Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote électronique à distance en vue de l'élection des membres du CSE" chez SMARTADSERVER (Siège)

Accord collectif relatif au vote électronique à distance en vue de l’élection des membres du CSE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS : 

Smart AdServer SAS, au capital de 513 424€, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 478 613 481 ; dont le siège est situé 66, rue de la Chaussée d’Antin, 75009 Paris, représentée par X X, Directeur des Ressources Humaines.

Ci-après dénommé “La Société” 

D’UNE PART,

 

ET 

L’organisation syndicale Bétor Pub – CFDT, représentée par Y Y, en qualité de délégué syndical dûment habilité à l’effet des présentes,

D’AUTRE PART

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, et compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans la Société s’appuyant sur la mise en place du télétravail pour appréhender au mieux les risques sanitaires liés au coronavirus,  il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique à distance offre à l’ensemble des salariés, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres du CSE. Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique exclusif et à distance pour les élections des membres du CSE, à compter de l’année 2020.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique à distance retenu et le déroulement des opérations électorales.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques et qui constituent le cahier des charges de l'organisation du scrutin électronique retenu par les signataires du présent accord :

• Garantie de l’anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Respect de la sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser selon les dispositions légales en vigueur respectant le présent cahier des charges et dont la solution de vote a fait l’objet d’une certification obligatoire par un expert indépendant et d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés ;

• Inscription des fichiers dans le registre des activités de traitement tenu par la société, le responsable du traitement ou son délégué à la protection des données (DPO) ;

• Formation des membres du bureau de vote aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

  • édition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du code du travail.

Article 1. Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société ayant la qualité d’électeurs.

Article 2. Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail. Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties signataires. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 3. Durée du présent accord

Le présent accord est à durée indéterminée. Il est conclu dans le but d’être appliqué à compter de l’élection des membres du CSE de l’année 2020.

Article 4. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, et selon les modalités suivantes :

• la dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DIRECCTE et au Conseil de Prud’hommes ;

• une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.

Durant les négociations, le présent accord restera applicable sans aucun changement.

A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessous.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit, à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis de trois mois.

Article 5. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un appel d’offres de marché sera organisé par la société, afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires et de sélectionner celui qui sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord. Le nom du prestataire ayant remporté le marché sera communiqué aux organisations syndicales et figurera ou sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Pour les élections devant se tenir en 2020, et sur la base du cahier des charges précisé dans le préambule et le présent accord, c’est le prestataire VOXALY qui a été retenu.

Article 6. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par la Société:

• vis-à-vis des salariés électeurs de la Société : information de chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles le concernant ;

• inscription des fichiers dans le Registre des activités de traitement tenu par la société par le responsable du traitement ou son Délégué à la protection des données (DPO) doivent inscrire le fichier (règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Article 7. Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation des élections des membres du CSE de la Société sera proposé à la signature des organisations syndicales lors du processus d’organisation des élections des représentants du personnel.

D’ores et déjà, les signataires du présent accord s’accordent pour dire que les salariés électeurs de la Société pourront voter à travers leur outil informatique (ordinateur portable usuel) et tout support électronique le permettant.

Une note d’information sera envoyée par la Société à ses salariés électeurs au cours du processus électoral.

Cette note détaillera les modalités, conditions et règles de fonctionnement du vote électronique afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle , un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi pourra être alternativement ou cumulativement être fait  par un envoi courrier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Article 8. Transmission au prestataire visé à l’article 4 des listes électorales, des listes de candidats et de la communication électorale

Article 8.1. Transmission des listes électorales

En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes des électeurs et éligibles pour l’élection des membres du CSE revient à la Société.

Celle-ci s’acquittera de cette obligation et en assurera la transmission des contenus au prestataire visé à l’article 4 du présent accord.

Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre contenus des listes importées sur le système de vote électronique et contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. 

Article 8.2. Transmission des listes de candidats

Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE de la Société.

Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par la Société au prestataire visé à l’article 4 du présent accord.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8.3. Transmission de la communication électorale

Le protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE de la Société déterminera le cas échéant, les conditions de transmission, au prestataire visé à l’article 4 du présent accord, de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour de scrutin et à l’occasion d’un éventuel second tour.

Article 9. Formation à l’utilisation du système de vote électronique

Une formation à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée à l’attention des membres du bureau de vote.

Le temps passé à la participation à la formation visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

Article 10. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées 10 minutes après l’heure de clôture pour permettre aux derniers salariés s’étant connectés de finaliser les opérations de vote à distance. 

Le dépouillement a lieu sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire d’au moins un assesseur. Les éventuels délégués et au moins un représentant de l’employeur assistent au dépouillement de l’urne électronique.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et au moins un des assesseurs.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 11. Cellule d’assistance technique

Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule d’assistance technique sera mise en place par la société, ou délégué au prestataire visé à l’article 4.

Article 12. Dépôt et Publicité

Le présent accord sera notifié par la Direction de la Société, par remise en main propre contre décharge, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail et sera ainsi déposé par la Direction en deux exemplaires (une version originale signée des parties et une version électronique) à la DIRECCTE et en un exemplaire original signé au Conseil de prud'hommes de Paris.

Il sera également communiqué aux salariés par voie électronique et mis en ligne sur BambooHR.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Paris, le 17 Juillet 2020 en 5 exemplaires.

Délégué syndical Directeur des Ressources Humaines

 

Annexes

• Description détaillée du fonctionnement de VOXALY (prestataire retenu)

• Synthèse rapport d’expertise 

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de XX (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, XX chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme XX.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, XX met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test). 

5. Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire. 

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote XX est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions XX avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. CNIL-RGPD

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

XX a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

XX s’engage à être toujours en conformité avec les recommandations du RGPD.