Accord d'entreprise "Avenant à la charte télétravail" chez EMN - ECOLE DE MANAGEMENT DE NORMANDIE OU EM NORMANDIE (Siège)

Préambule

Hormis répondre au devoir de formalisation et au cadre juridique, cette présente charte s’inscrit principalement dans la continuité des actions menées en faveur du bien-être et la Qualité de Vie au Travail au sein de l’EM Normandie.

Elle intègre par ailleurs, la politique de Développement Durable et RSE en limitant les frais de transport et les risques routiers liés au trajet domicile-travail et suivant les cas, peut faciliter l’accès et le maintien dans l’emploi des salarié(e)s en situation de handicap.

Elle s’attache en outre, à :

• Définir les modes de télétravail envisagés

• Identifier les fonctions éligibles au télétravail

• Encadrer le télétravail en définissant

  • les modalités d’organisation :

    • La périodicité, rythme et contrôles

    • Les moyens mis à disposition

    • Les droits et obligations des salarié(e)s

    • les conditions de mise en œuvre

1. Définition :

Le télétravail se définit comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exercé dans les locaux de l’employeur est effectué par un(e) salarié(e) hors de ces locaux de façon volontaire et en accord avec l’employeur en utilisant les Technologies de l’Information et de la Communication ».

Il repose essentiellement sur la confiance réciproque entre le/la manager et le/la salarié(e).

Tout personnel dont le poste ne nécessite pas la présence systématique sur le lieu de travail peut être concerné par le télétravail.

Sont exclus du dispositif du télétravail, les personnels embauchés en CDD nécessitant un accompagnement et une formation incompatibles avec le télétravail.

Télétravail occasionnel :

Il ne peut être pratiqué qu’exceptionnellement et sous réserve d’une demande formalisée via l’outil RH de gestion du temps et validée par le/la responsable hiérarchique directe et le service RH, dans les cas suivants :

• Cas de force majeur lié notamment aux épidémies, aux intempéries (neige, verglas, inondations, tempêtes, pics de pollution) et grèves empêchant le trajet domicile/travail, ou autres cas particuliers étudiés conjointement avec le manager et le service RH ;

• Dans le cadre d’une activité exceptionnelle et spécifique déterminée par le/la responsable hiérarchique nécessitant une attention accrue qui pourrait être entravée sur le lieu de travail par les nuisances sonores, dérangements, sollicitations diverses des collègues et/ou autre public, ….

Télétravail régulier :

Le télétravail régulier est autorisé au sein de l’EM Normandie suivant un rythme et les conditions définies ci-après.

Seuls les personnels répondant aux conditions d’éligibilité peuvent prétendre au télétravail régulier.

2. Conditions d’éligibilité au télétravail régulier :

Le télétravail régulier est exclusivement réservé au personnel embauché en CDI ou CDD à temps plein ou au moins à temps partiel 80% (4/5ème).

Compte tenu de certaines activités et spécificités, les postes nécessitant la présence physique permanente ou quasi-permanente sur le lieu de travail ne peuvent être éligibles au télétravail, notamment pour les personnels amenés à accueillir un public, orienter, renseigner, assurer des activités d’entretien des équipements matériels et de logistique.

Le télétravail régulier requiert par ailleurs des salarié(e)s, qu’ils/elles maitrisent parfaitement les activités leur incombant et fassent preuve d’une capacité d’organisation reconnue facilitant la gestion du temps et du stress. La maitrise des Techniques d’Information et de Communication (TIC) et notamment l’aptitude à utiliser les outils bureautiques à distance est par ailleurs impérative.

Tenant compte des conditions d’éligibilité, le télétravail est une démarche volontaire qui nécessite néanmoins l’accord du/de la manager. La décision est par ailleurs réversible et le télétravail peut cesser à tout moment sur demande formalisée du/de la salarié(e) ou motivée du/de la supérieur(e) hiérarchique.

En cas de mobilité interne sur un autre poste, il appartient au manager en accord avec le service RH, de reconduire ou non le télétravail suivant les contraintes et usages du service considéré. En cas de formation diligentée et prise en charge par l’école, le télétravail est suspendu pendant toute la durée de ladite formation.

3. Modalités d’organisation du télétravail régulier :

1. La périodicité :

Compte tenu de l’activité de l’EM Normandie, et dans un souci de continuité de service, le télétravail ne peut se substituer totalement au travail sur site.

