Accord relatif au télétravail

Kisio Services et Consulting

Entre les soussignés,

• La société Kisio Services et Consulting dont le siège social est sis à 20, rue Hector Malot, 75012 Paris, représentée par Monsieur XXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur général,

d’une part,

Et

• L’organisation syndicale CGT représentée par Madame XXXXXXXX et Monsieur XXXXXXX, délégués syndicaux,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur XXXXXXXXXXX, délégué syndical.

d’autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la réglementation en vigueur et notamment des ordonnances Travail du 22 septembre 2017.

Les réflexions sur le télétravail ont été entamées entre les salariés et la Direction dès janvier 2016.

Ces réflexions avaient abouti à la signature d’une Charte qui a permis une expérimentation du dispositif. Après près de deux ans d’application, ce dispositif a fait ses preuves mais il apparaît nécessaire de l’adapter aux nouvelles réalités du monde du travail.

En effet, la crise sanitaire liée au COVID-19 – pandémie qui a touché le monde entier en 2020 – a entraîné des confinements inédits de la population française.

Dans ce contexte exceptionnel et inédit, la Direction de Kisio Services et Consulting a été contrainte de généraliser le télétravail dans des délais très courts.

Malgré les difficultés rencontrées (équipement en PC limité, baisse d’activité, situations personnelles difficiles…), la crise a néanmoins démontré que le déploiement d’un télétravail renforcé et accessible à un plus grand nombre de salariés était possible.

Une enquête a été réalisée par la Direction en septembre 2020 (293 salariés Kisio ont répondu, dont 236 salariés de Kisio Services et Consulting). Les grands enseignements sont les suivants :

• 86% des salariés sont favorables à la pérennisation du télétravail ;

• 72% des salariés souhaiteraient pouvoir télétravailler 2 à 3 jours par semaine.

Seuls 6% des répondants expriment une inquiétude au regard de la pérennisation du télétravail pour une partie de l’activité, principalement l’isolement.

Kisio Etudes & Conseil a réalisé une enquête complémentaire le 18 septembre 2020. Les résultats ont à nouveau montré l’engouement des salariés de cette entité pour le télétravail.

Par ailleurs, le CSE de Kisio Services & Consulting a également réalisé une enquête auprès des salariés dès l’été 2020. Les résultats montraient que la demande pour le télétravail était extrêmement majoritaire même si une minorité n’y est pas favorable. Beaucoup de répondants insistent sur le respect du droit du travail en matière de télétravail.

Comme lors de la mise en œuvre de la Charte en 2018, le renforcement du télétravail s’inscrit dans une démarche plus globale de qualité de vie au travail au sein de l’entreprise.

Le télétravail permet en effet de limiter les trajets domicile-travail et ainsi réduire la fatigue ou l’empreinte écologique des salariés. Cette limitation du trajet permet également de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle et le bien-être au travail.

La mise en œuvre du télétravail permet également de répondre en partie à deux enjeux majeurs rencontrés par Kisio dans un contexte de tension sur le marché de l’emploi :

• La rétention (limiter le turn over) ;

• L’attractivité (faciliter le processus de recrutement).

Enfin, ce nouveau mode d’organisation du travail incarne également le mode de management que Kisio souhaite promouvoir : autonomie des salariés et confiance mutuelle. Le rôle des managers est également central dans le déploiement du télétravail, démontrant la confiance de la Direction envers ses managers et son attachement au respect des réalités opérationnelles.

Enfin, la Direction estime qu’un changement de cadre de travail peut être, dans certains cas, propice à l’innovation et faciliter la concentration.

Néanmoins, les parties rappellent que la réalisation des missions, la continuité de services et la satisfaction des clients doivent guider en priorité les choix d’organisation du travail.

C’est pourquoi il sera demandé à chacun d’avoir à cœur de mettre l’intérêt de l’entreprise et sa pérennité au centre des décisions afin de répondre à la confiance que les clients de Kisio Services & Consulting ont placée en chacun d’entre nous.

Au-delà de l’application du présent accord, la Direction s’engage également à porter une attention particulière à l’application continue de la Charte de la déconnexion diffusée en 2017 et disponible sur l’intranet, ainsi qu’à la mise en œuvre des règles liées au temps de travail.

