Accord d'entreprise "RGI FRANCE - ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL - JUILLET 2021" chez RGI FRANCE (Siège)
Cet accord signé entre la direction de RGI FRANCE et les représentants des salariés le 2021-07-21 est le résultat de la négociation sur les indemnités kilométriques ou autres, le télétravail ou home office.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T07521034739
Date de signature : 2021-07-21
Nature : Accord
Raison sociale : RGI FRANCE
Etablissement : 48997174700030 Siège
Télétravail : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur les thèmes suivants
Conditions du dispositif télétravail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2021-07-21
Préambule
La société RGI France souhaite développer au sein de ses activités la possibilité de recourir au télétravail pour ses salariés, ce mode d’organisation du travail constituant une opportunité d’adaptation de l’entreprise à certaines évolutions :
La nature des activités de RGI France place l’entreprise au cœur du développement et de l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication qui conduisent à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, tout en repensant notamment les espaces de vie au travail, et en associant souplesse et réactivité ;
La concentration des grandes zones urbaines dans lesquelles RGI France est principalement implantée fait du temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail une période parfois significative ayant des effets sur l’équilibre satisfaisant entre vie privée et vie professionnelle ;
La réduction de l’impact écologique répond aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports individuels, principalement ;
L’amélioration de la qualité de vie des salariés est une préoccupation majeure de l’entreprise en favorisant notamment une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise, la qualité de la relation de travail à distance et en garantissant la qualité de nos missions vis-à-vis de nos clients.
Lorsque l’emploi exercé par le salarié se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.
Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.
Cet accord s’inscrit dans les dispositions réglementaires suivantes : L 1222-9 à L 1222-11 du Code du Travail, et dans le respect des modalités de l’ANI du 26 novembre 2020 portant sur la mise en œuvre réussie du télétravail.
Table des matières
1.2 « Télétravailleur » / Salarié en télétravail 5
1.3 Plan de continuité d’activité et circonstances exceptionnelles 5
2.1 Fonctions et postes concernés 5
2.4 Lieu, durée et moyens du télétravail 6
3. Modalités de mise en place 7
3.1 Demande préalable du salarié 7
3.2 Condition technique : exigences de connexion 7
3.3 Condition de sécurité : conformité de l’installation électrique 7
3.7 Conditions de mise en place et période probatoire 8
4.1 Avenant du contrat de travail 9
4.4 Réversibilité permanente 10
5 Organisation du télétravail 11
5.1 Modalités du télétravail 11
5.2 Accompagnement du télétravail 11
6 Temps et charge de travail 12
6.1 Durée de travail applicable 12
6.3 Fixation de plages horaires d’accessibilité 13
7 Équipement et frais de fonctionnement 13
7.1 Équipement de travail fournis 13
7.2 Utilisation des équipements 14
7.4 Frais de fonctionnement à la connexion 14
8 Protection des données et sécurité informatique 14
9 Statut social du télétravailleur / salarié en télétravail 15
9.1 Statut du télétravailleur / salarié en télétravail 15
9.2 Exercice des droits collectifs 15
10.3 Accidents du travail et de trajet 16
11 Entrée en vigueur et durée 17
Objectif de l’accord
Le Code du travail prévoit que le télétravail est mis en place par un accord collectif ou dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique.
D’une volonté commune, le CSE et la Direction RGI France ont décidé de définir les modalités permettant l’élaboration d’un accord devant définir le cadre des conditions de recours au télétravail ainsi que les modalités de son exercice au sein de l’entreprise RGI France.
Dans ce cadre, cet accord a vocation à définir :
Les définitions du télétravail et son champ d’application
Les modalités et conditions d’accès au télétravail
Les conditions contractuelles du télétravail
Le contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail en télétravail
Les modalités d’alternance entre travail sur site d’affectation et télétravail
Les équipements et frais de fonctionnement
La protection des données et la charte de sécurité informatique
Les règles de santé applicables
Le statut social du salarié en télétravail
La durée et les modalités de renouvellement de l’accord
Toute modification de la Réglementation en vigueur ayant un impact sur le contenu du présent accord donnera lieu, le cas échéant, à un avenant.
Définitions
Télétravail
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux principaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le caractère régulier n’implique pas que le travail doit être réalisé en totalité hors de l’entreprise, et n’exclut donc pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise.
Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail au sein des activités de RGI France exercées en France s’entendra comme la situation où le salarié, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise.
« Télétravailleur » / Salarié en télétravail
Est qualifié de télétravailleur/salarié en télétravail au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, du télétravail tel que défini ci-dessus.
