Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL DE L'ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU CSE LIVRE DIFFUSION" chez LIVRE DIFFUSION (Siège)

Cet accord signé entre la direction de LIVRE DIFFUSION et le syndicat CFE-CGC et CFDT le 2019-04-12 est le résultat de la négociation entre patronat et salariés.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFE-CGC et CFDT

Numero : T07519011191
Date de signature : 2019-04-12
Nature : Accord
Raison sociale : LIVRE DIFFUSION
Etablissement : 48790154800064 Siège

: les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Télétravail[an error occurred while processing this directive]

Conditions du dispositif pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2019-04-12

PROTOCOLE D'ACCORD PRÉELECTORAL

ÉLECTION DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL

DU CSE LIVRE DIFFUSION

ENTRE :

LIVRE DIFFUSION, Société par actions simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro SIRET 487 901 548 00064, dont le siège social est situé au 87, quai Panhard et Levassor – 75013 Paris, représentée par XXX ;

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives représentées respectivement par :

  • Syndicat SNLE-CFDT –Délégué syndical Livre Diffusion,

  • Syndicat SNELD-CFE-CGC – Représenté par XXX,

D’autre part,

IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

Les parties se sont réunies le 12 avril 2019 afin d’élaborer le protocole d’accord préélectoral en vue de l’organisation de l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de Livre Diffusion.

CECI EXPOSÉ, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de Livre Diffusion.

ARTICLE 2 – DURÉE DES MANDATS

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

ARTICLE 3 - MODALITÉS DU VOTE

Les Parties conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'élection, conformément à l'accord d'entreprise du 11 avril 2019 prévu à cet effet.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique, joint au présent protocole, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail auprès du service RH et affiché sur le panneau dédié.

L’élection est organisée sur la base d’un scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Au premier comme au deuxième tour, le scrutin est de liste, c’est-à-dire que les électeurs ne peuvent voter que pour une même liste.

ARTICLE 4 - ANNEXES DU PROTOCOLE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

  • La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

  • La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

ARTICLE 5 - RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR

Il a été pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

Les parties ont pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote de Neovote aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote de Neovote, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de la présente élection.

ARTICLE 6 – CALENDRIER – DATE DE L’ÉLECTION PROFESSIONNELLE

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail des salariés aux conditions suivantes :

  • 1er tour : 

    • Ouverture du 1er tour de scrutin le mercredi 05 juin 2019 à 9h00,

    • Clôture le jeudi 6 juin 2019 à 16h00,

    • Dépouillement du 1er tour à l’issue de la clôture des votes.

Un 2nd tour de scrutin sera organisé en cas d’absence totale ou partielle de candidature syndicale, dans le cas où les sièges n’auraient pas été intégralement pourvus à l’issue du premier tour ou enfin, si le quorum n’a pas été atteint.

Dans ce cas, la date du scrutin sera la suivante :

  • 2ème tour :

    • Ouverture du 2ème tour de scrutin le mardi 18 juin 2019 à 9h00,

    • Clôture le mercredi 19 juin 2019 à 16h00,

    • Dépouillement du 2ème tour à l’issue de la clôture des votes.

Les modalités prévues pour le 1er tour s’appliqueront également pour le 2nd tour.

Le temps consacré au vote sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

Il en sera de même pour les membres du bureau de vote chargés du contrôle et du dépouillement du vote.

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’élection.

Etapes Dates et heures
Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Vendredi 22 mars 2019
Annonce des élections professionnelles Mardi 26 mars 2019
Réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral + Signature du protocole d’accord préélectoral Vendredi 12 avril 2019
Affichage et publication des listes électorales Lundi 15 avril 2019
Diffusion de la note d'information et Appel à Candidatures Lundi 15 avril 2019
Réunion d’information des salariés sur l’élection Jeudi 24 avril 2019 à 17h
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées

Jeudi 23 mai 2019 à

12h
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs

Jeudi 23 mai 2019 à

12h
Rappel information des salariés sur l’organisation de l’élection Vendredi 24 mai 2019
1er tour
Envoi des codes d'accès aux électeurs Vendredi 24 mai 2019
1er tour Formation, test et scellement du système de vote

Mardi 28 mai 2019 à

11h
Ouverture du vote

Mercredi 5 juin 2019 à

9h
Clôture du vote

Jeudi 6 juin 2019 à

16h
Dépouillement

Jeudi 6 juin 2019 à

16h15
Affichage des résultats et Appel à candidature éventuel

Jeudi 6 juin 2019 à

17h
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées

Jeudi 13 juin 2019 à

12h
2ème tour
2eme tour Formation, test et scellement du système de vote

Vendredi 14 juin 2019 à

11h
Ouverture du vote

Mardi 18 juin 2019 à

9h
Clôture du vote

Mercredi 19 juin 2019 à

16h
Dépouillement

Mercredi 19 juin 2019 à

16h15
Affichage des résultats

Mercredi 19 juin 2019 à

17h
Envoi des résultats Jeudi 20 juin 2019

ARTICLE 7 - EFFECTIFS, NOMBRE, COLLÈGE ET RÉPARTITION DES SIÈGES

7.1 – Collèges et effectifs

Les parties conviennent, à l’unanimité, de la mise en place d’un collège unique dans le cadre de la présente élection.