Suivant les conditions d’éligibilité, le télétravail régulier est limité à :

• Personnel administratif et de service, encadrement pédagogique :

  • 2 journées pleines maximum par semaine, sans cumul possible et fixées à l’avance sur l’année académique

Fréquence :

Le choix du/des jour(s) de télétravail dans la semaine est déterminé d’un commun accord avec le/la manager et suivant les contraintes de service.

Sous réserve du respect des conditions de mise en œuvre définies au point 4, «Conditions de mise en œuvre » de cette présente charte, le/la salarié(e) procède à la déclaration préalable de sa journée de télétravail et de la périodicité via l’outil RH de gestion du temps avant le démarrage du télétravail.

Même si le télétravail régulier a été accepté en amont, cette déclaration soumise à validation du/de la manager pourra toutefois faire l’objet d’un refus ponctuel compte tenu des nécessités de service.

Exceptionnellement et ponctuellement, le manager pourra accepter une modification du/des jours de télétravail de la semaine. Il devra aussitôt et impérativement en avertir le service RH.

• Enseignants-chercheurs :

  • 4 journées pleines maximum par semaine en dehors de toute obligation de service (suivant les dispositions définies dans le guide de la faculté)

Par volonté de préserver le lien social, et afin de faciliter l’organisation et la logistique, tous les salarié(e)s doivent se rendre disponibles et être présents sur le lieu de travail à l’occasion des réunions interservices et réunions du personnel.

Il appartient par ailleurs, aux managers de

• veiller à ne pas désorganiser leur service et maintenir la qualité de fonctionnement vis-à-vis des publics internes et externes

• maintenir un échange régulier avec et entre les personnes de son service, quel que soit le mode de travail envisagé

• mesurer la nécessité de se déplacer sur le lieu de travail ou de privilégier la visio-conférence pour les réunions de service.

De manière générale, hors déplacement et/ou absence dûment formalisés et validés, le personnel dans son ensemble sera présent sur son lieu de travail le JEUDI.

2. Les modalités de contrôle :

Comme précisé précédemment, le télétravail repose avant tout sur la confiance.

Ainsi et suivant le principe identique à celui énoncé dans l’accord ARTT en vigueur au sein de l’EM Normandie, le personnel en télétravail « est présumé être présent par défaut » et être en activité pour le compte de l’EM Normandie sur son lieu de télétravail, à savoir, le lieu d’habitation communiqué au service RH. En cas de lieu inhabituel de télétravail, le/la salarié(e) concerné(e) déclarera une journée de télétravail occasionnel via l’outil RH, et indiquera l’adresse de résidence dans le champ « motif ».

Tout déplacement professionnel ayant lieu un jour de télétravail doit être déclaré et faire l’objet d’un ordre de mission conformément aux dispositions de la politique de gestion des déplacements en vigueur au sein de l’EM Normandie.

En dehors des périodes d’absences légales et dûment formalisées, le/la salarié(e) en télétravail peut être contacté à tout moment par courriel ou téléphone pendant les plages horaires rappelées ci-après et doit répondre en toute circonstance aux sollicitations de sa hiérarchie et/ou collègues de travail et/ou fournisseurs/clients/étudiants dans un laps de temps raisonnable. Il/elle prendra soin par ailleurs, de transférer sa ligne téléphonique EM Normandie sur sa ligne personnelle ou de mettre en œuvre tout moyen lui permettant d’être joignable par téléphone.

Les salarié(e)s en télétravail soumis à l’horaire collectif doivent respecter les horaires de travail qu’ils/elles réalisent habituellement sur site.

Les personnels relevant de la catégorie professionnelle « cadre » veilleront à se rapprocher au mieux des plages horaires de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 suivant lesquelles ils pourront être joints.

De manière générale, les personnels en télétravail, quel que soit leur catégorie professionnelle, s’engagent à respecter la durée maximale du travail autorisée et à appliquer les dispositions relatives au droit à la déconnexion suivant les dispositions de la charte en vigueur au sein de l’EM Normandie.

3. Les moyens mis à disposition :

L’EM Normandie ne prendra pas en charge les coûts découlant de l’exercice du télétravail (électricité, communications, maintenance des matériels et logiciels perso, …).

Les équipements et le matériel absolument nécessaire à la réalisation des missions professionnelles du/de la salarié(e) en télétravail seront fournis par l’école suivant la politique d’attribution en vigueur.

