ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE DU 29 JUIN 2021 SUR LE TELETRAVAIL  

AU SEIN DE LA SOCIETE WOLTERS KLUWER France S.A.S  

  

  

ENTRE :  

  

L’Entreprise WOLTERS KLUWER France, Entreprise par actions simplifiée (S.A.S.) au capital social de 75.000.000€, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro B 480 081 306 et dont le siège social est sis 7, rue Emmy Noether – 93400 Saint-Ouen, représentée par M. X, ès-qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes,

  

ci-après dénommée « l’Entreprise »,  

D’une part,  

  

ET :  

  

Les organisations syndicales représentatives au sein de l'Entreprise, représentées par :  

  

• Madame X, en sa qualité de Déléguée Syndicale CGT  

• Madame X, en sa qualité de Déléguée Syndicale CFTC  

  

D’autre part,  

  

ci-après dénommées ensemble « les Parties »,  

Table des matières

Préambule 4

1 Définitions et volontariat 5

1.1 Définition du télétravail 5

1.2 Organisations de télétravail 5

1.3 Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié 6

2 Télétravail régulier 6

2.1 Salariés éligibles  6

2.2 Jours télétravaillés et répartition des jours 7

2.2.1 Nombre de jours de télétravail  7

2.2.2 Attribution et répartition des jours de télétravail régulier  8

2.2.3 Formalisation du télétravail 9

2.3 Lieu d’exercice du télétravail  9

2.4 Période d’adaptation du 1er septembre au 31 décembre 2021 10

2.4.1 Période d’adaptation collective 10

2.4.2 Période d’adaptation pour toute première demande de télétravail 11

2.5 Suspension temporaire 11

2.6 Modification du nombre de jours de télétravail régulier, répartition et réversibilité 11

2.7 Changement de poste 12

3 Télétravail occasionnel  13

4 Télétravail exceptionnel (« Working From Home »)  13

5 Accompagnement du salarié en télétravail 14

5.1 Égalité de traitement  14

5.2 Charge et évaluation du travail 14

5.3 Salariés en situation de handicap  15

5.4 Salariées enceintes  15

5.5 Droits et devoirs relatifs à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif 15

5.6 Sensibilisation, accompagnement managérial et formation  16

5.7 Couverture sociale et assurance  16

5.8 Télétravail et représentation du personnel   17

6 Indemnisation du télétravail et contreparties   17

6.1 Équipement et frais d’installations engagés par le salarié en télétravail 17

6.2 Indemnisation des jours de télétravail  18

6.3 Assurances  18

6.4 Autres frais (notamment trajet résidence / travail)  18

7 Commissions d’arbitrage et de suivi 19

7.1 Commission d’arbitrage 19

7.2 Commission d’application et de suivi 19

8 Entrée en vigueur/ Période d’adaptation / Dénonciation et révision de l’accord    20

8.1 Accord à durée indéterminée 20

8.2 Situation des salariés bénéficiant des dispositions de l’accord télétravail du 9 avril 2015 20

8.3 Révision, dénonciation, adaptation  20

8.4 Dépôt et publicité 21

Préambule

  

Le 9 avril 2015, la Société Wolters Kluwer France a signé, avec l’ensemble des syndicats présents dans l’entreprise, un accord intitulé « Accord collectif d’entreprise portant sur le télétravail » négocié à la demande des représentants du personnel.

Depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020 et les confinements qu’elle a engendrés, le télétravail a été généralisé, comme mesure de protection face à la pandémie de Covid-19, à l’ensemble des sociétés du groupe Wolters Kluwer. Une forte attente a été exprimée, par les salariés de l’entreprise, pour pérenniser l’alternance de jours travaillés sur site et du télétravail. 

Le groupe Wolters Kluwer a mis au point un document intitulé « Flexible Work Policy », présenté au Comité d’entreprise européen (CEE) en avril 2021. Il témoigne de la volonté du groupe d’offrir la possibilité d’une organisation professionnelle conjuguant présence au bureau avec du télétravail. 

Dans le même temps, au cours de l’année 2020, Wolters Kluwer France a choisi de déménager, compte tenu de la cession de deux de ses branches d’activité, et de réorganiser ses nouveaux locaux en « flex-office » afin de concevoir un environnement de travail collaboratif et dynamique correspondant à ses besoins locatifs. Cette décision amène également l’Entreprise à vouloir rendre accessible le télétravail au plus grand nombre.

 

Compte-tenu de ce contexte, les parties signataires du présent accord entendent déployer le télétravail sur la base de modalités élargies, tout en préservant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, le respect de la vie privée, la protection des données (personnelles et celles utilisées à des fins professionnelles), dans le respect du RGPD, le droit à la déconnexion et l’absence de différences de traitement entre les salariés. Elles affirment également une volonté commune d’accompagner les salariés et les managers afin de conserver un lien social fort de façon à préserver la communauté de travail et l’emploi.  

