ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU CSE

Entre les soussignés ;

Entre ATMO Normandie Association, inscrite au Répertoire Sirene sous le numéro 488 233 313, dont le siège social est situé au 3 place de la Pomme d’Or- 76 000 Rouen- représentée par Monsieur , Président

D’une part,

Et,

X

X

D’autre part,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique N°2004-575 du 21 juin 2004 (publiée au JO du 22 juin 2004) et du décret du 27 avril 2007, les parties signataires du présent accord décide d’aménager le processus des opérations électorales au sein l’association en ayant recours au vote électronique, afin de faciliter les opérations matérielles de vote et de dépouillement.

En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles au sein d’ATMO Normandie, seul le vote électronique sera admis.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’association, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL. En cas de modifications de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral. La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral et la régularité du scrutin.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole préélectoral.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

ATMO NORMANDIE s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• La sécurité de l'émargement,

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Les données enregistrées sont :

- Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’association, date de naissance, collège électoral.

- Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

- Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

- Listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

- Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

- Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les salariés habilités du service des ressources humaines.

- Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

- Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les salariés habilités du service des ressources humaines.

- Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les salariés habilités du service des ressources humaines.

ARTICLE 2 – CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION

L'employeur met en place, par la formation du bureau de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• Elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’association contenant des données personnelles. Dès l’accomplissement de ces formalités, chaque salarié, individuellement, en sera informé.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les représentants du personnel, et les représentants de la Direction bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 3 – SCRUTIN

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis ordinateurs professionnels ou personnels, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Pendant toute la période du scrutin le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, sera connu.

En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutins ne pourront être fournis par le système de vote électronique.

ARTICLE 4 – PARAMETRAGE DU SYSTEME

Le système sera paramétré, par le prestataire, pour les élections professionnelles de la structure et comprendra, conformément aux protocoles d’accord préélectoraux, les élections du comité social et économique par collège, en fonction de la qualité des candidats (titulaires/suppléants) et du nombre de sièges à pourvoir.

ARTICLE 5 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran dans un ordre à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 6 - OUVERTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera ouvert par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.

L’ouverture du scrutin sera sécurisée (scellée) par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et permettra aux électeurs d’accéder au site de vote.

ARTICLE 7 - VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 8 – PARTICIPATION

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la direction des ressources humaines.

ARTICLE 9 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et la réponse à une question supplémentaire (ex : date de naissance de l’électeur).

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.

ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

ARTICLE 11 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.

ARTICLE 12 - CLOTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera clôturé par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.

La clôture du scrutin sera sécurisée par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et rendra le site de vote inaccessible aux électeurs.

ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT & PROCES VERBAL

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

ARTICLE 14 – NON CONSERVATION DES DONNES PAR LE PRESTATAIRE

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 15 – DISPOSITIONS FINALES

Article 15.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entre en vigueur le 12 septembre 2023

Article 15.2 Révision

Les parties conviennent, en cas de modification des textes légaux, réglementaires ou conventionnels applicables au présent accord, de se réunir pour déterminer et négocier les adaptations nécessaires ou utiles.

Pour tout ce qui n’a pas été prévu au présent accord, les signataires pourront compléter ou préciser cet accord.

L’une des parties peut demander également à tout moment la révision de certaines clauses conformément aux dispositions du Code du travail en vigueur à la date de la révision.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 15.3 Dénonciation

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des parties signataires en respectant un préavis de trois mois, dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation doit être notifiée par la partie auteur de la dénonciation, par lettre recommandée avec accusé de réception, à (aux) l’autre (autres) partie(s) signataire(s), et faire l’objet des formalités de dépôt prévues par le Code du travail. En cas de dénonciation, le présent accord continuera de produire ses effets selon les modalités prévues aux articles L.2261-10, L.2261-11 et L.2261-12 du Code du travail.

Article 15.4 Dépôt et publicité

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'association.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Rouen.

La mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction.

Fait à Rouen, le 12 septembre 2023

Le Président :

Monsieur

Les élus titulaires du CSE :

X

X