Accord d'entreprise "AVENANT N°2 DU 23 DECEMBRE 2019 DE PROROGATION DES MODALITES D'EXERCICE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE IGC SERVICES" chez IGC SERVICES (Siège)

AVENANT N°2 DU 23 DECEMBRE 2019 DE PROROGATION

DES MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA SOCIETE IGC SERVICES

DU 1^ER JANVIER 2020 AU 31 DECEMBRE 2022

Entre les soussignés :

La Direction de la Société IGC Services, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « la Société IGC Services » ou « IGC Services » ou « la Direction »,

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives des salariés au niveau de la Société IGC Services, représentées par :

• YYY

Ci-après dénommées « les organisations syndicales représentatives »,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

La société IGC Services et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont signé le 27 août 2018 un accord relatif aux modalités d’exercice du télétravail, ainsi qu’un avenant n°1 de prorogation le 28 février 2019.

Fortes de cette expérience réussie et des résultats qualitatifs obtenus, la Direction d’IGC Services et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées lors de réunions de négociation les 25 Novembre, 9 et 18 Décembre 2019.

Dans le cadre de cette négociation, il est apparu nécessaire aux Parties de proroger à nouveau les dispositions de l’accord du 27 août 2018 et de son avenant n°1 du 28 février 2019 déterminant les modalités d’exercice du télétravail régulier au sein d’IGC Services, ce jusqu’au 31 décembre 2022, dans les conditions décrites ci-après. Et ce dans le respect des dispositions de la Charte Groupe du 18 mai 2018 relative au télétravail fixant les principes directeurs régissant le recours au télétravail régulier au sein de la société.

Les parties ont convenu des dispositions ci-après reprises pour la plupart à l’identique de l’accord du 27 août 2018.

Article 1 – Définition du télétravail régulier

Selon l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication étant précisé que le télétravail régulier désigne, conformément aux dispositions de la Charte Groupe relative au télétravail, une modalité collective d’organisation du travail.

Au sein de la Société IGC Services, le télétravail ne pourra être exercé qu’un jour maximum par semaine, au domicile du collaborateur télétravailleur, au moyen des outils informatiques mis à sa disposition. Les autres jours sont réalisés sur le lieu de travail habituel. Le choix du jour de la semaine consacré au télétravail doit se faire obligatoirement le mardi ou le jeudi, et sera effectué en fonction des besoins d’organisation du service et fixé dans l’avenant au contrat de travail du collaborateur télétravailleur.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la DRH lors de l’établissement de l’avenant au contrat de travail conclu entre le télétravailleur et la Société IGC Services. Le salarié s’engage par ailleurs à informer sa hiérarchie et la DRH de la Société IGC Services de tout changement d’adresse impliquant un changement définitif de son domicile dans le mois concerné.

Article 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail régulier

La Direction et les organisations syndicales représentatives réaffirment que le supérieur hiérarchique devra s’assurer :

• d’une part, que la continuité et la qualité de service rendues aux clients ne sont pas impactées par ce mode d’organisation du travail à domicile ;

• d’autre part, que l’équité et la transparence sont garanties dans l’application des conditions d’éligibilité présentées ci-après.

  1. Conditions d’éligibilité au télétravail régulier

Le présent accord, qui définit les modalités du télétravail régulier s’applique à l’ensemble des collaborateurs en contrat à durée indéterminée à temps plein et avec une ancienneté minimale d’un an dans le poste occupé au sein de la Société IGC Services. Les collaborateurs qui atteindraient l’ancienneté requise, précédemment citée, au cours de la durée de l’avenant, pourront prétendre à intégrer ce dispositif pour la période restant à courir jusqu’au prochain appel à volontariat, après validation de leur hiérarchie (cf. article 3.1.).

Les apprentis, les collaborateurs en contrat de professionnalisation et les stagiaires ne peuvent pas être éligibles au télétravail, car il est indispensable pour leur apprentissage d’être bien intégrés dans leur communauté de travail.