  

Le télétravail devient une modalité de l’organisation de l’activité professionnelle de Wolters Kluwer France dès lors que les salariés volontaires répondent aux critères d’éligibilité définis dans le présent accord. Il constitue un critère et un atout pour renforcer l’attractivité de la société, de ses emplois et la fidélisation de ses salariés.  

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 sur le télétravail (étendu par arrêté du 2 avril 2021 – JO du 13 avril suivant) et des articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code du travail.  

Wolters Kluwer France considère que le télétravail peut être déployé au sein de l’ensemble de l’Entreprise et que tous les postes s’exerçant sur site peuvent être, par principe, éligibles au télétravail. Sa mise en œuvre peut cependant être différenciée selon les types de postes.

Les Parties s’accordent sur le fait que le télétravail ne peut être total. Le présent accord définit les conditions d’accès au télétravail et l’articulation entre la présence sur site et le travail à distance des collaborateurs de Wolters Kluwer France.

Définitions et volontariat

Définition du télétravail 

 

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans un cadre régi par le contrat de travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié, hors de ces locaux, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.  

Le télétravail répond aux engagements de l’Entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone généré par l’utilisation de moyens de transports permettant de se rendre sur le lieu de travail.  

Le télétravail ne saurait se confondre, de quelque manière que ce soit, avec le « travail à domicile » au sens des articles L 7412-1 et suivants du Code du travail, dans la mesure où il s’agit de deux statuts distincts.  

Organisations de télétravail  

Les Parties décident que le télétravail peut être organisé :

• Soit de manière régulière, via le dispositif de « télétravail régulier », qui donne lieu à avenant au contrat de travail. Il permet aux salariés volontaires de l’Entreprise, sous condition d’ancienneté et sous réserve que leur métier remplisse certaines conditions, de pouvoir bénéficier de 1 à 3 jours maximum de télétravail par semaine. L’organisation de la présence sur site peut également être établie sur une période de 15 jours en fonction de l’organisation validée par la BU pour ses métiers et avec l’accord du manager du service concerné; 

• Soit de manière ponctuelle, via le dispositif de « télétravail occasionnel », pour les salariés ne disposant d’aucun régime de télétravail (8j/an). Ce dispositif est accessible sans condition d’ancienneté ; 

• Soit de manière exceptionnelle, via le dispositif du « télétravail exceptionnel » (« working from home ») », destiné à faire face à des circonstances exceptionnelles (ex : épidémie sanitaire de grande ampleur, force majeure, grève majeure des transports publics, épisode météorologique de grande ampleur…). Dans ces cas, il est imposé par l’Entreprise à l’ensemble des salariés dans le but de préserver leur santé, leur sécurité, mais également dans celui de maintenir l’activité.  

  3.  Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié 

 

Tout salarié a accès au télétravail, sous réserve de remplir la condition d’ancienneté définie à l’article 2.1

Le télétravail ne doit pas avoir de caractère obligatoire. Il est basé sur le volontariat. 

Un salarié qui, pour des considérations qui lui sont propres, ne souhaiterait pas télétravailler, peut maintenir, en dehors de circonstances exceptionnelles, sa présence sur site à 100% :  

• Sans avoir à se justifier ;  

• Sans connaître d’incidence dans le cadre de son activité professionnelle et de son évolution de carrière.

Seul l’avènement de circonstances exceptionnelles ou de situations de force majeure (épidémie, conditions météorologiques extraordinaires, autres situations exceptionnelles) peut contraindre l’Entreprise à revenir sur ce principe de volontariat.

Télétravail régulier

Salariés éligibles  

  

Le télétravail est ouvert à tous les salariés quels que soient leurs contrats de travail.

Les salariés dits « nomades », c’est-à-dire les salariés qui n’exercent pas leurs fonctions principalement dans les locaux de l’entreprise mais sur un secteur géographique conformément à leur contrat de travail, bénéficient des seules dispositions du paragraphe 6.1 à 6.3 du présent accord.

Sont éligibles au télétravail régulier les salariés volontaires qui répondent aux critères suivants : 

• les salariés de Wolters Kluwer France en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée, dès lors qu’ils justifient d’une ancienneté d’au moins trois mois ;

• les salariés mis à disposition par des entreprises de travail temporaire dont la mission est d’une durée supérieure à trois mois, dès lors que leur employeur (l’ETT) les y autoriserait ;

• les salariés en contrat d’alternance (apprentissage et professionnalisation) ayant une ancienneté d’au moins trois mois, en cohérence avec les modalités au sein de leur département d’accueil, dès lors que les conditions de confidentialité et de tutorat sont remplies et que les tâches confiées et exécutées à distance n’entraînent pas de difficultés professionnelles. Le fait d’être tuteur ne prive pas un salarié de télétravail.

 

Les Parties soulignent que l’accompagnement des salariés nouvellement embauchés nécessite une présence sur site plus soutenue de leur manager et/ou de l’équipe intégrant ce salarié, notamment les premières semaines de travail effectif. Elles soulignent l’importance, pour le manager et les membres de l’équipe de travail, de prendre soin d’accompagner les nouveaux embauchés, en présentiel et à distance.    

