ACCORD COLLECTIF

DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE LA SUCCURSALE FRANCAISE D’AGCS SE

ENTRE :

La société ALLIANZ GLOBAL CORPORATE & SPECIALITY SE (AGCS SE), société européenne immatriculée en Allemagne sous le numéro HRB 208312 dont le siège social est Königinstrasse 28, 80802 MUNICH (Allemagne), prise en sa succursale française, dont le siège est situé 1, Cours Michelet – CS 30051, 92076 PARIS LA DEFENSE CEDEX, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 487 424 608, représentée par Madame…, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines pour la France et le Benelux,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CFTC, représentée par Monsieur…., agissant en qualité de Délégué syndical,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par Madame……., agissant en qualité de Délégué syndical,

D’autre part.

Préambule

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent être réalisées via la mise en place du vote électronique.

La possibilité de recourir au vote électronique doit être prévue par un accord collectif d’entreprise ou de groupe ou, à défaut, peut être décidée unilatéralement par l’Employeur.

Le recours au vote électronique est particulièrement recommandé en période de crise sanitaire liée au Covid-19, afin d’éviter les rassemblements de salariés en un même lieu et la diffusion du virus.

Ce mode de scrutin est également adapté aux entreprises qui, à l’instar de l’AGCS SE ont mis en place le télétravail sur une base régulière.

Ce procédé, en phase avec les évolutions sociétales et la maîtrise généralisée de l’outil informatique, présente de nombreux avantages et permet aux salariés de voter plus facilement, sans être tributaires des heures d’ouverture d’un bureau de vote et/ou des délais d’acheminement postaux en cas de mise en place du vote par correspondance.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distincts du protocole préélectoral, destiné à organiser le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Choix du vote électronique

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection.

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges par collège ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le cas échéant, le protocole d’accord préélectoral mentionnera l’adoption du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

A défaut de protocole d’accord préélectoral, les mentions ci-avant seront reprises dans une décision unilatérale de la direction.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions légales et réglementaires relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Le système de vote électronique mis en place devra également être conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Principes et caractéristiques généraux du système

3.1 : Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Ces principes sont notamment les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote,

• la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

Le système devra garantir :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

3.2 : Caractéristiques du système

Le système devra également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne devront être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote devront être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

3.3 : Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales.

Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire qui intègrera les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits

• Genre (sexe)

• Date de naissance

• Date d'entrée dans l'Entreprise

• Type de contrat (interne/externe)

• Collège d'appartenance

• E-mail professionnel sauf cas particulier lié à une absence prolongée.

Ce fichier sera chargé dans le système de vote électronique du prestataire.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou, à défaut, par décision unilatérale de la Direction.

3.4 : Emargement

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour l’électeur concerné.

La liste d’émargement indiquera la date et l'heure du vote.

Les listes d’émargement seront enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, et non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le terminal de l'électeur.

3.5 : Urne électronique

Un fichier issu du système mis en place recensera les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Sécurité du système

4.1 : Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique devra avoir été soumis à une expertise technique indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus.

Le prestataire choisi devra fournir à la Direction les documents justifiant de la réalisation préalable de cette expertise.

Le rapport de l'expert attestera de la conformité de la solution retenue par rapport aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et sera tenu à la disposition de cette autorité.

4.2 : Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra un ou plusieurs représentants de la Direction ainsi qu'un ou plusieurs représentants du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les représentants des listes de candidat pourront assister aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d'assistance technique.

A l’issue du 1^er tour des élections, une réunion sera organisée entre les signataires de l’accord, la Direction des Ressources Humaines et le Prestataire pour vérifier le bon déroulement des opérations et, le cas échéant, définir des plans d’action adéquats.

4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement

Pour se prémunir contre d’éventuels dysfonctionnements, le service de vote électronique sera dédoublé sur deux centres d’hébergement différents.

Les connexions devront être partagées entre ces deux centres de manière équitable.

En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre pourra ainsi prendre le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des représentants des listes de candidats, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote, les représentants du personnel (membres du CSE en exercice) bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de trois semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les fichiers d’émargement et les résultats seront récupérés et conservés par AGCS SE sur ses propres serveurs.

Gestion des données à caractère personnel

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 (RGPD).

