Accord relatif au Droit à la Déconnexion et au bon usage professionnel des outils numériques

La Société LENOVO France SAS, dont le siège social est situé 20 rue des deux Gares CS 70072 92842 RUEIL MALMAISON CEDEX, immatriculée au Registre de Commerce des Sociétés de Paris sous le numéro B 481 278 240, représentée par Madame XXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines.

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales, représentées par leurs délégués syndicaux,

D’AUTRE PART,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

A l’ère de la transformation digitale des entreprises, caractérisée par une évolution exponentielle des outils numériques d’information et de communication, désormais accessibles à tout moment par les salariés, il est apparu nécessaire d’accompagner ce changement de l’environnement de travail et des pratiques professionnelles et ainsi édicter un corps de règles de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques dans le cadre du travail.

Aussi, la Direction et les organisations syndicales se sont rapprochées afin de définir les modalités d'exercice du droit à la déconnexion dont bénéficie tout salarié en dehors de son temps de travail.

La Direction rappelle que la Société Lenovo France appartient à un groupe international et qu’à ce titre, de nombreux salariés basés en France appartiennent à des équipes internationales et ont des collègues et/ou un manager qui peuvent être basés à l’étranger. En conséquence, il arrive que les échanges professionnels au sein de ces équipes interviennent sur une amplitude horaire large ou étendue afin de tenir compte des différents fuseaux horaires.

Par cet accord, la Direction réaffirme ainsi l’importance d’un bon usage des outils numériques et sa volonté de prendre les mesures nécessaires afin, notamment, d’assurer le respect des temps de repos et de congés, de garantir l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle et plus largement de préserver la santé physique et mentale de ses salariés.

Article 1 : Champ d’application

L’accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de la Société Lenovo France SAS, y compris les managers et la Direction, auxquels revient un rôle d’exemplarité quant à la mise en œuvre des mesures et bonnes pratiques prévues dans le présent accord.

Article 2 : Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est le droit dont bénéficie chaque salarié de ne pas être connecté à des outils numériques professionnels et de ne pas être contacté à titre professionnel, y compris via ses outils personnels, en dehors de son temps de travail.

Par outils numériques, il convient d’entendre :

• tous les outils numériques physiques : ordinateur, tablette, smartphone etc…

• tous les outils numériques dématérialisés : logiciels, applications, messageries électroniques (Outlook, Skype, Teams meeting, Zoom, WhatsApp…), internet/extranet, etc…

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur et ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles. En sont exclus : les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés ou congés exceptionnels, les jours fériés non travaillés, les jours de repos (jours de compensation et de RTT) et les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Article 3 : Garantie d’un droit à la déconnexion

Article 3-1 : Droit à la déconnexion hors temps de travail

Le salarié ne sera pas tenu de se connecter, pendant ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, ni aux outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition, ni au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.

En effet, pendant ces périodes, le salarié est dispensé de toute activité professionnelle.

Toutefois, en cas d’urgence, de circonstance exceptionnelle ou de nécessité impérieuse de service, le salarié pourrait être sollicité par message (sur la messagerie vocale ou bien par SMS) ou par téléphone portable mis à sa disposition par l’entreprise.

Bien que la notion d’urgence ne puisse se définir au préalable, un salarié par exemple dont l’expertise ou la connaissance sont uniques pourra être sollicité sous réserve de son acceptation et de sa disponibilité.

Dans le cas où le salarié ne pourrait répondre à cette urgence, il ne pourra en subir aucune sanction immédiate ou différée et ce afin de respecter son droit à la déconnexion.

Par exception au principe précité, il est convenu que les salariés en période d’astreinte doivent rester joignables afin d'être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.

Article 3-2 : Droit à la déconnexion pendant le temps de travail

Le droit à la déconnexion peut s’exercer également pendant le temps de travail.

Ainsi, notamment pour des questions d’efficacité et dans un souci de favoriser la concentration et d’éviter les phénomènes de surcharge cognitive, les parties conviennent de restreindre l’usage des messageries électroniques pendant le déroulement des réunions, dans la mesure du possible.

De même, pendant ses horaires habituels de travail, tout salarié a la possibilité d’aménager des « temps de déconnexion » aux outils informatiques selon les besoins liés à son activité professionnelle (préparation d’intervention client externe/interne, réponse appels d’offres, etc.).