Jours télétravaillés et répartition des jours

 

2.2.1 Nombre de jours de télétravail  

 

Le télétravail régulier est organisé par semaine dans la limite de 3 jours de télétravail hebdomadaires.

Afin de l’adapter au mieux aux activités de chaque BU et aux spécificités des métiers exercés au sein des organisations de l’Entreprise, la demande de télétravail du salarié peut être organisée par quinzaine lorsque cette organisation a été validée par la BU concernée et approuvée par le manager du service dont dépend le salarié.

Afin de prévenir les risques d’isolement et de perte de sentiment d’appartenance à l’entreprise, et en incluant les impacts opérationnels que pourraient générer une activité exercée quasi-totalement à distance, Wolters Kluwer France réaffirme que le télétravail ne peut pas être une modalité continue et permanente du travail.  Ainsi, et dans le but de maintenir le lien avec la collectivité de travail, la présence sur site des salariés est obligatoirement au minimum une journée continue de travail par semaine (hors absence pour congés ou JNT/RTT pour l’ensemble de la ou des semaines concernées).

En conséquence, le salarié ne pourra pas, sauf circonstance exceptionnelle ou demande de congés sur l’intégralité de la semaine, poser un jour de congé (congé payés, RTT, JNT) sur le jour où il doit être présent sur le site de travail. Cependant, si tel devait être le cas, une telle organisation ne serait possible qu’après validation du manager.

En cas d’absence quel qu’en soit le motif pendant une journée de télétravail ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, ou au vu de la nécessité d’être sur site un jour habituellement télétravaillé, le salarié ne pourra reporter le jour ou la demi-journée de télétravail, sauf accord préalable de son manager.

Le télétravail s’effectue en principe par journée entière. Toutefois, le télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, peut être segmenté en demi-journées à la demande du salarié, dans les cas suivants :  

• en cas d’absence, quel qu’en soit le motif, d’une demi-journée sur la journée de télétravail ;

• en cas de nécessité de se rendre sur le lieu de travail pendant une demi-journée, sur la journée de télétravail ;

• pour les salariés à temps partiel, lorsque l’autre demi-journée est libérée.  

Les salariés à temps partiel ont l'obligation de travailler au minimum un jour par semaine sur site. Dans cette limite, ils peuvent demander jusqu'à trois jours de télétravail hebdomadaire si leur temps partiel le permet.

2.2.2 Attribution et répartition des jours de télétravail régulier  

  

Le télétravail ne doit en aucun cas faire entrave à l’organisation de l’Entreprise, de sa nécessaire continuité de service ou de la poursuite de ses objectifs d’affaires.

Pour cette raison, au sein de chaque Business Unit (BU), chaque manager détermine pour l’organisation de son service, en accord avec le responsable de la BU et en concertation avec son équipe : 

• les jours de présence collective sur site ; 

• l’organisation des jours de télétravail et de présence sur site dans la semaine / quinzaine, notamment en vue d’une répartition homogène de la présence sur site des salariés ;  

• si besoin, les plages de disponibilité (dans les mêmes conditions que lorsque l’activité est exercée sur site). 

Pour bénéficier du télétravail régulier, le salarié formule une demande écrite (courriel) pouvant concerner jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine (organisés sur la semaine ou la quinzaine). Le manager accepte, refuse ou propose un nombre de jours inférieur. S’il refuse la demande du salarié ou propose un nombre de jours inférieur, il doit motiver sa décision par écrit (voir paragraphe 2.2.3, Formalisation du télétravail).

L’attribution, puis la répartition du nombre de jours de télétravail régulier, dépend, pour chaque salarié (critères possibles à titre d’exemples):  

• des contraintes matérielles propres au poste (accès à des outils informatiques, données, documents et équipements spécifiques) ;

• de la faisabilité d’une tâche à distance dans sa fonction ;

• des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées ;

• de la nécessité de sa présence au sein des locaux (intervention sur site, interactions d’équipes pour la réalisation d’un travail ou la réunion régulière du service) ;

• du rapport avec des clients (réception ou réunion sur ou depuis le site) ;

• de son degré de maîtrise du poste en fonction de critères objectifs et motivés ;

• de la nécessité pour le manager d’organiser collectivement le service concerné pour la répartition des jours ;

• du souhait exprimé par le salarié, avec l’accord de son manager.

  

Le salarié peut également demander, uniquement pour des motifs opérationnels et avec l’accord préalable de son manager, à modifier la répartition de ses jours de télétravail dans la semaine (ou la quinzaine), pour une meilleure organisation du travail

2.2.3 Formalisation du télétravail

Le salarié qui se porte candidat au télétravail régulier fait sa demande selon le processus mis en place dans l’entreprise.  

L’avenant, à durée indéterminée, précise notamment :  

• le nombre et la répartition des jours travaillés en entreprise et les jours travaillés à domicile ;  

• la période d’adaptation ;  

• les conditions de réversibilité du télétravail ;  

• le lieu où s’exerce le télétravail. En cas de déménagement permanent du salarié, un nouvel avenant est signé par les parties. 