Plan de continuité d’activité et circonstances exceptionnelles
En cas de menace d’épidémie, d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures, de grèves nationales dans les transports communs publics ou tout autre cas de force majeure relevant de situations exceptionnelles tendant à la mise en danger des salariés, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée sans l’accord du salarié, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’entreprise.
Cette organisation temporaire et dégradée n’entre pas dans le champ d’application du présent accord.
Champ d’application
Fonctions et postes concernés
Seuls sont éligibles les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail, de nature à être exécutés de façon partielle et régulière à distance et utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail. Aussi seraient exclus les postes nécessitant par nature, une présence permanente dans les locaux de l’entreprise ou chez les clients de l’entreprise conformément aux besoins de nos missions.
Ces postes ne seront pas exclus de l’étude d’éligibilité préalable au télétravail.
Salariés concernés
Le télétravail est possible pour tous les salariés ayant un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée sur le territoire français et justifiant d’une ancienneté minimum de 6 mois au sein de l’entreprise.
Conditions d’accès
Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur, sauf dans le cas de recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. (Art 3.4)
Le télétravail ne peut être institué au cours de la période d’essai compte-tenu de l’ancienneté minimale requise.
Dès lors qu’un salarié informe l’employeur de sa volonté de passer au télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser sa demande (dans un délai raisonnable pouvant aller jusqu’à trois semaines).
L’employeur ne peut obliger un salarié à accepter le télétravail sous réserve de l’application de l’article « Plan de continuité d’activité et circonstances exceptionnelles » ci-dessus. Le refus du salarié d’accepter le télétravail ne constitue pas un motif permettant de mettre fin au contrat de travail. Chaque salarié reste par conséquent libre d’accepter ou de refuser les modalités de télétravail.
Le salarié et le manager s’accordent sur le rythme et l’alternance (entre présentiel et distanciel) des modalités de travail. La répartition du temps de télétravail s’opère hebdomadairement ou mensuellement selon les modalités de télétravail mises en œuvre (jours fixes par semaine ou forfait mensuel).
Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié.
Lieu, durée et moyens du télétravail
Le télétravail est accordé par l’employeur pour une période déterminée (matérialisée dans l’avenant remis au salarié) et un lieu prédéfini ayant reçu les autorisations nécessaires et justifiant des conditions requises.
Par défaut le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail. Un autre lieu de télétravail pourra être accepté par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que des contraintes clients ou techniques ne s’y opposent pas.
Dans tous les cas, le lieu de télétravail doit correspondre à un environnement propice au travail et à la concentration, à un endroit adapté au télétravail et calme, correctement aéré et éclairé.
Le télétravail est exclusivement effectué au travers des technologies de l’information et de la communication mises en place par l’entreprise et dans le respect des chartes et réglementation applicables.
Le télétravail doit s’effectuer dans un lieu garantissant les règles de confidentialité et de sécurité qui sont requis par la politique de sécurités de l’entreprise.
Le télétravail à partir d’un lieu situé hors de France est interdit sauf dérogation temporaire à titre exceptionnel.
Toute situation exceptionnelle sera étudiée au cas par cas au regard des contraintes règlementaires en vigueur et ne pourra être envisagée que pour une durée déterminée.
Modalités de mise en place
Demande préalable du salarié
La demande de télétravail est à l’initiative du salarié qui doit adresser une demande écrite à son manager avec en copie le service Ressources Humaines (cf. Annexe : « Demande de télétravail »).
Le salarié doit s’assurer préalablement du niveau d’éligibilité de sa demande via le support « Eligibilité, engagement et déclaration sur l’honneur du salarié volontaire au télétravail » (cf. document en annexe).
Condition technique : exigences de connexion
Le télétravail implique de travailler en mode connecté via un accès Internet. Dans ces conditions, pour un télétravail efficace, le salarié demandant à bénéficier du télétravail devra disposer d’un abonnement internet aussi fiable que possible avec des débits minimum prérequis notamment pour pouvoir utiliser les visioconférences.
Pour cela et afin de vérifier que la connexion permette de télétravailler dans de bonnes conditions, le télétravailleur devra effectuer au préalable un test de bande passante sur son lieu de télétravail et s’assurer du débit minimum requis. En cas de débit insuffisant constaté pendant l’exercice du télétravail (connexion de mauvaise qualité, coupures répétées, …), le test de débit minimum pourra être demandé. En cas d’insuffisance les modalités du télétravail pourront être revues dans l’attente d’un retour à une qualité suffisante. (Un URL de test sera transmis par la direction IT).