Avant de se porter candidat, le télétravailleur devra s’engager à disposer d’un espace de travail personnel compatible avec la pratique du télétravail. Il est de sa responsabilité d’avertir son manager si ces conditions n’étaient plus réunies.

Conditions d’éligibilité de la fonction ou du service exercé au télétravail

Les salariés remplissant les conditions ci-dessus pourront se porter candidat au télétravail dès lors que leur fonction répond aux critères ci-après.

Les critères ayant permis de sélectionner ces fonctions sont les suivants :

• l’activité en télétravail ne doit pas gêner le fonctionnement de l’équipe de rattachement,

• la configuration de l’équipe permet le télétravail au sein de celle-ci,

• l’activité ne requiert pas d’être exercée physiquement dans les locaux de la Société IGC Services, notamment en raison des équipements matériels, des mesures de sécurité informatique, ou de la nécessité d’une présence physique, quelle qu’en soit la raison,

• l’activité en télétravail est source d’une meilleure productivité et d’un meilleur équilibre vie professionnelle / vie privée.

Ainsi, il a été défini une liste de métiers non éligibles au télétravail :

Cette liste pourra faire l’objet d’une révision selon les dispositions de l’article 10 et en fonction des modifications substantielles du/des métier(s) concerné(s).

2.3 Conditions d’éligibilité du collaborateur au télétravail

L’examen des candidatures au télétravail par le responsable hiérarchique portera notamment sur :

• le degré de maîtrise de son poste, notamment de sa connaissance de son environnement de travail, lui permettant de trouver des solutions adaptées à toute difficulté, ainsi que de sa capacité à réaliser l’ensemble de ses tâches et ce, dans les délais impartis,

• son degré d’autonomie dans l’organisation de son travail et notamment de sa capacité à réaliser par lui-même ses tâches, à les planifier et à les prioriser,

• la capacité à travailler à distance,

• à titre subsidiaire, l’impact du temps de trajet domicile-travail sur la vie personnelle du candidat au télétravail.

En cas de candidatures multiples dans un même service, si le nombre des candidatures ne permet pas de toutes les retenir, le responsable hiérarchique les analysera afin de déterminer un ordre de priorité, avec la collaboration éventuelle de la DRH et du Directeur de Service auquel il est rattaché, afin d’assurer l’équité entre les candidats.

La candidature d’un collaborateur « manager d’équipe » répondant aux critères précités ne pourra être retenue qu’après examen et validation finale de son responsable hiérarchique, en accord avec la DRH.

Article 3 – Conditions de mise en œuvre

3.1 Les modalités de validation de la candidature

Le télétravail repose obligatoirement sur le principe du volontariat. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité, au regard du nombre de collaborateurs candidats au sein de son service et de l’organisation du service.

Un appel à candidature aura lieu chaque année au mois de juin.

Ainsi, afin de permettre d’aller jusqu’à l’appel à candidature du mois de juin 2020, les Parties ont convenu de prolonger les avenants individuels des télétravailleurs actuels, sous réserve de leur acceptation, jusqu’au 30 juin 2020. Etant entendu que les collaborateurs qui atteindraient l’ancienneté requise, précédemment citée, d’ici au 30 juin 2020, pourront prétendre à intégrer ce dispositif pour la période restant à courir avant l’appel à candidature de juin 2020, après validation de leur hiérarchie.

Le salarié souhaitant postuler pour exercer sa fonction dans le cadre du présent dispositif sur le télétravail devra en informer par courriel son responsable hiérarchique et la DRH dans les 15 premiers jours du mois de juin. Cette demande portera sur une durée maximale d’un an.

Les demandes adressées seront analysées par chaque responsable hiérarchique concerné, selon les conditions et critères précités, dans les 15 derniers jours du mois de juin.

Dans les 15 jours suivants le dépôt des demandes de télétravail, le responsable hiérarchique concerné informera la DRH des décisions prises concernant ces demandes, celui-ci s’assurera le cas échéant que les refus de télétravail sont motivés par l’application des critères d’éligibilité.

