Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez CHARLATTE RESERVOIRS (Siège)

Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles

ENTRE LES SOUSSIGNEES

L’UES des sociétés CHARLATTE RESERVOIRS et CHARLATTE MANUTENTION, dont les sièges sociaux sont, respectivement situés au 17 rue Paul Bert à Migennes et en ZI route du Boutoir à Brienon-sur-Armançon, immatriculées au RCS de Sens, sous les numéros 478041072 et 419926142, représentées par Monsieur XX, en sa qualité de Président de l’UES, dénommée ci-après « l’UES CHARLATTE »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

• le syndicat CFDT représenté par Monsieur XX en sa qualité de Délégué syndical,

D’autre part.

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du comité social et économique.

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. (Article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004)

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 1 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

2.1. Principe du recours à un prestataire externe

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les signataires conviennent de confier la conception et mise en place du système de vote électronique à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le prestataire retenu.

2.2. Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ou email professionnel ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2.3. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

2.4. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

2.5. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Chaque électeur recevra également un courriel/courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

De plus, les membres du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

3.1. Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES.

3.2. Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour :

Sur plusieurs jours : du mardi 4 octobre 2022 à 7h00 au mercredi 5 octobre 2022 à 18h00.

Le second tour, le cas échéant, se déroulera :

Sur plusieurs jours : du mardi 18 octobre 2022 à 7h00 au mercredi 19 octobre 2022 à 18h00.

La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Tous les salariés ne sont pas tous équipés d'un ordinateur professionnel. A ce titre, pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

3.3. Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’UES Charlatte appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de chaque société.

Fait en 5 exemplaires originaux,

A .................................................., le .....................................

Pour l’UES CHARLATTE : XX Président

Pour les organisations syndicales représentatives : XX Délégué syndical, CFDT