Accord d'entreprise "Protocole d'Accord Préélectoral relatif aux élections du CSE" chez IMERYS FUSED MINERALS BEYREDE SAS (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNÉES,

La Société IMERYS BEYRÈDE,

Société par actions simplifiées au capital de 19 144 256 € euros,

dont le siège social est situé Usine de Beyrède – 65410 SARRANCOLIN,

immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de TARBES sous le numéro 490 100 948, rattachée à la convention collective de la Chimie,

Représentée par Monsieur AAA, en qualité de Directeur de site, agissant sur délégation de BBB.

Ci-après également désignée « la Société »,

D’UNE PART,

ET

• La délégation Syndicale CGT, représentée par Monsieur CCC,

• La délégation Syndicale CFTC, représentée par Monsieur DDD, ayant reçu mandat pour négocier et signer le présent protocole.

Ci-après désignées « les Partenaires sociaux »,

D’AUTRE PART,

Il a été convenu ce qui suit, en vue de l'élection du comité social et économique en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail.

PREAMBULE

Conformément à la législation dans le cadre du renouvellement du Comité Économique et Social, la Direction a convoqué, par courrier, toutes les organisations syndicales concernées à une réunion fixée le 20 février 2023 à 9h.

Cette réunion vise à établir le présent protocole préélectoral en vue d’organiser l’élection des membres du Comité Économique et Social sur le site de Beyrède.

A l’issue de cette réunion, il a été convenu ce qui suit :

1. DATE - HORAIRE et LIEU DES ELECTIONS

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin le 29 mars 2023.

Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu le 12 avril 2023 dans les mêmes conditions d'horaires et de lieu.

Les horaires seront :

• 10h00 à 13h00

Les opérations électorales se dérouleront salle de réunion du Laboratoire.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

2. RÉPARTITION ET NOMBRE DE SIÈGES – 2 COLLÈGES

Compte tenu de l'effectif apprécié à la date du premier tour des élections de 85,14, le nombre de sièges à pourvoir est de 5 pour les titulaires et de 5 pour les suppléants répartis à raison de :

• 2 titulaires et 2 suppléants, pour le premier collège comprenant les ouvriers et techniciens, soit jusqu’au coefficient 205;

L’effectif des salariés décomptés dans ce collège est de 50.14, soit 58,89% des effectifs.

La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 0.18% et 99,82%

• 3 titulaires et 3 suppléants, pour le second collège comprenant les agents de maîtrise, chefs de services, techniciens, ingénieurs et cadres soit à compter du coefficient 225

L’effectif des salariés décomptés dans ce collège est de 35, soit 41,11% des effectifs.

La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 20,57% et 79,43%

3. PERSONNEL ÉLECTEUR et ÉLIGIBLE - LISTE ÉLECTORALE

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L 2314-18 et s. du Code du travail.

Pour les salariés mis à disposition il sera fait application des dispositions de l’article L. 2314-18-1 du Code du travail.

Après vérification, les parties s’accordent à reconnaître que l’entreprise dispose de 4 salariés mis à disposition pouvant remplir les critères d’électorat. A cet égard, ils doivent indiquer à la Direction, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Pour ce faire, un courrier spécifique à leur attention a été établi, le 10 février, sollicitant ces informations.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur et affichée, le 02 mars 2023 pour le 1er tour et, le cas échéant, le 30 mars 2023 pour le second tour. Les listes sont divisées par collège. Les listes indiqueront la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

Ne figurent sur cette liste que les nom, prénom, âge et ancienneté des électeurs et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E".

Toute remarque ou demande de rectification éventuelle devra être faite auprès du Service RH dans un délai de 3 jours à compter de la publication. Toute modification survenant entre la publication et la date du scrutin, fera l'objet d'un rectificatif porté à la connaissance des Organisations Syndicales.

Passé ce délai, les listes seront considérées comme définitives.

Rappel :

Sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin :

• ont 16 ans révolus le jour du scrutin ;

• ont au moins 3 mois d’ancienneté le jour du scrutin ;

• jouissent de leurs droits civiques

Sont éligibles les électeurs qui, à la date du scrutin :

• ont 18 ans révolus le jour du scrutin ;

• ont au moins 12 mois d’ancienneté le jour du scrutin ;

• ne sont pas conjoints, liés par un Pacs, concubin, ascendants, descendants, frères ou sœurs ou alliés au même degré du chef d'entreprise.

Le cumul des mandats n’est pas limité.

4. INFORMATION du PERSONNEL - APPEL et DÉPÔT des CANDIDATURES

Le 2 mars 2023, le personnel est informé par voie d'affiche du déroulement des élections.

Cette même affiche constitue, en outre, un appel aux candidatures.

Les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail y sont, en effet, invitées à communiquer la liste de leur(s) candidat(s) pour le 1er tour.

1^er Tour :

Ces listes doivent être communiquées à la Direction pour le premier tour le 6 mars 2023 à 17h00 au plus tard. Les listes des candidats et les professions de foi sont affichées par la Direction dès qu'elle en a eu connaissance, et au plus tard, le 10 mars 2023.

