Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez MPS FRANCE SAS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE

La Société MPS France SA, Société Anonyme, immatriculée sous le numéro 490 073 723 au registre du Commerce et Sociétés de Paris, dont le siège social est situé 10, Boulevard Haussmann, 75009 Paris,

Représentée par Caroline Harts, Manager Owned Stores, dûment habilitée pour la signature des présentes,

Ci-après la « Société »,

D’une part,

ET

Monsieur Mehdi EL AMRAOUI, Délégué Syndical représentant l’organisation syndicale CGT,

Madame Amina SOILIHI-ZILE, Déléguée Syndicale représentant l’organisation syndicale CFDT,

Ci-après, « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble les « Parties »,

PREAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles pour la mise en place du Comité Economique et Social (ci-après le « CSE »), les Parties, afin d’en faciliter l’organisation et de favoriser la participation des salariés au processus électoral, ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique.

Les Parties rappellent que ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires applicables énumérées ci-dessous :

• l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement, désormais codifié aux articles R 2314-5 et suivants du Code du travail et précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ;

• La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (ci-après le « CNIL ») formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

C’est dans ce cadre que la Société, après échanges avec les élus et les Organisations Syndicales, a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote électronique.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

A cet effet, les Parties se sont rencontrées le lundi 4 mars 2019.

C’est dans ces conditions que les Parties sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord (ci-après l’ « Accord ») est applicable dans le cadre des élections professionnelles relatives à la mise en place du CSE au sein de la Société, pour le 1^er tour prévu le 6 mai 2019 (et le 2^nd tour le cas échéant prévu le 20 mai 2019).

Il s’appliquera à tous les salariés de la Société identifiés comme électeur dans le cadre des élections professionnelles

Les Parties sont convenues que l’Accord est conclu pour une durée déterminée conformément à l’article 6 du présent Accord.

Article 2 – Principes Généraux

Les Parties rappellent que le système de vote électronique retenu s’inscrira dans le respect des principes fondamentaux gouvernant le droit électoral, parmi lesquels :

• L'intégrité et la sincérité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;

• Le caractère personnel, libre et anonyme du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Recours à un prestataire extérieur

En l’absence de ressources informatiques et humaines suffisantes en interne afin de garantir le respect des dispositions légales et réglementaires, les Parties sont convenues de recourir aux services d’un prestataire externe expert en la matière.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail, ce prestataire sera choisi par la Société qui s’assurera du respect par lui du cahier des charges tel que défini dans l’Accord.

Les Organisations Syndicales seront informées du choix de la Société avant le début des négociations relatives au protocole d’accord préélectoral.

Les Parties rappellent que le prestataire choisi devra présenter des garanties suffisantes et prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantir la protection des droits des salariés de la Société.

Le système de votre électronique proposé par le prestataire et retenu par la Société devra en particulier assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote. Il devra en outre respecter les principes généraux du droit électoral rappelé à l’article 2 de l’Accord.

3.2. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral prévu notamment aux articles L. 2314-5 à L. 2314-7 et L. 2314-28 du Code du travail mentionnera la conclusion de l’Accord et le nom du prestataire choisi pour concevoir et mettre en place le système de vote électronique.

Ledit protocole comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.3. Exclusivité du vote électronique

Les Parties précisent que le vote électronique doit s'entendre au sens de l’Accord comme étant le vote par internet.

Ce vote est exclusif de toute autre modalité de vote : en particulier, les Parties sont convenues d'abandonner le recours au vote papier.

3.4. Expertise indépendante et transmission à la CNIL

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique retenu fera l’objet d’une expertise indépendante afin de vérifier qu’il respecte bien les obligations légales et réglementaires définies aux articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Les Parties rappellent que les Organisations Syndicales seront informées par la Société en cas de transmission à la CNIL dudit rapport.

3.5. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant, les représentant du prestataire, sera mise en place par la Société.

Elle sera notamment chargée, en présence des représentants des listes de candidats de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier de l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.6. Information et formation

Chaque salarié participant aux élections professionnelles se verra remettre une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et le système de vote électronique.

En outre, les membres de la délégation du personnel ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront, avant de déroulement des opérations électorales, d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Article 4 – Caractéristiques du système de vote

4.1. Confidentialité et traitement des données

Le système de vote électronique retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés ;

• Fichier des électeurs : qui sera établi à partir des listes électorales, et qui aura pour finalité de délivrer à électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et permettra d’éditer les listes d’émargement ;

• Contenu de l'urne électronique : qui recensera les votes exprimés par voie électronique, étant rappelé que les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement qui leur seront remises juste avant les opérations de dépouillement.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par le gestionnaire du vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Il est précisé que les clés de déchiffrement seront générées aléatoirement à l’issue de la réunion de scellement qui sera effectuée avant l’ouverture du vote. Ces clés seront ensuite adressées par lettre recommandée avec avis de réception au gestionnaire du vote à l’adresse de la Société.

Le gestionnaire réceptionnera le pli qui contiendra trois enveloppes nominatives, également conservées sous scellé, désignant les membres du bureau de vote chargés du dépouillement et visés à l’article 5.5 de l’Accord.

