ACCORD AUTORISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

L’Unité Economique et Sociale EUROCLEAR, composée de :

• La Société EUROCLEAR France, située 66 rue de la Victoire 75009 Paris, représentée par XXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines des sociétés de l’UES Euroclear,

• La Société EUROCLEAR SA/NV, succursale de Paris, située 66 rue de la Victoire, représentée par XXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines des sociétés de l’UES Euroclear,

Ci-après dénommée « l’UES»

D’UNE PART

ET

Le Syndicat SPI-MT représenté par XXX en qualité de Délégué Syndical

Le Syndicat CFDT représenté par XXX en qualité de Déléguée Syndicale

Le Syndicat CGC M-F représenté par XXX en qualité de Délégué Syndical

Le Syndicat FO représenté par XXX en qualité de Déléguée Syndicale

D’AUTRE PART

Les soussignés sont ci-après désignés « Les Parties »

IL A été CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Article I – Objet de l’Accord

Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de l’UES, qui se tiendront en janvier 2019, d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Euroclear France et Euroclear SA-NV Paris et les organisations syndicales discuteront dans le cadre d’un protocole préélectoral notamment des modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par l’UES et décident que le vote électronique dans le cadre des élections sera organisé par un prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote sécurisé par Internet. L’intervention du prestataire se fait sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail.

Ce prestataire est la société Election Europe, ci-après dénommée « le prestataire ».

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi, tel que mentionné ci-dessus, pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES en vue des prochaines élections professionnelles, sous réserve de l’expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées par le Décret n°2007-602 du 25 avril 2007 définissant les modalités du vote électronique. Il comportera en annexe une description détaillée du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article II – Modalités d’Organisation des opérations

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur plusieurs jours, selon une amplitude qui sera définie par le protocole préélectoral. Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin papier.

En cas de force majeure entraînant l’impossibilité pour le prestataire choisi d’assurer sa prestation, les parties conviennent de se réunir pour en déterminer les conséquences pratiques.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des « bureaux de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter depuis la connexion Internet de leur choix quel que soit leur lieu géographique.

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Au moins un mail de rappel sera adressé au personnel l’avant-dernier jour ouvrable et le dernier jour du scrutin.

Article II § 1 : Établissement des fichiers et communication des listes électorales

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Par ailleurs, le prestataire sera destinataire des adresses mails des différents votants et des différents éléments d’identification qui permettront notamment la génération des codes et l’accès au site.

Article II § 2 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats conformes à celles qui lui seront communiquées avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Il est en effet convenu entre les parties que les organisations syndicales présentant une liste de candidats pourront fournir au prestataire les logos de leur organisation en vue de les faire figurer sur le bulletin de vote électronique ainsi que leur profession de foi. Les organisations devront respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui seront précisées par le prestataire et indiquées dans le protocole préélectoral.

Les listes seront présentées sur une seule et même page et selon un ordre qui sera déterminé par tirage au sort.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme et identique pour toutes les listes ou choix proposés.

Article III – Déroulement des opérations de vote

La Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Celle-ci sera publiée sur l’intranet avec envoi d’un mail comportant un lien hypertexte conduisant à la note en question. La note explicative sera également transmise par mail (à l’adresse professionnelle ou personnelle dans l’hypothèse d’une absence de longue durée) aux salariés de l’UES afin qu’ils puissent y avoir accès à tout moment et sans avoir à se connecter à l’intranet.

Pendant le scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un support technique chargé de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique composée :

• Du 2424 qui répondra à tout problème d’ordre informatique (notamment connexion Internet),

• Du service RH qui répondra à tout problème d’accès au site ou de compréhension de son fonctionnement.

Dans l’hypothèse d’un problème de dysfonctionnement de la plateforme, le 2424 ou le service RH prendra contact avec le prestataire.

En présence des délégués de listes, des membres du bureau, d’un représentant de la DRH et d’un représentant du prestataire, il est procédé :

• avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et il est vérifié que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Il est également procédé à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• à un contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.

Pendant le scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les interlocuteurs du support technique susvisé en fonction de la problématique à laquelle ils sont confrontés. Ils pourront obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon fonctionnement de leur vote. En cas de perte des identifiants et/ou codes d’accès, la DRH devra être contactée et s’assurera de l’envoi de nouveaux identifiants et/ou codes d’accès via Élection Europe.