Condition de sécurité : conformité de l’installation électrique
La mise en œuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.
Pour cela, le salarié devra fournir une déclaration sur l’honneur de conformité des installations électriques du lieu de télétravail. (Cf : annexe Eligibilité, engagement et déclaration sur l’honneur du salarié volontaire au télétravail).
La non-conformité est un motif de refus de la mise en œuvre du télétravail.
Examen de la demande
Le responsable hiérarchique, en concertation avec le manager direct le cas échéant, étudie la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié notamment ses conditions d’éligibilité telles que mentionnées à l’article 2.3 ci-dessus, sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie aux clients externes ou internes qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail.
Le télétravail est notamment fondé sur la capacité d’autonomie et la responsabilité des salariés concernés.
Le manager doit nécessairement veiller à ce que la présence et le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe et de l’entreprise et notamment eu égard à la prestation à réaliser pour les clients. Le télétravail ne doit en aucun cas conduire à une absence totale du salarié dans l’établissement (sauf cas particulier : raison de santé, accord temporaire du manager et des ressources humaines).
Une réponse écrite précisant les modalités d’application (mail ou courrier) est apportée au salarié dans un délai de trois semaines maximum à compter de la date de la demande. En cas de refus d’accès au télétravail, celui-ci sera motivé par écrit par l’employeur, conformément à la réglementation en vigueur.
Le salarié pourra demander un entretien au responsable des ressources humaines en cas de contestation des motivations du refus et pourra solliciter l’accompagnement d’un membre du CSE s’il le souhaite.
Le passage effectif en télétravail est subordonné à un accord formalisé au travers d’un avenant à son contrat de travail.
Personnes reconnues en qualité de « travailleurs handicapés » RQTH, personnes en mi-temps thérapeutiques impactant leur travail
Outre les demandes spécifiques formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, une demande de télétravail d’un salarié en situation de handicap et/ou de mi-temps thérapeutique sera étudiée en priorité, en concertation avec le manager, le salarié et les ressources humaines et la médecine du travail le cas échéant. La mise en place de matériels adaptés pourra être prévue le cas échéant, selon les préconisations de la médecine du travail.
Femmes enceintes
Les femmes enceintes, après le troisième mois de grossesse, seront prioritaires dans l’étude d’une demande d’exercer une partie de leur activité en télétravail suivant les conditions prévues au présent accord.
Conditions de mise en place et période probatoire
L’entreprise mettra à disposition des salariés des supports d’information et d’accompagnement sur les avantages et les inconvénients, les règles et les procédures de mise en place du télétravail chez RGI France, les formations requises pour accéder, si besoin, dans de bonnes conditions au télétravail.
Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’entreprise comme le salarié peut mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.
L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.
En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit avec un courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre.
Si le salarié a déjà été en situation de télétravail antérieure de manière satisfaisante cette période probatoire pourra être levée lors de l’accord sur la demande de télétravail.
Assurance
Le salarié dont le télétravail a été accepté pourra fournir, sur demande, un écrit attestant l’information de son organisme d’assurance pour la bonne prise en compte de cette modalité de travail dans la couverture de cette utilisation accessoire du domicile.
Si le salarié devait utiliser ses biens personnels dans le cadre de son activité professionnelle, à son domicile, il est recommandé d’opter pour une couverture spécifique de ses biens, via son assurance habitation habituelle. En effet, ceux-ci ne sont pas couverts par l’employeur.
Modalités contractuelles
Avenant du contrat de travail
Tout salarié passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail.
Cet avenant précisera les éléments suivants :
La date de démarrage du télétravail ;
La durée de validité de l’avenant et les règles de réversibilité en vigueur ;
La période probatoire (le cas échéant, lors d’un premier exercice du télétravail ou dans le cadre d’une nouvelle fonction du salarié) ;
L’adresse du ou des lieux où s’exercera le télétravail de manière habituelle ;
Les modalités d’exécution du télétravail (part du temps de travail à domicile ou en entreprise) et le cadre de référence selon les modalités mises en œuvre au sein de l’entreprise (hebdomadaire, mensuel, …) ;
Rappel et précisions sur les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition pour un contexte de télétravail ;
Rappel des règles de confidentialité, de non-concurrence et d’exclusivité, le cas échéant.
