AVENANT N°2 A L’ACCORD COLLECTIF SUR LES MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL DU 25 NOVEMBRE 2019 AU SEIN DE LA SOCIETE GROUPM

ENTRE D’UNE PART :

La Société GroupM dont le siège social est situé au 57 – 57 Bis rue de Villiers, 92 200 Neuilly-Sur-Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de NANTERRE sous le numéro

Représentée par XX en qualité de Directrice des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

ET, D’AUTRE PART :

La Délégation du Personnel agissant en tant que Comité Social d’Entreprise,

Représentée par les membres titulaires suivants :

XX

Représentant ensemble la majorité des suffrages exprimés lors de l’élection professionnelle du 15 novembre 2019

Avant-propos 4

Article 1 - Indemnité de télétravail 5

1.1.Objet de l’indemnité 5

1.2.Bénéficiaires et montant 5

1.3.Versement de l’indemnité de télétravail 5

1.4.Suspension ou cessation du versement de l’indemnité de télétravail 5

1.4.1 Suspension du versement de l’indemnité 5

1.4.2. Cessation ou modulation du versement de l’indemnité 6

Article 2 - Droit à la déconnexion 6

2.1.Définition et principes 6

2.2.Bonnes pratiques 6

a) De la bonne gestion des emails 6

b) Du bon usage des réunions d’équipe 7

c) Du maintien d’une relation client saine 8

d) Du bon usage du téléphone professionnel 8

Article 3 - Formalités administratives et publicité 8

3.1. Entrée en vigueur - Durée 8

3.2. Révision - Dénonciation 8

3.3. Dépôt et publicité 8

ANNEXE 10

Annexe n°1 - Modèle de courriel de confirmation par le manager 10

Avant-propos

L’évolution de la pratique du télétravail a été un facteur d’amélioration des conditions de travail en ce qu’elle participe à une meilleure conciliation de la vie professionnelle et personnelle des salariés.

Ainsi, pour accompagner ce développement, et dans un objectif constant de favoriser un environnement de travail propice à l’épanouissement des salariés, les parties ont convenu d’attribuer une indemnité de télétravail pour prendre en compte les frais liés au télétravail.

Cet accompagnement est également l’occasion de rappeler la nécessité de préserver l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Le télétravail relevant désormais d’une modalité ordinaire d’exercice de l’activité professionnelle, il a paru essentiel de sensibiliser à nouveau les collaborateurs sur les bonnes pratiques en matière de déconnexion.

Tels sont les principaux objets du présent avenant.

Article 1 - Indemnité de télétravail

Objet de l’indemnité

Cette indemnité est destinée à couvrir une partie des frais courants des collaborateurs liés à l’exercice de leur activité professionnelle en télétravail, tels que l'électricité, le chauffage, etc.

Bénéficiaires et montant

A compter du 1^er juillet 2022, une indemnité de télétravail sera versée aux salariés exerçant une partie de leur activité professionnelle en télétravail.

Son montant est déterminé selon les modalités suivantes :

• Elle sera de 10 euros nets par mois pour les collaborateurs effectuant une journée de télétravail par semaine ;

• Elle sera de 20 euros nets par mois pour les collaborateurs effectuant deux jours de télétravail et plus par semaine.

Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et non imposable dans les limites du barème Urssaf.

Des justificatifs de dépenses devront être fournis par les collaborateurs télétravailleurs sur sollicitation des gestionnaires de paie.

L’indemnité de télétravail ne sera pas majorée lorsque le télétravail est exercé dans des circonstances exceptionnelles ou si celui-ci relève d’une situation dérogatoire.

Néanmoins, une majoration est mise en place pour les collaborateurs en situation de handicap justifiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH). Ainsi, pour les collaborateurs contraints de télétravailler au-delà de 2 jours par semaine, ces derniers pourront prétendre à une indemnité d’un montant de :

• 30€ nets par mois pour les collaborateurs effectuant trois jours de télétravail par semaine

• 40€ nets par mois pour les collaborateurs effectuant quatre jours de télétravail par semaine

• 50€ nets par mois pour les collaborateurs effectuant cinq jours de télétravail par semaine

Le télétravail occasionnel ne donne lieu à aucune indemnisation ou majoration.