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Chapitre 2 – Modalités d’organisation des opérations électorales

Durée et modalités du scrutin

9.1 : Durée

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral ou, à défaut, la décision unilatérale de la Direction qui s’y substituera.

A défaut de précisions sur ce point, cette période de vote sera de 2 jours ouvrés calendaires consécutifs, pour chaque scrutin.

9.2 : Modalités

Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, depuis n'importe quel terminal (PC, Smartphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (ou, à défaut, de la décision unilatérale de la Direction s’y substituant), des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

Ce moyen d’authentification permettra au site de vote de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour la personne concernée.

Matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à la disposition des électeurs qui ne disposeraient pas du matériel informatique nécessaire pour voter un terminal sécurisé (ordinateur, smartphone ou tablette) leur permettant de se connecter au site de vote électronique.

La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Le cas échéant, l'emplacement du matériel de vote spécifiquement mis à disposition sur le lieu de travail permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Déroulement du scrutin

11.1 : Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé par le prestataire de vote électronique, les membres du bureau de vote et la Direction, pendant la durée du scrutin.

11.2 : Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

11.3 : Liste d'émargement

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.

11.4 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs auront connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ".

La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés par le prestataire de vote électronique.

Le décompte des voix devra apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote seront seuls habilités à éditer les procès-verbaux et à proclamer les résultats.

Chapitre 3 – Dispositions finales

Champs d’application

Le présent accord s’applique sur l’ensemble du périmètre de la succursale française de la société AGCS SE.

Durée et entrée en vigueur / Substitution

Le présent accord de mise en place du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet à compter de sa date de signature.

Le présent accord se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement, par quelque mode que ce soit, et qui aurait le même objet.

Dépôt et publicité

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du Travail.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du Travail.

Il sera également publié dans la base de données nationale en ligne prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, (à savoir, à ce jour, Légifrance), dans une version anonyme, c’est-à-dire sans les noms et prénoms des personnes physiques ayant signé l’accord.

Information du personnel

Le personnel sera informé du présent accord par tout moyen permettant de lui conférer date certaine, et notamment par affichage ou courriel, ainsi que par publication sur le site Intranet de l’entreprise, le cas échéant.

Un exemplaire du présent accord sera tenu à la disposition des salariés de la succursale française d’AGCS SE sur les lieux de travail et consultable auprès de la Direction des Ressources Humaines ainsi que sur l’intranet de l’entreprise.

Des affichages sur les emplacements réservés aux communications de la Direction rappelleront en outre l’existence et les modalités de consultation du présent accord.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

En cas de révision, il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité précédemment évoquées.

ANNEXE : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Paris-La Défense, le 20 décembre 2021

Pour la société AGCS SE Madame… DRH France/Benelux	Pour le syndicat CFTC Monsieur… Délégué syndical	Pour le syndicat CFDT Madame… Délégué Syndical

Annexe 1 

Cahier des charges

de mise en œuvre du vote électronique

1. Préambule

Dans le cadre de l’élection des membres du CSE, la société AGCS SE, prise en sa succursale française, souhaite recourir au vote électronique afin de faciliter l’organisation du processus électoral, ainsi que le vote en lui-même pour les électeurs.

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la société AGCS SE souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après le « Prestataire »).

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

- Les fonctionnalités attendues du système électronique (couvrant l’organisation de l’élection dans la phase pré-électorale, le vote électronique, les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis) ;

- Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique et notamment des dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

2. Fonctionnalités attendues du système électronique

Le système sélectionné devra assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

- La phase pré-électorale ;

- La phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel ;

- Les opérations post-électorales incluant le dépouillement, la restitution des résultats et la production des documents requis par la loi (CERFA).

1. Phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection par voie électronique.

Le système devra dès lors proposer une interface permettant de paramétrer l’élection, de la guider et de contrôler les informations intégrées.

Le système devra permettre à plusieurs personnes de se connecter (potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents) et de disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage et de la vision des éventuelles anomalies identifiées durant les contrôles.

Le système devra permettre :

- La gestion du calendrier électoral :

• Définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du premier tour (depuis l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales jusqu’au dépouillement du second tour de l’élection si applicable) ;

• Proposition de dates pour chacun des jalons ;

• Contrôle du respect des durées de chaque étape, des durées entre étapes, de la cohérence de l’ordre des étapes.