Durée
Compte tenu de la spécificité du télétravail, l’avenant au contrat de travail pour sa mise en œuvre prévoira une durée d’une année pouvant être reconductible tacitement, sauf durée inférieure convenue préalablement ou mise en œuvre de la réversibilité ou d’une suspension.
Renouvellement
L’avenant télétravail est renouvelé tacitement chaque année sauf si l’entretien annuel, des circonstances prévues ci-dessous remettent en cause la poursuite du télétravail.
L’entretien annuel d’activité prévoit la possibilité de faire un point sur l’organisation du télétravail et d’apprécier les mesures à mettre en œuvre le cas échéant, pour permettre la poursuite de cette modalité d’organisation du travail.
En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit avec un courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre.
Réversibilité permanente
A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles ou des raisons objectives liées à la qualité de la collaboration en télétravail, peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile.
A la demande de l’une, ou l’autre des parties, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire) sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court, ou circonstances exceptionnelles.
La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.
Le salarié pourra demander un entretien à son responsable des ressources humaines en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l’entreprise avec une éventuelle assistance du CSE si le salarié le souhaite.
Suspension
Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre pour une durée déterminée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail.
De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une durée déterminée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.
La suspension provisoire sera formalisée par écrit.
Organisation du télétravail
Modalités du télétravail
Le télétravail est défini d’un commun accord entre le salarié et le manager sur la base du rythme de télétravail / travail effectif sur site.
Le choix des jours de télétravail est fait d’un commun accord avec le manager et devra permettre au télétravailleur de participer au mieux à la vie du service. A titre exceptionnel, sur demande écrite motivée du manager, la répartition des jours de télétravail pourra faire l’objet de modification ponctuelle notamment en cas de présence nécessaire du salarié sur le site de l’établissement ou d’un client
Dans tous les cas, le principe de répartition travail sur site / télétravail ne peut excéder 3 jours de télétravail par semaine et se déclinera comme suit :
Jusqu’à 2 jours de télétravail pour les salariés remplissant les conditions d’éligibilité et ayant plus de 6 mois et moins d’un an d’ancienneté ;
Jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine pour les salariés remplissant les conditions d’éligibilité et ayant plus d’un an d’ancienneté.
Le télétravail pourra également être mis en place de manière plus souple, sur un forfait de 10 jours par mois à répartir :
2 jours de de télétravail fixes par semaine
Le complément de jours jusqu’à 10 par mois : à utiliser en « flottant » (avec un maximum de 3 jours télétravaillés par semaine)
Des situations spécifiques, dérogatoires entraînant une mise en œuvre d’un télétravail à hauteur de 100% par semaine pourront être envisagées au cas par cas selon des critères comme : l’ancienneté, la performance au poste, le niveau d’autonomie mais aussi au regard de contraintes spécifiques et de situation devant conduire à réduire la mobilité (trajet). Ces situations formalisées par écrit sont par nature réversibles à l’initiative du salarié concerné ou de l’employeur sous réserve du respect d’un préavis d’une durée raisonnable.
Cette modalité de travail ne remet pas en cause la nécessité de travailler sur site Client lorsque la mission l’exige ou sur un site de l’entreprise lorsque le travail en équipe est nécessaire.
Cette modalité de travail ne remet pas en cause la nécessité de participer aux formations organisées en présentiel.
Accompagnement du télétravail
Une sensibilisation spécifique sur la bonne ergonomie du poste de travail élaborée par la médecine du travail sera mise à la disposition du salarié en télétravail.
Afin de prévenir des risques d’isolement du salarié à la pratique du télétravail, le manager du salarié s’assurera d’un point régulier avec celui-ci lui permettant de suivre son activité pratiquée à distance et de réaliser des échanges avec les autres collaborateurs de l’entreprise.
Le salarié et le manager peuvent bénéficier préalablement à la mise en œuvre effective du télétravail d’une formation technique à l'utilisation des solutions informatiques et de téléphonie mises à leur disposition si nécessaire. Ils bénéficient d'un appui technique tant pour l'installation des outils sur le poste de travail que pour l'utilisation des systèmes mis à leur disposition (hotline informatique). Des recommandations et informations sur le télétravail sont accessibles sur l’espace de communication interne dans lequel une rubrique spécifique sera dédiée.
Les principes du management à distance font l’objet d’un accompagnement des managers.
Entretien de suivi
L’activité de télétravail du salarié sera abordée dans le cadre de l’entretien annuel ainsi que lors des points réguliers en lien avec le fonctionnement normal de la relation de travail.