Chapitre I - Cadre du télétravail et principes généraux

En application de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail à domicile est défini comme une « forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le domicile est le lieu de résidence principale en France du salarié dont l’adresse doit être déclarée à la Direction des Ressources Humaines lors de son entrée en télétravail. Le salarié s’engage à informer cette dernière de tout changement d’adresse.

Pour rappel, le fait de travailler à l'extérieur des locaux de l'entreprise ne suffit pas à lui seul à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Deux rythmes de télétravail sont proposés au sein de Kisio Services et Consulting :

• Le télétravail exceptionnel en cas d’événements climatiques exceptionnels (article L223-1 du code de l’environnement) ou ponctuels (intempéries majeures ou grèves nationales dans les transports) affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif ou de circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou encore dans le cadre d’une demande ponctuelle du salarié.

• Le télétravail régulier pour les salariés affectés sur des postes éligibles au télétravail régulier.

Les parties rappellent à ce titre que le télétravail à domicile ne peut pas représenter en tant que tel une réponse aux problématiques de garde d’enfant ou de mobilité géographique. Ainsi, le principe demeure le suivant : la localisation du domicile du salarié doit lui permettre de venir travailler sur son lieu de travail toute ou partie de la semaine.

Le cadre mis en œuvre par le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

La diversité des métiers dans l’entreprise impose un accord qui fixe un cadre général et des principes partagés. Néanmoins, il est convenu que certaines activités répondent à des contraintes organisationnelles ou techniques très différentes.

Des groupes de travail spécifiques pourront être organisés pour fixer les modalités d’application du présent accord et les décliner de manière opérationnelle. Ainsi, des guides de bonnes pratiques à destination des managers pourront être diffusés postérieurement à la mise en œuvre du présent accord.

Chapitre II - Conditions

Article 1 : Principes applicables

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité, tant à l’initiative du salarié que de l’entreprise.

Le refus par le salarié d’exercer ses missions en télétravail ne pourra pas entraîner la rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Article 2 : Poste éligibles

Est éligible au télétravail le salarié dont les fonctions ainsi que la nature des tâches sont compatibles avec le travail à domicile.

Les parties souhaitent souligner qu’une attention particulière doit être portée aux salariées ayant déclaré leur grossesse et ce jusqu’à leur congé maternité, ainsi qu’aux salariés reconnus travailleurs handicapés. Dans ces deux cas, l’organisation du télétravail sera adaptée pour tenir compte des situations individuelles spécifiques.

Article 2.1 : Cas d’exclusion

Sont exclus les salariés dont le travail s’exerce par nature sur le terrain et qui ne pourraient pas effectuer leurs tâches de manière sédentaire dans l'entreprise (ex : enquêtes et billetterie) mais également ceux qui utilisent des outils qui ne sont pas accessibles à distance.

Article 2.2 : Cas d’exception

Afin de favoriser leur intégration, le recours ou les modalités du télétravail pour les salariés en période d’essai ou ayant une ancienneté inférieure à 3 mois pourront être adaptés selon le rythme et les habitudes de l’équipe rejointe par le salarié. 

De la même manière, la présence dans la communauté de travail apparaît nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, c’est pourquoi le recours ou les modalités du télétravail des salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires pourront être adaptés selon le rythme et les habitudes de l’équipe rejointe par le salarié.  

Pour les cas précités, le management peut autoriser le télétravail par exception lorsque l’exercice du travail à distance ne met pas en péril l’intégration ou la formation. Un échange avec le salarié concerné doit permettre de l’évaluer et des points de suivi réguliers mis en place.

Article 2.3 : Salariés localisés chez un client

Pour tous les salariés susceptibles d’être localisés sur le site client, la Direction souhaite apporter les précisions suivantes :

• Pour les salariés localisés sur le site client, la possibilité de bénéficier du télétravail à domicile sera ouverte sous réserve de l’acceptation par le client (la faculté de télétravail au domicile est directement liée à la mission) ;

• Si un salarié doit rapidement être mobilisé pour une mission localisée le  sur le site client, le télétravail, s’il est réalisé de manière fixe sur certains jours, peut être remis en question sous un délai de 8 jours. S’il le télétravail n’est pas réalisé sur des jours fixes, il peut être remis en question sans délai. Le manager s’assurera de la capacité du client d’accueillir le salarié dans ses bureaux.