- Le paramétrage des éléments clés de l’élection et notamment :

• Une gestion multi-sites ;

• Une gestion multi-collèges, intégrant la possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

• La définition du nombre de sièges minimal légal par collège, avec la possibilité de modifier ces chiffres.

• La gestion de la liste électorale :

• Intégration par saisie et import de la liste électorale ;

• Contrôle de la liste électorale (durée de présence dans l’entreprise, âge minimum) ;

• Contrôle du rattachement de chaque électeur à un collège ;

• Intégration des éléments d’identification qui seront requis pour la connexion au vote (adresse mail et/ou numéro de téléphone mobile et/ou adresse physique).

- La gestion des listes de candidats :

• Saisie des listes de candidats en y intégrant le cas échéant le logo de la liste, les photos des candidats, les propagandes électorales ;

• Contrôle de cohérence entre les collèges des candidats et ceux de la liste ;

• Contrôle de la capacité du salarié à être candidat (date d’entrée et âge au 1^er tour) ;

• Gestion de listes communes entre plusieurs syndicats (le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et de leurs positions dans le dépouillement) ;

• Contrôle de non présence dans plusieurs listes de titulaires ou plusieurs listes de suppléants, tout en autorisant à être présent à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants.

- La gestion des bureaux :

• Définition de la granularité des bureaux par rapport aux urnes (allant d’un bureau unique à un bureau par triptyque : collège, titulaire / suppléant) ;

• Déclaration des membres du bureau et désignation du président ;

• En cas d’absence de membres volontaires, proposition de membres à partir de la liste électorale alternativement le plus âgé puis le plus jeune ;

• Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique ;

• Contrôle que les membres des bureaux sont dans la liste électorale et ne sont pas candidat.

2. Phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel

Le système du prestataire devra permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

- Contrôle des listes électorales par les électeurs :

• Chaque membre de la liste électorale recevra un e-mail préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès du service RH en cas d’anomalie ;

• En complément de cet accès pour contrôle, le prestataire fournira la liste électorale complète à la société pour affichage. Ce document ne fera pas apparaitre les éléments personnels tels qu’e-mail, numéro de téléphone ou adresse personnelle.

- Connexion sécurisée des membres de la liste électorale :

• Le système devra proposer une gestion sécurisée des accès permettant d’éviter le vol des identifiants ;

• A chaque connexion, l’électeur devra recevoir un code à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code pourra être envoyé soit par e-mail soit par SMS, suivant les modalités retenues dans le protocole d’accord préélectoral et, le cas échéant, au choix de l’électeur au moment de la connexion ;

• En cas d’absence de mail et/ou de numéro de mobile pour un électeur, les informations de connexion devront lui être envoyées par courrier (et seront alors valables pour toute la durée du scrutin) ;

• Le système de vote devra être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones.

- Information et relance des électeurs sur les étapes de l’élection :

• Le système proposé devra permettre d’envoyer des messages (mails et/ou SMS) aux électeurs rappelant les dates des élections et l’ouverture du vote ;

• Le système proposé devra également permettre d’envoyer des messages quotidiens aux électeurs rappelant que le vote est ouvert.

- Scellement des urnes et déscellement par les membres du bureau :

• Préalablement au vote, les urnes seront scellées par les membres du bureau (a minima deux membres). Il en sera de même au terme du vote ;

• L’heure de scellement des urnes sera précisée dans le paramétrage de l’élection ;

• Le vote ne pourra commencer tant que l’urne ne sera pas scellée ;

• Au moment du scellement, chaque membre du bureau de vote devra pouvoir vérifier que l’urne est vide et le système devra lui fournir une clé permettant de confirmer qu’il n’y a pas eu de modification sur la base de l’élection durant le vote ;

• Le système proposé devra permettre d’envoyer aux membres du bureau des messages (mails et/ou SMS) de rappel de leurs responsabilités : scellement, dépouillement et établissement des documents légaux.