Le/la salarié(e) en télétravail prendra soin par ailleurs, de retourner au service RH, l’attestation sur l’honneur (cf. annexe 1), selon laquelle :

• il/elle a souscrit un contrat d’assurance habitation multirisques certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle au domicile ;

• Il/elle dispose des outils et matériels personnels adaptés pour « télétravailler » ;

• il/elle dispose d’un accès internet illimité lui permettant de réaliser ses missions professionnelles ;

• il/elle s’engage à respecter les dispositions du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ;

• il/elle s’engage à respecter la politique de cybersécurité mis en place par l’école et, plus largement, à respecter activement la confidentialité des informations liées à son activité et ses missions professionnelles.

4. Les droits et obligations des salariés :

Les salarié(e)s en télétravail bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que dans le cadre de l’exécution du contrat de travail sur site et doivent respecter les règles et obligations en vigueur au sein de l’EM Normandie relatives notamment à :

• La gestion du temps et des absences ;

• La gestion des déplacements :

• Les déclarations maladie et/ou accident de travail, maternité, paternité

• Et toute autre obligation légale et/ou fonctionnelle qui serait instituée pour le respect des conditions de travail et l’optimisation de l’organisation en général

4. Conditions de mise en œuvre du télétravail régulier :

La demande de télétravail est à l’initiative du/de la salarié(e)

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à condition de répondre aux dispositions de l’article 2 « Conditions d’éligibilité au télétravail » de la présente charte.

Procédure à suivre pour la demande initiale de télétravail :

• Demander par écrit (cf. annexe 2) un entretien avec son/sa responsable hiérarchique en précisant l’objet de la demande.

• A réception de la demande, le/la manager vérifie la faisabilité et planifie l’entretien au plus tard 1 mois suivant cette demande.

En cas d’acceptation :

• à l’occasion de l’entretien, le/la manager et le/la salarié(e) définissent ensemble le jour et la périodicité du télétravail ainsi que les dossiers à traiter et activités qui seront réalisées ;

• à l’issue de l’entretien, le/la manager formalise les éléments de télétravail par courriel au service RH ;

• A réception, le service RH

  • procède aux vérifications sur les conditions d’éligibilité ;

  • sous un délai maximum d’un mois, prend contact avec l’intéressé(e) afin de vérifier les éléments administratifs (lieu de télétravail, coordonnées auxquelles la personne peut être jointe,…) ;

  • vérifie si nécessaire l’aptitude de l’intéressé(e) à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs de travail à distance et programme à cet effet, une formation/sensibilisation d’une demi-journée avec le service SI ;

  • rédige et transmet à l’intéressé(e), un courrier d’acceptation confirmant

    • la date de démarrage du télétravail,

    • l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail, et les coordonnées téléphoniques,

    • le/les jour(s) télétravaillé(s) dans la semaine et le rythme retenu (hebdomadaire, bimensuel, mensuel) ;

    • les plages horaires pendant lesquelles la personne peut être jointe

En cas de refus :

• Après concertation avec le service RH, la décision motivée est portée à la connaissance du/de la salarié(e) par courrier électronique adressé avec demande d’accusé de réception et de lecture par le service RH au plus tard dans le mois qui suit l’entretien initial.

Outre le fait de ne pas répondre aux conditions d’éligibilité mentionnées au point 2, les motifs de refus peuvent être liés :

• à une impossibilité d’ordre technique et/ou matérielle ;

• à des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées ;

• à un risque de désorganisation du service.

Réversibilité :

La demande de télétravail régulier étant réversible, le/la salarié(e) peut à tout moment faire la démarche inverse et demander à réintégrer son poste de travail sur site.

Dans ce cas, la demande de cessation du télétravail sera formalisée par courrier électronique avec demande d’accusé de réception et de lecture à l’attention du/de la responsable hiérarchique avec copie au service RH. De la même façon, un changement d’organisation dans le service du fait de l’employeur peut entrainer la fin du télétravail. Dans les deux cas, un délai de prévenance d’un mois sera respecté.

Une mobilité interne dans un autre service requiert impérativement l’accord du nouveau N+1.

5. Publicité et dépôt :

Cet avenant est déposé par voie électronique sur la plateforme en ligne auprès de la DIRECCTE dont le siège social de l’EM Normandie dépend. Un exemplaire orignal est remis à chaque partie signataire.

6. Affichage et entrée en vigueur :

Cet avenant à la charte sur le télétravail est porté à la connaissance du personnel par le portail interne d’information du personnel (Intranet) au 1^er mars 2021.

Il est annexé au Règlement Intérieur du Personnel en vigueur au sein de l’EM Normandie.

Les parties signataires ont la possibilité de la dénoncer à tout moment en respectant un délai de préavis de trois mois.