Chapitre III – Organisation du télétravail

Article 3 : Rythme de télétravail

Le rythme de télétravail standard est de 2 jours par semaine.

Le télétravail pourra être limité à 1 jour par semaine lorsque les fonctions exercées ne permettent pas 2 jours.

Le télétravail pourra être exercé sur 3 jours par semaine dans des cas exceptionnels soumis à la validation des Directeurs de BU qui s’assurent d’une animation managériale renforcée.

Il est partagé avec les partenaires sociaux que, sauf prescription médicale, il n’est pas souhaitable d’envisager sur le long terme du télétravail permanent. Il semble essentiel aux parties de maintenir un lien social avec la communauté de travail et la cohésion d’équipe.

Les jours de télétravail pourront être fixes ou libres. L’organisation du roulement des équipes devra être réalisée au niveau opérationnel dans un souci de répondre aux nécessités de services et aux contraintes de la production.

Certaines contraintes opérationnelles pourront aussi suspendre temporairement l’exercice du télétravail (exemples : rentrées scolaires dans les centres de relations clients ou fin d’année…). En effet, la présence sur site à certaines périodes pourrait s’imposer. Au contraire, certaines périodes pourront permettre un télétravail renforcé.

Les parties conviennent que ces modalités sont définies au niveau des équipes et encouragent la rédaction de guides de bonnes pratiques, afin de donner des clés aux managers pour adapter leur organisation au plus près de leurs besoins opérationnels.

Cette souplesse est au cœur du dispositif de cet accord et est la condition d’une application large du télétravail dans l’entreprise.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le supérieur hiérarchique, dans les 7 jours calendaires.

Si, pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans l’entreprise dans laquelle il exerce habituellement son activité, sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

Article 4 : Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’ensemble de la politique Ressources Humaines lui reste applicable (entretiens professionnels, etc.). L’entretien annuel avec le salarié portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail.

De plus, Kisio Services & Consulting s’engage à ce que les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leur manager dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

Il est convenu que les salariés en télétravail seront amenés à partager leur bureau ou à être positionnés dans des espaces de bureaux partagés.

Article 5 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

Article 5.1 : Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 5.2 : Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail respecte les dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise pour l’organisation de son temps de travail à domicile. A cet égard, pendant les horaires de service pour les salariés qui y sont soumis ou les horaires habituels de travail pour les cadres au forfait, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos indiquées dans l’accord du 26 août 2011 relatif au temps de travail.

Comme tout salarié de Kisio Services & Consulting, le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion dans les conditions définies par la Charte des moyens de communication dite « Charte de la déconnexion » du 17 octobre 2017.

Pour mémoire, les périodes d’astreinte ne sont pas assimilées à du télétravail.

Enfin, il est rappelé que les salariés ne doivent pas télétravailler pendant des périodes de suspension de leur contrat de travail.

Article 5.3 : Contrôle et gestion de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver des solutions appropriées.

Comme tout salarié de Kisio Services & Consulting, le télétravailleur bénéficie des dispositions de l’accord du 26 août 2011 traitant de ce sujet.

Article 6 : Environnement et équipement de travail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. A ce titre, il s’assure que la qualité du réseau internet permet le bon exercice de ses missions.

Il s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur et atteste sur l’honneur que son installation électrique permet le télétravail par l’utilisation des technologies de l'information et de la communication (ordinateur, etc.).

Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail adapté dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser son responsable dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

La dotation en matériel informatique pour l’exercice du télétravail fait l’objet d’un échange entre le manager et le salarié en situation de télétravail. Elle est déterminée en fonction des activités exercées.

Chapitre IV - Mise en place et cessation du télétravail

Article 7 : Candidature et acceptation

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours de télétravail).

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

S’agissant du télétravail exceptionnel, le salarié devra faire la demande par courriel et son responsable hiérarchique lui donner son accord par écrit.

Pour le télétravail régulier prévu par le présent accord, la procédure suivante s’applique :

• Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite via un formulaire dédié auprès de son responsable hiérarchique ;

• Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et y répond via le formulaire qui est ensuite transmis au service RH de Kisio Services & Consulting.