  

En cas de modification pérenne du nombre ou de la répartition des jours de télétravail, un nouvel avenant au contrat est signé.   

Lorsque le manager refuse le nombre de jours de télétravail demandés par le salarié et/ou propose un nombre de jour inférieur, voire une autre répartition de ces derniers, il motive sa décision par écrit (courriel par exemple) dans les 15 jours suivants la demande, à l’exception de la période allant de Septembre à Décembre 2021 pour laquelle un processus spécifique d’approbation est mis en œuvre. Sa motivation doit s’appuyer sur des critères objectifs.  

Lieu d’exercice du télétravail  

Par principe, le télétravail, quelle que soit sa forme, s’exerce au lieu de résidence principale du salarié, tel que déclaré à la DRH dans les outils de gestion (à date l’outil Workday) et figurant sur le bulletin de paie.  

Le salarié peut, à titre exceptionnel et temporaire, faire une demande de modification de son lieu de télétravail, à condition d’en informer préalablement son manager, par courriel, sous réserve que cette modification ne nuise pas à l’organisation professionnelle et n’engendre aucun frais ni prise en charge supplémentaires à la charge de l’entreprise.

En tout état de cause, le lieu choisi par le salarié pour exercer le télétravail doit remplir les conditions nécessaires à une activité professionnelle opérante et sécurisée, à savoir :  

• obligatoirement se situer en France métropolitaine, Corse comprise ;

• disposer d’une connexion internet haut débit (ADSL, fibre ou câble), condition indispensable à la réalisation du télétravail ;

• être un lieu privé à usage d’habitation ;

• constituer un espace de travail adapté pour garantir la prestation de travail et assurer la confidentialité des échanges professionnels ; 

• être couvert par une assurance habitation multirisque (intégrant une couverture liée à l’utilisation des biens personnels dans le cadre d’une activité professionnelle à domicile). 

Les justificatifs afférents sont fournis par le salarié au moment de la demande de télétravail à l’entreprise.

Les coûts induits par le changement du lieu d’exercice du télétravail sont à la charge du salarié.

 

4. Période d’adaptation du 1er septembre au 31 décembre 2021

   1. Période d’adaptation collective

L’objectif de cette période d’adaptation est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail, tant pour le salarié que pour le manager. Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager, à la demande de l’un ou de l’autre, afin d’analyser les ajustements nécessaires à la poursuite du télétravail, son aménagement ou, éventuellement, son arrêt.  

Pendant cette période d’adaptation, le salarié ou le manager peut revoir les modalités d’organisation du télétravail (nombre de jours, répartition des jours sur la semaine (ou la quinzaine). L’un ou l’autre peut mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance de 30 jours calendaires, sauf impératif opérationnel exigeant un délai plus court ou accord des parties. 

Avant le terme de la période d’adaptation, le manager et le salarié concernés réalisent un entretien de bilan de la période d’adaptation. À défaut de tenue de l’entretien, la période d’adaptation est réputée validée. Si les modalités du télétravail sont modifiées, un nouvel avenant est formalisé.

En cas de désaccord, la commission d’arbitrage peut être saisie par le salarié, le manager ou le RRH, conformément à l’article 7.1 du présent accord.

Période d’adaptation pour toute première demande de télétravail

Une période d’adaptation d’une durée de 3 mois est prévue pour toute nouvelle demande de télétravail d’un salarié, afin de vérifier si les modalités d’exercice de l’activité conviennent aux deux Parties. Elle s’exerce selon les mêmes modalités que l’article 2.4.1.

Suspension temporaire 

L’entreprise ou le salarié peut suspendre temporairement l’organisation de l’activité en télétravail en informant l’autre partie par écrit (exemple courriel) et en respectant un délai de prévenance de 30 jours calendaires, sauf impératif opérationnel exigeant un délai plus court ou accord des parties, à titre d’exemple:  

• situation temporaire de désorganisation du service liée à des circonstances exceptionnelles ;

• dysfonctionnement technique ou organisationnel nécessitant la présence physique du salarié ;

• toute autre situation d’urgence nécessitant la présence du salarié ;

• impossibilité pour le salarié de pouvoir réaliser temporairement le télétravail depuis son domicile pour des raisons techniques (rupture d’accès internet…).

La suspension intervient le temps strictement nécessaire.  

 

Modification du nombre de jours de télétravail régulier, répartition et réversibilité

 

En dehors de la période d’adaptation, le salarié peut modifier son nombre de jours télétravaillés ou arrêter définitivement son télétravail régulier. Il en informe pour cela son manager et la DRH, afin de conclure si besoin un nouvel avenant de télétravail dans les mêmes conditions que le premier.  