Temps et charge de travail
Durée de travail applicable
Comme tout salarié, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise, et en fonction des particularités éventuellement convenues dans son contrat de travail. Les journées de télétravail comme tous les travaux sur site font l’objet d’une auto déclaration via l’outil de gestion des temps.
Charge de travail
La charge de travail et l’amplitude horaire des salariés en situation de télétravail sont équivalentes à celles des salariés réalisant leur travail dans les locaux de l’entreprise.
Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié concerné.
Les objectifs des salariés sont fixés lors de l'entretien annuel quelle que soit la modalité de travail : télétravail ou dans les locaux de l’entreprise.
Cependant, le management s’assure avec le salarié que le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.
Fixation de plages horaires d’accessibilité
L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté.
L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du salarié, et à ce titre ne peut le contacter en dehors des horaires habituels de travail.
Le salarié en télétravail est tenu de respecter les modalités d’exécution de son contrat de travail concernant le temps travaillé.
En dehors de cette plage il est dans la même situation que tout autre salarié de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou de réalisation d’heures supplémentaires ou tous autres dispositifs équivalents.
Droit à la déconnexion
L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.
Équipement et frais de fonctionnement
Équipement de travail fournis
L’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires aux salariés pour la réalisation de leurs missions en télétravail. La dotation d’un poste de travail et les éventuelles compensations financières prévues dans le présent accord s’appliquent pour un seul lieu de télétravail validé.
L’entreprise mettra à disposition de chaque télétravailleur un poste de travail complet comprenant : un ordinateur portable avec les applications nécessaires aux modalités de télétravail (Messagerie instantanée, Outils de visioconférence, Téléphonie sur IP, …), un casque audio et un système de connexion à distance pour un accès sécurisé au réseau de l’entreprise ainsi qu’un câble Internet, un clavier si le salarié le souhaite et une souris. Un écran/moniteur pourra également compléter la dotation si le salarié le souhaite.
L’attribution d’un téléphone portable sera examinée et décidée par le responsable hiérarchique au cas par cas, de même que la mise à disposition d’un second écran pour les fonctions le nécessitant, et sur demande du salarié.
Les matériels sont placés sous la responsabilité du salarié qui doit en garantir une utilisation conforme prévue ci-après.
Utilisation des équipements
Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment le règlement intérieur et la charte informatique dont il relève. Pour rappel, l’ordinateur professionnel est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe. Il veillera également à ce qu’il n’y ait pas d’échange entre ses ordinateurs professionnel et personnel (notamment par clef USB). Il devra veiller à la mise en sécurité de son ordinateur portable sur le lieu de télétravail.
Problèmes techniques
En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié informe son responsable hiérarchique pour convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site. Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais.
En cas de nécessité d’intervention des équipes du support, il pourra être demandé au salarié de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.
Frais de fonctionnement à la connexion
RGI France prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire aux salariés passant en télétravail.
Le montant forfaitaire versé par l’entreprise selon les modalités de Télétravail convenues dans l’avenant au contrat de travail :
10 euros brut par mois pour 1 jour de télétravail hebdomadaire ;
20 euros brut par mois, à partir de 2 jours de télétravail hebdomadaires,
exonérés de cotisations et contributions sociales.
Cette indemnité forfaitaire sera versée mensuellement sur fiche de paie pendant la durée effective du télétravail mis en place pour compenser une partie des frais d’énergie et de connexion principalement.
Protection des données et sécurité informatique
Tout salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité́ informatique en vigueur dans l’entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité́.
La sécurité́ sera renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d’outils d’accès à distance sécurisés (accès VPN) et par la prise en compte des règles de sécurité́ dans les formations dispensées aux salariés concernés par le télétravail.
Etant donné que le salarié en télétravail a l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maitriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité́ et le maintien de leur confidentialité́ notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et de veille pour les travaux qu’il accomplira à son domicile.
Statut social du télétravailleur / salarié en télétravail
Statut du télétravailleur / salarié en télétravail
Tout salarié, qu’il soit en télétravail ou en travail sur site bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels dont les entretiens en vigueur au sein de l’entreprise, les politiques d’évaluation, l’accès à la formation ...
Exercice des droits collectifs
Tous les salariés ont les mêmes droits collectifs quelles que soient leurs modalités de travail (télétravail ou travail sur site).
Quel que soit leur lieu de travail, ils peuvent contacter le Comité Social et Economique (CSE) et avoir accès aux informations et aux prestations du CSE dans les mêmes conditions.
Les conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel sont identiques pour tous les salariés.
Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.