Durant le scrutin, la filière « assistance » informatique sera particulièrement mobilisée pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes qui empêcheraient l’accès au site du prestataire.

Article III § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle (ou personnelle), un email contenant l’identifiant et le mot de passe lui permettant d’accéder au site de vote. Seront joints à ces envois la note explicative susvisée.

Au moment du vote, les électeurs devront se connecter sur le site internet dont l’adresse leur aura été communiquée conformément aux prévisions du protocole préélectoral.

L’authentification de l’électeur sera ensuite assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. L’électeur devra de plus répondre à une question challenge (ex : jour et département de naissance) pour s’authentifier. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

À l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

Article III § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le bureau de vote et la Direction des ressources humaines disposent d’un accès, au cours du scrutin, au site dit d’Administration qui leur permet de consulter le taux de participation.

Le nombre de votants est communiqué chaque jour de scrutin par la Direction des ressources humaines aux Délégués de liste avant 18h, lors d’une réunion organisée à cet effet.

Article III § 3 : Sécurité des votes

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du Code du travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code du travail).

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles
R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article III § 4 : Déroulement du vote

Le système du prestataire fera clairement apparaître à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

Article III § 5 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport a été remis aux organisations syndicales signataires du présent accord préalablement à sa signature.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote.

Article III § 6 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Article III § 7 : Opérations de dépouillement – Procès-verbal – Conservation des fichiers

À l’issue des opérations de vote, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2321-15 du code du travail).

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe des deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le président du bureau de vote et les assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé "contenu de l'urne électronique". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les attributions de sièges et la désignation des élus se font conformément aux dispositions du protocole. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux, sur le modèle Cerfa en vigueur, et proclament les résultats.

L’UES ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article IV – Dispositions finales

Article IV §1 : Durée

Le présent accord, applicable à l’Unité économique et sociale composée à ce jour d’Euroclear France et d’Euroclear SA/NV, est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au 31 décembre 2022, en lien avec les prochaines élections professionnelles. L’accord expirera à cette date.

Il entrera en vigueur dès l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité faisant suite à sa signature.

Il est expressément convenu que le présent accord ne continuera pas à produire ses effets comme un accord à durée indéterminée à l’expiration de son terme.

Article IV § 2 : Dénonciation

Toute dénonciation du présent accord pendant sa période d'application ne pourra résulter que d'un accord de l'ensemble des parties signataires.

Une copie de l'accord de dénonciation sera alors notifiée à la DIRECCTE.

Article IV § 3 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment sur demande de l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 et 2261.8 du Code du travail. L’avenant qui serait conclu ferait l’objet des formalités habituelles de notification, de dépôt et de publicité.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou accord.

Article IV § 4 : Notification de l’accord

L’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire du présent accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article IV § 5 : Clause de rendez-vous et suivi de l’accord

Les parties conviennent, conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, de se rencontrer avant le terme du présent accord afin de dresser le bilan de son application.

L’initiative de ce rendez-vous sera à la charge de la partie la plus diligente.

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’absence de rendez-vous ne peut affecter la validité du présent accord.

Par ailleurs, et en tout état de cause, si elles l’estiment nécessaire, les parties pourront décider de se réunir afin de réaliser un suivi de l’accord.

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’absence de réunion de suivi ne peut affecter la validité du présent accord.

Article IV § 6 : Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Paris.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

***

Fait à Paris, le 6 novembre 2018, en 7 exemplaires

L’Unité Economique et Sociale EUROCLEAR, composée de :

• La Société EUROCLEAR France, située 66 rue de la Victoire 75009 Paris, représentée par XXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines des sociétés de l’UES Euroclear,

• La Société EUROCLEAR SA/NV, succursale de Paris, située 66 rue de la Victoire, représentée par XXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines des sociétés de l’UES Euroclear,

Le Syndicat SPI-MT représenté par XXX en qualité de Délégué Syndical

Le Syndicat CFDT représenté par XXX en qualité de Déléguée Syndicale

Le Syndicat CGC M-F représenté par XXX en qualité de Délégué Syndical

Le Syndicat FO représenté par XXX en qualité de Déléguée Syndicale