L’entreprise peut mettre fin, de manière temporaire ou définitive, à l’organisation de l’activité en télétravail régulier dans les cas suivants, à titre d’exemple :  

• difficultés constatées du salarié à remplir les missions de sa fonction en télétravail ;

• perte de couverture répétitive ou prolongée du domicile par un réseau internet haut débit ou problèmes techniques récurrents ;  

• changement du domicile où est exercé le télétravail et non-compatibilité du nouveau domicile avec l’exercice du télétravail  ;

• absence de production annuelle de l’attestation d’assurance multirisque habitation garantissant le lieu principal de télétravail.  

  

Si le manager estime que le salarié rencontre des difficultés dans la réalisation de son travail à distance (perte de technicité ou de performance, problèmes de comportement professionnel tel que le non-respect des règles du télétravail, espace de télétravail non conforme…), il doit recevoir le salarié en entretien et aborder avec lui les sujets qui pourraient être à l’origine de ses difficultés (charge de travail, besoin de formation, problèmes techniques, etc.). S’il apparaît qu’une diminution du télétravail serait propice à résoudre ses difficultés professionnelles, le manager peut réduire le nombre de jour télétravaillés ou mettre fin au télétravail, de manière temporaire. À l’issue de cette période, un entretien est réalisé entre le salarié et le manager pour faire le bilan et décider de revenir à une organisation en télétravail ou de poursuivre une nouvelle fois la suspension avant un dernier bilan. En cas de désaccord entre le salarié et le manager sur ce point, la commission arbitrale peut être saisie après un entretien avec le N+2 ou la DRH, conformément au paragraphe 7.1.

Le manager informe le salarié de la modification de son avenant 30 jours calendaires avant la réduction effective du nombre de jours, sauf accord des parties sur un délai moindre.

Le délai de prévenance peut être réduit pour tout motif impérieux liés à l’activité de l’entreprise ou par accord des parties. En cas de nouvel avenant conclu, ce dernier doit reposer sur le même processus et les mêmes règles (mêmes critères d’acceptation ou de refus) que l’avenant initial. Si les parties le souhaitent, il est possible d’organiser une nouvelle période d’adaptation de 3 mois.  

Changement de poste  

  

Le changement de poste d’un salarié ne remet pas, par principe, en cause le télétravail dont ce dernier bénéficiait dans son poste précédent. 

Toutefois, l’organisation des nouvelles tâches et l’intégration du salarié dans sa nouvelle fonction donneront lieu à un examen par le nouveau manager afin de déterminer, préalablement à la prise de fonction du salarié, les conditions dans lesquelles le télétravail peut être défini.

L’organisation du travail, et notamment la répartition des jours de télétravail, donneront lieu à discussion entre le salarié et son nouveau manager, afin que celle-ci soit compatible avec l’organisation du service rejoint par le salarié.  

 Si besoin, un nouvel avenant relatif au télétravail est établi.  

  

Télétravail occasionnel 

  

Le télétravail occasionnel doit permettre aux salariés qui n’ont pas fait la demande d’une organisation en télétravail régulier de faire face à des impondérables opérationnels. Le télétravail occasionnel est accessible quel que soit le contrat de travail du salarié et son ancienneté ; il est également ouvert aux stagiaires de plus de 3 mois.

Le salarié devra faire sa demande, avant la date demandée, auprès de son manager qui la valide, la reporte / modifie ou la refuse pour des motifs opérationnels.  

Le télétravail occasionnel porte au maximum sur 8 jours par année calendaire. Ces jours ne peuvent être reportés d’une année à l’autre et ne peuvent pas être accolés à une journée de congés.

Les jours de télétravail occasionnels peuvent être pris dans la limite de deux jours consécutifs.

La journée de télétravail occasionnel est considérée comme une journée de travail effectif en entreprise. Ces jours de télétravail ayant pour origine une demande personnelle du salarié en dehors du dispositif de télétravail régulier et faisant figure d’exception, ils ne sont pas indemnisés.

Télétravail exceptionnel (« Working From Home »)  

En cas de survenue d’éventuelles circonstances exceptionnelles (ex : menaces d’épidémie, confinement, force majeure, épisode de pollution, etc…), une situation de télétravail exceptionnel (autrement nommé « Working from Home ») pourra être mise en œuvre par l’Entreprise. Cette décision sera considérée comme un aménagement provisoire du poste de travail pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise, tout en préservant la santé des salariés.  

Dans ces circonstances, les salarié(e)s - sans être considéré(e)s comme « télétravailleurs réguliers », ni disposer d’un avenant télétravail à leur contrat de travail pourront être amené(e)s de façon exceptionnelle à travailler depuis leur domicile.  

Le télétravail exceptionnel ne répond donc pas à des convenances personnelles et est imposé par l’Entreprise.  

En aucun cas le télétravail exceptionnel ne permet de conférer le statut de télétravailleur régulier au salarié concerné. Il ne fait donc pas l'objet d'un avenant au contrat de travail.  

 En cas de télétravail exceptionnel, l’allocation forfaitaire dont bénéficient les télétravailleurs réguliers sera versée aux salariés en télétravail exceptionnel si les circonstances exceptionnelles empêchent de se rendre sur site pendant au minimum 10 jours ouvrés continus pendant un même mois calendaire.   