Santé au Travail
Santé
Quelle que soient les modalités de travail (télétravail ou sur site), tout salarié fait l’objet d’un suivi annuel par le service de santé au travail. La visite médicale sera organisée pendant les jours de présence sur site du salarié concerné et sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du salarié.
Dans son évaluation de la situation, la médecine du travail devra apprécier les conditions dans lesquelles le salarié télétravaille.
Le Service Santé au Travail a un rôle de conseil actif en matière d’ergonomie du poste de travail : ses préconisations seront prises en compte comme pour tout salarié de l’entreprise travaillant sur site.
Le Service de Santé au travail disposera de la liste des salariés bénéficiant du télétravail.
SSCT
L'entreprise, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses salariés, doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.
Toutes les obligations pesant sur les locaux d’une entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un salarié s’il s’agit de son lieu de télétravail.
Afin que le salarié en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.
En conséquence, l’entreprise et le SSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à visiter le lieu dans lequel s’exerce le télétravail, après accord exprès écrit et préalable du salarié en télétravail lorsqu’il s’agit de son domicile.
Accidents du travail et de trajet
Les salariés en situation de télétravail bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.
Un accident survenu au salarié à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.
Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.
Dans ces cas, le salarié en télétravail doit informer le service des Ressources humaines et son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail et à l’entreprise qui s’engagent mutuellement à les respecter. Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail défini. Si un accident survient sur le lieu de télétravail défini pendant les jours de télétravail, le salarié doit informer le service des Ressources Humaines dès que possible ainsi que son manager dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.
Arrêt de travail
En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le salarié en télétravail doit en informer le service des Ressources humaines et son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.
Entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans, il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt, celui-ci devant intervenir dès la fin du délai d’opposition soit fin juillet 2021.
Le présent accord sera renouvelé par tacite reconduction à son terme.
Les avenants aux contrats de travail en cours à la date d’échéance du présent accord se poursuivront jusqu’à l’échéance de ces avenants.
Les parties conviennent que six mois avant la date d’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier éventuellement les conditions et la durée de son renouvellement.
Suivi de l’accord
L’entreprise réalisera un bilan annuel détaillé de la mise en application de ce mode d’organisation du travail. Ce bilan est communiqué au CSE. Un bilan du télétravail sera inclus dans les rapports d’activité annuels au CSE.
Ce bilan présentera notamment le nombre et les motifs de refus de passage en télétravail.
Révision
L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail. Un avenant portant révision du présent accord pourra être produit à la demande des membres titulaires du CSE ou de la Direction d’entreprise passé un délai de six mois après signature du présent accord.
Dépôt et publicité
Le présent accord est notifié aux organisations syndicales nationales représentatives qui disposent d’un délai d’opposition de 8 jours, puis déposé auprès de la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets, ex-Direccte) ainsi qu’au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes conformément aux dispositions du Code du Travail.
Fait à Paris, le …..
En autant d’exemplaires que de parties.
Signataires
RGI France - La Direction
RGI France - Les membres du CSE :
ANNEXES
1 – Eligibilité, Engagement et Déclaration sur l’honneur
- Formulaire de demande de télétravail par le salarié
– Modèle d’avenant télétravail
– Liste des moyens d’accompagnement et de communication (dont Guide du télétravail)
ANNEXE 1
Eligibilité, engagement
& déclaration sur l’honneur du salarié volontaire au télétravail
Déclaration sur l’honneur :
Je déclare être en mesure de télétravailler dans un espace permettant de travailler efficacement en dehors de toute sollicitation de la sphère privée ;
Je déclare sur l’honneur que je dispose d’un espace de travail confortable et adapté ;
Je déclare sur l’honneur que l’installation électrique sur laquelle je me connecte/branche est conforme aux normes en vigueur ;
Je dispose d’une connexion internet adaptée au télétravail et aux visio-conférences. Je m’engage à fournir une attestation de débit de ma connexion internet compatible avec le travail à distance ;
Je m’engage à reporter spontanément (sans demande) de l’avancement des sujets en cours ;
Je m’engage à être joignable pendant mes journées de télétravail ;
Je m’engage à gérer mon emploi du temps et à organiser mon temps de travail et les livrables dans le respect des échéances définies ;
Je sais utiliser de manière autonome les logiciels, outils et applications nécessaires à l’exercice de mon activité ;
Je suis à l’aise avec les outils de communication à distance (Teams, …) ;
Je m’engage à utiliser les matériels mis à ma disposition par l’entreprise conformément aux usages préconisés ;
Je m’engage à ne pas utiliser de matériels (informatiques principalement) personnels pour la réalisation de mon travail ;
Je suis en mesure de garantir en télétravail la confidentialité des données utilisées ou dont j’ai connaissance ;
Je m’engage à mettre en œuvre toutes les mesures pour garantir la sécurité des matériels et des données professionnelles et à respecter les engagements de la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise ;
Je m’engage à informer mon organisme d’assurance de ma situation de télétravail à mon domicile.