Le responsable hiérarchique et la DRH seront garants que l’équité et la transparence sont respectées dans l’application des conditions d’éligibilité présentées ci-après.

Un entretien sera systématiquement organisé pour tout candidat avec son responsable hiérarchique. L’objectif de cet entretien sera d’apporter une réponse argumentée qu’elle soit positive ou négative à chacun. Le responsable hiérarchique en informera également par courriel la DRH et le membre du Comité de Direction auquel il est rattaché. La DRH adressera alors une réponse formalisée par courriel à l’ensemble des candidats.

En cas d’acceptation, le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail, notamment le jour et les horaires concernés par le télétravail qui seront repris dans l’avenant. Le jour retenu pour le télétravail sera fixé par le responsable hiérarchique prioritairement en fonction des besoins d’organisation du service, et en tenant compte autant que possible des souhaits exprimés par le collaborateur concerné.

Le refus de passage en télétravail devra être motivé et exposé au collaborateur.

3.2 Avenant au contrat de travail

L'organisation de l'activité en télétravail à domicile sera prévue par avenant au contrat de travail.

L'avenant au contrat de travail correspond à une durée maximale d’un an, comme précisé dans le présent accord. Il précisera notamment les modalités d'exécution du télétravail à domicile :

• l’adresse du collaborateur où le télétravail devra être exécuté

• la fonction occupée

• la répartition des jours travaillés en entreprise

• le jour travaillé à domicile

• les plages horaires de disponibilité pour être joignable

• la période d’application

• l’équipement mis à disposition

• la période d’adaptation

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile précisées à l’article 3.5

• les droits et devoirs des parties à la situation de télétravail

• l’attestation d’assurance prévue à l’article 7.2

• une attestation sur l’honneur portant sur la conformité des installations électriques et téléphoniques au domicile, ainsi que sur la compatibilité de la ligne liaison internet au télétravail (débit internet suffisant).

L’attestation de l’assurance délivrée par le collaborateur telle que définie dans l’article 7.2 du présent accord devra être remise à la DRH à la signature de l’avenant au contrat de travail et à chaque changement de domicile.

A l’issue de la période déterminée dans l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur effectuera à nouveau l’intégralité de son activité dans les locaux de la Société IGC Services.

3.3 période d’adaptation au télétravail

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes respectives, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur et le responsable hiérarchique bénéficieront d’une période d’adaptation d’une durée de deux mois. Chacune des parties pourra mettre fin au télétravail par courriel avec accusé de réception ou courrier remis en main propre contre décharge, en respectant un délai de prévenance réciproque d’un mois. Cet article ne s’applique pas aux collaborateurs ayant déjà bénéficié du dispositif de test sur le télétravail sur le même poste.

A la demande de l'une des parties, un entretien peut être organisé entre le responsable hiérarchique, le salarié et éventuellement la DRH afin d'échanger sur les raisons ayant motivé cette demande.

3.4 Organisation du télétravail

Le télétravail s’exerce nécessairement par journée entière travaillée.

Toute journée de télétravail pourra être annulée par le salarié ou le supérieur hiérarchique (ce dernier s’efforçant de respecter un délai de prévenance de 24 heures dans la mesure du possible) chaque fois que la présence du collaborateur sera nécessaire sur site dans le cadre du bon fonctionnement du service.

Si, sur une période donnée, la présence du collaborateur sur le site le jour dédié au télétravail est exigée pour des nécessités de service (réunions, formation, clôture comptable / paie pour certains services, multiples absences au sein de l’équipe…), le responsable de service pourra être amené à annuler le jour dédié au télétravail, sur cette même période. Ce jour ne sera pas reporté sur une période ultérieure.

Les plages horaires de disponibilité pour être joignable seront déterminées conjointement entre le salarié et son supérieur hiérarchique, en conformité avec le fonctionnement du service. Ces plages seront précisées dans l’avenant au contrat de travail étant entendu que ces plages doivent s'inscrire dans le cadre des horaires normaux de travail tels que pratiqués au sein des locaux habituels.