L’allocation forfaitaire ne peut en aucun cas dépasser ni se cumuler avec une autre indemnité liée au télétravail, que son versement soit annualisé ou mensualisé à l’exclusion de l’indemnité unique dite de déménagement du présent accord.  

Les dépenses légitimement engagées et dépensées, au titre de certaines fournitures utilisées dans le cadre du télétravail exceptionnel, pourront être remboursées sur note de frais, selon la procédure des frais professionnels en vigueur au sein de l’entreprise.  

  

Accompagnement du salarié en télétravail  

  

Égalité de traitement  

  

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant physiquement sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Le recours au télétravail est sans incidence sur les éléments constitutifs du socle contractuel (rémunération notamment), sur l’activité professionnelle, l’accès à la formation, l’évolution de carrière et les possibilités de promotion.  

Le salarié en télétravail bénéficie des tickets restaurant dans les mêmes conditions qu’un salarié qui ne télétravaille pas.   

Charge et évaluation du travail 

La charge de travail, les normes de production et les critères de résultats exigés en télétravail sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.  

L’Entreprise s’engage à ce que la charge de travail réalisée en télétravail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.  

Il est également entendu que pendant les absences (congés, RTT, maladie, etc…), le salarié ne devra pas travailler, même en télétravail.  

Chaque année, conformément à l’article L. 1222-10 du Code du travail, le salarié est reçu par son manager lors d’un entretien portant sur ses conditions d’activité en télétravail et sa charge de travail.  

Cet entretien ainsi que les entretiens annuels d’évaluation et de développement professionnel ont lieu en présentiel et, dans la mesure du possible, lors des jours de présence du salarié dans les locaux de l’entreprise.   

Salariés en situation de handicap  

  

Le salarié télétravailleur en situation de handicap bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié en situation de handicap accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.  

Le télétravail d’un salarié en situation de handicap est à distinguer du télétravail thérapeutique qui, par nature, revêt un caractère temporaire.  

Le salarié en situation de handicap qui dispose d’un équipement spécifique pour exercer ses fonctions sur site, pourra bénéficier, sur préconisation du médecin du travail, d’un équipement sur le lieu de travail qu’il a déclaré lors de la mise en œuvre du télétravail. La prise en charge s’opère de manière progressive pour les situations les plus lourdes en matière de handicap.  Il est précisé que si le salarié décide de modifier, de manière temporaire ou permanente, son lieu de télétravail, il ne pourra pas bénéficier à nouveau de la prise en charge d’équipement par l’entreprise.

  

Salariées enceintes  

Les mesures de l’accord sont compatibles avec les dispositions de l’accord Egalité professionnelle du 12 décembre 2013. A partir du 5ème mois de grossesse, les salariées ayant déclaré leur état peuvent bénéficier par avenant d’une organisation en télétravail jusqu’à leur congé maternité, dans le respect des articles 1 et 2 du présent accord.  

Dans ce cadre, ces salariées peuvent faire la demande, sauf impossibilité matérielle ou impossibilité d’organisation du service, d’un télétravail pouvant aller au-delà de trois jours par semaine même si leur avenant de télétravail ne le prévoyait pas. Un nouvel avenant à durée temporaire sera alors établi.

  

Droits et devoirs relatifs à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

  

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication fait partie intégrante de l’environnement de travail. Elle est source d’opportunités pour l’efficacité de l’entreprise et le travail du salarié.   

Le droit à la déconnexion s’entend comme un droit reconnu et opposable à ne pas être sollicité via les outils numériques professionnels de communication pendant les heures et périodes non travaillées, comme un devoir de ne pas céder à l’immédiateté que de tels outils peuvent favoriser. 

 

Chaque salarié doit, par ailleurs, veiller à se déconnecter de l’ensemble de ses outils numériques, en dehors des jours et heures habituels de travail ou pendant les périodes de congés et de suspension du contrat de travail.   

Ainsi, la mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié en télétravail à se connecter en dehors des heures ou des jours travaillés.  

Concernant plus spécifiquement la messagerie, il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le salarié en télétravail n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés ou d’y répondre.  

De manière générale, il est ainsi rappelé que les activités professionnelles, dont celles effectuées en situation de télétravail, nécessitent notamment l’utilisation de la messagerie professionnelle ou des applications professionnelles.   

Une action d’information et de sensibilisation est mise en place par l’entreprise.  

  

Sensibilisation, accompagnement managérial et formation  

  

Des actions d’information, de sensibilisation et de formation à destination des managers et des salariés seront mises en œuvre notamment sur les thématiques suivantes :  

• Les bonnes pratiques ergonomiques du télétravail ;  

• Le management à distance ;

• La gestion des conflits  ; 

• L’organisation du temps de travail  ; 

• L’utilisation des technologies de l’information et de la communication.  