Fait le …………………. Signature du.de la salarié.e
Cette annexe sera annexée également à l’avenant télétravail signé par le salarié concerné
ANNEXE 2
Demande de télétravail
Nom, prénom : Fonction :
Direction : Service :
Date d’entrée dans l’entreprise* :
(*) Le télétravail est ouvert aux salariés présents depuis au moins six mois au sein de l’entreprise
Préalable : accord sur les conditions d’éligibilité et déclaration sur l’honneur : OUI - NON
ETAPE 1 - Demande du salarié
Ancienneté dans le poste actuel :
Tâches et missions non télétravaillables avec proportion dans la fonction le cas échéant :
Applications informatiques utilisées et accès spécifiques le cas échéant :
Souhait de rythme de télétravail :
| Choix | Jours télétravaillés sollicités | Forfait mensuel 10 jours / mois Répartition hebdomadaire de référence |
|---|---|---|
| 1 | ||
| 2 | ||
| 3 | Jours complémentaires : |
Lieu d’exercice du télétravail (adresse)
Lieu principal et habituel (Cf. : fiche de paie) :
Lieu secondaire occasionnel (1 seul) :
NB : Le temps de trajet moyen pour rejoindre le lieu de travail de l’entreprise doit permettre un retour « rapide ».
Date et signature du salarié :
ETAPE 2 - Entretien avec le responsable hiérarchique pour échanger sur les modalités du télétravail
Date de l’entretien :
Nom du responsable hiérarchique :
Avis favorable du responsable hiérarchique :
OUI
NON
Avis favorable des ressources humaines :
OUI
NON
Modalités retenues et validées :
Jour(s) télétravaillé(s) retenus En fonction de l’organisation collective du travail (répartition sur la semaine, …) |
Date de début | Forfait mensuel de jours télétravaillés : préciser les 2 jours fixes retenus, les règles de suivi pour les jours complémentaires |
|---|---|---|
| Confirmation des tâches non télétravaillables le cas échéant |
|---|
Motivation en cas de refus (obligatoire) :
Nom, date et signature du Responsable hiérarchique :
Document à remettre au service RH
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, chaque salarié(e) bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le/la concernent, qu’il/elle peut exercer en s’adressant au service RH.
ANNEXE 3
Exemple d’avenant télétravail (Modèle)
Il a été convenu ce qui suit :
M. …… , exerçant la fonction de ................ au sein de Kapia RGI a demandé à bénéficier des modalités de télétravail mis en oeuvre par accord d’entreprise, par courrier en date du ……,
Il a été décidé de donner une suite favorable à cette demande compte tenu des critères d’éligibilité de l’accord et de l’entretien réalisé avec sa hérarchie. Les parties sont donc convenues d’apporter les changements suivants au contrat de travail du salarié.
Article 1 – Date d’effet et lieu de télétravail
A compter du …....…, M. …… exercera ses fonctions en partie dans les locaux de l’entreprise et en partie depuis son domicile.
| Adresse principale du domicile à partir duquel s’exercera le télétravail à titre principal : | |
|---|---|
| Seconde adresse de télétravail souhaitée : |
Seul le lieu de travail de M. …… est partiellement modifié ; les autres éléments de son contrat de travail (rémunération, statut, etc.) restent inchangés.
Article 2 – Répartition des périodes de travail : télétravail / sur site
Il est décidé d’un commun accord et conformément aux conditions d’éligibilité et de jours de télétravail possibles au sein de la direction et de l’équipe, que M. ……… télétravaillera les jours suivants de la semaine :
| Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 jour par semaine le : | ||||||
| 2 jours par semaine les : | ||||||
| 3 jours par semaine les : |
Cette répartition pourra être modifiée par commun accord des parties, moyennant un délai de prévenance raisonnable.