Les listes sont communiquées par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Ne peuvent présenter des candidats au premier tour que les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’établissement, ainsi que celles qui sont reconnues représentatives dans l’établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l’établissement, et les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les doubles candidatures sont admises. En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.

2^ème Tour :

Les listes doivent être communiquées à la direction, le cas échéant, le 31 mars 2023 à 17h00 au plus tard. Les listes des candidats et les professions de foi sont affichées par la Direction dès qu'elle en a eu connaissance et au plus tard, le cas échéant, le 3 avril 2023 pour le second tour.

Le second tour n'a lieu que dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :

• les syndicats n'ont pas présenté de liste ;

• les sièges n'ont pas tous été pourvus ;

• le quorum n'a pas été atteint.

Toute liste est acceptée. Des candidats individuels peuvent également se présenter. Chacun constitue une liste. Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Si un second tour s'avère nécessaire, les listes déposées restent normalement valables.

En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, le 31 mars 2023 au plus tard.

5. BUREAU de VOTE

Il sera constitué un bureau de vote pour chaque collège électoral. Chaque bureau est composé de 2 membres : l’électeur le plus âgé et l’électeur le plus jeune, présents et acceptant cette fonction, le plus âgé en sera le président.

Le bureau de vote s'assure de la régularité, du secret du vote et proclame les résultats. Ainsi, chaque bureau pointe les électeurs sur les listes électorales, veille à l’émargement, procède au dépouillement des votes, proclame les résultats et établit les procès-verbaux des élections.

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel, peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix.

Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

6. REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativements d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

7. MOYENS MATÉRIELS de VOTE

   1. Organisation du scrutin par vote électronique

Afin d’assurer une plus grande facilité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la Société voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre (voir annexe 1 jointe).

La solution technique choisie pour ce vote est celle du Prestataire Eligibilis ci-après dénommé le « Prestataire». Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole un document de présentation Eligibilis(voir annexe 2).

b. Date et horaire de vote par internet

Le vote du premier tour sera ouvert le 29 mars 2023 , de 10h00 à 13h00 .

Le vote du second tour sera ouvert le 12 avril 2023, de 10h00 à 13h00. .

c. Ordre de présentation des listes sur le site

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou plusieurs colonnes.

L'ordre de présentation des listes électorales se fera aléatoirement à chaque connexion sur le site de vote.

d. Consultation de la participation

Le bureau de vote a accès au taux de participation sur un ordinateur dédié du scrutin en cours. D’un commun accord, les taux de participation sont communiqués à l’ensemble des salariés sur les écrans de communication dans l’Entreprise.

e. Codes d'accès

Un identifiant et un code d'accès personnels et uniques sont générés aléatoirement et sont attribués au salarié électeur pour les deux tours. Ce code permet au salarié électeur de voter pour chacun des scrutins auxquels il peut participer. Le code unique et personnel est obtenu par la voie d’un process intégrant le numéro de sécurité sociale de chaque salarié électeur (les 5 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, clé comprise). Les salariés électeurs devront donc se munir de leur numéro de sécurité sociale le jour des scrutins.

f. Communication des codes d'accès

Le code d'accès confidentiel de chaque électeur est communiqué par le Prestataire avant le premier tour par email et voie postale aux salariés ayant déclaré leur absence sur site, le jour du vote. Pour tous les autres salariés, le code d’accès confidentiel est remis par le bureau de vote, par la voie papier dans une enveloppe cachetée, au moment du vote.

Les retours pour adresse invalide sont gérés par le Prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet, le Prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi ;

- si le temps ne permet pas à l'électeur de recevoir son code d'accès avant la fermeture du vote par internet, le Prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de code d'accès (g). La Direction informe également les organisations syndicales.

g. Protocole de restitution des codes d'accès

Pour les cas de perte, vol ou retour tardif pour adresse invalide, le Prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet lui permettant de restituer le code personnel d'un électeur, après vérification de son identité, sous le contrôle du Président du bureau de vote.

h. Matériel mis à disposition

Durant chaque tour de scrutin, plusieurs ordinateurs en libre-service protégés sont mis à disposition des électeurs. Ces ordinateurs permettent à tout électeur de voter sur internet. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du vote, il peut arriver qu'ils ne puissent voter.

i. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

j. Dépouillement

Les listes d’émargement sont consultables durant le vote, puis éditables au moment des dépouillements.

A l’issue du scrutin et conformément aux spécificités de déroulement du vote électronique, le bureau de vote procède au dépouillement et établit un procès-verbal faisant état :

- du nombre d’électeurs inscrits (A) ;

- du nombre de votants (B) ;

- du nombre de bulletins blancs ou nuls (C) ;

- du nombre de suffrages valablement exprimés (D = B-C) ;

- du nombre de bulletin obtenu par chaque liste ;

- du nombre de voix obtenu par chaque candidat de chaque liste ;

- des incidents éventuels de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Les résultats seront affichés au plus tard le lendemain des élections.