La réponse se traduisant par un refus sera motivée.

En cas de désaccord entre le responsable hiérarchique et le salarié sur la possibilité du passage à ce mode d’organisation, le n+2 et le Responsable des Ressources humaines pourront être sollicités. Ces derniers s’attacheront à ce que la décision soit fondée sur des critères objectifs et que le principe d’égalité de traitement soit respecté.

Le formulaire de demande émanant du salarié constitue la preuve de son accord pour cette modalité d’organisation du travail.

Le passage en télétravail est décidé pour une durée indéterminée.

Article 8 : Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, à tout moment, moyennant un délai de prévenance réciproque de 15 jours, ceci par tout moyen.

Une période d’adaptation initiale de trois mois calendaires permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 9 : Cessation de plein droit du télétravail

Le télétravail cesse de plein droit :

• En cas de changement de service, de poste ou de fonction,

• En cas de non-respect des dispositions du contrat de travail,

• En cas de changement de domicile.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible pour le premier et le dernier cas visés au présent article.

Le télétravail sera suspendu en cas d’indisponibilité temporaire du matériel rendant impossible l’exercice du télétravail.

Chapitre V - Droits et devoirs du salarié en télétravail

Article 10 : Droits collectifs et individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

Article 11 : Tickets restaurant

Les salariés qui bénéficient habituellement de tickets restaurant bénéficieront de tickets restaurant pour les jours télétravaillés dans les mêmes conditions que celles définies dans l’accord sur le temps de travail signé en 2011.

Pour mémoire, il ne peut être attribué qu’un ticket restaurant par jour effectif de travail et à condition que l’horaire du repas soit compris dans l’horaire de travail.

Ainsi les salariés bénéficient d’un ticket restaurant dès qu’ils remplissent les conditions cumulatives suivantes :

• Ils ne font pas l’objet d’une note de frais pour le même repas ;

• Ils travaillent au moins 6 heures de travail effectif sur la journée ;

• Leur horaire de travail couvre toute la période de déjeuner entre 12h et 13h ou toute la période de diner entre 19h et 20h.

Aucun ticket restaurant ne peut être attribué lors des jours d’absence du salarié quel que soit le motif (congés, payés, maladie etc.).

En particulier, en cas de prise d’une demi-journée de congés payés, RTT, ou de planification d’un repos récupérateur par le manager, il ne sera pas attribué de ticket restaurant.

Enfin, les périodes d’activité partielle, qui sont des périodes chômées, ne donnent pas lieu à l’attribution de tickets restaurant.

Pour les salariés ayant, à la date de signature du présent accord, accès à un restaurant d’entreprise, les modalités d’octroi des tickets restaurant seront précisées ultérieurement.

Article 12 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la Direction des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 13 : Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la charte informatique consultable sur l’Intranet.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin, etc.) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées

Article 14 : Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit attester sur l’honneur auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra attester de la détention de cette assurance lors de sa demande via le formulaire ad hoc.

Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance.

Chapitre VI : Dispositions finales

Article 15 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 18 mois.

Les parties conviennent que six mois avant la date d’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier éventuellement les conditions et la durée de son renouvellement.

A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales et notamment en respectant, pour la dénonciation, un préavis de 3 mois.

Article 16 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois suivant son dépôt.

Article 17 – Suivi de l’accord

Une commission de suivi de l’accord est créée. Elle est composée de deux membres désignés parmi les élus du CSE ainsi que d’un membre de la Direction. Cette commission a pour rôle d’évoquer les difficultés rencontrées dans l’application de l’accord et de faire un retour d’expérience, elle se réunit tous les 6 mois.

Un bilan des échanges de la Commission sera présenté en CSE.

Article 18 – Publicité

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il sera déposé à l'initiative de la Société Kisio Services & Consulting en deux exemplaires originaux, dont un sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) et au Secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Paris.

Il sera remis aux représentants du personnel et mis en ligne sur le site intranet.

Fait à Paris, le 02 novembre 2020

En 3 exemplaires originaux

Pour la société Kisio Services et Consulting

XXXXXXXXXXXX

Directeur Général

Pour la CGT,

XXXXXXXXXX et Antoine XXXXXXX

Pour la CFDT,

XXXXXXXXXX