Pour ce faire, le salarié pourra préciser ce temps de déconnexion sur son agenda « Outlook » ou bien sur l’application « Skype, Teams, Zoom ou autres ».

Article 4 : Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion, mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, de circonstance exceptionnelle ou de nécessité impérieuse de service tel que précisé ci-dessus, il est recommandé de ne pas contacter, pour des raisons professionnelles, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de Lenovo France en dehors des heures de travail, pendant les weekends, les jours fériés ou les congés quand ceux-ci sont connus ainsi que pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Article 5 : Utilisation raisonnée des outils numériques

La Direction souhaite valoriser toutes les formes de communication entre les salariés afin que la messagerie électronique n’en soit pas le seul vecteur.

Aussi, lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite dans le bureau, réunion physique sans consultation de la messagerie, messagerie instantanée pour les échanges bilatéraux simples et rapides, réseau social de l’entreprise pour les documents à partager) afin, notamment, d’éviter l’émergence de situations d’isolement et de prévenir le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques quel que soit l’outil numérique utilisé (« Skype », « Outlook », WhatsApp, Teams, SMS, etc.), chaque salarié veillera à délivrer une information :

• Qui cible le ou les bon(s) interlocuteur(s),

• Qui limite le nombre de personnes en copie strictement à celles nécessaires,

• Sous une forme respectueuse pour le(s) destinataire(s).

Il appartiendra aux managers et/ou aux organisateurs de réunions internes de demander aux participants de ne pas utiliser leurs outils numériques durant les réunions ou d’en limiter l’usage au strict nécessaire et de veiller au bon respect de cette pratique par l’ensemble des salariés.

Article 5-1 : L’utilisation du courrier électronique

5.1.1 Les règles générales d’utilisation

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque manager, est invité à s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles et sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone.

Les courriers électroniques sont envoyés pendant les heures habituelles de travail.

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié et doit inclure le degré d’urgence, le cas échéant.

Les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de leur objet et de leur contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’entreprise sont encouragés à privilégier l’envoi différé des courriers électroniques rédigés en dehors des horaires de travail du ou des destinataire(s).

Ainsi, dans les options d’envoi « delay delivery », l’émetteur a la possibilité de programmer l’envoi de son mail à une date et heure correspondant aux heures habituelles de travail, étant précisé que l’émetteur devra être connecté pour que l’envoi différé puisse se faire.

Si l’émetteur du courrier considère que la situation est exceptionnelle et impose une réponse urgente de son destinataire, il est recommandé d’indiquer dans le message :

• d’une part la nature de l’urgence

• et d’autre part l’échéance souhaitée pour son traitement

Dans le cas contraire, l’émetteur du courriel précisera au(x) destinataire(s) que le message ne revêt pas un caractère urgent et que s’il est reçu hors temps de travail, il n’appelle aucune réponse immédiate.

Un message du type suivant pourra être inséré dans les communications : « Si vous recevez ce mail en dehors de vos heures habituelles de travail, durant le weekend ou pendant vos congés, je vous remercie de ne pas le traiter ni d’y répondre immédiatement ».

5.1.2 Règles en cas d’absence

Préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci devra paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique pour mettre en place un message informant ses interlocuteurs de son absence, de la date prévisible de son retour et des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence.

En cas d’absence de longue durée du salarié de plus de 3 semaines d’absence continue, un système de transfert des courriers électroniques, messages et appels téléphoniques pourra être mis en place à un autre salarié de Lenovo France, avec son consentement exprès.

Article 6 : Formation et sensibilisation

Article 6-1 : Rôle des managers

Compte tenu de leurs fonctions et de leurs responsabilités impliquant l’adoption d’un comportement exemplaire, tous les managers de Lenovo France sont tenus d’avoir une attitude conforme aux principes du présent accord.

Les managers sont notamment garants de la bonne répartition de la charge de travail et de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des collaborateurs placés sous leur responsabilité.

Cependant, compte-tenu de l’appartenance de Lenovo France à un groupe international, il ne pourra être tenu rigueur, tant aux managers qu’aux salariés de Lenovo France, de l’envoi de messages à destination simultanée de salariés de Lenovo France et d’autres entités du Groupe.