7BIS) INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Une cellule d’assistance technique par téléphone en ligne est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée de représentants du Prestataire, et est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

Deux représentants par syndicat, les membres élus du bureau de vote ainsi qu’un représentant de la Direction bénéficieront d’une information et d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

- Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

- Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

8. VOTE À DISTANCE

Le personnel absent le jour des élections et dont l'absence est connue le 8 mars 2023, au jour de l'envoi du matériel de vote pourra voter à distance.

Sauf cas de force majeur, les absences permettant de voter à distance sont :

• Détachement ou mission professionnelle

• Jour non travaillé

• Arrêt de travail pour maladie, accident ou maternité

• Absence non rémunérée

• Jour d’inactivité en cas de travail à temps partiel

• Formation hors de l’établissement

• Congés payés, RTT

• Repos hebdomadaire ou compensateur

• Congé exceptionnel pour événement familial

• Congé sans solde

• Les salariés postés travaillant sur des créneaux horaires non compatible avec l’ouverture du bureau de vote

L’électeur prévoyant, avant le 15 mars 2023, d’être dans l’impossibilité de se rendre sur le lieu de vote pour un des motifs listés ci-dessus, recevra le matériel de vote selon le processus défini ci-dessus au point 7.g . Le matériel de vote à distance sera envoyé le 17 mars pour le premier tour, et le 29 mars, le cas échéant, pour le second tour.

Le matériel de vote par correspondance comprend :

• les codes de connexions;

• les enveloppes correspondantes destinées à recevoir les bulletins ;

• une enveloppe de transmission, destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins et qui sera remise au président du bureau de vote

• une grande enveloppe, affranchie et avec l’adresse de l’entreprise, elle contient l’enveloppe de transmission

• une notice explicative sur le processus de vote électronique, annexée au présent protocole.

La liste nominative des électeurs à qui le service Ressources Humaines aura permis de voter à distance sera arrêtée et transmise aux organisations Syndicales ayant présenté une liste, le même jour.

Pour voter :

Le jour du scrutin, aux dates et heures prévues ci-dessus au point 7.b, le salarié autorisé à voter à distance pourra se connecter par internet à l’aide des codes qui lui ont été communiqués et réaliser son vote.  

9. VOTE PAR PROCURATION

Le personnel qui serait absent entre le 15 mars et le 28 mars et qui n’aurait plus accès au vote à distance, aura la possibilité de voter par procuration.

Une demande de formulaire devra être faite à la direction avant le 28 mars,17h00 et remise au salarié mandaté avant le 29 mars 10h00.

Le formulaire contiendra le numéro de sécurité sociale de l'électeur, et son accord pour donner accès au code de vote. (Annexe 3)

10. DÉPOUILLEMENT ET PROCÈS VERBAUX

Le dépouillement a lieu immédiatement après la fin du dernier scrutin, à partir de 13h00. Un procès-verbal est établi, faisant état des incidents de vote et des résultats. Il est signé par les membres des bureaux concernés.

Validité des bulletins :

En matière de validité du bulletin, le droit commun sera appliqué.

Le panachage (rajout de nom sur une liste établie) est interdit et ne sera pas autorisé par le vote électronique .

Le raturage d’un ou plusieurs noms est accepté. Il est possible dans le cadre du vote électronique.

Si tous les noms sont raturés, le vote est considéré comme un vote blanc.

Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de représentation.

L’élection a lieu au scrutin de liste et l’attribution de sièges est faite à la représentation proportionnelle, sans panachage, ni vote préférentiel, avec répartition des sièges restants à la plus forte moyenne.

Les résultats sont affichés dès le lendemain des élections.

Dans les quinze jours suivant la fin des élections, une communication de ce procès-verbal sera faite selon les modalités en vigueur.

Les mêmes règles s’appliquent au deuxième tour.

Si le nombre de votants du collège considéré est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits et qu’il y a assez de candidats pour pourvoir tous les sièges dès le 1er tour, il n’y a pas de second tour.

Si le nombre est inférieur à la moitié des électeurs inscrits (quorum non atteint) et/ou que tous les sièges n’ont pu être pourvu au 1er tour, il y a un second tour. Il peut alors être présenté des listes ou des candidats indépendants des Organisations Syndicales.

11. DURÉE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du Comité Social et Économique organisées en 2023 et dont la durée des mandats sera de 2 ans. Le cumul des mandats n’est pas limité.

12) PUBLICITÉ ET DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord collectif d’Entreprise sera, dans le respect des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, déposé auprès de la DREETS Occitanie unité territoriale des Hautes Pyrénées, via dépôt électronique sur https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr .

Une copie du présent accord sera également déposée au greffe du Conseil de prud'hommes de Tarbes.

Il en sera également remis un exemplaire à chacune des parties signataires. Une copie est remise par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception aux autres Organisations Syndicales.

Mention du présent accord collectif figurera sur les emplacements réservés à cet effet et un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel auprès du service Ressources humaines.

Fait à Beyrède, le 20 février 2023

En autant d’exemplaires que requis par la loi.

Pour les syndicats Pour l'entreprise

M. AAA

Délégation CGT

M. CCC

Délégation CFTC

M. DDD