Versement de l’indemnité de télétravail

Le versement de l’indemnité nécessite d’avoir formalisé au préalable les modalités d’exercice du télétravail dans les conditions suivantes :

• Entretien entre chaque salarié et son manager pour échanger sur les modalités d’exercice du télétravail et en définir le rythme.

• Formalisation de l’accord du manager par courriel - copie HBRP et gestionnaire de paie - suivant le modèle joint en annexe (Annexe n°1) également disponible sur l’intranet.

  4. Suspension ou cessation du versement de l’indemnité de télétravail

1.4.1 Suspension du versement de l’indemnité

L’indemnité de télétravail sera suspendue dans les situations suivantes :

• En cas d’arrêt de travail supérieur à 1 mois ;

• En cas de congé parental à temps plein ;

• En cas de congé sans solde d’une durée supérieure à 1 mois (sabbatique, formation ou toute autre situation ne donnant pas lieu à un maintien de salaire);

• En cas de suspension du télétravail supérieure à 1 mois

1.4.2. Cessation ou modulation du versement de l’indemnité

L’indemnité cessera d’être versée dans l’hypothèse où le télétravail cesse de façon pérenne. Elle pourra également être réduite en cas de diminution pérenne du nombre de jours télétravaillés (exemple : passage de 2 à 1 jour de télétravail).

L’information devra alors être communiquée par le manager par courriel au gestionnaire de paie (copie HRBP).

Article 2 - Droit à la déconnexion

La préservation de la santé mentale et physique des collaborateurs est un enjeu majeur pour GroupM et ses agences. En effet, dans un contexte où les frontières entre sphère privée et professionnelle s’amenuisent (télétravail, usage indispensable des outils numériques), le respect des temps de repos est essentiel.

Il a paru nécessaire de sensibiliser à nouveau les collaborateurs sur les bonnes pratiques de déconnexion afin de préserver au mieux l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

2.1. Définition et principes

C’est le droit pour chaque collaborateur de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail. Sauf urgences opérationnelles, le collaborateur n’est donc pas tenu de répondre aux sollicitations à caractère professionnel pendant son temps de repos.

Il s’agit ainsi d’une responsabilité commune impliquant les parties prenantes au maintien d’un climat de travail serein :

• Les managers : en raison de leurs rôle et responsabilités, les managers sont les premiers garants et ambassadeurs du respect du droit à la déconnexion. Ils devront faire preuve d’exemplarité pour veiller, dans leur quotidien, à garantir l’équilibre de vie des collaborateurs.

• Les collaborateurs : chaque collaborateur est acteur de son propre équilibre de vie. Il est responsable du respect de son droit à la déconnexion mais aussi de celui de ses collègues.

2.2. Bonnes pratiques

La déconnexion implique pour chacun d’être vigilant sur les points suivants :

De la bonne gestion des emails

S’agissant de l’envoi des emails :

- Sauf urgence, ne pas envoyer de courriels avant 8 heures et après 20 heures. Mêmes consignes pour les appels/messages sur teams ou sur le téléphone professionnel.

- Pour ne pas importuner votre collègue avant 8 heures et après 20 heures et pendant les congés, le week-end, les RTT ou les jours fériés Opter pour l’option Envoi Différé disponible sur votre messagerie Outlook. Vous pouvez également enregistrer vos emails en mode Brouillon pour les envoyer ensuite pendant les horaires habituels de travail.

- Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » de la messagerie électronique professionnelle.

-Utiliser avec modération la fonction « Répondre à tous » de la messagerie électronique professionnelle.

S’agissant du contenu des emails :

- En cas d’absence (RTT, CP) le signaler par un message automatique qui devra préciser :

• Votre durée d’absence et votre date de retour

• Un contact interne pour assurer votre back up. (A définir en concertation avec votre manager si vous avez des difficultés à en identifier un).

Ci-dessous des modèles de messages d’absence :

« Bonjour,
Je vous remercie pour votre mail. Je suis actuellement absent(e) du bureau, sans accès à mes mails. Je reviendrai le [date de retour]. Pendant mon absence, merci de contacter directement [ Prénom Nom Adresse Coordonnées Professionnelles]. 