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’élection sont les effectifs prévus au 06 juin 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L. 1111-2 du Code du travail.

Conformément à l'article L. 2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

Il est indiqué qu’aucun salarié/travailleur n’est mis à la disposition de Livre Diffusion.

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir au sein du collège unique sont établis comme suit :

Effectif au 06 juin 2019 :

Collège unique

LIVRE DIFFUSION

 36 salariés

7.2. Nombre de sièges et répartition des sièges

Compte tenu de l’effectif de Livre Diffusion à la date du 06 juin 2019 et conformément aux dispositions légales applicables, le nombre de sièges à pourvoir pour l’élection est le suivant :

  • Membres titulaires CSE : 2

  • Membres suppléants CSE : 2

En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est le suivant :

Instance Collège Effectif Nombres de sièges
Titulaires Suppléants
CSE Collège unique 36 2 2

ARTICLE 8 - ÉLECTORAT

Conformément à l'article L. 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :

  • âgés de seize ans révolus ;

  • ayant travaillé trois mois au moins au sein de Livre Diffusion ;

  • n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

L'ancienneté au sein de Livre Diffusion sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

ARTICLE 9 - ÉLIGIBILITÉ

Conformément à l'article L. 2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :

  • âgés de dix-huit ans révolus,

  • ayant travaillé au sein de Livre Diffusion depuis un an au moins.

L'ancienneté au sein de Livre Diffusion sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

ARTICLE 10 - LISTE ÉLECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral.

La liste électorale sera établie pour le collège unique et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Age, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page).

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote pour le collège unique et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.

ARTICLE 11 - LISTES DE CANDIDATS

11.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection, XXX, conformément au calendrier électoral. Elles pourront être remises :

  • soit transmises par courrier électronique à : XXX, qui en accusera réception ;

  • soit remises en main propre à : XXX, qui en accusera réception contre décharge ;

  • soit transmises par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention de XXX – 87, quai Panhard et Levassor – 75647 Paris Cédex 13. A cet effet, il est rappelé que seule la date de réception sera retenue pour la prise en compte des listes de candidats.

Les listes de candidats indiqueront le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés pour le collège unique, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant.

Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

11.2 - Égalité professionnelle – proportionnalité des listes de candidats

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les Parties conviennent de mettre en œuvre à l'occasion de l'élection les voies et les moyens en vue d'atteindre une représentativité équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats.

Compte tenu des dispositions légales en vigueur au jour de la conclusion du présent accord, la proportion de femmes et d’hommes composant le collège unique est la suivante :

Instance Collège

Effectif

Femmes

 Effectif Hommes Effectif total Proportion
Femmes Hommes
CSE Collège unique 18 18 36 50% 50%

11.3 - Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le gestionnaire de l’élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats, d'autre part.

ARTICLE 12 - PROPAGANDE ÉLECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est ouverte à l’ensemble des organisations syndicales.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées à XXX sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer à XXX des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

ARTICLE 13 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'élection.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

  • Les listes électorales

  • Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

  • La composition du Bureau de vote

  • L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

  • Le Gestionnaire de l'élection : XXX ;

  • Les représentants de l'employeur : XXX et XXX ;

  • Les représentants des listes de candidats ;

  • Neovote.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 14 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour le collège unique.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

14.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître à XXX leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le salarié électeur plus âgé sera désigné Président.

Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

14.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

14.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

  • Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

  • Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

  • Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

  • Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

    • ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

    • ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

14.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

  • Les listes électorales,

  • Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

  • La composition du Bureau de vote,

  • Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation pendant toute la durée du scrutin,

  • Le journal des événements,

  • Le code de scellement du Système de vote,

  • Les listes d'émargement.

ARTICLE 15 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'élection.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

  • d'un représentant de Neovote, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

  • d'un représentant de Livre Diffusion, le Gestionnaire de l'élection ;

15.1 - Rôle du Représentant du prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de Livre Diffusion auprès de Neovote pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

15.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de Livre Diffusion.