3.5 Principe de Réversibilité

L'accord de l'une ou de l'autre des parties de recourir au télétravail est réversible. Chacune des parties peut mettre fin au télétravail par courriel avec accusé de réception ou courrier remis en main propre contre décharge, en respectant le délai de prévenance applicable au sein de chaque société concernée, qui ne pourra être inférieur à 15 jours.

Ce délai peut être réduit ou supprimé à la demande du salarié sous réserve de justifier de circonstances exceptionnelles ou à l'initiative du supérieur hiérarchique, notamment en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile pour cause de changement de celui-ci.

A la demande de l'une des parties, un entretien peut être organisé entre le responsable hiérarchique, le salarié et éventuellement la DRH afin d'échanger sur les raisons ayant motivé cette décision.

Article 4 – Droits collectifs et individuels du télétravailleur

Le télétravailleur a les mêmes droits et devoirs que le salarié qui travaille dans les locaux de la Société IGC Services.

Le télétravailleur fait partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs de l'entreprise pris en compte pour la détermination des seuils. Il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles pour le renouvellement des instances représentatives du personnel de la Société IGC Services.

Article 5 – Equipement mis a disposition du télétravailleur

La Société IGC Services fournira au collaborateur en télétravail les équipements nécessaires, lesquels pourront être mutualisés, pour lui permettre d’exercer son activité professionnelle à son domicile dans des conditions satisfaisantes, à savoir :

• Un ordinateur portable, s’il n’en est pas déjà équipé dans les locaux de la société ;

• Un téléphone portable, s’il n’en est pas déjà équipé dans les locaux de la société ;

• Un accès VPN.

Le choix des équipements qui restent propriété de la société, se fera par la Direction de la Société IGC Services après validation du supérieur hiérarchique selon l’activité du télétravailleur qu’il sera amené à exercer à son domicile. Seuls ces équipements pourront être utilisés, conformément aux dispositions de la Charte du Groupe relative à la Sécurité Informatique, par ce dernier dans le cadre du télétravail et à des fins strictement professionnelles.

Le télétravailleur aura l’obligation en cas de défaillance d’un des équipements mentionnés ou du réseau (Internet) d’informer dans les plus brefs délais, son supérieur hiérarchique ainsi que le service help desk en charge de l’assistance technique. Dans l’hypothèse où cette défaillance venait à perdurer, le responsable hiérarchique pourra être amené à demander au télétravailleur de venir poursuivre son activité professionnelle dans les locaux de la Société IGC Services sans que ce dernier puisse le refuser.

Article 6 – indemnisation de frais télétravail

L’intégralité de l’abonnement et des communications téléphoniques du téléphone portable professionnel sont pris en charge par la société, sous réserve d’une utilisation conforme aux règles en vigueur au sein de la société.

Il sera versé au salarié une indemnité forfaitaire de frais de télétravail, calculée sur la base d’une journée de télétravail régulier par semaine, en l’état actuel de la Charte Groupe en vigueur sur le télétravail.

Cette indemnité forfaitaire est distincte de la rémunération de base et couvre les coûts d’électricité, de chauffage et d’entretien, d’occupation des locaux, d’assurance qui y sont associés et des coûts d’utilisation d’une connexion Internet personnelle.

Cette indemnité sera proratisée pour toutes absences survenues lors des jours dédiés au télétravail dans le mois considéré (congés payés, maladies, accident du travail…) ou en cas de non réalisation du ou des jours de télétravail quel qu’en soit la raison professionnelle.

Article 7 – Sante et sécurité au travail

7.1 Charge de travail :

La charge de travail et l’amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues, mais travaillant en permanence dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, le passage en télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.

Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien annuel d’évaluation comme pour tout collaborateur de l’entreprise. Cependant, le supérieur hiérarchique s’assurera avec le salarié :

• que le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés négativement par le télétravail ;

• des conditions d’activité de celui-ci ainsi que de sa charge de travail.

Le collaborateur en télétravail devra donner le même niveau de visibilité sur son activité que les autres collaborateurs travaillant au sein des locaux de la Société IGC Services.