Cordialement. »

« Hello,

Thank you for your email.
I will be out of the office from [date] to [date de retour]. For assistance, please contact [ Prénom Nom Adresse Coordonnées Professionnelles ].

Best. »

• En cas d’arrêt de travail, penser également à signaler votre absence et à réorienter vos contacts vers un interlocuteur.

• Préciser l’importance du mail dans l’objet : Urgent ou non et utiliser les indicateurs Importance faible/ Importance Haute disponibles dans la barre d’envoi.

• Sauf urgence, préciser un délai de réponse raisonnable.

• Intégrer dans votre signature que les mails reçus pendant les temps de repos n’appellent pas une réponse immédiate :

Ci-dessous des modèles de signature :

“Les mails reçus en dehors de vos horaires habituels de travail n’appellent pas de réponse immédiate de votre part”.

« Emails received outside of your working hours do not expect an immediate response from you".

Du bon usage des réunions d’équipe

- Sauf urgences opérationnelles, ne pas organiser des réunions pendant la pause déjeuner : 12h30/ 13h30 ni après 19h.

- Favoriser les réunions de 20 ou 50 minutes afin d’avoir quelques minutes de pause entres les réunions.

- Allumer sa caméra lors des réunions afin de favoriser les interactions et la concentration de ses interlocuteurs.

Du maintien d’une relation client saine

- Mettre vos managers dans la boucle des mails pour les demandes imprévues ou insistantes pour des raisons qui semblent non justifiées.

- Sauf urgence, ne pas répondre aux sollicitations du client pendant vos temps de repos.

Du bon usage du téléphone professionnel

- Désactiver les notifications après votre journée de travail

- Dans la mesure du possible, l’éteindre durant le week-end et pendant vos congés.

En cas de difficultés, le collaborateur ne doit pas hésiter à alerter son manager et/ou son HRBP. Ils définiront avec le collaborateur un plan d’action pour l’accompagner au mieux dans le maintien d’un bon équilibre de ses temps de vie.

Le sujet de la déconnexion et de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle est abordé lors de l’entretien professionnel.

Article 3 - Formalités administratives et publicité

3.1. Entrée en vigueur - Durée

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent avenant a été conclu selon les conditions et modalités prévues à l’article L.2232-24 et suivants du Code du travail

Il est signé par les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

3.2. Révision – Dénonciation

Le présent avenant pourra être révisé ou dénoncé selon les conditions et modalités prévues à l’article L.2232-24 et suivants du Code du travail.

3.3. Dépôt et publicité

Le dépôt sera effectué sur la plateforme de télédéclaration du ministère du travail.

Un exemplaire sera déposé au secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

L’avenant sera mis à disposition sur l’intranet.

Fait à Neuilly-Sur-Seine, le 20 juin 2022 en 3 exemplaires originaux

Pour la société GroupM,

XX Directrice des Ressources Humaines

Pour Le CSE,

XX

ANNEXE

Annexe n°1 - Modèle de courriel de confirmation par le manager

A adresser au gestionnaire paie concerné, copie HRBP

Objet : Mise en place de ton organisation en télétravail

Dans la continuité de notre échange, je te confirme que tu exerceras désormais tes missions jours en télétravail par semaine, et ce à compter du

Pour rappel, voici les modalités d’exercice convenues ensemble :

• Jours de télétravail habituels dans la semaine  : le et le

• Plage de disponibilité indicative : de à

Ainsi que tes engagements :

• Respecter les conditions d’exercice du télétravail, notamment celles relatives à l’organisation, à la durée du travail, à la confidentialité des données et à la suspension du télétravail ;

• Disposer d’un espace de travail adapté et d’une connexion internet haut débit ;

• Bénéficier d’une assurance multirisque habitation pour le lieu d’exercice habituel du télétravail, laquelle doit préciser la pratique du télétravail à domicile (attestation à transmettre à ton gestionnaire paie en copie de cet email).

• Prendre connaissance du mémento sur les bonnes pratiques de déconnexion

L’intranet intègre une rubrique concernant le télétravail (Votre Vie chez GroupM  RH Télétravail). N’hésite pas à la consulter pour prendre connaissance des dispositions liées au télétravail et des autres supports utiles sur le sujet.

Bien à toi,

XXX