALENDRIER DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de la société LUTTI pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au comité d’entreprise et des délégués du personnel.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Les élections professionnelles correspondront aux élections des membres du Comité d’entreprise et des délégués du personnel pour l’établissement de Bondues et de Lille :

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre alphabétique. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi Par la Société en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de LUTTI veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des représentants CE-DP, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple et par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote,

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

LUTTI confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la société LUTTI dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à la société LUTTI devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.