- Accès aux listes de candidats et à la propagande avant et pendant le vote :

• Les listes de candidats seront accessibles préalablement au vote (une fois déposée dans l’interface de paramétrage) faisant apparaitre le cas échéant les logos des listes, les photos des candidats, un ou plusieurs documents de propagande ;

• Durant le vote, les électeurs devront pouvoir :

• Accéder aux documents des listes de candidats

• Voter pour une liste de titulaires et/ou une liste de suppléants

• Ne sélectionner qu’une seule liste ou déclarer voter blanc

• Au sein d’une liste, rayer certains membres

• Durant la période de vote, l’électeur devra pouvoir se connecter à tout moment et voir le taux de participation ;

• Le vote ne sera confirmé qu’après confirmation par l’électeur (deux étapes) ;

• La validation sera effectuée urne par urne. Tant que le vote pour une urne ne sera pas validé, le candidat devra pouvoir se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Le vote pourra s’effectuer sur toute la période retenue et paramétrée. Celui-ci ne pourra être réalisé avant le début prévu du vote et avant scellement des urnes ni après l’heure de fin prévue de l’élection. Un électeur connecté avant l’heure de fin devra disposer du temps nécessaire pour terminer son vote, même si celui-ci dépasse l’heure de fin prévue.

3. Les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis

- Dépouillement et génération des documents requis :

• Le dépouillement sera effectué automatiquement après déscellement de l’urne par les membres du bureau ;

• Le dépouillement appliquera la règle du quotient électoral à plus forte moyenne ;

• Seront ainsi calculés :

• Le quorum de participation (permettant de valider ou non les résultats du 1^er tour)

• La détermination des membres élus (en tenant compte des éventuels sièges réservés)

• Le nombre de sièges restant à pourvoir au second tour (le cas échéant)

• Le calcul de la représentativité des syndicats (1^er tour uniquement) et des candidats (2^ème tour)

• Une fois dépouillé, le système devra automatiquement proposer les résultats ainsi que les documents suivants :

• Liste d’émargement

• Cerfa des résultats qui seront vérifiés et signés par les membres du bureau de vote. Ces documents devront faire apparaitre toute anomalie survenue durant le process de vote.

- Accès aux résultats :

• Les résultats seront accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

• L’ensemble des résultats (de l’ensemble des urnes) sera accessible à aux services RH via l’interface de paramétrage.

- Initialisation du second tour si nécessaire :

• Le second tour sera automatiquement initialisé dans les cas suivants :

• Absence de quorum sur une urne au 1^er tour

• Sièges restant à pourvoir

• Les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus sont automatiquement reportées dans les listes du second tour

3. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote devra respecter l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

1. Confidentialité et sécurité des données

En premier lieu, le système de vote devra respecter la confidentialité et la sécurité des données.

A ce titre, il devra assurer :

- La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ;

- La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

- La sécurité de l’émargement ;

- La sécurité de l’enregistrement ;

- La sécurité du dépouillement des votes.

2. Obligations concernant les traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote devront être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

- Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe sera issu de la liste électorale

- La feuille d’émargement sera issue du fichier des électeurs ou de la liste électorale

- Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement seront enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé entre eux.

- L’urne électronique devra être scellée avant l’ouverture du scrutin, ce qui la rendra non réinscriptible, et garantira l’inaltérabilité et le caractère probant de son contenu. Les données de ce fichier feront l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Après le dépouillement, le système de vote sera scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de trois semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

3. Contrôle de conformité du système par un expert indépendant

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise technique indépendante, destinée à vérifier la conformité du système tel que défini par les délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL, ainsi que les prescriptions des textes constitutionnels, législatifs et réglementaires en vigueur.

L’expert réalisant la certification devra être un expert indépendant reconnu, être agréé devant une cour de justice et devra nécessairement avoir suivi la formation dispensée par la CNIL.

L’expertise devra couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

L’expertise devra porter sur l’ensemble des mesures décrites dans les délibérations de la CNIL et notamment sur :

• Le code source du logiciel y compris dans le cas de l’utilisation d’un logiciel libre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler, et notamment le fait que le scrutin se déroulera sur un système isolé ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l’électeur.

Le rapport de l’expert devra être tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

4. Documentation et assistance

1. Documentation

Chaque salarié devra avoir accès à une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, le Prestataire devra fournir les supports (papier, numérique et/ou vidéos) permettant la formation des membres du bureau de vote et des représentants du personnel à la compréhension et l’utilisation système de vote électronique.

Le Prestataire fournira toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

2. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un ou plusieurs représentants du Prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

- Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Fait à Paris La Défense, le 16 décembre 2021

Pour la société AGCS SE

Madame…

DRH France/Benelux

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