Le Havre, le 17 février 2021

Pour le CSE Pour l’EM Normandie par délégation du Directeur Général

Secrétaire,,
Secrétaire Général

ANNEXES

Annexe 1 :

• Attestation sur l’honneur couverture au télétravail

Annexe 2 :

• Modèle de courrier de demande de télétravail

Annexe 3 :

• Modèle de courrier de confirmation et acceptation de télétravail

ANNEXE 1 – ATTESTATION SUR L’HONNEUR

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Je soussigné(e), « Prénom » « Nom », « fonction », salarié(e) à l’EM Normandie en CDI depuis le « date », atteste sur l’honneur

• avoir souscrit un contrat d’assurance habitation multirisques certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle et m’engage à transmettre l’attestation de confirmation de mon assureur à mon employeur dans les plus brefs délais ;

• disposer des outils et matériels personnels adaptés pour « télétravailler » ;

• disposer d’un accès internet me permettant de réaliser mes missions professionnelles ;

• m’engager à respecter la politique de cybersécurité mise en place par l’Ecole de Management de Normandie, et plus largement, à respecter activement la confidentialité des informations liées à mon activité et mes missions professionnelles ;

• m’engager à respecter les dispositions du RGPD, (Règlement Général sur la Protection des Données)

Fait à ………………….., le …………………….., pour servir et faire valoir ce que de droit.

Prénom, Nom et Signature

ANNEXE 2 – MODELE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL

PRENOM, NOM DU/DE LA DEMANDEUR(SE) Le Havre, Caen, Paris, le DATE
ADRESSE COMPLETE
TELEPHONE

A l’attention de
Madame/Monsieur NOM, TITRE (Supérieur(e) hiérarchique)

Objet : Demande de télétravail (adressée par courriel ou remise en main propre – Copie au service RH)

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions de la charte sur le télétravail en vigueur à l’EM Normandie, je souhaiterais pouvoir bénéficier, à titre individuel et volontaire, de la mise en œuvre du télétravail dans le cadre de mes activités professionnelles.

J’ai pris connaissance des dispositions de la charte et m’engage à en respecter ses modalités.

Je me tiens à votre disposition pour un entretien à votre convenance afin d’en discuter.

J’ai bien noté que la mise en œuvre effective du télétravail, si elle est validée, ne saurait intervenir qu’à compter de la date confirmée par courrier électronique par le service des Ressources Humaines.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, Madame, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature :

ANNEXE 3 – MODELE DE COURRIER DE CONFIRMATION ET D’ACCEPTATION

Le Havre, le « DATE »

Madame/Monsieur Prénom NOM
ADRESSE
CODE POSTAL VILLE

JGBD/LLE/GRH/réf courrier

Objet : Acceptation de votre demande de télétravail

Courrier remis en main propre

Chère/Cher « Prénom »,

Nous accusons réception de votre demande de télétravail adressée en date du « date ».

Ainsi qu’il en a été convenu avec votre supérieur(e) hiérarchique, Madame/Monsieur « Nom », « titre » à l’occasion de l’entretien du « date », et après vérification des conditions d’éligibilité, nous vous confirmons l’acceptation de votre demande de télétravail selon les dispositions suivantes :

• Date de démarrage du télétravail et durée :

• Jour et périodicité :

• Lieu de télétravail :

• Coordonnées téléphoniques personnelles :

• Plages horaires selon lesquelles
  le/la salarié(e) peut être joint(e) :

Nous vous rappelons par ailleurs que vous bénéficiez des mêmes droits individuels et collectifs que les salariés exécutant leur contrat de travail sur site. Au même titre, vous êtes soumis(e) au respect des règles et obligations en vigueur au sein de l’EM Normandie, relatives à :

• la gestion du temps et des absences,

• la gestion des déplacements,

• les déclarations maladie et/ou accident de travail, maternité, …

• et toute autre obligation légale et/ou fonctionnelle qui serait instituée pour le respect des conditions de travail et l’optimisation de l’organisation en général.

La demande de télétravail étant réversible, vous pourrez, nonobstant le respect du délai de prévenance défini dans la charte du télétravail, demander à retravailler à temps plein sur site.

Nous nous tenons à votre disposition pour tout complément d’information que vous jugeriez nécessaire et vous remercions de nous retourner ce courrier revêtu de votre signature et complété de la mention « Bon pour accord, reçu en main propre le « date ».

Veuillez croire, Chère/Cher « Prénom », en l’assurance de nos sincères salutations.

Responsable Ressources Humaines

P.J. : Attestation sur l’honneur à retourner dûment signée au service RH avant le démarrage du télétravail