Le pli contenant les trois enveloppes sera conservé sous scellé par le gestionnaire jusqu’au dépouillement des votes tel que fixé à l’article 5.5 de l’Accord.

Préalablement au dépouillement des votes, les enveloppes contenant les clés de déchiffrement seront remises en main propre aux membres du bureau de vote chargés du dépouillement par le gestionnaire.

4.2. Sécurité et dispositif de secours

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Un dispositif de secours sera également mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système principal, offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que ce dernier.

Les Parties rappellent également qu’en cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’un virus informatique, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider, le cas échéant, de la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Déroulement des opérations électorales

5.1. Etablissement et communication des listes électorales

Les Parties rappellent que les listes électorales seront établies par la Société. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

5.2. Modalités relatives au temps et au lieu du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées par la Société pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle, depuis n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des codes individuels d’accès.

5.3. Modalités d’accès au site de vote et transmission des moyens d’authentification

Chaque électeur recevra, selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès, comprenant un identifiant de vote et un code confidentiel uniques, générés de manière aléatoire par le prestataire, l’adresse du site de vote, ainsi qu’un mode d’emploi sur le vote électronique.

Seul le prestataire aura connaissance de ces codes d’accès. Les codes ainsi générés seront valables également en cas de second tour.

En cas de perte, par les électeurs, de leurs codes d’accès, un support en ligne sera mis à leur disposition 24h/24 et 7j/7, afin de leur permettre de régénérer immédiatement leur code d’accès. La transmission des nouveaux codes d’accès sera réalisée par SMS, email ou serveur vocal, après que l’identification de l’électeur soit devenue certaine, afin d’assurer la confidentialité des codes régénérés.

Pour ce faire, une question personnelle, dont la réponse aura été préalablement renseignée par chaque électeur, leur sera posée. Les codes d’accès ainsi régénérés ne pourront être envoyés qu’en cas de réponse positive à cette question.

5.4. Déroulement du vote

Une note explicative portant sur les modalités et les règles de fonctionnement du vote électronique sera adressée aux salariés électeurs, au moins 15 jours avant le 1^er tour du scrutin, par email sur la boite professionnelle, ou pour les salariés en situation de congé de reclassement sur le boite mail personnelle après avoir obtenu leur accord concernant cette modalité de transmission. Cette note sera en outre affichée dans les locaux de la Société.

Les Parties rappellent que l’exercice du vote est personnel et confidentiel, de sorte qu’un électeur ne pourra en aucune circonstance confier ses codes et le soin de voter pour lui à un autre électeur.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra exprimer son vote, dans des conditions garantissant la confidentialité et l’anonymat, en se connectant au site sécurisé des élections.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation.

La signature de la liste d’émargement se fera au moyen de la saisie des codes d’accès. Chaque opinion émise vaudra signature de la liste d’émargement de manière à assurer l’unicité du vote.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

5.5. Clôture du scrutin, dépouillement et résultats

Trois clés par bureau de vote, destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes seront générées aléatoirement par le système de vote dématérialisé, préalablement à l’ouverture du scrutin.

Sauf disposition contraire prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs seront le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés. Les clés conservées et leur seront remises par le gestionnaire dans les conditions visées à l’article 4 de l’Accord.

La génération des trois clefs aura lieu à une date définie par la Direction et de manière publique, afin de prouver de façon irréfutable que seuls les détenteurs des clefs en ont respectivement connaissance à l'exclusion de toute autre personne.

Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le Président du bureau de vote ne sera possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et procèderont à la proclamation des résultats.

Le système de vote sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 6 – Dispositions finales

6.1. Durée et entrée en vigueur

Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de son entrée en vigueur. Les Parties sont néanmoins convenues qu’en l’absence de dénonciation dans les conditions visées à l’article 6.4 de l’Accord, celui-ci sera reconduit tacitement à l’expiration du délai fixé ci-dessus.

Sous réserve des formalités de dépôt fixé à l’article 6.5 du présent Accord, il entrera en vigueur le 22 avril 2019.

6.2. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat–greffe du Conseil des prud’hommes compétent et à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte).

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

6.3. Révision de l’Accord

Le présent Accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision ou de modification du présent Accord devra être présentée par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties.

La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les articles dont la révision est demandée.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois (3) mois à compter de l'envoi de cette lettre, les Parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.

Si un accord de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

Les Parties signataires du présent Accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Société en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.

6.4. Dénonciation de l’Accord

Le présent Accord pourra être dénoncé par les Parties signataires conformément aux dispositions légales prévues à l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Une nouvelle négociation s'engagera, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois (3) mois de préavis qui suivent la date de la dénonciation.

Si la dénonciation émane de la totalité des signataires employeurs ou des signataires salariés, le présent Accord continuera de produire des effets jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué, ou à défaut pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis, sauf clause prévoyant une durée déterminée supérieure.

6.5. Formalités de dépôt

Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, le présent Accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera en outre adressé au Greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de la conclusion du présent accord.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

Fait le 01/04/2019, à Paris

Pour la Société

Caroline HARTS

Manager Owned Stores

Pour les Organisations syndicales

M. Mehdi EL AMRAOUI

Délégué Syndical CGT

Mme Amina SOILIHI-ZILE

Déléguée Syndicale CFDT