Variante forfait de jours mensuels :
Il est décidé d’un commun accord et conformément aux conditions d’éligibilité et de jours de télétravail possible au sein de la direction et de l’équipe, que M. ……… bénéficiera d’un forfait mensuel de 10 jours de télétravail dont les règles de mise en oeuvre sont les suivantes :
| Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 jours fixes par semaine les : | ||||||
| Le solde de jours du forfait mensuel devra être mis en oeuvre jusqu’à concurrence de 3 jours de télétravail par semaine. |
La mise en oeuvre du télétravail selon le rythme défini ci-dessus oblige le.la salarié.e à planifier à l’avance les jours complémentaires de télétravail en concertation avec sa hiérarchie.
Le nombre de jours forfaitaire est un maximum mensuel qui ne fait pas l’objet de report d’un mois sur l’autre.
Article 3 – Période probatoire et réversibilité
Conformément à l’accord Télétravail, cette nouvelle organisation du travail est soumise à une période probatoire de 3 mois, pendant laquelle chacune des parties pourra librement y mettre fin, à condition de respecter un délai de prévenance de 1 semaine.
Le.la Salarié.e réintégrera alors son poste de travail dans les locaux de l’entreprise.
Option :
Le.la salarié.ayant déjà télétravaillé avant la signature du présent avenant, la période probatoire est ramenée d’un commun accord à ....
Ou : “est sans objet”
Au-delà de cette période, chaque partie pourra mettre un terme à cette organisation à condition d’en prévenir l’autre partie dans un délai de raisonnable de 2 semaines.
Article 4 – Matériel
Kapia RGI fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l’activité du salarié (Le matériel fourni est enregistré conformément aux procédures internes).
Le.la salarié.e s’engage à respecter les dispositions de l’accord Télétravail en vigueur portant sur les équipements et leur utilisation et notamment :
à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;
à prévenir sans délai le support informatique de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement dudit matériel ;
à ne pas utiliser ce matériel à titre personnel.
Kapia RGI prend à sa charge :
les frais d’entretien, de réparation, voire de remplacement du matériel confié ;
le forfait mensuel (exonéré de charges) pour le surcoût énergétique notamment, soit :
10 euros brut par mois pour 1 jour de télétravail hebdomadaire ;
20 euros brut par mois, à partir de 2 jours de télétravail hebdomadaires.
En cas de cessation du télétravail, le.la salarié.e s’engage à restituer le matériel complémentaire qui lui aurait été confié pour les besoins du télétravail le jour de son retour définitif dans les locaux de l’entreprise.
Article 5 – Protection des données
Eu égard au caractère confidentiel des données exploitées par M. ……, ou auquelles il/elle peut avoir accès ce.cette dernier.e s’engage à respecter l’ensemble des procédures de protection des données qui lui sont transmises par le service informatique de l’entreprise.
Le.la salarié.e veillera en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à sécuriser et verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il.elle en soit le.la seul.e utilisateur.trice.
Article 6 – Droits individuels et collectifs
Le.la Salarié.e bénéficie des mêmes droits et avantages individuels et collectifs quel que soit les modalités d’execution de son contrat de travail : sur place ou en télétravail.
Article 8 – Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables quelles que soient les modalités de travail (sur place ou en télétravail).
En particulier, le.la salarié.e s’engage à aménager un poste de travail conforme aux prescriptions qui lui ont été données par son employeur et la médecine du travail, notamment en termes d’ergonomie et d’utilisation de l’écran d’ordinateur.
Les modalités de visite du lieu de télétravail sont définies dans l’accord en vigueur chez Kapia RGI.
Artcile 9 : Date d’effet et durée du présent avenant
La mise en place des modalités de télétravail telles que définies par accord d’entreprise et mise en oeuvre par le présent avenant prennent effet le :
Sa durée est annuelle et reconductible tacitement. Il peut être dénoncé conformément aux dispositionx de l’accord Télétravail.
Les autres dispositions du contrat de travail demeurent inchangées.
Fait en double exemplaire à ....................., le ...................
Signatures
Annexe : Eligibilité, engagement & déclaration sur l’honneur du salarié volontaire au télétravail
ANNEXE 4
Liste des outils d’accompagnement et de communication
(Disponible sur pages WIKI dédiées)
Petit guide du télétravail (les points clés de l’accord en quelques items)
Ergonomie du poste de travail (médecine du travail)
Fiche Management à distance (Accompagnement des managers)
Fiche Conseils pour le télétravail (Pour l’ensemble des salariés)
Préserver la sécurité de son matériel et la confidentialité des données (Règles WIFI, …) : Charte informatique
Quelques fondamentaux sur la bonne utilisation des outils nécessaires au télétravail : visio conférences, Teams, … (Supports écrits et Ateliers RHessources)
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