A ce titre :

  • Il communiquera à Neovote l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

  • Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

  • Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact de Neovote au sein de Livre Diffusion et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

ARTICLE 16 - GESTION DES CLÉS DE DÉCHIFFREMENT

16.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

16.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

16.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

16.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 17 - INFORMATION DES SALARIÉS

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

ARTICLE 18 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

  • La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

  • Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

  • L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

  • La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet de Neovote et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficultés :

  • Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

  • Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

  • Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

  • Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

ARTICLE 19 - SUIVI DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

19.1 - Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

19.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

19.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

  • Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

  • Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 du présent protocole d’accord préélectoral ;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 20 - ACCÈS AU SITE DE VOTE

20.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

20.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

20.2.1 - Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

20.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote :

  • L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

  • L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

  • Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

  • La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :

  • L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote ;

  • L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile ;

  • Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur ;

  • L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

  • Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification ;

  • en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS ;

  • en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

  • Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

  • Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

  • Nom et Prénom 

  • Date de naissance

  • Lieu de naissance

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 21 - EXPRESSION DU VOTE

21.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple: la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

21.2 - Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 22 - DÉPOUILLEMENT - PROCÈS VERBAUX

22.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, des observateurs et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

22.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la direction dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par Livre Diffusion aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

22.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la société.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

22.4 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

ARTICLE 23 - FORMALITÉS DE DÉCLARATION ET ACCÈS AUX DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par Livre Diffusion au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 24 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, Neovote conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, Neovote après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 25 - DURÉE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de la présente élection.

Si une élection partielle devait être organisée pour le collège unique, le présent protocole servirait de référence.

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Le présent accord étant conclu pour une durée déterminée, il ne pourra être dénoncé que par accord de l’ensemble des parties signataires.

ARTICLE 26 : PUBLICITÉ ET DÉPÔT

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

  • Un exemplaire dument signé sera remis à toutes les parties signataires ;

  • Conformément aux dispositions légales en vigueur, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de façon dématérialisée, via la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » ;

  • Un exemplaire sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Il est rappelé, par ailleurs, que présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale prévue par les dispositions légales dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Enfin, le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par le biais de l’affichage sur les panneaux de la direction.

Fait à Paris, 12 avril 2019, en 3 exemplaires dont un pour chaque organisation syndicale représentative.

Pour Livre Diffusion

XXX

Les organisations syndicales représentatives représentées respectivement par :

  • Syndicat SNLE-CFDT – Représenté par XXX,

  • Syndicat SNELD CFE-CGC – Représenté par XXX,

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PRÉELECTORAL

DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

  1. Organisation des élections ;

  2. Préparation des scrutins ;

  3. Opérations de vote ;

  4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ÉLECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

  • Titre des élections ;

  • Règles des scrutins ;

  • Modalités de vote ;

  • Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;

  • Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

  • Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

  • Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

  • Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

  • Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PRÉPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPÉRATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

  • Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

  • Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

  • Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

  • Liste électorale par instance et par collège ;

  • Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;

  • Composition du bureau de vote ;

  • Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

  • le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

  • l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DÉPOUILLEMENT ET CLÔTURE DES ÉLECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

  • Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

  • Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

  • Le nombre d'électeurs inscrits ;

  • Le nombre de votes enregistrés ;

  • Le nombre d'émargements enregistrés ;

  • Le taux de participation ;

  • Le nombre de bulletins blancs ;

  • Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

  • Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

  • Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

  • Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

  • Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

  • Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

  • Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

  • Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

  • Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

  • Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

  • Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

  • Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PRÉELECTORAL

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DU SYSTÈME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

  • Organisation des élections ;

  • Préparation des scrutins ;

  • Opérations de vote ;

  • Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

  • les principes généraux du droit électoral ;

  • la loi sur l'informatique et les libertés ;

  • le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;

  • les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;

  • les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITÉS

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

  • les règles des scrutins ;

  • les modalités de vote ;

  • le calendrier prévisionnel ;

  • les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

  • la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

  • les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

  • Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote. Ces codes sont valables pour le 1er et le 2ème tour éventuel de l'élection. Ils doivent donc être conservés entre les deux tours de scrutins.

  • Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

  • Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

  • Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

  • Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

  • Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

  • La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

  • La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

  • A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITÉ ET NEUTRALITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

  • Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

Pour les ordinateurs :

- Internet Explorer : V7 et suivantes

- Firefox : V2 et suivantes

- Safari : V1 et suivantes

- Chrome : V1 et suivantes

- Opera : V9 et suivantes

- Avant Browser : V11.7 et suivantes

- Flock : V2.5 et suivantes

- Green : Browser V5.3 et suivantes

- Maxthon : V1.6.7 et suivantes

- K-Meleon : V1.5.4 et suivantes

- Sleipnir : V2.9.3 et suivantes

- SlimBrowser : V4.12 et suivantes
Pour les smartphones et tablettes :

- iOS (iPhone et iPad)

- Android

- Blackberry : V4 et supérieures

- Windows Phone

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

  • Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

  • Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

  • A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

  • L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

  • Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

  • Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

  • Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

  • L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est invité à cliquer sur le bouton « Voter ».

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

  • Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

  • La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

  • l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

  • le taux de participation pour chaque scrutin ;

  • le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

  • les événements du cycle de vie du scrutin ;

  • les régénérations de codes d'accès ;

  • la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

  • toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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