7.2 L’assurance

Le salarié devra effectuer les démarches préalables nécessaires afin d’informer son assureur de sa situation de télétravail. Il transmettra à la société, lors de la signature de l’avenant à son contrat de travail, un justificatif du contrat multirisque habitation souscrit auprès de son assureur et dans lequel ce dernier prend acte qu’une activité professionnelle sera exercée au domicile du salarié.

7.3 Le maintien du lien social

Le responsable hiérarchique s’assurera, lors de la construction du planning de télétravail, qu’il y a suffisamment de jours au cours desquels l’ensemble des équipes sont présentes, afin de maintenir le lien social, et organiser les réunions de travail.

7.4 Confidentialité et protection des données de l’entreprise

Il est rappelé que tout salarié doit veiller au respect des dispositions de la Charte individuelle relative à la sécurité informatique.

En particulier, le télétravailleur devra prendre toutes les précautions nécessaires pour préserver la confidentialité des informations et documents qui lui sont confiés et auxquels il/elle a accès dans le cadre professionnel.

Notamment, le télétravailleur :

• s’interdit de communiquer ou divulguer à des tiers, directement ou indirectement, des informations ou documents appartenant à la société, sous quelque forme que ce soit ;

• s’engage à ne pas apporter et/ou conserver à son domicile des données appartenant à la société sur un support non autorisé par sa hiérarchie ;

• veille au strict respect des règles informatiques applicables ;

• s’assure que les informations et documents appartenant à la société ne soient pas visibles par des tiers, sur quelque support que ce soit ;

• s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins professionnelles, en dehors de toute utilisation abusive ou frauduleuse.

7.5 Accident de Travail

Conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de travail dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Le salarié doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les délais conventionnels, conformément aux dispositions en vigueur au sein de la société, et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Article 8 - Sensibilisation des salariés et de leurs supérieurs hiérarchiques sur le télétravail

Le télétravail étant un mode d’organisation du travail à part entière, la sensibilisation des télétravailleurs et de leur supérieur hiérarchique à ses objectifs et modalités de mise en œuvre est une condition de sa réussite.

C’est la raison pour laquelle, il sera mis à la disposition des salariés et des supérieurs hiérarchiques concernés un guide sur le télétravail.

Enfin, chaque supérieur hiérarchique suivra un module digital sur l’animation du télétravail.

Article 9 – Durée et entrée en vigueur de l’avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée à compter du 1^er janvier 2020 et jusqu’au 31 décembre 2022.

Il prendra fin à son terme, soit le 31 décembre 2022, et ne produira plus d’effets à compter de cette date.

Toutefois, les parties conviennent que deux mois, au plus tard, avant la date d’échéance du présent avenant, elles se rencontreront, à l’initiative de la D.R.H., pour négocier un éventuel nouvel accord ou avenant sur la mise en place du télétravail régulier au sein de la société et/ou les conditions et la durée de son renouvellement.

Article 10 - Révision

Toute demande de révision devra être notifiée par mail avec accusé de réception à chacune des parties signataires (pour la Direction, à la Directrice des Ressources Humaines) et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement. Les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande de révision. Les dispositions de l’avenant dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à conclusion d’un nouvel accord ou avenant.

Article 11 - Publicité et formalités de dépôt

La validité du présent avenant est subordonnée aux conditions précisées par l’article L.2232-34 du Code du travail. Dès lors que ces conditions seront remplies, il sera déposé à la DIRECCTE, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes compétents dans les conditions de l’article L. 2232-35 du Code du travail.

Il fera également l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccord » à l’adresse suivante www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, conformément aux nouvelles dispositions légales applicables.

Il entrera en vigueur dès le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Il sera versé dans la base de données prévue à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail, après anonymisation, dans sa version destinée à la publication.

Le présent accord sera également porté à la connaissance des salariés de la société par affichage sur les lieux de travail ainsi que par intranet.

***

Fait à Saint-Étienne, le 23 décembre 2019, en 3 exemplaires

Pour les Organisations Syndicales Représentatives Pour la Direction