  

Un guide de bonnes pratiques, notamment relatif au droit à la déconnexion, à l’entretien annuel sur le télétravail et rappelant les coordonnées du service de santé au travail, est mis à la disponibilité des salariés à partir de janvier 2022. Il est mis à jour régulièrement.  

Couverture sociale et assurance  

  

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès, prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.  

 Si un accident survient pendant les jours et périodes de télétravail, le salarié doit informer son manager dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans l’entreprise (48 heures) et lui indiquer les circonstances précises de l’accident.  

    

Télétravail et représentation du personnel   

  

Les salariés titulaires de mandats bénéficieront des mêmes dispositions et des mêmes moyens que les autres salariés et selon les mêmes modalités que les autres salariés affectés sur des postes identiques.  

Le dispositif de télétravail ne remet pas en cause les dispositions de l’accord sur le CSE et l’exercice du droit syndical du 1^er juillet 2018, ni les autres accords d’entreprise en vigueur.

Les salariés titulaires de mandats peuvent assister à des réunions les impliquant (négociations d’accords, réunions du CSE) via des outils informatiques (Teams). L’Entreprise organise lesdites réunions en tenant compte de la possibilité pour certains représentants du personnel d’y assister à distance en accord avec le règlement intérieur du CSE.  

Pour chaque salarié, les représentants du personnel constituent des interlocuteurs privilégiés en cas d’éventuelles difficultés sur des décisions individuelles ayant un impact sur l’exercice du télétravail.  

Les salariés en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent sur site, s’agissant de leurs relations avec les représentants du personnel, et de l’accès aux informations syndicales.  

 Indemnisation du télétravail et contreparties   

 

Équipement et frais d’installations engagés par le salarié en télétravail 

 

Le salarié en télétravail régulier doit pouvoir bénéficier d’un environnement de travail adapté.

Dans la perspective du prochain déménagement vers le site de l’Euroatrium, l’Entreprise souhaite accompagner les salariés dans l’acquisition d’éléments que ces derniers jugeraient utiles, pour l’exercice du télétravail, par une dotation financière leur laissant une plus grande liberté quant aux choix de ces éléments.

Cette allocation forfaitaire dite « de déménagement » est de 150€ bruts pour tous les salariés en télétravail régulier et s’inscrit en dehors du cadre de la tolérance URSSAF.

Cette allocation est versée le plus tôt possible aux salariés qui signent un avenant de télétravail, dès la signature du présent accord. Les nouveaux télétravailleurs bénéficient de cette allocation lors de leur entrée dans le dispositif.

Lorsque par exception, le télétravailleur bénéficie d’une autorisation de l’entreprise pour utiliser un équipement personnel spécifique pour son travail (un ordinateur Mac, par exemple), l’entreprise prend en charge les réparations éventuelles et/ou le remplacement / renouvellement du matériel.

Indemnisation des jours de télétravail  

Une indemnité forfaitaire est versée au salarié en télétravail régulier dans les conditions suivantes:  

• 10 € nets par mois pour un(e) salarié(e) ayant effectué une journée de télétravail par semaine ;  

• 20 € nets par mois pour un(e) salarié(e) ayant effectué deux journées de télétravail par semaine ;  

• 30 € nets par mois pour un(e) salarié(e) ayant effectué trois journées ou plus de télétravail par semaine.  

Cette indemnité forfaitaire est intégralement exonérée de cotisations et contributions sociales en vertu des dispositions du Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) en vigueur à la date de signature du présent accord. Si ces dispositions venaient à évoluer, l’entreprise ne pourrait pas prendre à sa charge les changements voulus par la réglementation.  

L’allocation forfaitaire ne peut en aucun cas dépasser ni se cumuler avec aucune autre indemnité liée au télétravail, que son versement soit annualisé ou mensualisé, sauf l’indemnité dite de déménagement.

Assurances  

  

Wolters Kluwer France assure et prend en charge les frais d’assurance pour l’ensemble du matériel et des logiciels confiés à usage professionnel.  

Le salarié s’engage à être couvert par une police d’assurance multirisque habitation couvrant le lieu d’exercice du télétravail, en vigueur pendant toute la période durant laquelle il exercera son activité en télétravail.  

Si le salarié constate un surcoût de son assurance habitation lié exclusivement au télétravail régulier, ce surcoût sera pris en charge en paie par l’entreprise sur présentation d’un justificatif (avant / après).  

  

Autres frais (notamment trajet résidence / travail)  

  

Wolters Kluwer France maintient le dispositif existant en matière de frais de transport.  

Ainsi, le choix du lieu d’exercice du télétravail n’affecte pas le mode de prise en charge des frais de trajet résidence habituelle / lieu de travail. Les indemnités versées sur la base de la présentation d’un justificatif d’un forfait hebdomadaire, mensuel ou annuel ne sont pas abattues du ou des jours (ou demi-journées le cas échéant) de télétravail.  

