Accord d'entreprise "Accord sur le bon usage des Outils Numériques et sur le droit à la Déconnexion" chez BIOENERGIE DU SUD-OUEST (Siège)

Le 29/5/2018

Accord sur le bon usage des Outils Numériques et sur le droit à la Déconnexion

Conclu entre :

PREAMBULE

La loi Travail du 8 août 2016 (N° 2016-1088) a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail.

C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

L’entreprise entend définir les modalités d’usage des outils numériques ainsi que d’exercice du droit à la déconnexion, notamment en application des articles L. 2242-8- 7°et L.3121-64 du Code du travail.

L’élaboration de cet accord fit l’objet d’un groupe de travail avec les chefs de service, la direction et le Délégué syndical CFE-CGC.

EN CONSEQUENCE IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

TITRE 1 – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 : Définition

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numérique professionnels en dehors de son temps de travail.

Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateur, tablette, téléphone, smartphone…), et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet …) qui permettent d’être joignable à distance.

Temps de travail : Horaires de travail du salarié, durant lesquelles il est à la disposition de son employeur.

Article 2 : Salariés concernés

Les dispositions du présent Accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres, notamment ceux utilisant un ordinateur, et/ou en possession d’un smartphone connecté à la boîte e-mail professionnelle, ainsi que toute personne ayant un ordinateur connecté à distance à des outils professionnels.

L’usine XXX fonctionnant en continu, les personnels opérationnels pourront être joints en cas de besoin.

Cet accord ne s’applique pas durant les périodes où le salarié est d’astreinte.

TITRE 2- REGLES DE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise et les partenaires sociaux ont décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivants : messagerie électronique, téléphone (mails, SMS..).

Article 3 : Gérer l’addiction aux outils numériques

1) Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques, par exemple :

- Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

- Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrants.

2) Gérer et encadrer l’accessibilité

- Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau

- Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

- Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive, il est préférable de privilégier la qualité de la réponse à sa rapidité.

- Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages.

- Les emails reçus en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate. Le salarié a la possibilité d’insérer dans sa signature électronique, une information rappelant le droit à la déconnexion.

Article 4 : Gérer l’information

1) Etre rigoureux et précis dans la communication :

- Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

- Traiter d’un sujet par message

- Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

- S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

2) S’interroger sur la pertinence du moyen de communication à utiliser

- La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

- Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

• les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

• il existe un risque de mauvaise interprétation,

• le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

• il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

3) S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

- Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

- N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

- Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

- Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

4) Gérer les pièces jointes

- Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

- S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

- Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

Article 5 : Limiter les sources de stress

1) Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

- Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail, sauf pour les personnels d’astreinte

- Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

2) Eviter de créer un sentiment d’urgence

- Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

- Eviter les réponses « réflexes »

- Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

- Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

Article 6 : Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

1) S’identifier et identifier son destinataire

- S’identifier avec clarté

- Respecter les formes de politesse

2) Personnaliser l’échange

- Faciliter les échanges informels

-Lors d’un transfert de message : expliquer le Pourquoi du transfert de mail (juste de l’information, ou ce qu’on attend de la personne suite à ce message…)

- Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

Article 7 : Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

-Etre courtois

- Etre vigilant sur le contenu du message

- Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

- Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

- Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un Tiers

TITRE 3 - DROIT A LA DECONNEXION

Article 8 : Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent Accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise équipé d’un smart phone ou portable entreprise.

Hors situation d’urgence dans l’usine ou pour le service, ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

- des périodes de repos quotidien,

- des périodes de repos hebdomadaire,

- des absences justifiées pour maladie ou accident,

- et des congés ou repos de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, RC, RCR,…).

En cas d’urgence, la personne doit être contactée par téléphone, sur les périodes hors temps de travail.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

Article 9 : Dispositifs de formation et de sensibilisation

En outre, il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC et d’optimisation de l’utilisation de la messagerie (Outlook..) afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

Notamment, XXX diffusera à l’ensemble du personnel une fiche reprenant « les Règles pour un bon usage de sa messagerie électronique » (cf en annexe).

Article 10 : Suivi et contrôle

Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail.

Les différents aspects liés au respect du droit à la déconnexion seront évoqués lors de l’entretien annuel EAD.

En particulier, pour les Cadres au forfait jour, une rubrique « Droit à la déconnexion » sera ajoutée au formulaire d’évaluation de la charge de travail.

Article 11 – Date d’application de l’accord

Le présent accord s’appliquera à compter du 1^er Juin 2018.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues respectivement par les articles L 2222-5 et L 2222-6 et suivants du code du travail.