ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre d’une part :

L’entreprise Nestlé Waters Supply Est, immatriculée au RCS sous le numéro 479 464 166, et dont le siège social est sis à Issy-les-Moulineaux (92130), 34-40 rue Guynemer, ci-après dénommée l'entreprise, représentée par Monsieur XXXXXXXX, en sa qualité de Directeur de Nestlé Waters Supply Est, dûment mandaté,

Et d’autre part :

Les Délégués Syndicaux d’Entreprise des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise :

Syndicat C.F.D.T représenté par

Syndicat C.G.T représenté par

Syndicat C.F.E/C.G.C représenté par

Après avoir rappelé ce qui suit

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative notamment aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Principes généraux :

Le système retenu par Nestlé Waters Supply Est doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Il a été convenu ce qui suit

Article 1 – Objet, Durée et Champ d’application

L’objet de cet accord à durée déterminée est de prévoir les modalités de mise en place du vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique.

L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des Représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2020, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées ci-dessous, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement d’un commun accord des signataires afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de Nestlé Waters Supply Est. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera publié par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés électeurs de Nestlé Waters Supply Est au jour du dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, y compris aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise qui y seraient électeurs.

Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe autre que par correspondance

La Direction et les Partenaires Sociaux ont expressément convenu que le recours au vote électronique est privilégié du vote à bulletin secret sous enveloppe réservé au vote par correspondance.

Une liste des votants par correspondance est établie par le service RH sur la base d’un questionnement à l’ensemble du personnel (voie d’affichage et courrier au domicile) invité à se faire connaitre pour bénéficier de ce système sur la base de motifs matériels, de problème de réseau, de maladie ou autre. Les difficultés à voter que certains salariés pourraient rencontrer seront partagées avec les Organisations Syndicales pour assoir définitivement la liste des salariés devant bénéficier du vote par correspondance. Ce filtre est mis en place afin de ne pas pervertir en nombre le potentiel de votants par voie électronique.

article 3 – Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique :

L'employeur se charge de sélectionner un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

A titre indicatif, à la signature du présent accord, le prestataire retenu est la société VOXALY - DOCAPOST.

article 4 – Cahier des charges :

4.1 – Confidentialité des données transmises :

Durant les élections par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, conformément à l’article R2314-7 du Code du Travail.

Les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leurs votes sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

4.2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

- Pour les listes électorales : matricule, collège, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance ;

- Pour le fichier électeurs :

Numéro de matricule interne (identifiant unique), civilité, Nom et prénom, Date de naissance, date d’entrée dans la structure, Collège électoral, Adresse email professionnelle (si connue), Moyen d’identification : (clé RIB ou clé de numéro de Sécurité Sociale).

Pour les listes et les fichiers des candidats :

Civilité, nom de la liste, ordre d’apparition de la liste, affiliation de la liste, nom et prénom de chaque candidat, ordre d’apparition de chaque candidat, date de naissance de chaque candidat, sexe du candidat, notion de titulaires ou de suppléants, collège de rattachement et appartenance syndicale des candidats.

- Pour les listes d’émargement : numéro de matricule collèges, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement ;

- Pour les résultats : collèges, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale ;

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités du service du personnel (représentants de la Direction en charge du processus électoral : assistante de Direction, représentants du service RH);

- Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- Pour les listes d’émargement : dans les conditions prévues dans l’article « 5.2 liste - Lieu et temps du scrutin », membres du bureau de vote, agents habilités du service du personnel, ainsi délégués de liste

- Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats ou agents habilités du service du personnel, le collège et l’appartenance syndicale des candidats.

- Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agent habilité du service du personnel.

En cas de contestations ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

4.3. Expertise indépendante :

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, l’employeur doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences prévues à l’article R2314-9 du Code du Travail :

• de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du Code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des Représentants du Personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des Délégués du Personnel et des représentants du Personnel au Comité d’Entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour l'application de l'article premier de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Le rapport d’expertise et ses annexes doivent être remis au responsable de traitement et aux prestataires de solutions de vote par correspondance électronique, notamment via internet, et à disposition des Organisations Syndicales représentatives au sein de Nestlé Water Supply Est.

4.4. Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats et des Organisations Syndicales représentatives de NWSE, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.5 - Le dispositif de secours :

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.6 - Informations des salariés :

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise

Article 5 - Déroulement des opérations de vote :

5.1 - Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

5.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

La liste d’émargement extractible du système, n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin à la fin du scrutin.

La liste est consultable par les délégués de liste sur écran par la plateforme de vote électronique à tout moment mais non extractible.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Des moyens dédiés au vote électronique sont mis en place pendant la durée du scrutin sur chaque site de l’entreprise NWSE (nord, sud et ouest).

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Cette note sera envoyée en même temps que les codes d’accès et mot de passe.

5.3 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit par voie postale, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification (code et mot de passe).

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de sa date de naissance par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

5.4 - Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Après la saisie du code d’accès et du mot de passe, la saisie de la date de naissance vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

5.5 – Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

article 6 – Information du personnel et représentants :

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée fournie par le prestataire détaillant le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu, délivrée par le prestataire.

article 7 - Clôture et résultats

7.1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

7.2 - Décompte et dépouillement

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour l’entreprise.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président, et ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

7.3 – Délais de recours et destruction des données :

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours prévu par l’article R 2314-24 du code du travail et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit si nécessaire pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

article 8 - Publicité de l’accord :

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des Organisations Syndicales présentes dans l’entreprise au moment de sa conclusion.

Le présent accord donnera lieu à dépôt par le biais d’une télé déclaration sur la plateforme nationale « télé accord » ainsi que par l’envoi d’un exemplaire papier auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes d’Epinal.

Fait à VITTEL, le 15/09/2020, en 6 exemplaires originaux.

Pour l’entreprise NESTLE WATERS SUPPLY EST, Monsieur XXXXXXXXX, Directeur

Pour les Organisations Syndicales de NESTLE WATERS SUPPLY EST,

Syndicat C.F.D.T représenté par

Syndicat C.G.T représenté par

Syndicat C.F.E/C.G.C représenté par