Le salarié qui choisit de télétravailler depuis un autre lieu que celui de sa résidence habituelle ne voit pas son choix entraîner une modification de ses remboursements habituels de transport (c’est-à-dire depuis le lieu de télétravail indiqué dans son avenant) dans la mesure où il présente un justificatif d’abonnement de transport.  

   

Commissions d’arbitrage et de suivi 

Commission d’arbitrage

En cas de conflit entre un salarié et son manager relatif au nombre de jour de télétravail ou à la répartition de ces jours, la commission d’arbitrage peut être saisie. Cette saisine est ouverte au salarié, au manager et aux membres des ressources humaines lorsque le conflit persiste après que se soit tenu un entretien entre le salarié et le manager, son N+2 ou encore avec la DRH.  

Pour saisir la commission, le salarié, le manager ou le membre de la DRH formule sa demande, avec les éléments objectifs et motivés soutenant sa demande, auprès des signataires du présent accord (direction ou syndicats). La commission est composée de :

• un représentant syndical (DS, RSCSE) d’un syndicat signataire ;

• un membre de la DRH, autre que celui responsable du service concerné. 

La commission auditionne le salarié, le manager et le membre de la DRH concerné.

Elle formule une proposition de règlement de conflit, en s’appuyant sur le présent accord.  

Commission d’application et de suivi  

  

Une commission de suivi du présent accord est constituée au sein de WKF.   

Les principaux objectifs de cette commission sont :  

• De s’assurer de la bonne application de l’accord ;  

• De clarifier les clauses qui pourraient demander précision et proposer des améliorations de texte et des pratiques ;  

• De modifier, amender et compléter l’analyse des métiers. 

  Sa composition est la suivante :  

• 1 membre de chaque organisation syndicale signataire du présent accord ;

• 1 membre du CSE désigné par mandature ; 

• Jusqu'à 3 membres représentant la direction, dans la limite du nombre cumulé des autres membres. 

La commission se réunit annuellement, dans le mois de la date anniversaire de signature de l’accord. Un point concernant le télétravail sera également présenté annuellement en CSE par l’Entreprise.  

Au titre du premier exercice d’application du présent accord, les parties s’entendent sur le fait de réunir la commission de suivi

• En décembre 2021, pour faire un premier bilan d’étape (dit de « période d’adaptation ») ;

• En juin 2022, à l’occasion d’un second bilan d’étape.

Les réunions de cette commission se déroulent sur le temps de travail.  

  

Entrée en vigueur/ Période d’adaptation / Dénonciation et révision de l’accord    

 

Accord à durée indéterminée

Le présent Accord à durée indéterminée, qui se substitue et remplace automatiquement l’accord d’entreprise sur le télétravail du 9 avril 2015 et tout autre éventuel accord/avenant ayant le même objet, prend effet le 1^er septembre 2021. 

Situation des salariés bénéficiant des dispositions de l’accord télétravail du 9 avril 2015

Pour mémoire, un accord d’entreprise du 9 avril 2015 régissait jusqu’à présent les avenants individuels de l’ensemble des collaborateurs télétravaillant au sein de Wolters Kluwer France.  A la suite de l’entrée en vigueur du présent Accord à durée indéterminée, de nouveaux avenants aux contrats de travail sont signés avec les salariés bénéficiaires du télétravail régulier. En conséquence de quoi, il emporte de plein droit la cessation des avenants qui en découlaient à leur date d’échéance ou dès lors qu’un avenant est conclu entre les salariés concernés et l’entreprise, selon les dispositions du présent accord. 

Révision, dénonciation, adaptation  

Les signataires de l'Accord peuvent demander la révision ou la dénonciation du présent Accord dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5, L. 2222-6, L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.  

  

En cas de modification de la législation ou de dispositions conventionnelles, les Parties conviennent de se retrouver dans les meilleurs délais afin d'adapter le présent Accord.  

  

En outre, dans l’hypothèse d’une évolution législative, réglementaire et/ou conventionnelle de branche ou d’une évolution des textes communautaires impactant significativement une ou plusieurs disposition(s) du présent Accord, les parties signataires conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la Partie la plus diligente, pour examiner les conséquences éventuelles qu’il conviendrait d’en tirer.  

  

Enfin, toute éventuelle difficulté d’interprétation du présent accord sera portée à la connaissance des signataires qui seront invités à statuer. La solution à la difficulté d’interprétation soulevée donnera alors lieu, le cas échéant, soit à un procès-verbal d’interprétation, soit à un procès-verbal de désaccord indiquant l’interprétation de chacune des Parties signataires.  

Dépôt et publicité

  

Conformément aux articles aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent et de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail « TéléAccords ».  

  

Chacun des exemplaires de l'avenant sera accompagné des documents listés à l'article D. 2231-7 du Code du travail.  

  

Il sera affiché dans l’Entreprise sur les emplacements réservés à cet effet pour la communication avec le personnel ou par tout moyen y compris électronique.  

   

Fait à Saint Ouen, le 29 juin 2021  

  

Pour la Direction  

X, Président  

 

  

Pour la CGT  

X  

  

  

Pour la CFTC  

X