Article 6-2 : Actions d’information et de sensibilisation du personnel

Afin de veiller au bon respect du droit à la déconnexion ainsi que des mesures et recommandations sur l’usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques prévues par le présent accord, des actions d’information et de sensibilisation seront mises en place sur le sujet au sein de l’entreprise, à destination des salariés, du personnel d'encadrement et de la Direction.

A ce titre, la Direction des ressources humaines proposera à l’ensemble des managers une session spécifique d’information sur le droit à la déconnexion, l’objectif étant de sensibiliser le personnel d’encadrement aux bonnes pratiques en vue de favoriser la collaboration et le bien-être au travail.

Des sessions particulières seront également organisées pour les managers étrangers qui ont des collaborateurs basés en France.

Des actions de sensibilisation ponctuelles sur ce thème pourront être décidées en concertation avec les services de santé au travail et la commission de Santé et Sécurité et des Conditions de Travail et proposées à l’ensemble des salariés.

Par ailleurs, chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail pourra bénéficier d’un accompagnement particulier.

Article 6-3 : Les « bonnes pratiques »

La Direction organisera des sessions de partage entre salariés afin de définir les bonnes pratiques sur la communication électronique et le droit à la déconnexion.

Ces sessions permettront d’échanger sur les usages en vigueur, les bons réflexes, les comportements constatés et les idées d’amélioration en termes de déconnexion, qui pourront faire l’objet d’une communication auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Article 7 : Dispositifs en cas de « surcharge de travail »

Au cours des entretiens d’évaluation annuelle, la thématique du droit à la déconnexion devra être abordé avec le manager. Les salariés placés sous sa responsabilité pourront ainsi aborder les éventuelles difficultés rencontrées.

Au-delà des entretiens d’évaluation annuelle, le manager devra régulièrement discuter et vérifier la charge de travail de ses collaborateurs, et notamment prioriser, réorienter, arbitrer et adapter les objectifs et les moyens.

En outre, en cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail, en cas d’isolement professionnel ou si les salariés estiment que leur droit à la déconnexion n’est pas respecté, ils pourront alerter par écrit, à tout moment, les ressources humaines et leur supérieur hiérarchique ou les membres de la commission Santé Sécurité et Conditions de travail. 

Ces derniers recevront le collaborateur et formuleront par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte-rendu écrit.

La Société transmettra trimestriellement à la Commission Santé Sécurité et Conditions de travail, dans le cadre des dispositions légales et règlementaires, le nombre d’alertes émises par salarié. Un bilan sur le nombre d’alertes émises et les mesures prises en conséquence sera effectué chaque année puis transmis à la Commission Santé Sécurité et Conditions de travail.

Article 8 : Sanctions en cas de manquement

Les manquements répétés au droit à la déconnexion et plus largement à l’ensemble des mesures prévues par le présent accord, ayant fait l’objet de points d’alerte, pourront donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à la nature et l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur.

Article 9 : Communication

Le présent accord est communiqué à l’ensemble du personnel et sera mis à disposition sur le site intranet afin que chaque salarié puisse facilement en prendre connaissance.

Une communication sera également adressée aux managers étrangers ayant dans leurs équipes des salariés de Lenovo France.

Article 10 : Suivi de l’accord

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux représentants des organisations syndicales et de deux représentants de la direction.

Cette commission a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunit une fois par an, en fin d'année civile, pendant toute la durée de l'accord.

Un bilan annuel de l'accord sera effectué, sur la base d'une enquête personnelle et anonyme réalisée auprès des salariés et des managers sur l'évolution des usages des outils numériques.

Article 11 : Révision / Modification de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par l’article L 2261-7 et suivants du Code du travail.

Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent accord.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette demande, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la Direction, en vue de la rédaction du nouveau texte. L’avenant de révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Article 12 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1^er avril 2021.

Article 13 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé réception à chacune des autres parties signataires.

Article 14 : Dépôt et Publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales présentes dans la Société.

Le présent accord sera déposé, comme le prévoit la législation en vigueur, en version électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre en un seul exemplaire. Chacun des exemplaires de l'accord sera accompagné des documents listés à l'article D 2231-7 du Code du travail.

Le présent accord est versé à la base de données prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Rueil Malmaison, le 23 mars 2021

Pour la Société : ____________________________ XXX Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales : ____________________________ CFDT ____________________________ UNSA